Teisinė jėga- Tai yra oficialaus dokumento nuosavybė, perduota jam pagal galiojančius teisės aktus, jį išdavusios institucijos kompetenciją ir nustatytą registracijos tvarką. Trūkstant reikiamų detalių ar netinkamo jų dizaino, dokumentas gali atsirastinebus teisiškai privalomas(pavyzdžiui, nėra parašo ar datos). Jei tekste nėra pavadinimo ar ženklo apie menininką, tai sukels tik tam tikrų sunkumų. v dirbti su dokumentu, tačiau neturės įtakos jo teisinei vertei.
Privalomi rekvizitai,užtikrinti teisinę dokumentų galią, yra:
organizacijos pavadinimas (pareigūnas) - dokumento autorius; dokumento tipo pavadinimas; dokumento data; Registracijos numeris; dokumento patvirtinimo antspaudas; tekstas; parašas; antspaudas.
Parašasyra privalomas bet kurio dokumento atributas. Oficialus parašas dokumente perima atsakomybė: dėl dokumento autentiškumo; visiems galimas pasekmes dokumento vykdymas (įsigaliojimas).
Parašas dešinėje teikiama tam tikriems asmenims ir gali būti fiksuotas: įmonės įstatuose; reglamente dėl įmonės (dėl struktūrinio padalinio); darbo biure instrukcijose; darbuotojo pareigybės aprašyme; nutarime dėl pareigų paskirstymo.
Organizacijos dokumentus pasirašo direktorius arba jo pavaduotojai. Struktūrinių padalinių dokumentus pasirašo jų vadovai.
Kai kuriais klausimais kiti darbuotojai, pavyzdžiui, pagrindiniai įmonės specialistai, gali turėti teisę pasirašyti. Parašas dedamas ant pirmojo dokumento egzemplioriaus, jei reikia - ant kitų egzempliorių, pavyzdžiui, sudarant sutartį.
Dokumento data- viena iš svarbiausių dokumento detalių. Jei dokumente nėra datos, dokumentas tampa negaliojantis.
Antspaudas- teisiškai reikšmingą turtą ir naudojamas patvirtinti pareigūno parašą ant svarbiausių (ar finansinių) dokumentų. Antspaudas liudija: apie dokumento autentiškumą;
dėl dokumento priklausymo antspaude nurodyta organizacijai. Antspaudas uždedamas dėl paskelbtų dokumentų reiškia:
bet kokios teisinės pasekmės, pavyzdžiui, įmonės sukūrimas, reorganizavimas;
materialines pasekmes, tokias kaip perdavimas materialines vertybes, organizacijos ar asmens teisės į ką nors patvirtinimas.
Vulture patvirtinimas- kai kurie dokumentai įgyja teisinę galią tik nuo to momento, kai juos patvirtina vadovas ar aukštesnė institucija.
Patvirtinimo antspaudas yra oficialaus dokumento rekvizitas, suteikiantis jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį. Privalomas patvirtinimas reikalingas šiems dalykams: įstatai, nuostatai dėl įmonių (filialų); personalo stalai; patikrinimų, priėmimo ir perdavimo aktai; pareigybių aprašymai; sąmatos, verslo planai, ataskaitos ir ir kt.
Registracijos numerisyra papildoma dokumento autentiškumo garantija. Tai rodo, kad dokumentas praėjo visus tvarkymo etapus, yra įregistruotas ir todėl yra oficialus įmonės dokumentas.
Suteikti teisinį poveikį elektroninis dokumentas naudojama elektroninis skaitmeninis parašas.
Elektroninis dokumentas pripažįstamas teisiškai reikšmingu tik tuo atveju teigiamas rezultatas elektroninio skaitmeninio parašo autentiškumo patikrinimas.
Elektroninis skaitmeninis parašas(EDS) yra elektroninis dokumentas, būtinas šiam elektroniniam dokumentui apsaugoti nuo klastojimo, gautas dėl informacijos kriptografinio pakeitimo naudojant privatų elektroninio skaitmeninio parašo raktą ir leidžiantis nustatyti parašo rakto sertifikato savininką. nustatyti, ar elektroniniame dokumente nėra informacijos iškraipymų.
EDS elektroniniame dokumenteyra lygiavertisparašas ranka popieriniame dokumente laikantis šių sąlygų:
sertifikavimo centro išduotas parašo rakto sertifikatas galioja elektroninio dokumento pasirašymo metu; patvirtintas elektroninio skaitmeninio parašo elektroniniame dokumente autentiškumas;
naudojamas elektroninis skaitmeninis parašas pagal jo informaciją, nurodytą parašo rakto sertifikate. Šios technologijos dėka gaunamas elektroninis dokumentas: teisiškai privalomas; patvirtinantis dokumento autorystę; patvirtinantis, kad dokumente nėra informacijos iškraipymų.
Į kopija turėjo popierinį dokumentą originalo teisinė galia, ją turi būti užtikrintas pagal nustatytą tvarką.
Šiuo tikslu pritvirtinamos atramos"kopijos sertifikavimo ženklas",kurią yra: sertifikavimo užrašas „Tiesa“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; jo parašas; sertifikavimo data;
spausdinimas (svarbiausiems ar išoriniams dokumentams). Patvirtinimą atlieka pati įmonė arba, jei reikia, notaras.
Vadovaujantis norminiais teisės aktais arba šalių susitarimu, popierinis dokumentas su antspaudu, paverstas elektroniniu dokumentu, gali būti patvirtintas elektroniniu pareigūno skaitmeniniu parašu.Įmonėms leidžiama patvirtinti:
dokumentų, kuriuos piliečiai pateikia prašydami dirbti, studijuoti, kopijas;
dokumentų, skirtų darbuotojų socialinėms problemoms spręsti, kopijas. Kopijos yra patvirtintos įmonėje: organizacijos vadovas; pareigūnas (personalo skyriaus vadovas).
Teisinė galia yra oficialaus dokumento nuosavybė, perduota jai pagal galiojančius teisės aktus, išduodančiosios institucijos kompetenciją ir nustatytą registracijos tvarką. Jei nėra reikalingų duomenų arba jie netinkamai suprojektuoti, dokumentas neturės teisinės galios (pavyzdžiui, nėra parašo ar datos). Jei jame nėra teksto pavadinimo ar pastabos apie menininką, tai tik sukels tam tikrų sunkumų dirbant su dokumentu, bet neturės įtakos jo teisinei reikšmei.
Privalomi rekvizitai, užtikrinantys dokumentų teisinę galią:
organizacijos pavadinimas (pareigūnas) - dokumento autorius;
dokumento tipo pavadinimas; dokumento data;
Registracijos numeris;
dokumento patvirtinimo antspaudas;
tekstas; parašas;
Parašas yra privalomas bet kurio dokumento atributas. Pareigūnas, pritvirtindamas savo parašą prie dokumento, prisiima atsakomybę už: dokumento autentiškumą; už visas galimas dokumento vykdymo (įsigaliojimo) pasekmes. Pasirašymo teisė suteikiama tam tikriems asmenims ir gali būti įtvirtinta: įmonės įstatuose; reglamente dėl įmonės (dėl struktūrinio padalinio); darbo biure instrukcijose; darbuotojo pareigybės aprašyme; nutarime dėl pareigų paskirstymo. Organizacijos dokumentus pasirašo direktorius arba jo pavaduotojai. Struktūrinių padalinių dokumentus pasirašo jų vadovai. Kai kuriais klausimais kiti darbuotojai, pavyzdžiui, pagrindiniai įmonės specialistai, gali turėti teisę pasirašyti. Parašas dedamas ant pirmojo dokumento egzemplioriaus, jei reikia - ant kitų egzempliorių, pavyzdžiui, sudarant sutartį.
Dokumento data yra viena iš svarbiausių dokumento detalių. Jei dokumente nėra datos, dokumentas tampa negaliojantis.
Antspaudas yra teisiškai reikšminga nuosavybė ir naudojamas patvirtinti pareigūno parašą ant svarbiausių (ar finansinių) dokumentų.
Antspaudas nurodo: dokumento autentiškumą apie dokumento priklausymą antspaude nurodyta organizacijai. Antspaudas uždedamas ant dokumentų, kuriuos paskelbus būtina:
- - bet kokios teisinės pasekmės, pavyzdžiui, įmonės sukūrimas, reorganizavimas;
- - materialinės pasekmės, pavyzdžiui, materialinių vertybių perdavimas, organizacijos ar asmens teisės į ką nors patvirtinimas.
Sertifikavimo antspaudas - kai kurie dokumentai įgyja teisinę galią tik nuo to momento, kai juos patvirtina vadovas ar aukštesnė institucija. Patvirtinimo antspaudas yra oficialaus dokumento rekvizitas, suteikiantis jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį. Privalomas patvirtinimas yra būtinas: įstatams, nuostatoms dėl įmonių (filialų); personalo stalai; patikrinimų, priėmimo ir perdavimo aktai; pareigybių aprašymai; sąmatos, verslo planai, ataskaitos ir kt. NS.
Registracijos numeris yra papildoma dokumento autentiškumo garantija. Tai rodo, kad dokumentas praėjo visus tvarkymo etapus, yra įregistruotas ir todėl yra oficialus įmonės dokumentas. Norint suteikti juridinę galią elektroniniam dokumentui, naudojamas elektroninis skaitmeninis parašas. Elektroninis dokumentas pripažįstamas teisiškai reikšmingu tik gavus teigiamą elektroninio skaitmeninio parašo autentiškumo patikrinimo rezultatą.
Elektroninis skaitmeninis parašas (EDS) yra elektroninis dokumentas, būtinas šiam elektroniniam dokumentui apsaugoti nuo klastojimo, gautas dėl informacijos kriptografinio pakeitimo naudojant privatų elektroninio skaitmeninio parašo raktą ir leidžiantis nustatyti parašo rakto sertifikato savininką. taip pat nustatyti, ar elektroniniame dokumente nėra informacijos iškraipymų. EDS elektroniniame dokumente prilygsta ranka rašytam parašui popieriniame dokumente, jei laikomasi šių sąlygų:
- - sertifikavimo centro išduotas parašo rakto sertifikatas galioja pasirašant elektroninį dokumentą; patvirtintas elektroninio skaitmeninio parašo elektroniniame dokumente autentiškumas;
- - elektroninis skaitmeninis parašas naudojamas pagal jo informaciją, nurodytą parašo rakto sertifikate. Šios technologijos dėka gaunamas elektroninis dokumentas: turintis teisinę galią; patvirtinantis dokumento autorystę; patvirtinantis, kad dokumente nėra informacijos iškraipymų. Kad popierinio dokumento kopija įgytų originalo teisinę galią, ji turi būti patvirtinta nustatyta tvarka. Šiuo tikslu uždedamas reikiamas „kopijos sertifikavimo ženklas“, kuriame yra: sertifikavimo užrašas „True“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; jo parašas; sertifikavimo data;
- - spausdinimas (svarbiausiems ar išoriniams dokumentams). Patvirtinimą atlieka pati įmonė arba, jei reikia, notaras.
Vadovaujantis norminiais teisės aktais arba šalių susitarimu, popierinis dokumentas su antspaudu, paverstas elektroniniu dokumentu, gali būti patvirtintas elektroniniu pareigūno skaitmeniniu parašu. Įmonėms leidžiama patvirtinti:
- - dokumentų, kuriuos piliečiai pateikė priimdami į darbą, studijuodami, kopijas;
- - dokumentų, skirtų darbuotojų socialinėms problemoms spręsti, kopijos. Įmonėje kopijas patvirtina: organizacijos vadovas; pareigūnas (personalo skyriaus vadovas).
Organizacijose, kaip gamybos proceso dalis, darbuotojai tarpusavyje susirašinėja. Jie rašo pareiškimus, informuoja vieni kitus pranešimais apie atlikto darbo eigą arba kaip tai padaryti. Dažnai tokie dokumentai yra labai svarbūs ir todėl turi būti teisiškai privalomi.
Kad dokumentas įgytų teisinę galią, reikia laikytis šių taisyklių:
darbdavys, kurdamas vidinės korespondencijos dokumentą, privalo laikytis galiojančių teisės aktų normų;
darbuotojas gali paskelbti dokumentą tik pagal savo kompetenciją;
darbdavys privalo laikytis dokumentų rengimo ir tvarkymo taisyklių, taip pat supažindinti darbuotojus (jei reikia).
Išsami informacija, suteikianti dokumentui teisinę galią
Privaloma rekvizitų sudėtis, suteikianti sukurtiems dokumentams teisinę galią:
1. Dokumento autorius (organizacijos, įstaigos, įmonės pavadinimas, nurodant padalinio priklausomybę arba organizacinę ir teisinę formą). Alternatyva būtų spausdinti dokumentą ant firminio blanko. Kai kuriuose dokumentuose papildomai nurodomas miestas, kuriame buvo paskelbtas šis dokumentas.
2. Dokumento pavadinimas (įsakymas, reglamentas ir kt.).
3. Dokumento sukūrimo, jo patvirtinimo, įsigaliojimo data.
4. Šio dokumento registracijos indeksas (numeris) pagal įmonėje priimtą registracijos sistemą.
6. Organizacijos vadovo ar atsakingo asmens parašas. Vadovo parašas gali būti pritvirtintas keliomis formomis, visų pirma:
6.1. Tiesioginis parašas (kaip pagal vieningos formos įsakymus - nurodant poziciją, parašo iššifravimą ir patį parašą).
6.2. Tiesioginis patvirtinimo antspaudas, pasirašytas organizacijos vadovo (arba įgalioto pareigūno). Patvirtinimo antspaudas dedamas dešinėje dokumento viršuje.
6.3. Netiesioginis patvirtinimo antspaudas, kuris, pavyzdžiui, patvirtinamas įsakymu. Toks antspaudas, kaip taisyklė, dedamas ir viršutinėje dokumento antraštės dalyje dešinėje pusėje (kaip ir vieningoje formoje T -3 - Personalo lentelė).
6.4. Vadovo rezoliucijos forma, pavyzdžiui, dėl darbuotojo pareiškimo. Rezoliucijoje būtinai turi būti keturi komponentai: rezoliucijos gavėjas, pats administracinis veiksmas ar nurodymas, vadovo parašas ir nutarimo data. Rezoliucija paprastai pateikiama ranka bet kurioje laisvoje dokumento vietoje, bet dažniausiai jo viršuje.
7. Tvirtinimo vizos tų tipų dokumentams, kurie neturės visiškos teisinės galios be tokių vizų. Pavyzdžiui, vizų patvirtinimas pirminėje profesinės sąjungos įstaigoje, atstovavimo organo nuomonės svarstymas, teisininko patvirtinimas, vyriausiasis buhalteris ir kt. Dokumentai, kuriems reikalingas patvirtinimas, nustatomi pagal galiojančių teisės aktų reikalavimus, vieningas formas ir pačios organizacijos vidaus vietinius reglamentus, ypač nurodymus dėl darbo biure ar nuostatų skyriams ir pan. (Jei yra). Patvirtinimo viza gali būti šių formų:
7.1. Patvirtinimą patvirtinančio dokumento nuoroda (vieninga forma T-7). Patvirtinimo kaklelis paprastai pritvirtinamas prie apatinės formos dalies kairėje pusėje.
7.2. Nurodoma patvirtinimą patvirtinanti formuluotė, asmens ar asmenų, su kuriais buvo patvirtintas, pareigos, parašas / parašai, jų dekodavimas ir patvirtinimo data. Patvirtinimo viza paprastai pritvirtinama apatinėje dokumento dalyje arba bet kurioje laisvoje vietoje.
8. Pažinties vizos turi būti pagal visus personalo nurodymus ir kitus dokumentus, kurie iš esmės turi būti perduoti tam tikram darbuotojų ratui. Į šį reikalavimą taip pat įeina ranka parašyta darbuotojų susipažinimo data pagal pasirašytą dokumentą. Pažintinė viza pritvirtinama apatinėje dokumento dalyje centre arba kairėje pusėje.
„Goskomstat“ sukurtos vieningos formos yra sukurtos atsižvelgiant į teisinės galios suteikimą dokumentams ir jose yra visa nurodyta informacija (nors yra išimčių, pavyzdžiui, asmeninė darbuotojo kortelė - vieningoje formoje T -2 nėra registracijos. numeris, nes šie dokumentai saugomi ne chronologija, o abėcėlės tvarka).
Visų nurodytų detalių pavyzdys vieningoje formoje pateiktas toliau, pateikiant vieningos formos T -6 pavyzdį - užsakymas atostogoms.
Vidaus korespondencijos dokumentų legalizavimas
Vidaus susirašinėjimas organizacijoje sprendžia šias užduotis:
1. Raštu išreiškia ir dokumentuoja vienos iš šalių, darbdavio ar darbuotojo nuomonę, prašymą, pasiūlymą arba turi kitos šalies informavimo pobūdį.
2. Tai neatsiejama darbo sutarties nutraukimo, darbuotojų perkėlimo, atostogų išdavimo ir kitų personalo procedūrų dalis.
3. Tarnauja kaip būtinas dokumentinis įrodymas svarstant darbo ginčą.
Kad vidinė korespondencija atliktų visas aukščiau nurodytas užduotis, turi būti įvykdytos šios sąlygos:
1. Dokumentas turi būti teisingai surašytas, su visais jam reikalingais rekvizitais.
2. Dokumente turi būti gaunamų ir siunčiamų dokumentų žurnalo registracijos numeris.
3. Į šį dokumentą turi būti atsakyta oficialiai gavėjos šalies. Pavyzdžiui, rezoliucijos forma.
4. Dokumentas turi būti saugomas atsižvelgiant į nustatytus archyvavimo reikalavimus.
Dažniausiai darbuotojas atlieka vidinį susirašinėjimą naudodamas pareiškimus, tarnybą ir memorandumus, o darbdavys - pranešimų forma. Vidiniai susirašinėjimo dokumentai surašomi ne tik tuo atveju, jei reikia keistis oficialiais pranešimais tarp darbuotojų, bet ir tarp padalinių vadovų ir darbuotojų, kai kurių skyrių vadovų ir kitų ir kt.
Šiuo metu dauguma šio susirašinėjimo vyksta m elektroniniu formatu, pranešimais elektroniniu paštu ... Tokiais pranešimais yra labai sunku įrodyti, kad šį elektroninį dokumentą sukūrė būtent šis darbuotojas (net ir nustatydami slaptažodžius, turėsite įrodyti, kad niekas, išskyrus šį konkretų darbuotoją, nežinojo slaptažodžio, skirto pasiekti konkretų el. Laišką). Todėl kilus konfliktui ar galimam konfliktui, rekomenduojama popierinius dokumentus surašyti, patvirtinančius jų parašu, ir užsiregistruoti per pareigūną įmonėje, atsakingoje už dokumento registravimą.
Tokia korespondencija gali būti teisiškai vykdoma, jei darbuotojas išspausdina el. Laiškus ir pareigūnas juos užregistruoja. Be to, įmonės vidaus dokumentuose (vidaus vietiniuose reglamentuose) kaip darbo komunikacijos mechanizme turi būti nustatytas būtent šis keitimosi informacija metodas, taip pat pranešimų tikrinimo dažnumas.
Apsvarstykime bendruosius teisinės galios suteikimo vidaus susirašinėjimo dokumentams principus - pareiškimus ir pranešimus. Šie dokumentai dažnai yra pagrindinis darbo ginčų įrodymas, todėl kompetentingas darbas su jais yra nepaprastai svarbus siekiant apsaugoti darbdavio interesus.
Programų registravimo ir legalizavimo ypatybės
Darbdavys suinteresuotas, kad asmeniniai darbuotojų pareiškimai būtų pildomi ranka. Paprastai organizacijos naudoja šablonų formas, kuriose bent ranka turi būti užpildytas darbuotojo parašas ir paraiškos pasirašymo data. Dažnai toks prašymų registravimas teismo procese aiškinamas kaip darbuotojo spaudimo faktas.
Iš esmės programa gali būti sukurta automatizuotai, tačiau vis dėlto po to ją atspausdina ir pasirašo šią paraišką rengiantis asmuo.
Pageidautina, kad prašyme, atsižvelgiant į aukščiau aprašytą dokumentų teisinės galios suteikimo tvarką, būtų nurodyta ši informacija:
1. Dokumento pavadinimas yra „Prašymas“.
2. Adresatas - kam siunčiama paraiška, nurodant pareigas konkrečioje organizacijoje, pilnas vardas. pareigūnas.
3. Kompiliatorius - iš ko jis siunčiamas, nurodant pareigas ir visą vardą. darbuotojas.
4. Pareiškimo tekstas.
5. Pareiškėjo parašas.
6. Paraiškos rengimo data.
7. Sutarties parašai (dažniausiai su struktūrinio padalinio vadovu - jei reikia). Šis atributas yra neprivalomas. Todėl jo buvimą lemia darbo su tokiais dokumentais konkrečioje organizacijoje principai.
8. Paraiškos registracijos numeris. Dokumentui priskiriamas numeris pagal gaunamų dokumentų žurnalą (arba kitą žurnalą, priklausomai nuo registracijos sistemos konstrukcijos konkrečioje organizacijoje), nurodant numerį, dokumento priėmimo datą ir atsakingo asmens parašą (pavyzdžiui, sekretorė). Asmuo, atsakingas už šių dokumentų gavimą, numato numerį.
9. Asmens, kuriam buvo skirta paraiška arba kuris yra įgaliotas spręsti konkrečią problemą, sprendimas. Rezoliucijoje turi būti ranka parašytas parašas, data ir administracinis sprendimas dėl prašymo, nurodant konkretų pareigūną (jo pavardę ar tiesiog skyrių), kuriam siunčiamas šis įsakymas, ir (jei reikia) datą, iki kurios nutarime nurodyta nutartis turi būti įvykdytas.
10. Atlikus šio pareiškimo pagrindu atliktas personalo procedūras, ant jo galima padaryti pastabas apie vadovo pavedimo vykdymą (žr. 8 pavyzdį). Paprastai jie dedami apatinėje dokumento dalyje kairėje arba bet kurioje laisvoje vietoje.
11. Gali būti pažymėti bylos numeris, kuriuo buvo išsiųsta ši paraiška.
Čia yra programos pavyzdys, kuriame yra visa reikalinga informacija.
Pranešimų registravimo ir įteisinimo ypatybės
Darbdavys rašo pranešimus, norėdamas apie ką nors informuoti darbuotoją. Pavyzdžiui, norėdamas įspėti jį apie siūlomą darbuotojų skaičiaus mažinimą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 180 straipsnis), apie artėjančias kitas kasmetines atostogas pagal įmonės atostogų grafiką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis) Federacija), apie būsimą darbo sutarties sąlygų pakeitimą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 74 straipsnis), apie tai, kad terminuota darbo sutartis su darbuotoju sutrumpinama (Darbo kodekso 79 straipsnis). Rusijos Federacija) ir kt.
Oficialūs pranešimai apie laikymąsi darbo teisės aktuose numatyta tvarka turi būti pateikiami tik popierine forma, nes šie dokumentai patvirtins, kad laikomasi nustatytos tvarkos, o darbuotojas, kaip taisyklė, patvirtina šio pranešimo gavimo faktą ant paties dokumento .
Žemiau pateikiamos Darbo kodekso ištraukos, patvirtinančios rašytinės pranešimo formos reikalavimą kai kuriais atvejais, kai laikomasi darbo teisės aktų reikalavimų.
Dokumento fragmentas
|
Rusijos Federacijos darbo kodeksas 74 straipsnis. Šalių nustatytų darbo sutarties sąlygų keitimas dėl priežasčių, susijusių su organizacinių ar technologinių darbo sąlygų pasikeitimu (...) Darbdavys įpareigotas pranešti darbuotojui apie būsimus šalių nurodytų darbo sutarties sąlygų pakeitimus, taip pat priežastis, dėl kurių atsirado būtinybė atlikti tokius pakeitimus. rašymas ne vėliau kaip per du mėnesius, jei šiame kodekse nenumatyta kitaip. Jei darbuotojas nesutinka dirbti naujomis sąlygomis, darbdavys privalo rašymas pasiūlyti jam kitą darbdavio turimą darbą (tiek laisvas pareigas ar darbuotojo kvalifikaciją atitinkančias pareigas, tiek laisvas žemesnes ar mažiau apmokamas pareigas), kurias darbuotojas gali atlikti atsižvelgdamas į savo sveikatos būklę. 79 straipsnis. Terminuotos darbo sutarties nutraukimas Terminuota darbo sutartis nutraukiama pasibaigus jos galiojimo laikui. Apie darbo sutarties nutraukimą, pasibaigus jos galiojimo laikui, darbuotojui turi būti pranešta raštu ne vėliau kaip prieš tris kalendorines dienas iki atleidimo, išskyrus atvejus, kai terminuota darbo sutartis, sudaryta vykdymo metu baigiasi neatvykusio darbuotojo pareigos. 123 straipsnis. Kasmetinių mokamų atostogų suteikimo prioritetas Apmokamų atostogų suteikimo tvarka nustatoma kasmet pagal atostogų grafiką (…). Darbuotojas turi būti informuotas apie atostogų pradžios laiką. po parašu ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki jo pradžios. 180 straipsnis. Garantijos ir kompensacijos darbuotojams, likvidavus organizaciją, sumažinus organizacijos darbuotojų skaičių arba personalą (...) Darbdavys darbuotojus asmeniškai įspėja apie artėjantį atleidimą, susijusį su organizacijos likvidavimu, organizacijos darbuotojų skaičiaus ar etatų sumažinimu. po parašu likus mažiausiai dviem mėnesiams iki atleidimo. |
Pranešime yra visa ta pati informacija, kuri turėtų būti bet kuriame personalo dokumente.
Vidinė korespondencijos dokumentų registravimo sistema
Darbdaviui bus lengviau apsiginti kilus darbo konfliktui (įskaitant teisminį), jei organizacija turi gerai sukurtą dokumentų registravimo sistemą. Įmonės registravimo sistema reikalinga:
dokumentų prieinamumo apskaita ir jų judėjimo stebėjimas;
teisinės galios suteikimas įmonės dokumentams;
optimalus vidinio dokumentų srauto organizavimas įmonėje;
darbdavio interesų apsauga teisinio konflikto atveju. Šiuo atveju žurnalų registravimo sistema patvirtins faktą, kad dokumentas buvo sukurtas tam tikrą dieną.
Žurnalų (apskaitos knygų), kuriuos reikia vesti tiesiogiai, skaičius priklauso nuo organizacijos veiklos ypatybių. Kad apskaitos žurnalai (knygos) atliktų ne tik dokumentų registravimo funkciją, bet ir kilus konfliktui, galėtų būti įrodymas, kad dokumentas tikrai buvo sukurtas per tam tikrą laikotarpį ir vėliau jo nebuvo galima įvesti , kuriant šiuos žurnalus rekomenduojama laikytis šių taisyklių.
Žurnalai turėtų:
turėti kietas viršelis(kad būtų laikomasi galiojimo laiko);
turėti klijų rišimą (norint įrodyti, kad neįmanoma ar sunku pašalinti lapą ar pridėti lakštą esamą žurnalą);
nuo pradžios iki pabaigos turėti sunumeruotus puslapius;
susiūti;
būti patvirtintas juridinio asmens antspaudu ir organizacijos vadovo parašu (išskyrus dvi pirmąsias darbo įrašų knygas, kurios turi būti patvirtintos vaškiniu antspaudu arba antspaudu (RF vyriausybės 41 punktas) 2003 m. Balandžio 16 d. Potvarkis Nr. 225 „Dėl darbo knygų“).
Vidinį žurnalų vaizdą, kuriame galima registruoti vidinės korespondencijos dokumentus, kuria pačios organizacijos, nes nėra vieningos žurnalų formos. Žemiau yra jų apytikslė forma.
Kopijos ir dublikatai
Dažnai vidaus susirašinėjimo dokumentai pareigūnams perduodami kopijų ar dublikatų pavidalu, ypač jei dokumento originalas siunčiamas aukštesniam pareigūnui arba yra įtrauktas į bylos medžiagą, tačiau reikia imtis tam tikrų tolesnių veiksmų pagal dokumentas.
Kopijuoti dokumentas gali būti nemokamas arba faksimilinis. Faksimilinė kopija visiškai atkuria dokumento turinį ir visas jo išorines savybes - originalo detales (įskaitant parašą ir antspaudą) arba jų dalį, ypač jų buvimo vietą. Nemokama kopija sukurtas rašomosiomis mašinėlėmis, jame yra visa dokumento informacija, tačiau nebūtinai pakartojama jo forma.
Už dokumentus atsakingas darbuotojas patvirtina kopijas. Kopijos patvirtinamos pritvirtinant žodžius „Tiesa“ arba „Kopija tiesa“ ir nurodant parašą, jo dekodavimą ir atsakingo asmens datą. Paprastai sertifikavimo įrašas pritvirtinamas apatinėje dokumento dalyje bet kurioje laisvoje vietoje.
Jei dokumentas pateikiamas kitoms organizacijoms, dokumentų kopijose (jų ištraukose) būtinai uždėkite antspaudą .
Dublikatas - oficialaus dokumento, turinčio juridinę galią, originalo kopija.
* * *
Taigi nereikėtų nuvertinti vidinės korespondencijos dokumentų - dažnai atliktos procedūros teisėtumo pripažinimas priklauso nuo teisingo jų sudarymo ir apdorojimo. Tačiau būtent su šiais dokumentais darbdaviai dažniausiai nežino, kaip elgtis. Tokie dokumentai nėra registruojami, neapskaitomi, nesuderinami, o tai neigiamai veikia ne tik dokumento teisinę galią, bet ir įmonėje atliekamas valdymo procedūras. Dažnai dėl to darbdavys negali įrodyti konkretaus darbuotojo kaltės ir negali taikyti teisinių drausminių nuobaudų taikymo ar darbo sutarties su darbuotoju nutraukimo metodų. Daugelis įmonių pradeda kurti darbo su dokumentais sistemą jau dėl savo klaidų, tačiau vis tiek geriau užkirsti kelią neigiamoms pasekmėms nei spręsti jų rezultatus.
1 Ranka parašyta data
2 Ranka parašyta data
1?. „Dokumento teisinės galios“ sąvoka, jos įtvirtinimas valstybės standarte.
GOST 51141-98 „Biuro darbas ir archyvinis darbas. Sąvokos ir apibrėžimai "... Dokumento teisinė galia yra oficialaus dokumento nuosavybė, perduota jam pagal galiojančius teisės aktus, išduodančiosios institucijos kompetenciją ir nustatytą registravimo tvarką.
2 ?. Informacija apie dokumento formą. Dokumento turinys, jo privalomumas. Dokumentų sertifikavimo sudėtis: patvirtinimas, parašas, antspaudo atspaudas.
Kad dokumentas būtų teisiškai privalomas, jis turi būti:
Teisingai suprojektuotas;
Neprieštarauti galiojančių teisės aktų turiniui;
Paskelbė reikalavimus atitinkanti organizacija.
Jei nėra reikalingų duomenų arba jie netinkamai suprojektuoti, dokumentas neturės teisinės galios (pavyzdžiui, nėra parašo ar datos). Jei jame nėra teksto pavadinimo ar pastabos apie menininką, tai tik sukels tam tikrų sunkumų dirbant su dokumentu, bet neturės įtakos jo teisinei reikšmei.
Dokumento teisinę galią užtikrina kiekvienai dokumentų rūšiai nustatytas rekvizitų rinkinys - privalomi oficialaus dokumento įforminimo elementai. Pagrindinis dokumentas, nustatantis detalių sudėtį ir jų dizaino reikalavimus GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui". Privalomi rekvizitai, užtikrinantys dokumentų teisinę galią:
Organizacijos pavadinimas (pareigūnas) - dokumento autorius;
Dokumento rūšies pavadinimas;
Dokumento data;
Registracijos numeris;
Dokumento patvirtinimo antspaudas;
Parašas;
Remiantis kai kuriais šaltiniais, taip pat: patvirtinimo viza, kopijos sertifikavimo ženklas, nuorodiniai duomenys apie organizaciją.
Parašas yra privalomas bet kurio dokumento atributas; pareigūnas, dokumente uždėjęs parašą, prisiima atsakomybę už dokumento autentiškumą ir visas galimas dokumento įvykdymo pasekmes.
Dokumento data- viena iš svarbiausių dokumento detalių. Jei dokumente nėra datos, dokumentas tampa negaliojantis.
Antspaudas- teisiškai reikšmingas reikalavimas, naudojamas patvirtinant pareigūno parašą ant svarbiausių (ar finansinių) dokumentų.
Vulture patvirtinimas- kai kurie dokumentai įgyja teisinę galią tik nuo to momento, kai juos patvirtina vadovas ar aukštesnė institucija.
Registracijos numeris yra papildoma dokumento autentiškumo garantija. Tai rodo, kad dokumentas praėjo visus tvarkymo etapus, yra įregistruotas ir todėl yra oficialus įmonės dokumentas.
Įstatyminė ir norminė personalo įrašų valdymo bazė
Žmogiškųjų išteklių administravimo teisinės ir reguliavimo sistemos struktūra:
1. Įstatymai Rusijos Federacija.
2. Rusijos Federacijos prezidento dekretai, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretai; Organizacijų, vietos valdžios institucijų metodiniai dokumentai vykdomoji valdžia apie personalo dokumentų tvarkymą.
3. Rusijos Federacijos valstybinio standarto, ministerijų, departamentų, federalinių vykdomųjų organų norminiai aktai.
Darbo ir pensijų įstatymai dėl privalomo darbo su personalu dokumentacijos.
· Rusijos Federacijos darbo kodeksas. Tai yra pagrindinis įstatymas, kurio savo darbe turėtų laikytis bet kurios organizacijos personalo specialistas. Darbo kodekso normos reglamentuoja darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo tvarką, jų darbo ir poilsio laiko organizavimą, apmokėjimo sąlygas darbo užmokestis, suteikiant darbuotojams įvairias išmokas ir kompensacijas.
· Vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacijos vadovas (Patvirtintas Rusijos darbo ministerijos 1998 m. Rugpjūčio 21 d. Potvarkiu Nr. 37 (su pakeitimais, padarytais 2001 m. Balandžio 20 d.)): Viena iš personalo skyriaus vadovo pareigų yra užtikrinti pensijų draudimo dokumentų rengimą, taip pat jų pateikimas socialinės apsaugos įstaigai. Prašymo gauti pensiją, pensijos skyrimo ir pensijos dydžio perskaičiavimo, perkėlimo iš vienos pensijos į kitą taisyklės pagal federalinius įstatymus „Dėl darbo pensijų Rusijos Federacijoje“ (2001 12 17 Nr. 173-FZ) ir „Dėl valstybinių pensijų Rusijos Federacijoje“( 2001 12 15 Nr. 166-FZ) (patvirtintas Rusijos darbo ministerijos ir Rusijos Federacijos pensijų fondo 2002 m. vasario 27 d. potvarkiu Nr. 17 / 19pb; įregistruotas Rusijos Teisingumo ministerijoje 2005 m. .2002 (registracijos Nr. 3491); paskelbta " Rusiškas laikraštis„Paskelbta 2002 06 05).
Federalinės darbo inspekcijos organų, kitų federalinių ir viešųjų priežiūros ir kontrolės įstaigų personalo dokumentų, susijusių su priežiūros ir kontrolės veikla, pateikimas; prokuratūros.
Pagal nuostatas Rusijos Federacijos darbo kodeksas, valstybinė darbo inspekcija yra įgaliota prižiūrėti ir stebėti, kaip darbdaviai laikosi darbo teisės aktų. Valstybiniai darbo inspektoriai turi plačias teises vykdyti priežiūrą ir kontrolę, turi teisę aplankyti visų organizacinių ir teisinių formų bei nuosavybės formų organizacijas, taip pat darbdavius - asmenis, reikalauti iš darbdavių ir jų atstovų dokumentų, paaiškinimų, informacijos būtinas priežiūros ir kontrolės funkcijoms atlikti.
· 2006 m. Liepos 27 d. Rusijos Federacijos federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“. Remiantis šiuo įstatymu, visas personalo skyriaus darbas grindžiamas darbuotojų asmens duomenimis. Pavyzdžiui, klausimas, kaip bus apdorota ir saugoma informacija, gauta iš darbuotojo, kai jis pradeda dirbti.
· 2004 m. Liepos 29 d. Rusijos Federacijos įstatymas Nr. 98-FZ „Dėl komercinių paslapčių“. Jame nustatomas informacijos, kuri gali būti organizacijos komercinė paslaptis, sąrašas, darbuotojų, turinčių prieigą prie jos, sąrašas, susipažinimo su įslaptintais duomenimis tvarka ir atsakomybė už konfidencialios informacijos sklaidą.
· 1999 m. Liepos 17 d. Rusijos Federacijos įstatymas Nr. 181-FZ „Dėl darbo apsaugos pagrindų Rusijos Federacijoje“. Šio dokumento nuostatos leidžia jums kompetentingai sukurti darbo apsaugos sistemą organizacijoje. Jei nustatomas darbo apsaugos ir saugos taisyklių pažeidimas, darbo inspektorius kaltus pareigūnus patraukia administracinėn atsakomybėn.
· 2001 m. Rugpjūčio 8 d. Rusijos Federacijos įstatymas Nr. 134-FZ „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos vykdant valstybės kontrolę (priežiūrą)“. Įstatymas suteikia idėją apie darbdavio teises ir pareigas atliekant įvairius patikrinimus organizacijoje. Pavyzdžiui, įstatymai nurodo dokumentus, kurių darbdavys turi teisę reikalauti iš inspektoriaus, kai jis pasirodo organizacijoje, įmonės atstovo teisę asmeniškai dalyvauti patikrinimo metu ir kaip organizacija gali apskųsti nepatenkinamus rezultatus. patikrinimo.
