Юридическа сила- Това е собственост на официален документ, съобщен му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал и установената процедура за регистрация. Липсата на необходимите подробности или неправилният им дизайн може да доведе до факта, че документътняма да бъде правно обвързващ(например без подпис или дата). Ако няма заглавие на текста или белег за художника, това ще доведе само до определени трудности. vда работи с документа, но няма да засегне неговата правна стойност.
Задължителни реквизити,осигуряване на правната сила на документите,са:
името на организацията (длъжностно лице) - авторът на документа; име на типа документ; дата на документа; регистрационен номер; печат за одобрение на документа; текст; подпис; тюлен.
Подписе задължителен атрибут на всеки документ.Официално поставяне на подпис в документа поемаотговорност: за автентичността на документа; за всички възможни последствияизпълнение (въвеждане в сила) на документа.
Подпис вдясно предоставени на определени лица и може да бъдатфиксирано: в устава на предприятието; в наредбата за предприятието (за структурното звено); в инструкциите за работа в офиса; в длъжностната характеристика на служителя; в заповедта за разпределение на митата.
Документите на организацията се подписват от директора или неговите заместници. Документите на структурните подразделения се подписват от техните ръководители.
По редица въпроси други служители, например водещи специалисти на предприятието, могат да имат право да се подписват. Подписът се поставя върху първото копие на документа, ако е необходимо - върху други копия, например при сключване на споразумение.
Дата на документа- един от най -важните детайли на документа. Липсата на дата в документа го прави невалиден.
Тюлен- юридически значим имот исе използва за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най -важните (или финансови) документи.Печатът свидетелства: относно автентичността на документа;
относно принадлежността на документа към организацията, посочена на печата.Печатът е залепен по публикуваните документивключва:
всички правни последици, например създаване, реорганизация на предприятие;
материални последици, като прехвърляне материални ценности, удостоверяване правото на организация или физическо лице на нещо.
Одобрение на лешояд- някои документи придобиват юридическа сила едва от момента, в който са одобрени от ръководителя или висшия орган.
Печатът за одобрение е реквизит на официален документ, който придава нормативен или правен характер на съдържанието му.Следните подлежат на задължително одобрение: харти, наредби за предприятията (клонове); маси за персонал; актове за проверки, актове за приемане и предаване; длъжностни характеристики; разчети, бизнес планове, отчети ии т.н.
Регистрационен номере допълнителна гаранция за автентичността на документа. Той показва, че документът е преминал всички етапи на обработка, регистриран е и по този начин е официален документ на предприятието.
За да се даде правен ефект електронен документизползван отелектронен цифров подпис.
Електронен документ се признава за правно значим само ако положителен резултатпроверка на автентичността на електронния цифров подпис.
Електронен цифров подпис(EDS) - електронен документ, необходим за защита на този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографско преобразуване на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ идентифицирането на собственика на сертификата за ключ на подписа. за да се установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ.
ЕЦП в електронен документе еквивалентенръкописен подпис в хартиен документпри спазване на следните условия:
сертификатът за ключ за подпис, издаден от центъра за сертифициране, е валиден към момента на подписване на електронния документ; автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ е потвърдена;
се използва електронен цифров подпис в съответствие с неговата информация, посочена в сертификата за ключ за подпис. Благодарение на тази технологиясе получава електронен документ: правно обвързващ; потвърждаващ авторството на документа; потвърждава липсата на изкривяване на информацията в документа.
Да се копиехартиен документ имаше юридическата сила на оригинала,неятрябва да бъдете сигурни по установен ред.
За тази цел се поставят реквизити„копие на сертификационния знак“,койтосъдържа: сертификационен надпис „True“; длъжността на лицето, заверило копието; неговия подпис; дата на сертифициране;
печат (за най -важните или външни документи). Сертифицирането се извършва от самата компания или, ако е необходимо, от нотариус.
В съответствие с регулаторните правни актове или по споразумение на страните, хартиен документ с печат, когато се преобразува в електронен документ, може да бъде заверен с електронен цифров подпис на длъжностно лице.Бизнесът има право да сертифицира:
копия от документи, представени от гражданите при кандидатстване за работа, обучение;
копия от документи за решаване на социални проблеми на служителите.Копията са заверени в предприятието: ръководителят на организацията; длъжностно лице (началник отдел персонал).
Правната сила е собственост на официален документ, съобщена му от действащото законодателство, компетентността на издаващия орган и установената процедура за регистрация. Липсата на необходимите данни или неправилният им дизайн може да доведе до факта, че документът няма да има юридическа сила (например няма подпис или дата). Ако не съдържа заглавие на текста или бележка за художника, това ще доведе само до определени трудности при работата с документа, но няма да засегне неговото правно значение.
Задължителните изисквания, които гарантират юридическата сила на документите, са:
името на организацията (длъжностно лице) - авторът на документа;
име на типа документ; дата на документа;
регистрационен номер;
печат за одобрение на документа;
текст; подпис;
Подписът е задължителен атрибут на всеки документ. Длъжностно лице, поставящо подписа си върху документ, поема отговорност за: автентичността на документа; за всички възможни последици от изпълнението (влизане в сила) на документа. Правото на подпис се предоставя на определени лица и може да бъде записано: в устава на предприятието; в наредбата за предприятието (за структурното звено); в инструкциите за работа в офиса; в длъжностната характеристика на служителя; в заповедта за разпределение на митата. Документите на организацията се подписват от директора или неговите заместници. Документите на структурните подразделения се подписват от техните ръководители. По редица въпроси други служители, например водещи специалисти на предприятието, могат да имат право да се подписват. Подписът се поставя върху първото копие на документа, ако е необходимо - върху други копия, например при сключване на споразумение.
Датата на документа е една от най -важните детайли на документа. Липсата на дата в документа го прави невалиден.
Печатът е юридически значима собственост и се използва за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най -важните (или финансови) документи.
Печатът показва: автентичността на документа за принадлежността на документа към организацията, посочена на печата. Печатът се поставя върху документи, чието публикуване води до:
- - всякакви правни последици, например създаване, реорганизация на предприятие;
- - материални последици, например прехвърляне на материални ценности, удостоверяване правото на организация или физическо лице на нещо.
Печат за сертифициране - някои документи придобиват юридическа сила едва от момента, в който са одобрени от ръководителя или висшия орган. Печатът за одобрение е реквизит на официален документ, който придава нормативен или правен характер на съдържанието му. Задължителното одобрение подлежи на: харти, разпоредби за предприятията (клонове); маси за персонал; актове за проверки, актове за приемане и предаване; длъжностни характеристики; разчети, бизнес планове, отчети и др. NS.
Регистрационният номер е допълнителна гаранция за автентичността на документа. Той показва, че документът е преминал всички етапи на обработка, регистриран е и по този начин е официален документ на предприятието. За придаване на юридическа сила на електронен документ се използва електронен цифров подпис. Електронен документ се признава за юридически значим само с положителен резултат от проверката на автентичността на електронния цифров подпис.
Електронният цифров подпис (ЕЦП) е електронен документ, необходим за защита на този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографско преобразуване на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ идентифицирането на собственика на сертификата за ключ за подпис , както и да установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ. EDS в електронен документ е еквивалентен на ръкописен подпис в хартиен документ, при спазване на следните условия:
- - сертификатът за ключ за подпис, издаден от центъра за сертифициране, е валиден към момента на подписване на електронния документ; автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ е потвърдена;
- - се използва електронен цифров подпис в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис. Благодарение на тази технология се получава електронен документ: с юридическа сила; потвърждаващ авторството на документа; потвърждава липсата на изкривяване на информацията в документа. За да има копие на хартиен документ юридическата сила на оригинала, то трябва да бъде заверено в съответствие с установената процедура. За тази цел се поставя необходимия „знак за сертифициране на копие“, който съдържа: надпис за сертифициране „Вярно“; длъжността на лицето, заверило копието; неговия подпис; дата на сертифициране;
- - печат (за най -важните или външни документи). Сертифицирането се извършва от самата компания или, ако е необходимо, от нотариус.
В съответствие с регулаторните правни актове или по споразумение на страните, хартиен документ с печат, когато се преобразува в електронен документ, може да бъде заверен с електронен цифров подпис на длъжностно лице. Бизнесът има право да сертифицира:
- - копия от документи, представени от гражданите при наемане, обучение;
- - копия от документи за решаване на социални проблеми на служителите. В предприятието копията се заверяват от: ръководителя на организацията; длъжностно лице (началник отдел персонал).
В организациите, като част от производствения процес, служителите водят вътрешна кореспонденция помежду си. Те пишат изявления, информират се взаимно с помощта на известия за напредъка на свършената работа или как да се извърши. Често такива документи са от голямо значение и следователно трябва да бъдат правно обвързващи.
За да се даде на документа юридическа сила, трябва да се спазват следните правила:
работодателят, създавайки документ за вътрешна кореспонденция, трябва да се придържа към действащите законодателни норми;
служител може да публикува документ само в границите на своята компетентност;
работодателят е длъжен да спазва правилата за съставяне и обработка на документи, както и запознаване на служителите с него (ако е необходимо).
Подробности, които придават юридическа сила на документа
Задължителният състав на реквизитите, който придава на създадените документи юридическа сила:
1. Авторът на документа (наименованието на организацията, институцията, предприятието, посочващо ведомствената принадлежност или организационно -правната форма). Алтернатива би била да отпечатате документа на бланка. Някои документи допълнително посочват града, в който е публикуван този документ.
2. Името на документа (заповед, регламент и др.).
3. Дата на създаване на документа, неговото одобрение, влизане в сила.
4. Регистрационен индекс (номер) на този документ в съответствие със системата за регистрация, приета в дружеството.
6. Подпис на ръководителя на организацията или на упълномощено лице. Подписът на главата може да бъде поставен в няколко форми, по -специално:
6.1. Директен подпис (както при заповеди в единни форми - посочване на позицията, декриптиране на подписа и самия подпис).
6.2. Директен печат на одобрение, подписан от ръководителя (или упълномощено длъжностно лице) на организацията. Печатът за одобрение е прикрепен към горната част на документа от дясната страна.
6.3. Непряк печат на одобрение, опосредстван например чрез одобрение със заповед. Такъв печат се поставя, като правило, и върху горната заглавна част на документа от дясната страна (както в единния формуляр Т -3 - Таблица за персонала).
6.4. Под формата на резолюция на мениджър, например върху изявление на служител. Резолюцията задължително трябва да съдържа четири компонента: получателя на резолюцията, самото административно действие или инструкция, подписа на ръководителя и датата на резолюцията. Резолюцията се поставя, като правило, на ръка във всяко свободно пространство на документа, но обикновено в горната част на него.
7. Визи за одобрение за тези видове документи, които няма да имат пълна юридическа сила без такива визи. Например одобряване на виза с първичния синдикален орган, разглеждане на становището на представителния орган, одобрение на адвокат, с главен счетоводител и др. Документите, изискващи одобрение, се определят от изискванията на действащото законодателство, унифицирани формуляри и вътрешни местни разпоредби на самата организация, по -специално инструкции за работа в офиса или разпоредби за отдели и т.н. (ако има такива). Визата за одобрение може да бъде в следните форми:
7.1. Посочване на документа, който потвърждава одобрението (унифициран формуляр Т-7). Одобряващата шийка обикновено е прикрепена към долната оформяща част от лявата страна.
7.2. Посочване на формулировката, потвърждаваща одобрението, позицията на лицето или лицата, с които е направено одобрението, подписът / подписите, тяхното декодиране и датата на одобрението. Визата за одобрение се поставя, като правило, в долната част на документа или във всяко свободно пространство.
8. Визите за запознанство трябва да са съгласно всички заповеди за персонал и други документи, които по своята същност трябва да бъдат съобщени на определен кръг от служители. Това изискване включва и ръкописна дата на запознаване от служителите под подписания документ. Виза за запознанство се поставя в долната част на документа в центъра или от лявата страна.
Унифицираните формуляри, разработени от Госкомстат, са изградени, като се отчита придаването на юридическа сила на документите и съдържат всички посочени данни (въпреки че има изключения, например личната карта на служителя - единният формуляр Т -2 не съдържа регистрация номер, тъй като тези документи не се съхраняват в хронология, а по азбучен ред).
Пример за всички посочени подробности в единна форма е даден по -долу, като се използва примерът на унифицирана форма T -6 - заповед за отпуск.
Легализация на документи за вътрешна кореспонденция
Вътрешната кореспонденция в организацията решава следните задачи:
1. Изразява и документира писмено становището, искането, предложението на една от страните, работодателя или служителя, или има характер на информиране на другата страна.
2. Е неразделна връзка в процедурата за прекратяване на трудов договор, преместване на служители, издаване на отпуск и други процедури за персонал.
3. Служи като необходимото документално доказателство при разглеждане на трудов спор.
За да може вътрешната кореспонденция да изпълни всички горепосочени задачи, трябва да бъдат изпълнени следните условия:
1. Документът трябва да бъде правилно съставен, с всички необходими за него реквизити.
2. Документът трябва да има регистрационен номер за дневника на входящата и изходящата документация.
3. На този документ трябва да се даде официален отговор от страната получател. Например под формата на резолюция.
4. Документът трябва да се съхранява, като се вземат предвид установените архивни изисквания.
Най -често служителят води вътрешна кореспонденция, използвайки изявления, услуги и меморандуми, а работодателят - под формата на известия. Вътрешните документи за кореспонденция се съставят не само ако е необходимо да се обменят официални съобщения между служители, но и между началници на отдели и работници, ръководители на някои отдели и други и т.н.
В момента по -голямата част от тази кореспонденция се осъществява в в електронен формат, чрез съобщения чрез имейл ... С такива съобщения е изключително трудно да се докаже, че този електронен документ е създаден от този конкретен служител (дори при задаване на пароли ще е необходимо да се докаже, че никой освен този служител не е знаел паролата за достъп до конкретна електронна поща) . Ето защо, в случай на конфликт или възможен конфликт, се препоръчва да се съставят документи на хартиен носител, удостоверяващи с вашия подпис, и да се регистрирате чрез длъжностно лице във фирмата, отговорна за регистрирането на документа.
Възможно е да се даде правен ефект на такава кореспонденция, ако служителят разпечата имейлите и длъжностното лице ги регистрира. В допълнение, вътрешните документи на компанията (вътрешни местни разпоредби) трябва да установят като работещ механизъм за комуникация точно този начин на обмен на информация, както и честотата на проверка на съобщенията.
Нека разгледаме общите принципи на придаване на юридическа сила на документи за вътрешна кореспонденция - изявления и уведомления. Тези документи често са основното доказателство в трудовите спорове, поради което компетентната работа с тях е изключително важна за защита на интересите на работодателя.
Характеристики на регистрация и легализация на приложения
В интерес на работодателя личните изявления на служителите се попълват на ръка. Обикновено организациите използват шаблони, в които най -малко подписът на служителя и датата на подписване на заявлението трябва да се попълват на ръка. Често такава регистрация на заявления се тълкува в съдебен процес като факт на натиск върху служителя.
По принцип приложението може да бъде създадено по автоматизиран начин, но въпреки това след това се отпечатва и подписва от лицето, което съставя това приложение.
Желателно е заявлението, като вземе предвид гореописаната процедура за придаване на юридическа сила на документите, да съдържа следните подробности:
1. Името на документа е „Приложение“.
2. Адресат - на когото се изпраща заявлението, като се посочва позицията в определена организация, пълно име. официален.
3. Съставител - от кого е изпратен, като се посочва позицията и пълното име. служител.
4. Текстът на изявлението.
5. Подпис на заявителя.
6. Дата на изготвяне на заявлението.
7. Подписи на споразумението (най -често с ръководителя на структурното звено - ако е необходимо). Този атрибут не е задължителен. Следователно неговото присъствие се определя от принципите на работа с такива документи в определена организация.
8. Регистрационен номер на заявлението. На документ се присвоява номер според дневника на входящата документация (или друг дневник, в зависимост от изграждането на системата за регистрация в определена организация), посочващ номера, датата на приемане на документа и подписа на отговорното лице (например секретар). Лицето, отговорно за получаването на тези документи, записва номера.
9. Решение на лицето, до което е адресирано заявлението или което е упълномощено да разреши конкретен въпрос. Резолюцията трябва да съдържа ръкописен подпис, дата и административно решение по заявлението с посочване на конкретно длъжностно лице (неговото име или просто отдел), на което е изпратена тази заповед и (ако е необходимо) датата, до която заповедта, посочена в резолюцията трябва да бъде изпълнена.
10. След като персоналните процедури са извършени въз основа на това изявление, върху него могат да се правят бележки за изпълнението на заповедта на мениджъра (виж пример 8). Обикновено те се поставят в долната част на документа вляво или във всяко свободно пространство.
11. Може да има маркировки на номера на делото, до което е изпратено това заявление.
Ето пример за приложение с всички необходими подробности в него.
Характеристики на дизайна и легализацията на известията
Работодателят пише известия, за да информира служителя за нещо. Например, за да го предупреди за предложеното съкращаване на персонала (член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация), за предстоящия следващ годишен отпуск, според графика на отпуска на компанията (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация) Федерация), за предстоящата промяна в условията на трудовия договор (член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация), за факта, че срочният трудов договор със служител е намален (член 79 от Кодекса на труда на Руската федерация) и др.
Официалните известия за спазване на процедурата, предвидена в трудовото законодателство, трябва да се издават само на хартиен носител, тъй като тези документи ще потвърдят спазването на установената процедура, а служителят потвърждава факта на получаване на това уведомление, като правило, върху самия документ .
По -долу са извадки от Кодекса на труда, потвърждаващи изискването за писмена форма на уведомяване в някои случаи за спазване на изискванията на трудовото законодателство.
Фрагмент от документа
|
Кодекс на труда на Руската федерация Член 74. Промяна на условията на трудовия договор, определени от страните по причини, свързани с промени в организационните или технологичните условия на труд (...) Работодателят е длъжен да уведоми служителя за предстоящите промени в условията на трудовия договор, посочени от страните, както и за причините, които са причинили необходимостта от такива промени. писане не по -късно от два месеца, освен ако в този кодекс не е предвидено друго. Ако служителят не е съгласен да работи при новите условия, тогава работодателят е длъжен да го направи писане предложете му друга работа, достъпна за работодателя (както вакантна позиция, така и работа, отговаряща на квалификацията на служителя, и свободна по-ниска длъжност или по-нископлатена работа), която служителят може да изпълнява, като се вземе предвид здравословното му състояние. Член 79. Прекратяване на срочен трудов договор Срочният трудов договор се прекратява с изтичането на срока му на валидност. Служителят трябва да бъде уведомен писмено за прекратяването на трудов договор поради изтичане на срока му на валидност най-малко три календарни дни преди уволнението, с изключение на случаите, когато срокът на срочния трудов договор, сключен към момента на изпълнението на задълженията на отсъстващия служител изтича. Член 123. Приоритет на предоставянето на годишни платени отпуски Редът на предоставяне на платени отпуски се определя ежегодно в съответствие с графика за отпуска (...). Служителят трябва да бъде уведомен за началния час на ваканцията. под боядисване не по -късно от две седмици преди началото му. Член 180. Гаранции и обезщетения на служителите в случай на ликвидация на организация, намаляване на броя или персонала на служителите на организацията (...) Служителите са лично предупредени от работодателя за предстоящото уволнение във връзка с ликвидацията на организацията, намаляване на броя или персонала на служителите на организацията. под боядисване най -малко два месеца преди уволнението. |
Известието има същите подробности, които трябва да има във всеки документ за персонала.
Вътрешна система за регистрация на документи за кореспонденция
Работодателят ще бъде по-лесно да се защити в случай на трудов конфликт (включително съдебен), ако организацията има добре изградена система за регистрация на документи. Изисква се система за регистрация на фирма за:
отчитане наличието на документи и проследяване на движението им;
даване на правно действие на фирмените документи;
оптимална организация на вътрешния документооборот в предприятието;
защита на интересите на работодателя в случай на правен конфликт. В този случай системата за регистрация на списанието ще потвърди създаването на документ на определена дата.
Броят на списанията (счетоводни книги), които трябва да се водят, зависи пряко от характеристиките на дейността на организацията. За да могат счетоводните списания (книги) да изпълняват не само функцията за регистриране на документи, но и в случай на конфликт, могат да послужат като доказателство, че документът действително е създаден за определен период от време и не може да бъде въведен по -късно, Препоръчва се да се спазват следните правила за дизайна на тези списания.
Дневниците трябва:
имам твърда корица(за спазване на срока на годност);
имат свързване с лепило (за да се докаже невъзможността или трудността при премахване на лист или добавяне на лист към съществуващо списание);
имат номерирани страници от началото до края;
да бъде зашит;
да бъдат заверени с печата на юридическото лице и подписа на ръководителя на организацията (с изключение на първите две счетоводни книги за трудовите книжки, които трябва да бъдат заверени с восъчен печат или печат (клауза 41 от постановлението) на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“).
Вътрешният изглед на списанията, в които е възможно да се регистрират документи за вътрешна кореспонденция, се разработва от самите организации, тъй като няма унифицирани форми на списания. По -долу е приблизителната им форма.
Копия и дубликати
Често документите за вътрешна кореспонденция се предават на длъжностни лица под формата на копия или дубликати, особено ако оригиналът на документа е изпратен на по -висше длъжностно лице или е вкаран в преписката по делото, но трябва да се предприемат допълнителни действия в съответствие с Документът.
копие документът може да бъде факсимилен или безплатен. Факсимилно копиенапълно възпроизвежда съдържанието на документа и всички негови външни характеристики - данните, съдържащи се в оригинала (включително подписа и печата) или част от тях, особено тяхното местоположение. Безплатно копиесъздаден на пишещи машини, съдържа всички подробности за документа, но не е задължително да повтаря неговата форма.
Служителят, отговарящ за документите, заверява копията. Заверяването на копията се извършва чрез поставяне на думата „Вярно“ или „Копие е вярно“ и посочване на подписа, неговото декодиране и датата на отговорното лице. По правило записът за сертифициране се поставя в долната част на документа във всяко свободно пространство.
Ако документът е представен на други организации, върху копия от документи (извлечения от тях) не забравяйте да поставите печат .
Дубликат - дубликат от официалния документ с юридическа сила на оригинала.
* * *
Така че документите за вътрешна кореспонденция не трябва да се подценяват - често признаването на законността на проведената процедура зависи от правилното им проектиране и обработка. Но именно с тези документи работодателите най -често не знаят как да се справят. Такива документи не се регистрират, не се осчетоводяват, не се одобряват, което се отразява негативно не само на юридическата сила на документа, но и на управленските процедури, извършвани във фирмата. Често поради това работодателят не може да докаже вината на конкретен служител и не може да приложи законни методи за прилагане на дисциплинарни санкции или прекратяване на трудов договор със служител. Много компании започват да изграждат система за работа с документи вече на собствени грешки, но е по -добре да се предотвратят негативните последици, отколкото да се справят с техния резултат.
1 Ръкописна дата
2 Ръкописна дата
1?. Понятието „юридическа сила на документ“, неговата консолидация в държавния стандарт.
ГОСТ 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения "... Юридическата сила на документ е собственост на официален документ, съобщена му от действащото законодателство, компетентността на издаващия орган и установената процедура за регистрация.
2 ?. Информация за формата на документа. Съдържанието на документа, обвързването му. Съставът на удостоверяването на документи: одобрение, подпис, отпечатък от печат.
За да бъде документът правно обвързващ, той трябва да бъде:
Правилно проектиран;
Да не противоречи на съдържанието на действащото законодателство;
Публикувано от допустима организация.
Липсата на необходимите данни или неправилният им дизайн може да доведе до факта, че документът няма да има юридическа сила (например няма подпис или дата). Ако не съдържа заглавие на текста или бележка за художника, това ще доведе само до определени трудности при работата с документа, но няма да засегне неговото правно значение.
Правната сила на документа се осигурява от набор от реквизити, установени за всеки вид документи - задължителни елементи за формализиране на официален документ. Основният документ, който установява състава на детайлите и изискванията за тяхното проектиране е ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документи".Задължителните изисквания, които гарантират юридическата сила на документите, са:
Името на организацията (длъжностно лице) - авторът на документа;
Име на вида на документа;
Дата на документа;
Регистрационен номер;
Печат за одобрение на документ;
Подпис;
Според някои източници също: виза за одобрение, маркировка за сертифициране на копие, референтни данни за организацията.
Подписе задължителен атрибут на всеки документ; длъжностно лице, поставящо подпис в документ, поема отговорност за автентичността на документа и за всички възможни последици от изпълнението на документа.
Дата на документа- един от най -важните детайли на документа. Липсата на дата в документа го прави невалиден.
Тюлен- правно значим реквизит, използван за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най -важните (или финансови) документи.
Одобрение на лешояд- някои документи придобиват юридическа сила едва от момента, в който са одобрени от ръководителя или висшия орган.
Регистрационен номере допълнителна гаранция за автентичността на документа. Той показва, че документът е преминал всички етапи на обработка, регистриран е и по този начин е официален документ на предприятието.
Законодателна и регулаторна рамка за управление на архивите на персонала
Структурата на законодателната и регулаторна рамка за администриране на човешките ресурси:
1. Закони Руска федерация.
2. Укази на президента на Руската федерация, постановления на правителството на Руската федерация; Методологически документи на организации, местни власти Изпълнителна властотносно управлението на кадровите записи.
3. Нормативни актове на Държавния стандарт на Руската федерация, министерства, ведомства, федерални изпълнителни органи.
Трудово и пенсионно законодателство за задължителната документация за работа с персонал.
· Кодекс на труда на Руската федерация. Това е основният закон, който трябва да се спазва в работата му от специалист по персонала на всяка организация. Нормите на Кодекса на труда уреждат процедурата за наемане и уволнение на служители, организиране на тяхното работно време и почивка, условия на заплащане заплати, предоставяйки на служителите различни придобивки и компенсации.
· Квалификационен наръчник за длъжности на мениджъри, специалисти и други служители (Одобрено с постановление на Министерството на труда на Русия от 21.08.1998 г. № 37 (изменено на 20.04.2001 г.): едно от задълженията на ръководителя на отдела по персонала е да осигури подготовката на документи за пенсионно осигуряване, както и предаването им в органа за социално осигуряване. Правила за кандидатстване за пенсия, отпускане на пенсия и преизчисляване на размера на пенсията, прехвърляне от една пенсия в друга в съответствие с Федералните закони "За трудовите пенсии в Руската федерация" (от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ) и закон "За държавните пенсии в Руската федерация"(от 15.12.2001 г. № 166-ФЗ) (одобрен с постановление на Министерството на труда на Русия и Пенсионния фонд на Руската федерация от 27.02.2002 г. № 17 / 19pb; регистриран в Министерството на правосъдието на Русия на 31.05 .2002 (регистрационен номер 3491); публикуван в " Руски вестник"От 05.06.2002 г.).
Подаване на документация за персонала при изпълнение на надзорни и контролни дейности от органите на Федералната инспекция по труда, други федерални и публични органи за надзор и контрол; от прокуратурата.
В съответствие с разпоредбите Кодекс на труда на Руската федерация, държавната инспекция по труда е оправомощена да наблюдава и наблюдава спазването на работодателите от трудовото законодателство. Държавните инспектори по труда имат широки права при упражняване на надзор и контрол, имат право да посещават организации от всички организационни и правни форми и форми на собственост, както и работодатели - физически лица, да искат от работодателите и техните представители документи, обяснения, информация необходими за изпълнение на надзорни и контролни функции.
· Федерален закон на Руската федерация от 27 юли 2006 г. № 149-ФЗ "За информация, информационни технологии и защита на информацията". Въз основа на този закон цялата работа на кадровия отдел е изградена с личните данни на служителите. Например въпросът как ще се обработва и съхранява информацията, получена от служителя, когато той започне да работи.
· Закон на РФ от 29 юли 2004 г. № 98-ФЗ „За търговските тайни“. Той установява списък с информация, която може да представлява търговска тайна на дадена организация, списък на служители, които имат достъп до нея, процедура за запознаване с класифицирани данни, както и отговорност за разпространението на поверителна информация.
· Закон на Руската федерация от 17 юли 1999 г. № 181-ФЗ „За основите на защитата на труда в Руската федерация“. Разпоредбите на този документ позволяват компетентно изграждане на система за защита на труда в една организация. Ако бъде установено нарушение на правилата за охрана на труда и мерките за безопасност, инспекторът по труда носи виновните длъжностни лица до административна отговорност.
· Закон на Руската федерация от 8 август 2001 г. № 134-ФЗ "За защита на правата на юридически лица и индивидуални предприемачи по време на държавен контрол (надзор)". Законът дава представа за правата и задълженията на работодателя при извършване на различни проверки в организацията. Например законът се позовава на документите, които работодателят има право да изисква от инспектора, когато се появи в организацията, правото на представителя на компанията да присъства лично по време на проверката и как организацията може да обжалва незадоволителните резултати на проверката.
