Отчетна карта за присъствие на работа. Пример за попълване на график за време

Счетоводният лист се определя с Резолюция на Държавния комитет по статистика № 1 от 01.05.2004 г. (счетоводният лист е задължителен за попълване, но законът не предвижда строги ограничения за формата на документа). Създава се специализиран формуляр, който се попълва от службите по персонала или счетоводството. Този документ е необходим, за да се контролира ясно и да се вземе предвид времето, отработено от служителите. За счетоводителите този формуляр става основа за наблюдение на законосъобразността на всички видове начисления. За служителите на отдел „Човешки ресурси“ този график им позволява да проследяват присъствието на служителите на възложените работни места според предварително установен график, което включва делнични и почивни дни. Графикът на работното време също помага за налагане на санкции, ако един или друг служител системно нарушава този график.

Графикът ви позволява да контролирате закъснението, присъствието и отсъствието на служители, тоест това е основата за наблюдение на спазването на работния график. С помощта на графика е възможно да се получи официална информация по въпроса за отработеното време за всеки служител. Съответно този документ е от немалко значение за специалното статистическо отчитане и формирането на възнаграждението.

Всъщност графикът е добре разработена форма на документ, който е представен под формата на таблица. Таблицата съдържа информация за служителя, както и всички данни, свързани с неговото работно време, присъствие и отсъствие, посочени са причините за неявяване, а след това общият брой на тези дни, както и часовете, които са отработени от служител през ясно определен период от време, се показва. При попълване на документа се използват кодове за посочване на причините за отсъствието на конкретни служители от работа. Законодателят определя възможността за разработване на собствена форма на този документ, въз основа на която да се записва отработеното време.

Формулярът на отчетната карта T-13 не е задължителен, тъй като през 2013 г. бяха направени някои изменения в законодателните актове, които определят, че работодателят може да откаже да използва този документ. Но в част 4 на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация гласи, че всички работодатели са длъжни да изготвят документ, като вземат предвид работното време на всички служители. Тоест, възможно е да създадете свой собствен документ, чието попълване ще бъде удобно за служителите на вашата компания. Традиционно предприятията използват формуляра T-13.

Кой ръководи Т-13 в организацията?

Законодателството не установява кой точно трябва да поддържа графика за работното време. Но правилата за поддържане на първичната документация определят следното:

Графикът на работното време трябва да се води и поддържа от упълномощено лице;
Ръководителят на отделно звено е длъжен да подпише документа, като той се подписва и от специалист от отдела по персонала;
Въз основа на графика се генерира изчислението на заплатите, съответно документът се изпраща до счетоводния отдел.

Упълномощеното лице, което попълва и поддържа ведомостта, се определя от ръководството, като в трудовия договор се описват всички задължения в тази област. Създава се и документ (заповед), който посочва длъжността на служителя и неговите индивидуални данни. В големите предприятия във всеки отдел се избира служител, който извършва процеса на водене на записи на действително отработеното време от всички служители на организацията. В продължение на един месец служителят попълва формуляра, след което го предава на началника на отдела за проучване и подпис. Шефът от своя страна прехвърля документа на служителя по персонала. Данните се проверяват и се попълват други данни. Задължителни документи, а графикът за време се прехвърля в счетоводния отдел, което ви позволява правилно да изчислите заплатите. В малките организации по правило попълването на графика се извършва от служител на отдела за персонал.

Процедура за поддържане на формуляр T-13

Всеки работодател може самостоятелно да наблюдава и контролира реда на поддържане на документи. Най-добре е да се разработи ръководство или инструкция, която ще даде на служителя ясни инструкции по всички въпроси, свързани с подготовката на първичната документация. Той ще стане и основа за избор на ясно дефинирана форма за отчитане на действително отработеното време (законът определя две основни форми на документи - Т-12 и Т-13, като законодателят също така позволява на работодателя да разработи своя форма на документ) и др. , В инструкциите или ръководството за изготвяне на формуляр за запис на време, който служителят действително е работил, най-добре е да посочите следните основни точки:

Ако предприятието е голямо, тогава посочете, че графикът се съставя по разделение. Тоест във всеки отдел се назначава отделен служител, който ще следи отработеното време от служителите на отдела;
Разработва се описание на структурата за избор на отговорен служител, който ще извършва процеса на водене на отчет за присъствието на всички служители на организацията;
Съберете описание на всички допълнителни кодове, които могат да се използват за определяне на отсъствието или връщането на служител на работа (най-често кодовете показват причината за отсъствието);
Определете пълната процедура за попълване на счетоводната форма: посочете как се отразяват фактите на присъствие/отсъствие, закъснение, причини за отсъствие и др.;
Определете процедура, която ще помогне да се отразят данните за излизане/неизлизане в нестандартни ситуации.

Методи за попълване на формуляр T-13, основни кодове за попълване на графика

Формират се различни опциирегистрация на формуляр за отчитане на действително отработеното време. Това може да бъде отражение на всички данни за всеки ден, като данните, които се отнасят до присъствието или отсъствието на служители, трябва да бъдат посочени. Има и втори вариант за попълване на документа, който включва посочване само на отклонения от нормата. Тоест всъщност се формира описание на отсъствия и закъснения.

Определят се два варианта на кодове, по които информацията се отразява в отчетната карта. Нека си припомним, че графикът е специализирана таблица, в която е просто невъзможно да се посочат всички данни в писмен вид. Следователно има общоприети кодове, чието използване ви позволява бързо и лесно да попълвате графика.

Присъствие на служители на работно мястов ясно определен ден се отразява с буквата „I” или с цифровия код 01;
Стандартната опция за ваканция, която се определя от графика на организацията и се счита за годишна платена, се отбелязва в листа „OT“ или с цифрова стойност - 09;
Ако говорим за отпуск, който се предоставя на жени по време на бременност и раждане, тогава се използва буквеното обозначение „P“ или цифровото обозначение е 14;
Ако служител получава отпуск, свързан с гледане на малко дете, тогава се посочва „OL“ или 15;
Почивка без заплащане, т.е. за ваша сметка, е отбелязана с „ПРЕДИ“ или 16;
Ако служител е изпратен в командировка, тогава се посочва буквата „K“, а в цифровата стойност се отбелязва като 06;
Ако възникне отсъствие от работа, като се има предвид, че обстоятелствата на това събитие все още не са известни, се посочва „NN“ с цифрова стойност 30;
Отпускът по болест в документа се отразява като „B“ или 19.

Документът трябва да съдържа информация за работодателя. В заглавната част ще трябва да въведете името на организацията и информация за OKPO кода. Освен това се посочва името на отдела, ако говорим за отчетна карта, която се попълва за ясно определен отдел на предприятието. Информацията е посочена под формата на дата и номер на документа, т.е. въз основа на тази информация можете да определите точния период на документа.

Следва информация за служителя. На всеки служител се присвоява определен персонален номер. Този номер впоследствие се използва за съставяне на всички други вътрешни документи на предприятието. Трябва да се посочи информация за длъжността и индивидуалните данни на служителя (пълно име). В някои предприятия в тази колона се посочва и информация на базата, на която служителят е бил нает в предприятието, т.е. са посочени подробностите за заповедта за наемане на длъжността.

Графикът съдържа всички данни за работното време на всички служители (за всеки отделен). Тоест в колоната за всеки служител се формира ежедневно описание на всички данни за присъствие, отсъствие, ваканция, почивен ден и т.н.. Всички данни се посочват с буквени или цифрови стойности.

Документът отразява и общия брой дни и часове, отработени в предприятието, като се вземат предвид всички данни за работното време, посочени в графика. Вторият и четвъртият ред, които се намират под редовете, показващи присъствие на работа, определят необходимостта от посочване на действително отработеното време в часове. Тези редове може да не са в документа; съответно попълването им не се счита за задължително.

В документа има колона, в която можете да въведете всички данни за неявяванията. Това всъщност е мястото, където се отразява информацията, която се отнася до причините, които са станали основа за отсъствието на служителя от мястото му в даден ден. В документа се посочват часовете, през които служителят е отсъствал от предприятието. Също така се посочва колко дни служителят е отсъствал по една или друга причина (например служителят не е работил десет дни, 4 дни поради командировка и 6 дни поради ваканция за негова сметка).

След като формулярът T-13 бъде съставен от отговорния служител, задължително се извършва процесът на подписване на документа, което всъщност го прави правно значим и след това го прави един вид основа за начисляване на средства под формата на заплати. Документът се подписва от отговорното лице, ръководителя на отдела, както и служител на службата за персонал.

Ваканцията трябва да бъде посочена в листа за контрол на работното време. В този случай се определя какъв вид отпуск се предоставя и се посочват датите, когато лицето е в този отпуск. Има различни буквени обозначения, които се въвеждат в документа. Стандартният вариант е следващата ваканция, маркира се „ОТ“, но ако говорим за допълнителен отпуск, който ще бъде платен от работодателя, тогава се маркира „OD“. Ако ваканцията не е платена, тогава се посочва „ПРЕДИ“. Често служителите провеждат паралелно дистанционно обучение, а за периода на обучение - сесии се предоставя платен отпуск, който се отразява в документите като „U“. Има ситуации, когато служител посещава обучение, но остава да изпълнява преките си задължения във фирмата или предприятието; в този случай се предвижда използването на съкратен работен ден, а в счетоводния лист този факт се отразява във формата на буквена стойност „UV“. Отпускът, свързан с раждане, както и бременността, се обозначава със стойността „P“, за гледане на дете „OZ“. Също така в определени случаи се предоставя отпуск без заплащане и в този случай се формира буквената стойност „OZ“.

Как се отбелязва отсъствието от работа?

Предвиден е и специфичен код за обозначаване на временно отсъствие от работа. Всички данни в графика са посочени в буквена форма, което позволява на счетоводните служители ясно да определят всички нюанси на изчислението заплати, и задължително плащания за отпуск и болнични. Ако човек не ходи на работа, но предоставя информация, че е болен, тогава временната нетрудоспособност при това условие се обозначава с буквата „Б“. Има ситуации, когато се случва отстраняване от професионални задължения. „NB“ е посочено в отчетната карта. Ако предприятието не изплаща заплати, тогава служителят има право да не присъства на работата си и да не изпълнява задълженията, установени от трудовия договор, в съответствие с разпоредбите на закона. Този факт е отразен в отчета с буквите „NZ“, което всъщност означава спиране на работа поради неизпълнение от страна на работодателя на всичките му задължения за заплащане на извършената работа. Ако отстраняването от професионални задължения се извършва с начисляване на плащане от работодателя, тогава в този случай се посочва стойността „НО“, което позволява на счетоводителите да начисляват размера на плащането трудова дейност, като се има предвид, че служителят не е присъствал през определени работни дни.

Как се отбелязва престоят в отчета?

Определено трябва да се отбележи, че в предприятията има такова нещо като престой. Тоест всъщност служителят присъства на работното си място, но някои работни процеси не се извършват. В този случай трудовият договор първоначално съдържа данни, които определят структурата за изчисляване на заплатите в случай, че престой се дължи на вина на служителя, работодателя или поради причини, които не зависят от служителя или работодателя. Графикът съдържа и данни, свързани с престой. Ако се формира по вина на служителя, се посочва „VP“, ако се проследи вина на работодателя, се посочва „VR“, но ако престоят се формира от други фактори, тогава се посочва „NP“.

В съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация служителите трябва да получат почивни дни. Въпреки това, в някои случаи почивните дни не попадат в уикенда на служителя, с други думи, служителите трябва да работят през почивните дни, но с повишена ставка. Законът установява, че служител, който работи през празнични и почивни дни, получава по-високо заплащане. Ако отсъствието се дължи на почивен ден, в графика се посочва „B“, ако почивният ден е непълен, се посочва „NV“. Работодателят може да предостави и допълнителен почивен ден, който се отбелязва в лист „OB“, ако е платен. Ако допълнителният почивен ден не е платен, той се отразява в документа с буквите „NV“.

Нестандартни ситуации при попълване на график

Има необичайни ситуации, когато специалистите не знаят как правилно да маркират определени стойности в счетоводния лист. Например, помислете за ситуация, при която служител се разболява, докато е в годишен отпуск. Законодателството установява, че ако работникът се разболее на почивка, се издава болничен лист и ваканцията се удължава за ясно определен период, който се определя от болничния лист, ако има такъв. Отчетната карта е отбелязана с „B” вместо с „OT”. Ако след ваканцията служителят не се върне на работа, тогава се посочва „NN“, т.е. се посочва, че отсъствието се дължи на неизвестна причина. След предоставяне на документи, които установяват наличието на уважителна причина за неявяване, например предоставен отпуск по болест, в отчета вместо „NN“ се вписва „B“.

Къде мога да намеря кодове за попълване на формуляр T-13?

При изготвянето на формуляра T-13 се използват буквените стойности. Тъй като е просто нереалистично да се посочи всичко с думи. Най-често се използват вече разработени допълнения под формата на кодове, които са дадени в Приложение 1 към официалната заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 10 септември 2015 г. № ММВ-7-11/387@. Мениджърът обаче може да разработи свои собствени стойности на кода. В този случай се изготвя специално допълнение към инструкциите за изготвяне на графика под формата на доста проста таблица.

Какви са разликите между униформите Т-13 и Т-12?

Както вече знаете, има два добре разработени формуляра на документа, като законодателят не ограничава работодателя в избора на формуляра, който може да се попълни в процеса на отчитане на работното време. Тези форми са почти идентични, но все пак има някои разлики. Практиката показва, че съвременните работодатели най-често предпочитат формуляра T-13, тъй като е по-лесен за подготовка.

Разлики във формата:

Формуляр T-12 също съдържа колони за дните от месеца, които се отнасят до ясно определен служител, но тези редове са разположени хоризонтално. Що се отнася до формуляра T-13, те са разделени на две части и са успоредни. Тоест всъщност във формуляра T-13 посочвате всички данни за посещение на работа в първите редове, във вторите редове посочвате количеството общо работно време в часове. По-удобно е;
Трябва също така да се каже, че за всеки служител във формуляра T-13 са разпределени четири реда относно причините за отсъствие от работното място, което ви позволява да контролирате всички нюанси на отсъствието и наличието на основателни причини. Във формуляра T-12 такива данни също се отразяват, но за тях са отделени само два реда;
Формуляр Т-13 съдържа последна част, която не е отразена във формуляр Т-12. Всъщност първата опция отразява не само информацията за присъствието и отсъствието на всеки служител, но и кодовете на видовете плащане, което позволява на счетоводителите бързо да навигират по въпроса за изчисляване на плащането за извършената работа.

В посочения формуляр има специален отдел, който отразява всички данни за начисляването на средства като плащане за дейности, като се вземат предвид отработеното време, заплащане за отпуск, отсъствия и т.н. Това е всъщност чрез посочване на всички данни за запис общо работно време, възможността се формира правилно и сравнително бързо начисляване на средства в счетоводния отдел. В документа трябва да бъдат посочени кодовете за плащане в брой. Тези кодове са посочени изключително в цифрови стойности:

2000 г. - начислени заплати, предоставени под формата на заплати;
2012 г. - размерът на ваканционните плащания, който се определя от следващия график на ваканциите за всеки служител.

Този раздел също така задължително посочва съответната сметка, т.е. специализирана сметка, от която се отписват всички разходи за плащане на дейности.

Посочва се и отработените дни или часове, като се има предвид определен вид възнаграждение. Например, въвежда се стандартно работно време (присъствени дни) и се въвежда информация за командировъчните и отпуските. Кодът на вида плащане и номерът на сметката, от която ще се извърши процесът на кредитиране на плащането за определени работни часове на служителя.

заключения

Отчетната карта е задължителен документ, който трябва да се попълни във всяко предприятие. В края на краищата, въз основа на този документ се извършват следните процеси:

Наблюдение на работата на всички специалисти в предприятието;
Следене за своевременно явяване на работното време;
Контрол на отработените часове, като се има предвид възможността за правилно изчисляване на заплатите.

С други думи, графикът за време е документ, когато се използва, мениджърът получава всички необходими данни за отговорността на служителите и тяхното изпълнение на условията на трудовия договор, както и щатно разписание. И счетоводителите, въз основа на този документ, имат възможност да изчисляват правилно заплатите, за да спазват всички норми на трудовото законодателство.

Законодателят не установява строги изисквания за изготвяне на формуляр за правилно отчитане на работното време, но определя необходимостта от това отчитане. Има два разработени формуляра, всички нюанси на които обсъдихме с вас по-горе; всъщност просто трябва да проучите тази информация, за да научите как сами да съставите документ. Трябва също да се отбележи, че има специализирани програми, които ви позволяват да извършвате процеса на записване на работното време в опростен режим; за да проучите нюансите и характеристиките на такива програми, ви каним да гледате това видео.

* Графикът работи със следните кодове за присъствие: 01 (присъствие), 02 (нощно време), 03 (работа през почивните дни), 04 (извънреден труд), 05 (работа на ротационен принцип), 06 (командировка), 12 (кратко работно време). ден), 21 (съкратено работно време). Ако използвате други кодове за присъствие, ще трябва да направите промени във формулата.

** Графикът работи със следните кодове за присъствие: I (присъствие), N (нощно време), RP (работа през почивните дни), S (извънреден труд), VM (работа на ротационен принцип), K (командировка), UV (кратко работно време) ден ), LCH (съкратено работно време). Ако използвате други кодове за присъствие, ще трябва да направите промени във формулата.

Както е известно, График за време- Това основен документ, според които се изчисляват заплатите. Тези. Този документ е много важен и е изключително нежелателно да се правят грешки в него. Не само трябва внимателно да записвате данни за присъствие, отпуск по болест, отпуск и работа през почивните дни, но също така трябва да изчислите общия брой отработени дни и часове за всеки служител.

Днес ще автоматизираме Графика в Excel, а именно неговата втора страница. Нека въведем формули в клетките, където се изчисляват общите стойности. По този начин, когато се правят промени, получените данни ще бъдат преизчислете автоматично.

Основният проблем, с който ще се сблъскаме, са специалните кодове, които се използват за представяне на дни. Така денят на присъствие се обозначава с „I“ или „01“, отпуск по болест – „B“ или „19“, работа в почивен ден – „RP“ или „03“ и т.н.

Как можете да броите букви или цифри в текстов формат?

За да сумирате стойностите, трябва да присвоите стойност единица на всички присъствени дни и нула на неприсъствени дни.

За да решим този проблем, отново ще използваме логическия оператор „АКО“, който е наличен във функциите на Excel (Функции (оградени в червено) => Други функции => Логически => АКО).

Логическият оператор "IF" ще ни помогне конвертиране на азбучни или цифрови изрази в текстов формат в числа.

Тези цифри обаче ще бъдат публикувани не в полето Графичен лист, и отвъд. За целта е необходимо навсякъде на страницата да изберете поле, равно на полето за записване на работни дни и часове на Графика. Това е мястото, където ще направим нашата магия.

Нека започнем с фиксирането на полетата, така че да ни е удобно да работим (ще оставим няколко колони за запис на работни дни във фиксираното поле, тъй като ще се позоваваме на тях).

Е, сега вдясно от всички полета на таблицата ще започнем да създаваме формули с помощта на оператора „IF“. Изберете произволна клетка на нивото на съответното поле на таблицата и се обадете на оператора.

Попълнете полетата на оператора.

Смисълът на операцията е да присвоите на текстовия формат “01” (или “I”) стойност, равна на “1”. Така че булевият израз ще изглежда така:
ако адресът на преобразуваната клетка (в нашия случай D8) = "01", тогава стойността на клетка AV8 ще се счита за равна на "1"

Записваме този израз в полетата на оператора. Стойността, на която е присвоено числото (в нашия случай „01“) трябва да бъде оградено в кавички:

Полето Value_if_false може да остане празно или можете да напишете „0“ в него. Ще го оставим празно.

Сега само след като стойността "01" се появи в клетка D8, ще се появи единица в клетка AV8. В противен случай ще видим съобщението “false” (или нищо, ако сме поставили “0” в полето на оператора Value_if_false). Например:

Формат на текстова клетка в Excel

Струва си да се обърне внимание на един важен момент. Ако въведете стойността "01" в клетка и се появи "1", тогава форматът на клетката е числов, а не текстов. Трябва да се промени. В противен случай формулата няма да работи.

Изберете желаната клетка, щракнете с десния бутон върху менюто и изберете „Форматиране на клетки“. В раздела „Число“ изберете формат „текст“.

След като промените формата, трябва да въведете отново стойността в клетката.

Ако трябва да промените формата във всички клетки на едно поле наведнъж, трябва да изберете всички тези полета и да промените формата едновременно във всички, като използвате една и съща функция.

Забележка:Ако след промяна на формата формулите не работят, това означава, че във вашите параметри актуализацията е зададена на ръчен режим.

В този случай трябва да актуализирате клетката с формулата ръчно (щракнете двукратно върху нея и натиснете „enter“) или натиснете бутона F9, което едновременно актуализира целия лист на Excel.

Ако искате да настроите автоматично опресняване на страницата (и това просто трябва да се направи в нашия случай, в противен случай ще трябва ръчно да актуализирате всички клетки всеки път), отидете на „Инструменти“ => „Опции“ => „Изчисления“ и изберете опцията „автоматично“:

Така че въведохме едно условие в клетката. Но какво да кажем за останалата част от списъка с обозначения на дни?

Всичко е съвсем просто! В лентата на състоянието копирайте целия израз с изключение на знака „=“.

слагам ";" пред последната скоба на израза и поставете копирания израз след него:

Коригираме „01“ във втория израз на „03“ (работа в почивен ден):

Готов! Значението на този израз ще звучи така:
Ако стойността на клетка D8 съответства на „01“, тогава стойността на клетка AV8 трябва да се счита за 1, ако не, тогава се прилага ново условие: [ако стойността на клетка D8 съответства на „03“, тогава стойността на клетка AV8 трябва да се счита за „1“].
И така с всички следващи условия.

Сега нека добавим произволен код за деня на неявяване. Нека копираме втория израз, като веднага вземем ";":

и вмъкнете отново преди всички скоби:

Коригираме „03“ на „16“ (отпуск за наша сметка), а „1“ на „0“, така че този ден да не се брои като отработен:

Това е всичко! По същия начин въвеждаме всички останали кодове.

Нека вземем предвид, че логическият оператор "IF" ви позволява да използвате не повече от 7 аргумента, така че ако броят на кодовете, които използвате, е повече от 7, можете да въвеждате кодове само за присъствени дни. Във всеки случай Excel ще отчете всички други кодове като „0“.

Копирайте получената формула и я поставете във всички клетки, които съответстват на клетките на графика за време:

Правим същото и с втората половина на месеца.

На практика обаче може да се сблъскате с факта, че когато работите с график (копиране, поставяне, изрязване на клетки), форматът на клетката се проваля. Затова отбелязваме една характеристика на изчисляване на сумата в Excel.

Използваме тази функция в нашата отчетна карта:

Сега събираме броя на дните за първия и втория период, след това броя на часовете.

За целта активирайте клетката, в която искаме да създадем формула, и в нея изпишете съответните знаци БЕЗ ИНТЕРВАЛИ или активирайте (изберете с левия бутон на мишката) съответните клетки в следния ред:

= [Брой дни (часове) за първата половина на месеца] + [Брой дни (часове) за втората половина на месеца] ENTER

Ако желаете, можете да автоматизирате колоната „Брой неявявания“. За да направите това, извън полето на Time Sheet изберете клетка, в която ще въведем броя на календарните дни в текущия месец.

и часове неявяване по формулата:

= [Брой дни в месеца] * [Брой часове на ден] - [Брой отработени часове] ENTER

Всички получени формули се копират и поставят в съответните клетки на графика до края на списъка на служителите.

Ние автоматизирахме всичко, което можеше да бъде автоматизирано. Вече можете да скриете колоните, които се намират отдясно на графика с часове.

Остана един малък нюанс. Ако броят на служителите надвишава броя на редовете на готовия график, трябва да копирате готовия лист и да добавите толкова копия от него към файла, колкото е необходимо, за да включите всички служители.

Как да копирате лист и да го поставите в съществуващ файл

Активираме листа, от който се нуждаем (в долната част на страницата кликваме върху него с левия бутон на мишката), извикваме менюто с десния бутон на мишката и избираме „Преместване/Копиране“:

Изберете листа, пред който искате да поставите листа за копиране, и поставете отметка в квадратчето „Създаване на копие“:

Щракнете върху OK и ще получите нов лист, напълно идентичен с копирания. Създаденото копие се отбелязва с цифрата 2, оградена в скоби - (2).

Полученият лист може да бъде преименуван. Можете да направите неограничен брой такива листове.

Графикът на работното време е основният документ за наблюдение на трудовия процес.

Използва се от счетоводители при изчисляване на заплати, бонуси, глоби;

служители на отдел "Човешки ресурси" за съставяне на компетентен вътрешна политикаорганизации; лидери на компанията.

Документът служи и за предоставяне на данъчна отчетност, систематизиране и организиране на информация за работния процес.

Формулярът за попълване на графика е официално установен и има две модификации - T12 и T13.

Ръководството на организацията самостоятелно решава кой да избере.

Разликата е в метода на записване на данни, формулярът T-12 е най-често срещаният формуляр и включва ръчно попълване на графика, модификацията T-13 се използва за автоматично попълване. Можете да изтеглите техни образци от интернет. За да попълните формуляр T-13, можете да използвате всяка удобна програма за счетоводители.

От 01.01.2013 г., с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация, организацията има право да въвежда допълнителни колони и страници в документа, да променя графика в рамките на действащото законодателство по свое усмотрение.

Маркировките на установения формуляр се въвеждат в отчетната карта, която е придружена от документи, които ги обясняват.

Такива знаци включват:

Закъснявам. Трябва да бъде придружено от обяснителна бележка. 2. Отсъствие от работа. Придружено с обяснителна записка и разпореждане за вида на наказанието.
Отсъствия по болест, отпуск по майчинство, дни на донорство, отсъствия, свързани с преминаване на медицински преглед по указание на службата за военна регистрация и вписване. Издава се при наличие на своевременно представен и попълнен болничен лист или друг документ.
Ваканции. Знакът се поставя при наличие на молба от служител или удостоверение от образователна институцияи заповед, подписана от директора или лицето, което го замества.
Обработка. Придружава се с документ, подписан от началник отдел, звено, отдел или бригадир.
Ходенето на работа през уикендите и почивни дни. Придружено с писмена декларация от служителя за неговото съгласие, подписана от прекия му началник.
Бизнес пътувания. В този случай на счетоводния отдел се предоставя удостоверение за пътуване с печата на организацията и датата на пристигане и заминаване на служителя.

Ако служител бъде уволнен, клетките за отработеното време в листа за работно време остават празни

Заповедта за уволнение, подписана от ръководителя на организацията, е приложена към отчета.

Формуляр за изтегляне на график за работно време 2019 в excel безплатно T-12, T-13

08.01.2019

Унифицирани форми на отчетна карта № Т-12 „Регистрационен лист работно време и изчисляване на заплатите"и № Т-13 " График на работното време"одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“. Те са унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане (за отчитане на работното време и разчети с персонала за заплати).

Начало на резолюцията: 03.04.2004 г.

Държавните институции (държавни, бюджетни, автономни) използват формуляра на отчетната карта съгласно OKUD 0504421 ""Таблет за отчитане на използването на работното време", одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n „За одобряване на формуляри на първични счетоводни документи и счетоводни регистри, използвани от публичните органи ( правителствени агенции), органи местно управление, органи за управление на държавни извънбюджетни фондове, държавни (общински) институции и Насокивърху тяхното използване", както е изменен Заповед на Министерството на финансите на Русия от 16 ноември 2016 г. № 209n иот 17 ноември 2017 г. № 194н.

Относно формуляри T-12 и T-13 (продължение):

Според информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012 гот 01.01.2013 г. формулярите на първичните счетоводни документи, съдържащи се в албуми на унифицирани форми на първична счетоводна документация, не са задължителни за използване. В същото време формулярите на документи, използвани като първични счетоводни документи, създадени от упълномощени органи в съответствие с и въз основа на други федерални закони (например касови документи), продължават да бъдат задължителни за използване.

График за време работно време и изчисляване на заплатите(Формуляр N T-12)

График за време(формуляр N T-13)

Те се използват за регистриране на действително отработеното и (или) неотработено време от всеки служител на организацията, за наблюдение на спазването на установеното работно време от служителите, за получаване на данни за отработените часове, изчисляване на заплатите, както и за съставяне на статистическа отчетност за труд. При водене на отделни записи на работното време и разплащанията с персонала за заплати е разрешено да се използва раздел 1 „Отчитане на работното време“ от графика във формуляр N T-12 като самостоятелен документ, без да се попълва раздел 2 „Разплащания с персонал за заплати“. Формуляр N T-13 се използва за записване на работното време.
Те се съставят в един екземпляр от упълномощено лице, подписват се от ръководителя на структурното звено, служител на отдела за персонал и се прехвърлят в счетоводния отдел.
Отбележките в ведомостта за причините за отсъствие от работа, работа при непълно или извън нормалното работно време по инициатива на служителя или работодателя, намалено работно време и др. се правят въз основа на надлежно оформени документи (лист за неработоспособност). за работа, удостоверение за изпълнение на държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой, заявление за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя да работи извънредно в случаите, установени от закона, и др.).
За да се отрази дневното работно време, изразходвано на месец за всеки служител, се разпределя графикът за време:
във формуляр N T-12 (колони 4, 6) - два реда;
във формуляр N T-13 (колона 4) - четири реда (по два за всяка половина на месеца) и съответния брой колони (15 и 16).
Във формуляри N T-12 и N T-13 (в колони 4, 6) горният ред се използва за маркиране на символите (кодовете) на разходите за работно време, а долният ред се използва за записване на продължителността на отработеното или неотработеното време (в часове, минути) според съответните разходни кодове на работното време за всяка дата. При необходимост се допуска увеличаване на броя на полетата за въвеждане на допълнителни данни според работното време, например начален и краен час на работа при условия, различни от нормалните.
При попълване на колони 5 и 7 от графика съгласно формуляр N T-12 броят на отработените дни се въвежда в горните редове, а броят на отработените часове от всеки служител през отчетния период се въвежда в долните редове.
Разходите за работно време се отчитат в графика или чрез пълно записване на явките и отсъствията от работа, или чрез регистриране само на отклонения (отсъствия, закъснения, извънреден труд и др.). При отразяване на отсъствия от работа, които се записват в дни (ваканция, дни на временна неработоспособност, командировки, отпуск във връзка с обучение, време, прекарано в изпълнение на държавни или обществени задължения и др.), Само кодове се въвеждат в горния ред в колони на символите на графика, а колоните в долния ред остават празни.
При съставянето на график във формуляр N T-12 в раздел 2 се попълват колони 18 - 22 за един вид плащане и съответна сметка за всички служители, а при изчисляване на различни видове плащане и съответни сметки за всеки служител, колони 18 - Попълнени са 34 бр.
Формуляр N T-13 „Лист за работно време“ се използва за автоматизирана обработка на счетоводни данни. При изготвяне на отчетна карта във формуляр N T-13:
при записване на счетоводни данни за заплати само за един вид плащане и съответна сметка, обща за всички служители, включени в Разписанието, попълнете данните „код на вида на плащането“, „съответстваща сметка“ над таблицата с колони 7 - 9 и колона 9 без попълване на колони 7 и 8;
при записване на счетоводни данни за заплати за няколко (от два до четири) вида плащане и кореспондиращи сметки се попълват колони 7 - 9. Предвиден е допълнителен блок с идентични номера на колони за попълване на данни по видове плащане, ако техният брой надхвърля четири.
Формуляр N T-13 отчетни карти с частично попълнени данни могат да бъдат произведени с помощта на компютърна технология. Такива подробности включват: структурна единица, фамилно име, собствено име, бащино име, длъжност (специалност, професия), номер на персонала и др. - тоест данни, съдържащи се в директории с условно постоянна информация на организацията. В този случай формата на отчетната карта се променя в съответствие с приетата технология за обработка на счетоводни данни.
Символите за отработено и неотработено време, представени на заглавната страница на формуляр N T-12, се използват и при попълване на графика за време във формуляр N T-13.

При сключване на трудови договори със служители стопанският субект трябва да организира записването на работното им време. За тези цели може да се използва лист за работно време, който се отваря всеки месец и в него отговорникът отразява работното време на служителите, техните отпуски, отпуски по болест и други видове отсъствия от работа. Според данните, съдържащи се в този документ, впоследствие се изчисляват заплатите.

Законодателството изисква администрацията на организация или индивидуален предприемач да организира и поддържа записи на периодите на работа за всеки служител. Попълването на работния график може да се извърши от отговорното лице, което се определя със заповед на ръководството.

Най-често такива лица могат да бъдат ръководители на отдели, служители по персонала, счетоводители и др. Тяхната отговорност е да въвеждат работни периоди в графика с помощта на кодове и шифри.

С развитието на техническите средства за отчитане на работното време може да се използва и специализирана система с карти, с помощта на които се записва явяването и напускането на служител в предприятието. Работното време може да се записва като непрекъснато отражение на работата или обобщено.

В бъдеще информацията от графика се използва при изчисляване на заплатите, особено при система, базирана на времето. Заедно с трудовия договор, листът за работното време е едно от оправданията за разходите на компанията, особено за данъчни цели.

Листът за работно време не само записва работно време, но също така ви позволява да наблюдавате спазването на трудовата дисциплина от служителите. Използва се за наблюдение на спазването на работното време и идентифициране на извънредния труд. Много отчети, подадени към статистиката и съдържащи данни за досиета на персонала, се попълват въз основа на график за време.

важно!Ако дадена компания не поддържа графики, тогава регулаторните органи могат да й наложат подходящи санкции.

Как се изчислява работното време на служителя?

Законът установява два вида стандарти - шестдневна работна седмица (36 часа) и петдневна работна седмица (40 часа). Тоест работниците могат да работят пет дни при осемчасов работен ден или шест дни при шестчасов работен ден. Нарушаването им се допуска в редки случаи - при сумирано отчитане или ненормиран график.

В първия случай стандартите се прилагат в по-голям период от време, например тримесечие, половин година и т.н. Оказва се, че в по-кратък период на работа фактът може да не отговаря на настоящите стандарти, но не трябва да надвишава стандартите в избраните по-големи периоди от време.

За някои работници може да се прилага намалена дневна или седмична ставка. Трябва да се запише как точно трябва да вземете предвид работното време на служителите. Графикът трябва също да отразява цялото време, когато служителят не е работил, но е бил регистриран в предприятието.

Такива периоди могат да включват:

Отпуск по болест.
Престой и др.

Графикът се отваря в началото на месеца, а в края на месеца се затваря. Отговорникът се проваля в средата на месеца Междинна сума, отразяващи данни за първата част от работното време. Документът се подписва от ръководителя на отдела и се предава на отдел „Човешки ресурси“ за проверка. След това се прехвърля в счетоводния отдел за изчисляване на заплатите.

внимание!Отчетът за работното време за 2017 г. може да бъде, както и в предходните периоди, два вида - формуляр T-12 и формуляр T-13. Първият включва не само записване на работното време, но и възможността за изчисляване на заплатите. Формуляр T-13 се използва само за записване на работното време, други документи се използват за изчисляване на заплатите.

Законно ли е използването на електронни системи за наблюдение?

Законът предвижда задължение на работодателя да отчита времето на служителя. За тези цели той има право да използва различни електронни системи. Но за да ги приложи на практика, администрацията на компанията трябва да отрази тази точка във вътрешните правила и в трудовите договори, сключени със служителите.

Ако това не бъде направено, тогава тези електронни системи не могат да бъдат използвани.

Като се използва различни средстваЗаписва се времето на пристигане и напускане на предприятието. В бъдеще такава система, въз основа на получените данни, автоматично попълва график.

Изтеглете формуляр и пример за попълване на отчетната карта

Формуляр за изтегляне на график във формат Excel, по и по.

Във формат Word.

Във формат Excel.

внимание!Ако причината за отсъствието е неизвестна, тогава в отчета трябва да се въведе буквеният код „NN“. В бъдеще този код ще бъде усъвършенстван. Ако служителят е бил болен през този период, кодът се коригира на „B“. В случай, че няма разходооправдателни документи, вместо код „NN” се вписва код „PR”.

Празниците паднаха по време на ваканция

Съгласно Кодекса на труда, ако почивните дни се падат по време на ваканцията, те не се включват в изчисляването на календарните дни.

Когато на служител е предоставен годишен отпуск, през неговия период почивните дни не се отбелязват в графика, тъй като те са включени в броя на календарните дни - на тяхно място е буквеният код „OT“ или цифровото обозначение 09 за годишен отпуск , както и код ОД или обозначение 10 - за допълнителен отпуск.

внимание!Неработните празници не се включват в броя на календарните дни. Следователно в графика такива дни трябва да бъдат обозначени с буквения код „B“ или числото 26.

Служител се разболя по време на отпуск

Ако служител се разболее по време на ваканция, тогава за потвърждаване на този факт трябва да му бъде предоставен надлежно издаден лист по болест. В резултат на това почивните дни трябва да бъдат удължени по време на отпуск по болест или отложени за друго време.

Първоначално времето за ваканция трябва да бъде отбелязано в графика с буквения код „OT“ или цифровото обозначение 09. След предоставяне на отпуск по болест, графикът трябва да бъде коригиран - за болнични дни, вместо предишното обозначение, кодът „ B” или се изписва цифровото обозначение 19.

Командировката се падна през уикенда

Според писмото на Министерството на труда всички дни от командировката трябва да бъдат отбелязани в графика, дори ако попадат в почивните дни. За да направите това, трябва да използвате обозначенията в графика - специален буквен код „K“ или цифрово обозначение 06. В този случай не е необходимо да въвеждате броя на часовете.

Ако по време на командировка служителят е работил през почивните дни, тогава в графика те се отбелязват с код „РВ“ - работа през почивните дни или с цифрово обозначение 03. Броят часове работа трябва да се въвежда само в един случай - когато ръководството на компанията даде конкретни инструкции на служителя, колко часа от почивния ден трябва да посвети на работа.

внимание!Повече подробности за това как се плаща са отбелязани, както и други функции са описани в тази статия.