Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формата по-долу
Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.
Подобни документи
Понятие за електронен документ и оценка на неговата правна сила. Правен режим на документооборота, принципи и етапи на неговата автоматизация, използвана техника и техника. Електронен цифров подпис на електронен документ. Процедури за разрешаване на конфликти.
тест, добавен на 14.03.2014 г
Дефиниране на понятията електронен документооборот, документ и цифров подпис, проблеми на тяхното безопасно използване. Принципи на работа, предимства и недостатъци, признаване на юридическата сила на електронните документи спрямо хартиените.
резюме, добавено на 02/05/2012
Работата счита съдебна система, действащи на територията на Украйна - по-специално, земски съдилища. Земският съд разглеждаше граждански дела, неговата канцелария имаше така нареченото право да придава законна сила на различни документи.
резюме, добавено на 13.12.2005 г
Юридическа психология. Същност на теоретичните подходи в правната психология. Принципът на обективността. Личностни и дейностни подходи в психологията. Системен подходв юридическата психология. Други теоретични подходи в правната психология.
курсова работа, добавена на 10/02/2008
Понятия и същност на юридическата отговорност. Защитни правоотношения в системата на обществените отношения. Подходи за разбиране на юридическата отговорност. Признаци, принципи, функции на юридическата отговорност. Проблемът с положителната отговорност.
курсова работа, добавена на 12.11.2010 г
Процедурата за предоставяне на платен отпуск по време на студентската сесия. Удовлетворяване на искането за заплащане на такса. Концепцията за формата (източника) на правото като начин за придаване на официална правна сила на правило за поведение, неговото външно официално изражение.
резюме, добавено на 12/12/2016
Понятието, признаците и същността на юридическата отговорност. Обстоятелства, изключващи юридическата отговорност. Основания за освобождаване от юридическа отговорност. Презумпция за невинност. Изпълнение на законовата отговорност на Министерството на вътрешните работи.
курсова работа, добавена на 02/09/2007
Системата ГАЗ "Избори" е доста сложна системаи за осигуряване на неговата ефективност на използване, устойчивост и надеждност са въведени редица формалности от организационен и технологичен характер. Изборният процес и процесът на провеждане на референдуми се определя от използването на множество документи на хартиен носител и електронна медия. Тези документи трябва да имат същата правна сила. Ако към хартиените документи се налагат традиционни изисквания, то към електронните документи се налагат специални изисквания. Неслучайно Законът „За ГАС „Избори““ определя условията за придаване на законна сила на документи, изготвени с помощта на ГАС „Избори“, тъй като резултатите от изборния процес и процеса на провеждане на референдуми са от голямо политическо значение.
Нека изброим условията за гарантиране на автентичността на документите, изготвени с помощта на GAS "Избори":
- 1. Документ на хартия, изготвен с помощта на GAS "Избори" в съответствие с федералните закони, придобива законна сила след като е подписан от съответните длъжностни лица.
- 2. Електронен документ, изготвен чрез ГАС "Избори", придобива законна сила след като го подпише с електронен подпис
- 3. Протоколът, обобщената таблица за резултатите от гласуването и други обобщени документи, изготвени в електронен вид с помощта на ГАС "Избори", придобиват законна сила по реда на след задължителна проверка по установения начин с публични ключове на електронни подписи на автентичността на всички оригинални електронни документи,въз основа на които се изготвя консолидиран електронен документ.
- 4. В процес на влизане в системата на ГАС "Избори". данни генерира се електронен документ и се подписва с електронен подпис съответните служители.
- 5. Съответствие данни електронен документ данни хартиен документ потвърдено с компютърна разпечатка, който се подписва от съответните длъжностни лица и се прилага към отчетната документация. Фактът на въвеждане на данни в Държавната автоматизирана система „Избори“ и формирането на електронен документ, подписан с електронни подписи, се записва в специален дневник.
- 6. Прехвърлянето на електронни документи към по-висша избирателна комисия, комисия за референдум с помощта на GAS "Избори" се извършва изключително след проверка на надеждността и автентичността на електронните подписи, прикрепени към всеки предаван документ чрез публични ключове на електронни подписи.
- 7. Резултати от теста потвърдено с компютърна разпечатка на протокола за оглед. Тази разпечатка се подписва от длъжностни лица по предписания начин и се прилага към отчетната документация. Фактът на предаване на данни на избирателна комисия от по-високо ниво или комисия за референдум се записва в специален дневник на избирателна комисия от по-ниско ниво или комисия за референдум.
- 8. Автентичността на електронните подписи, положени върху всеки електронен документ, получен от по-горестояща избирателна комисия, комисия по референдума от по-ниска избирателна комисия, комисия по референдума, потвърдени с помощта на ключове за електронен подпис. Потвърждава се фактът на проверка на верността на получените електронни документи компютърна разпечатка на протокола за проверка. Тази разпечатка се подписва от съответните длъжностни лица по предписания начин и се прилага към отчетната документация. Фактът на такава проверка също се записва в специален дневник.
Разликите между предварителните и окончателните изборни резултати могат да достигнат до хилядни от процента и се дължат не на някакви недостатъци на електронния или „хартиения” метод, а на забавянето на предаването на данни от някои особено отдалечени точки на страната. Тези различия по никакъв начин не влияят на реалния резултат от изборите.
По време на избори и референдуми комплексите за обработка на бюлетини, интегрирани в мрежата Elections GLS, могат да се използват като крайно периферно оборудване на системата в избирателните секции. Те вече са използвани експериментално при избори в редица региони на страната. По време на тези събития бяха тествани различни инженерни и технически решения на проблема с автоматичното преброяване на гласовете и предаването на информация, както и позволяват автоматично обобщаване на резултатите различни видовегласуване само 20-25 минути след края на гласуването.
Освен че спестява време, системата позволява проверка на автентичността на бюлетините в синхрон с гласуването, технически гарантира защитата на резултатите от гласуването от фалшифициране и осигурява визуална демонстрация на изборния процес във всички региони на страната в реално време. В изборния ден междинни сумигласуването по график се получава от Централната избирателна комисия на Русия под формата на статистическа, схематична, текстова, аудио и визуална информация и след обработка се предава незабавно на медиите.
Използването на писмена информация в управленската дейност е възможно при удостоверяване на нейната официалност, надеждност и автентичност. За да бъде един управленски документ безспорен и задължителен, той трябва да отговаря на правните норми, а длъжностното лице, което го е издало, трябва да действа в рамките на правомощията си. Тези свойства на документа се определят от понятието „юридическа сила на документа“.
Правна сила на документа- свойство на официален документ, предоставено му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за изпълнение.
По този начин управителният орган или длъжностното лице, което издава документа, е длъжно:
При изготвянето на документа спазвайте действащите разпоредби
законодателство;
- издава документи само в рамките на своята компетентност;
- спазва действащите национални правила за подготовка и изпълнение на документи.
Следователно правната сила на документа се определя както от съдържанието, така и от формата на документа.
Нека разгледаме подробностите, които определят правната сила на документа.
Обсъдените по-рано подробности за формуляра („име на организацията - автор на документа“ и „място на изготвяне или публикуване на документа“) също са подробности, които придават на документа необходимия правен статут.
Детайл 11 “Дата на документа”.Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата, за акта - датата на събитието. За нотариално заверени документи датата на документа може да бъде датата на нотариалната му заверка. Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една и съща (една) дата.
Изготвя се датата на документа арабски цифрив следната последователност: ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка, годината с четири арабски цифри, например 01/12/2007. Допуска се вербален и цифров метод за форматиране на датата, например 12 януари 2007 г., както и форматиране на датата (обикновено за кореспонденция с чуждестранни партньори) в следната последователност: година, месец, ден от месеца, напр. : 2007.01.12.
Детайл 12 „Регистрационен номер на документа“се състои от неговия пореден номер в регистрирания масив от документи (договори, поръчки, изходящи писма и др.), който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делото по номенклатура, информация за изпълнителя, кореспондента и др. detail е уникален идентификатор на документ в информационния масив на предприятието.
Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документите на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.
Регистрацията на документ, записвайки факта на преминаването му през дадена система за управление, дава документа официален характер.Едновременно с регистрацията на документа службата за деловодство проверява правилността на избрания формуляр, автентичността на подписа на длъжностното лице, посочено в документа, пълнотата на заверката на документа и др.
Реквизит 16 „Печат за одобрение на документа“съставени по документи, които не могат да бъдат приведени в сила от длъжностните лица, които са ги подписали. Такива документи придобиват правна сила след одобрение от ръководителя на организацията, колегиален управителен орган или висш орган или управленски орган.
Например, длъжностните характеристики на служителите на компанията се съставят в обща форма, те се подписват от ръководителя на структурното звено и трябва да бъдат одобрени от ръководителя на предприятието.
Одобрението може да се извърши по два начина, които имат еднаква правна сила: от длъжностно лице или чрез специално издаден документ.
В първия случай печатът за одобрение на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЕНО (без кавички), заглавието на длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение.
При одобряване на документ с друг документ: резолюция, решение, заповед, протокол - печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО или ОДОБРЕНО), името на одобрителния документ в инструменталния случай, неговата дата, номер. Думата ОДОБРЕНО съвпада по род и число с наименованието на вида документ, който се одобрява.
Примери за дизайн на подпори
Печатът за одобрение на документа се намира в горния десен ъгъл на документа (Приложение 7).
Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.
След одобрение на документ не се допускат промени или допълнения в него без разрешението на лицето, което е одобрило документа. Отговорност за качеството на изготвяне на документите и достоверността на съдържащите се в тях данни носят лицата, които са изготвили, заверили и подписали документите.
Реквизит 22 „Подпис на документ“- най-важният и древен реквизит на управленския документ. Смята се, че е възникнал едновременно с появата на писмеността.
Например препратки към използването на подписи се срещат сред вавилонците в епохата на цар Хамурапи (ок. 2300 г. пр. н. е.), в Библията - в книгите на пророците Даниил и Неемия (ок. 500-400 г. пр. н. е.). В Египет по време на управлението на Клеопатра (69-30 г. пр. н. е.) и в Римската империя при Юлий Цезар (102 или 100-44 г. пр. н. е.) подписът вече е неразделна част от документите.
Подробностите „Подпис“ включват: заглавието на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е съставен на бланката на организацията, и съкратено за документ, съставен на бланката); личен подпис; дешифриране на подписа (инициали, фамилия), например:
Вицепрезидент на Асоциацията
регионални предприятия АЛ. БорисовА.А. Борисов
или на формуляр
Вицепрезидент АЛ. БорисовА.А. Борисов
Реквизитите се поставят на 2-3 интервала след текста на документа. При преписване на подписа на длъжностно лице инициалите и фамилията се отпечатват с интервал и на нивото на последния ред от наименованието на длъжността.
При подписване на документ от няколко длъжностни лица подписите им се поставят един под друг в последователност, съответстваща на заеманата длъжност, например:
изпълнителен директор М.В. ЛаринМ.В. Ларин
Главен счетоводител З.В. МаряшЗ.В. Маряш
При подписване на документ от няколко лица с равни позиции подписите им се поставят на едно ниво.
В изготвените от комисията документи не се посочват длъжностите на лицата, подписали документа, а техните отговорности като част от комисията, например:
председател на комисията В.Д. БанасюкевичВ.Д. Банасюкевич
членове на комисията А.Н. СоковаА.Н. Сокова
О.И. РисковО.И. Рисков
Документът може да бъде подписан от изпълняващ длъжността. В този случай посочете неговата действителна длъжност (например изпълняващ длъжността директор) и препис от неговия подпис (инициали и фамилия). Не се допуска поставянето на предлога „За”, ръкописен надпис „зам. или наклонена черта преди длъжността.
Право на подписуправленските документи, като правило, са от компетентността на ръководителя на организацията или неговите заместници в съответствие с разпределението на техните отговорности. Установява се от организационни (харта, правилник за организацията) и административни (заповеди) документи на организацията.
В устава на организациятаурежда се какви права имат представителните и изпълнителните (еднолични и колегиални) органи на управление, както и подписването (утвърждаването) на кои документи е от компетентността на съответния орган. Процедурата за дейности и вземане на решения от ръководителя на организацията може да бъде установена в споразумение между него и участниците (учредителите) на организацията, както и в местни нормативни документи юридическо лице.
Главата управлява текущи дейности, той има безусловно право на подписване на документи(в рамките на своята компетентност в съответствие с учредителните документи).
Регулирането на правата за подпис е особено важно, когато големи количествадокументи, подписани на деня. В този случай лидерът може (и от позицията ефективно управление- трябва да) делегирайте правомощията си,тези. прехвърлят част от своите права и отговорности при вземане на решения (подписване на документи) и при осъществяване на действията си на своите подчинени, които също поемат отговорност за тях.
Такова разпределение на правомощията се формализира със заповед на ръководителя, в която той определя границите на вземане на решения и степента на отговорност на подчинените. Някои правомощия могат да се прехвърлят и въз основа на пълномощно.
Електронните документи могат да бъдат подписвани с помощта на технология за електронен цифров подпис, някои аспекти на приложението на която ще бъдат разгледани в следващите глави на ръководството.
Реквизит 23 „Печат за одобрение на документа.“Проектите на документи, изготвени от една организация и засягащи интересите на друга, могат да бъдат съгласувани с нея чрез поставяне на печат за одобрение върху документа.
Съставя се на последния лист на документа отдолу и вляво от всички подписи.
При съгласуване на документ с организация от по-високо ниво може да възникне ситуация, че документът ще бъде одобрен от длъжностно лице, което е по-високо в управленската йерархия от ръководителя, подписващ документа. В този случай консултативният характер на стандарта ви позволява да промените позицията на детайлите, а печатът за одобрение може да бъде поставен в горната част на документа.
Печатът за одобрение включва думата СЪГЛАСОВАНО, която е отпечатана с главни букви и без кавички.
При одобряване на документ длъжностното лице посочва длъжността на ръководителя, съдържаща името на организацията, с която се одобрява документът, неговия личен подпис, фамилия, инициали и дата.
Възможно е да се договорите с друг документ: писмо, протокол и др. В този случай посочете името на документа, неговата дата и номер.
Примери за дизайн на подпори
"Печат за одобрение"
Реквизит 25 “Отпечатък от печат”.Историята на появата на печат като елемент на документ, както и като подпис, датира от хиляди години. В древни времена използването на печат е било широко разпространено както в бизнес отношенията, така и в личната комуникация. Много често печатът заменя собственоръчния подпис на собственика му.
В съвременното деловодство използването на подпис и печат е ясно разграничено. Подписът може да се използва както за междуличностни, така и за бизнес контакти, т.е. това е универсално средство за удостоверяване на документ и придаване на правен статут. Печатът, като средство за удостоверяване на автентичността на подписа и потвърждаване на неговата юридическа сила, се използва само в официални документи на организацията.
Печатът се поставя върху оригиналите на организационни документи (харти, правилници, правила, инструкции), както и документи, удостоверяващи правата на длъжностните лица, факти за изразходване на средства и материални активии т.н. Печатът се използва и за заверка на копия от официални документи на организацията.
Печатът трябва да бъде поставен така, че отпечатъкът да обхваща част от думите на името на длъжностното лице, подписало документа, и началото на личния подпис. На документи от финансов характер печатът се поставя на специално определено място - символът „MP“.
Печатите се делят на официални печати и печати на юридически лица. Организацията може да използва и обикновени печати на отделни структурни звена (отдел ЧР, архив) или за отделни операции („за пакети“) и др.
Редът за изработване и съхранение на печати е регламентиран със закон Руска федерация. Мястото, където се съхранява печатът, и лицето, отговорно за неговото съхранение, се определят със заповед на ръководителя на организацията.
Така официалността и автентичността на документа се потвърждава от наличието и правилното изпълнение на подробностите: „име на организацията - автор на документа“, „дата на регистрация“, „регистрационен номер“, „място на публикуване“, “подпис”, “отпечатък от печат”.
В съответствие с правните норми, включително местните правни актове, които определят правомощията на длъжностните лица на организацията, за да придадат на документите правна сила, в допълнение към реквизита „подпис“ могат да се поставят печати за одобрение и одобрение.
Основният реквизит на документа за управление - „текст на документа“ - също трябва да отговаря на нормите на действащото законодателство.
- Примери за регистрация на отделни данни са дадени с помощта на GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията."
Правната сила на документа се осигурява от набор от реквизити, установени за всеки вид документ и изпълнение на формуляр, който отговаря на стандарта.
Трябва да се помни, че различни документисе състоят от различен набор от детайли и при изготвянето на един документ не е необходимо да се използват всички подробности, описани в GOST. Някои подробности са взаимно изключващи се, например подробностите „Справъчни данни за организацията“ са посочени само с букви, докато „Име на вида на документа“ не е написано на бланката. В процеса на подготовка и обработка на документи съставът на необходимите реквизити може да бъде допълнен с други реквизити, ако това се изисква от целта на документа и неговата обработка. Можете да въведете допълнителни данни в унифицираните формуляри за документи. Например, добавете подробностите „подпис на ръководителя на отдела по персонала“, „подпис на непосредствения ръководител“ към формата на заповеди за наемане и освобождаване на служители. Не се допуска обаче изтриване на отделни данни от унифицирани формуляри.
Състав на детайлитехарактеризирането на конкретен документ се определя от целите на създаването на документа, неговата цел, изискванията за съдържанието и формата на този документ и метода на документиране.
Основните документи, установяващи състава на детайлите и изискванията за тяхното изпълнение, са GOST R 6.30-2003, Правила за деловодството във федералните органи Изпълнителна властодобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477
Тези документи установяват следните подробности, които се използват при подготовката и изпълнението на организационни и административни документи - укази, заповеди, инструкции, писма, протоколи, актове и други документи, включени в OK 011-93 (OKUD):
Код на формата на документаи се поставят съгласно Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD). OKUD е неразделна част от Единната система за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация и обхваща единни документационни системи и форми на документи, одобрени за използване в националната икономика.
Емблема или търговска марка на организация(знак за обслужване) се поставят върху бланката на организацията в съответствие с Хартата (правилата на организацията).
Код на организацията(OKPO) се поставят съгласно Общоруския класификатор на предприятията и организациите.
ОГРН- основният държавен регистрационен номер на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.
INN/KPP- въведен е идентификационният номер на данъкоплатеца/кодът на основание за регистрация съгласно документите, издадени от данъчните власти.
Име на компания, който е автор на документа, трябва да съответства на името, залегнало в учредителните му документи. Над името на организацията посочете съкратеното наименование, а при липса на него, пълното име на организацията майка (ако има такава). Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е заложено в учредителните документи на организацията. Съкратеното наименование (в скоби) се поставя под или зад пълното име. Имената на организациите на съставните образувания на Руската федерация, които освен държавния език на Руската федерация (руски) имат и държавния език на съставните образувания на Руската федерация, се отпечатват на два езика.
Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е авторът на документа, и се намира под името на организацията.
Основната информация за организацията включвавключва: пощенски адрес; телефонен номер и друга информация по преценка на организацията (номера на факс, телекс, банкови сметки, имейл адрес).
Името на вида документ, съставен или публикуван от организацията, трябва да се определя от устава (правилника на организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000). Например „Правилник за вътрешния трудов ред“, „ описание на работата».
Датата на документа едатата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземане на решение), за акта - датата на събитието.
Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една и съща (една) дата.
Позволен два начина за форматиране на дата на документ: цифров или вербално-цифров.
При цифровия метод датата на документа се записва с арабски цифри в последователността:
ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри.
Например датата 5 февруари 2011 г. трябва да бъде форматирана като следния запис: 02/05/2011.
Възможно е форматиране на датата в последователност: година, месец, ден от месеца, например 2011.02.05.
Този метод за форматиране на дати се използва широко в архивите - датите на рафтове, папки и други документи се записват в „обратен“ ред.
При вербално-цифровия метод датата трябва да бъде във формат: 05 февруари 2011 г.
Регистрационният номер на документа се състоиот поредния му номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делото съгласно номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители.
Регистрационният номер на документ, публикуван съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който са посочени авторите в документа.
Регистрационният номер на документа се определя въз основа на вписването, направено в съответния регистрационен формуляр.
Разграничават се следните видове регистрационни форми:
Регистрационно-контролни карти (РКК);
Регистрационни дневници (книги);
Екранни форми (при използване на компютърни технологии).
Формулярите на някои списания и книги са одобрени от официални органи. Например, формата на книгата за записване на движението на трудовите книжки и вложките към тях е одобрена с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки .”
Но повечето форми разработени по ваша преценкаработодател. Формулярите на документи могат да бъдат намерени в горните документи.
Нерегистриран документ няма правна сила!!!
Линк към регистрационен номер и датадокументът включва регистрационния номер и датата на документа, на който трябва да се отговори. Този детайл е необходим за писма.
Място на компилацияили издание на документ е посочено, ако е трудно да се определи с помощта на подробностите „Име на организацията“ и „Референтни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление, могат да се използват само общоприети съкращения.
Адресатмогат да бъдат организации, техните структурни подразделения, длъжностни лица или физически лица. При адресиране на документ до длъжностно лице инициалите се посочват пред фамилията.
Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж. Длъжността на лицето, до което е адресиран документът, се посочва в дателен падеж.
Например:
до главен изпълнителен директор
АД "Парус"
В.А. Лаптев
или
Маяк LLC
Счетоводство
главен икономист
В.М. Кочетова
Документът не трябва да съдържа повече от четирима адресати. Думата „Копие” не се посочва пред втория, третия, четвъртия адресат. При Повече ▼получателите съставляват списъка за разпространение на документа.
Данните за „Адресат“ може да включват пощенски адрес. Елементите на пощенския адрес са посочени в последователността, установена от правилата за предоставяне на пощенски услуги.
Когато адресирате документ до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес; също така е възможно да центрирате всеки ред от атрибута „Адрес“ спрямо най-дългия ред.
Например:
Държавна агенция
Всеруски научни изследвания
Институт по документознание и архивно дело
Профсоюзная, 82, Москва, 117393
При адресиране на документ на физическо лицепосочете фамилията, собственото име, бащиното име, след това пощенския адрес на получателя,
Например:
Абрамов Олег Павлович
ул. Садовая, 5, ап. 12,
Липки, Тулска област, 301264
Когато адресирате документ едновременно до организация и физическо лице („в копие“), адресът трябва да бъде форматиран според примера:
Управление на вътрешните работи на Московски район
Санкт Петербург
Началник на отдел
С. М. Титов
Свиридов Петър Алексеевич
ул. Портовая, 82, ап.17
Ломоносов
Ленинградска област, 196754 г
Печат за одобрение на документа– реквизит на официален документ, който придава нормативен или правен характер на неговото съдържание. Одобрението на документ е специален начин за въвеждане на документ в сила, разрешаващ разпространението му на определен кръг организации, длъжностни лица и граждани.
Документът може да бъде одобрен по два начина:
длъжностно лице(и);
специално публикуван документ.
И двата метода на одобрение имат еднаква правна сила.
Печатът за одобрение на документа се намира в горния десен ъгъл на документа.
При одобряване на документ от длъжностно лице печатът за одобрение трябва да се състои от думата ОДОБРЕНО (без кавички), наименованието на длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобряване.
Например
ОДОБРИХ
изпълнителен директор
АД "Алени платна"
Личен подпис I.S. Сергеев
12.01.2011
Допуска се центриране на елементи в атрибута „Печат за одобрение“ на документа спрямо най-дългия ред.
Например
ОДОБРИХ
изпълнителен директор
АО "Фабрика за порцелан Ломоносов"
Личен подпис I.S. Сергеев
12.01.2011
Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.
При одобряване на документ с резолюция, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО или ОДОБРЕНО), името на одобрителния документ в инструментален падеж, неговата дата и номер.
Например
ОДОБРЕНО
По решение на общото събрание
акционери от 15 септември 2010 г. № 14
или
ОДОБРЕНО
Със заповед на председателя
банков борд
от 01.02.2011 г. № 12
Печатът за одобрение не присъства на всеки документ.
Приблизителен списък на документите, подлежащи на одобрение.
Актове (проверки и ревизии; приемане на завършено строителство на обекти, оборудване; отписване; разглеждане, предаване на дела; ликвидация на организации, институции, предприятия и др.).
Споразумения (за извършване на работа, материални и технически доставки, отдаване под наем на помещения; за доставки, договори, научно и техническо сътрудничество, финансова отговорности т.н.).
Задачи (за проектиране на съоръжения, технически конструкции, капитално строителство; за извършване на изследователска, проектантска и технологична работа; технически и др.)
Инструкции (правила) - (официални; за работа в офиса; предпазни мерки; правила за вътрешния трудов ред и др.)
Стандарти (разход на суровини, материали, електроенергия; технологичен дизайн; брой служители и др.)
Доклади (за производствени дейности, командировки, изследователска работа и др.)
Списъци (на длъжности на служители с ненормиран работен ден; предприятия, които подлежат на определени обезщетения; стандартни документални материали, генерирани в дейността на министерства, ведомства и други организации, посочващи срокове за съхранение на материали и др.)
Планове (производство; строително-монтажни, проектантски и проучвателни, изследователска работа, въвеждане на нови технологии; кооперативни доставки на продукти; разпределение на продуктите съгласно установената номенклатура; приходи от жилищни и комунални услуги, основен ремонт; работа на борда, научна и технически съвет, научен съвет и др.)
Правила (за организацията; структурно звено; бонуси, усъвършенствано обучение и др.)
Програми (работа и събития; обучение и др.)
Цени за работа.
Разчети (разходи за поддръжка на апарата за управление, сгради, помещения, конструкции; използване на средства на предприятието; подготовка и разработване на производство на нови продукти; капитално строителство и др.)
Държавни, индустриални стандарти, технически спецификации.
Структура и персонал.
Тарифни ставки.
Харти на организацията.
Формуляри на унифицирани документи.
Щатни графикии промени в тях.
Резолюция.
Резолюцията съдържа указания относно решаването (изготвянето на решение) на поставения в документа въпрос.
В резолюцията, написана върху документа от съответното длъжностно лице, се вписват имената и инициалите на изпълнителите, съдържанието на заповедта (ако е необходимо), срокът за изпълнение, подпис и дата.
Например:
Зайцева А.В.
Никитин P.S.
Моля, подгответе проект
Споразумения с Хермес
до 21.01.2011г
Личен подпис
дата
Разрешава се изготвянето на решението на отделен лист.
Заглавие към текствключва резюмедокумент. Заглавието трябва да съответства на името на типа документ. Заглавието може да отговори на въпросите:
за какво (за кого), какво (кого)?
Например: заповед за създаване на атестационна комисия; длъжностна характеристика на главния проектант.
Текстът на документите, съставени на формат А5, може да не включва заглавие.
Контролен знакизпълнението на документ се обозначава с буквата „К“, думата или печата „Контрол“.
Текстът на документа се съставя на държавния език на Руската федерация или на държавните езици на съставните образувания на Руската федерация в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация.
Текстовете на документите се изготвят под формата на въпросник, таблица, съгласуван текст или комбинация от тези структури.
Когато съставяте текст под формата на въпросник, имената на характеристиките на характеризирания обект трябва да бъдат изразени със съществително име в именителен падеж или фраза с глагол от второ лице множествено число от сегашно или минало време („имам“ , „притежават“ или „бяха“, „бяха“ и т.н.). Характеристиките, изразени устно, трябва да съответстват на имената на характеристиките.
Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително име в именителен падеж. Подзаглавията на колони и редове трябва да съответстват на заглавията.
Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и само номерата на тези колони трябва да бъдат отпечатани на следващите страници.
Свързан текст, като правило, се състои от две части.
Първата част посочва причините, основанията, целите за съставяне на документа,
във втория (окончателен) - решения, заключения, искания, предложения, препоръки.
Текстът може да съдържа само крайната част (например заповеди - административна част без изявление; писма, изявления - искане без обяснение).
Текстът на документ, изготвен въз основа на документи на други организации или публикувани по-рано документи, посочва техните подробности:
Заглавие на документа;
име на организацията - автор на документа;
дата на документа;
регистрационен номер на документа;
заглавие към текста.
Ако текстът съдържа няколко решения, заключения и т.н., тогава той може да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи, които са номерирани с арабски цифри.
В документи (заповед, инструкция)организации, работещи на принципа на единство на командването, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът се представя в първо лице единствено число („Поръчвам“, „Предлагам“, „Искам“).
В документи колегиални органиТекстът е представен в трето лице единствено число („решава“, „решава“).
В общи документи текстът се представя в първо лице множествено число („нареждаме“, „решавахме“).
Текстът на протокола се представя в трето лице, множествено число („изслуша”, „говори”, „реши”, „постанови”).
В документи, установяващи правата и задълженията на организациите, техните структурни подразделения (правилници, инструкции), както и съдържащи описание, оценка на факти или заключения (акт, удостоверение), формата на представяне на текста в трето лице единствено число или използва се множествено число („катедрата изпълнява функции“, „сдружението включва“, „създадената комисия“).
В писмата се използват следните форми на представяне:
- първо лице множествено число („моля, изпратете“, „изпращаме за разглеждане“);
- първо лице единствено число („считам за необходимо“, „моля, подчертайте“);
- от трето лице единствено число („министерството не възразява”).
Маркиране на присъствието на приложението, посочен в текста на документа, е форматиран по следния начин:
Приложение: за 5л. в 2 екземпляра.
Ако писмото има приложение, което не е посочено в текста, тогава посочете името му, броя на листовете и броя на копията; ако има няколко приложения, те се номерират ,
Например:
Приложения.
1. Правилник на Областния кредитен отдел за 5 страници. в 1 екземпляр
2. Правилник за изготвяне и изпълнение на документите на Областния кредитен отдел за 7 страници. в 2 екземпляра.
Знакът се поставя от абзаца от лявото поле на документа на три интервала.
Ако приложенията са подвързани, броят на листата не се посочва.
Всеки служител по персонала в процеса на работа трябва да съставя много еднотипни документи, като тези документи трябва да бъдат съставени правилно и еднакво. Разбира се, законодателството определя основната процедура за попълване на унифицирани формуляри, трудови книжки, съдържание трудов договор. Но за да организирате работата с документи във вашата компания, препоръчително е да разработите Инструкции за управление на досиетата на персонала и график на документооборота.
Информационният носител е документ. Всеки управленски документ е носител на информация и се използва за събиране, анализиране, разработване и вземане на управленски решения и съобщаването им на преките изпълнители, заинтересовани организации или граждани. Основното изискване към управленските документи е формалност, надеждност и обективност. Това изискване се изпълнява, когато документът е надарен с юридическа сила, т.е. условието, при което информацията в документа може да се използва в областта на управлението, без да се съмнява в неговата надеждност за извършване на каквито и да е действия. Понастоящем безспорността и обвързващият характер на документа се определя и от понятието „юридическа сила на документа“.
За управленската дейност правната сила на документите е изключително важна, тъй като те служат като начин за доказване на съдържащата се в тях информация и представляват една от формите на изразяване на правото. Правната сила на документа се разбира като безспорност и авторитет, основан на законодателството. Юридическата сила на документа предполага неговата задължителност за тези, до които е адресиран, или за кръга от участници в управлението (държавни органи, техните структурни подразделения, обществени организации, длъжностни лица, държавни служители и граждани), които се ръководят от този документ и база върху техните дейности или да се въздържат от тях.
Някои документи, например правни актове на федералните органи на представителната и изпълнителната власт, съдебни, прокурорски, нотариални и арбитражни актове, договорна документация, първоначално имат правна функция, установяват, консолидират и променят правни норми и правоотношения или прекратяват тяхното действие. Други документи са надарени с правна функция, ако се използват като доказателство в съда, следствените и прокуратурата, нотариусите, арбитража и др. В управленската дейност юридическата сила на документа осигурява неговата официалност за служителите, като дадена система за управление, както и всички други структури, с които е взаимосвързан.
Правна сила на документа- това е собственост, предоставена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за регистрация.
От това определение следва, че управителният орган или длъжностното лице, което издава документа, е длъжно:
Да спазва действащото законодателство при изготвянето му;
Публикувайте документи само в границите на вашата компетентност;
Спазвайте националните правила за изготвяне и оформяне на документи, действащи към определен момент.
По този начин правната сила на документа се определя както от съдържанието, така и от формата на документа. За определени видове документи настоящите правила за регистрация са разработили изисквания за подробности, които удостоверяват тяхната правна сила.
Да се даде документът законен необходими са сили. реквизити:
Наименование на вида документ;
Дата на документа;
Рег. номер на документ;
Подпис;
Печат за одобрение;
Печат за одобрение;
Законодателни актове, определящи процедурата за удостоверяване на електронни документи .
И така, на електронен документ се придава правна сила от:
Необходими детайли;
Потвърждаване на правомощията на създателя;
Съставът на задължителните реквизити се определя от следните разпоредби:
Федерални закони:
Федерален закон „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“. Той не само дефинира най-важните понятия в областта на информацията, но също така дефинира целите за защита на информацията, както и заплахите за информацията. Този закон определя документа като задължително условие за включване на информация в информацията. ресурси. В съответствие със закона легален. силата на документ, съхраняван, обработван и предаван с помощта на автоматична машина. информация и телекомуникациите. системи, може да се потвърди електрически. подпис.
IN Закон на Руската федерация „За съобщенията"отразени са частично въпросите на електронното документиране и организацията на работа с електронни документи. Законът гласи, че развитието и осигуряването на стабилни и висококачествени комуникации е най-важното условие за развитието на обществото и дейността на държавата. Съгласно с Комуникационни средства заедно с компютърни технологии съставляват техническа базаосигуряване на процеса на събиране, обработка, натрупване и разпространение на информация.
Законът на Руската федерация „Засъстояние "секретно" въведе дефиницията на още 2 понятия, свързани с проблемите на тази тема: за методите и средствата за защита на секретната информация; за държавните програми и дейности в областта на защитата на държавната тайна.
Законът регулира дейността на организациите, които предоставят услуги за разпространение на интегрирани автоматизирани системи за управление на офиса (IASD), които включват подсистема за информационна сигурност. Лицензът за извършване на определената работа се издава въз основа на резултатите от специална проверка на организацията и държавата. сертифициране на своите ръководители, отговарящи за защитата на информацията, и организацията трябва да изпълнява редица изисквания.
Федерален закон „За архивното дело в Руската федерация“заявява, че ел. Документите могат да бъдат класифицирани като арх. фонд на Руската федерация. Но разпоредбите на чл. отделите само в най-общи линии се отнасят до въпросите на приемане за съхранение, осигуряване на безопасност, счетоводство и описание на електрониката. doc-v. Въпросите за създаване и използване на електронни документи се решават самостоятелно от някои други отдели.
Създаване на електрон. правителство всъщност е основната цел на Федералната целева програма „Електрон. Русия”, във връзка с което някои разпоредби на програмата са посветени на организацията на електронното управление на документи.
Резолюции федерални органиизпълнителна власт и GOSTs:
Goskomstat на Русия от 5 януари 2004 г. N 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“;
ГОСТ Р 6.30-2003"Единни системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за изпълнение на документи", в съответствие с които се съставят документи.
Важи за електронни документи ГОСТ 6.10.4-84 „Единни системи за документация.Придаване на правна сила на документи на компютърни носители и типографски произведения, създадени с компютърна техника. Основни разпоредби." Този стандарт установява изисквания за състава и съдържанието на подробностите, които придават правна сила на електронен документ, а също така установява процедурата за извършване на промени в тях.
За електронни съобщения - GOST R 53898-2010 „Системи за управление на електронни документи. Взаимодействие на системите за управление на документи. Изисквания за електронно съобщение.“ Стандартът определя формата, състава и съдържанието на електронно съобщение.
Електронният документ трябва да съдържа:
Регистрационен номер;
Дата на Регистрация;
Подпис (код) на лицето, отговорно за правилното изготвяне на документа или одобрило документа;
Име на организацията - създател на документа;
Местоположение на организацията, създала документа или пощенски адрес.
Възможно е да се използват допълнителни детайли, основното е, че необходимите могат да бъдат ясно идентифицирани.
Автентичност и Автентичност
Най-лесният начин да се гарантира автентичността на електронен документ е използването на електронен цифров подпис (ЕД). При преценка на доказателствената стойност на електронен документ съдът взема предвид преди всичко надеждността на методите за генериране, съхранение, предаване и идентифициране на автора. За това освен електронния подпис е важна доверена система за обработка на електронни документи (trusted storage).
