سیستم سازی و جستجوی اطلاعات. دریافت اطلاعات جدید

حاشیه نویسی: در این سخنرانی به موضوعات زیر خواهیم پرداخت: تداعی ها به عنوان اساس عملکرد مغز انسان، مفهوم نظریه های پردازش، سیستم سازی و تجسم اطلاعات، نقشه برداری ذهنی و تفکر بصری.

همانطور که در بالا ذکر شد، موضوع این دوره نقشه برداری ذهنی است. تکنیک کارآمدافزایش بهره وری شخصی اما قبل از بحث در زمینه های کاربردی بودن نقشه های ذهنی، قوانین ساخت آنها و اشتباهات معمولیاستفاده از آنها، علاوه بر این، قبل از اینکه بخواهیم توضیح دهیم نقشه ذهنی به طور کلی چیست، باید در مورد تفکر بصری (یا تابشی) صحبت کنیم که تجسم و نتیجه آن نقشه های ذهنی است.

انجمن ها به عنوان اساس مغز انسان

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که عملکرد آن کامپیوترهای فوق قدرتمندی که هر یک از ما در داخل جمجمه خود حمل می کنیم بر چه اصولی استوار است؟ من حاضرم شرط ببندم که اولین فکری که به ذهن اکثر خوانندگان رسید، ریزپردازنده هایی بود که لپ تاپ ها و ایستگاه های کاری ما را تغذیه می کنند. با این حال، سوء ظن مبهم در مورد غیرقابل مقایسه بودن "رده های وزن" یک ریزتراشه سیلیکونی و مغز هنوز به ما اجازه نمی دهد با اطمینان در مورد ساده بودن همه چیز صحبت کنیم - حساب دودویی، "یک ضربه وجود دارد - هیچ ضربه ای وجود ندارد" و همه آن بله، به عنوان مدلی از نحوه عملکرد مغز، یک ماشین دوتایی کاملاً قابل قبول است، اما یک مدل بسیار خام است (به یاد داریم که هر مدلی تنها یکی، مهمترین ویژگی یک شی را در یک زمینه مشخص منعکس می کند، درست است؟) . به نظر می رسد خیلی ابتدایی است که تفکر خود را به صفر و یک تقلیل دهیم.

پس چگونه می‌توانیم آن آبشار از خاطرات کوچک را توضیح دهیم - احساسات، رنگ‌ها، بوها، ایده‌هایی که وقتی به چیزی فکر می‌کنیم از جلوی چشمان ما چشمک می‌زند؟ برای اکثر غریبه ها، بسیاری از این تصاویر به هیچ وجه با موضوع افکار ما مرتبط نیستند و فقط برای آنها معنی خاصی دارند، زیرا با برخی از خاطرات و تجربیات شخصی مرتبط هستند. به خود اجازه دهید در مورد چیزی فکر کنید و به هیچ خط فکری خاصی پایبند نباشید - از اینکه چقدر سریع و دور از موضوع اصلی انعکاس دور می شوید شگفت زده خواهید شد: تغییر تصاویر، مانند حلقه هایی در یک زنجیره به هم متصل می شوند، یکدیگر را می کشند. از سطل های حافظه، به سرعت شما را از شیئی که به آن فکر می کردید دور می کند. البته، می توانید سعی کنید این رفتار مغز ما را با گفتن این که به سادگی در حال کار کردن یک برنامه هوشمندانه پیچیده و شاخه ای برای پردازش اطلاعات است، با در نظر گرفتن داده هایی که قبلاً در حافظه ذخیره شده اند، توضیح دهید، اما همه چیز به همین سادگی نیست. هر اطلاعاتی که وارد مغز ما می شود (مهم نیست چه باشد - لمس، طعم، بو، رنگ، صدا) انبوهی از خاطرات، افکار و احساسات کوچک را با خود به نور خداوند می آورد، درست مانند افتادن سنگ در برکه در سراسر جهان. دایره های متحدالمرکز آب های سطحی و هر یک از این خاطرات خاطرات زیادی را به همراه می آورد که به نوبه خود تصاویر، افکار یا ایده های جدید بیشتری را زنده می کند. بله، می‌دانم که قبلاً خواننده را با استدلال‌های طولانی خود کمی خسته کرده‌ام. و ماهیت آنها این بود که یک ها و صفرها احتمالاً برای توضیح نحوه عملکرد مغز ما در "سطح فیزیکی" خوب هستند، اما اگر در مورد، پس باید نه در مورد بیت ها، بلکه در مورد صحبت کنیم تداعی ها به عنوان حداقل واحدهای پردازش اطلاعات توسط مغز انسان. مفهوم واژگان به عنوان یک واحد حداقلی زبان که معنای مستقلی دارد را به خاطر دارید؟

بنابراین، در زبانی که مغز ما "صحبت می کند"، چنین واژگانی تداعی هستند. انجمن چیست؟:

• انجمن
• در فیزیولوژی - تشکیل یک ارتباط موقت بین محرک های بی تفاوت در نتیجه ترکیب مکرر آنها در طول زمان.

در روانشناسی - یک ارتباط طبیعی بین رویدادهای فردی، حقایق، اشیاء یا پدیده هایی که در آگاهی منعکس شده و در حافظه ثابت می شوند.

اگر بین پدیده های ذهنی الف و ب ارتباط تداعی وجود داشته باشد، ظهور پدیده الف در آگاهی فرد به طور طبیعی مستلزم ظهور پدیده ب در آگاهی است.

بنابراین، هر انجمن با تعداد زیادی از انجمن های جدید همراه است که به نوبه خود با مفاهیم جدید و جدید همراه است. بنابراین ، تفکر را می توان در قالب یک الگوریتم انجمنی پیچیده ، نوعی اسلالوم در امتداد شاخه های درختی از انجمن های جدا شده از تنه - فکر اصلی - نشان داد. زمانی، پروفسور آنوخین (http://ru.wikipedia.org/wiki/Anokhin,_Petr_Kuzmich) گفت که توانایی مغز برای ایجاد ارتباطات انجمنی بسیار بیشتر از توانایی آن برای ذخیره اطلاعات است. در مورد ظرفیت اطلاعاتی مغز نیز بسیار چشمگیر است - دکتر مارک روزنزوایگ (http://en.wikipedia.org/wiki/Mark_Rosenzweig) نوشت که حتی اگر شخصی 10 واحد اطلاعات (کلمه، تصویر یا یک برداشت ابتدایی دیگر) در هر ثانیه به مدت 100 سال، می توان کمتر از یک دهم ظرفیت کل حافظه انسان را پر کرد.

و مهم نیست که چقدر چنین واحدهای اطلاعاتی در سر ما ذخیره می شود، تعداد انجمن های مرتبط با آنها چندین مرتبه بزرگتر است! پتانسیل مغز انسان برای ایجاد تداعی ها واقعاً نامحدود است: تمام ایده ها، خاطرات و احساسات ما به شکل "آهنگ"های عجیب و غریب در سر ما ذخیره می شود - مسیرهای منشعب پیچ در پیچ که آنها را با افکار دیگر ما مرتبط می کند.

در اینجا نمونه ای از آنچه معمولاً در سر ما می گذرد آورده شده است:

• خیلی عکس آشنا نیست؟بنابراین، عملکرد مغز ما بر دو اصل مهم استوار است.
• تفکر انجمنی- در هر یک از این "مسیر" انجمنی یکی از تصاویر اصلی (ریشه) است که مسیرهای شاخه از آن به مفاهیم، ​​ایده ها، خاطرات دیگر منحرف می شود. در نتیجه، درخت (یا نمودار) خاصی از تصاویر مرتبط با مفهوم اصلی را دریافت می کنیم.

اگر بخواهیم این دو اصل را با هم ترکیب کنیم (که با هم کار می کنند و مکمل یکدیگر هستند)، باید در مورد به اصطلاح صحبت کنیم. تابناک، یا بصری, فکر کردن. در همین سخنرانی در مورد آن صحبت خواهیم کرد، اما کمی بعد. در همین حال، بیایید سعی کنیم بفهمیم چه تئوری های پردازش، سیستم سازی و تجسم اطلاعات در حال حاضر وجود دارد و آیا آنها دارای ویژگی های مشترکی با اصول عملکرد مغز انسان هستند که در بالا توضیح داده شد.

مفهوم نظریه های پردازش، سیستم سازی و تجسم اطلاعات

نظریه های موجود در پردازش اطلاعات

بیایید با تعاریف شروع کنیم.

پردازش اطلاعات- هرگونه تغییر اطلاعات از یک نوع به نوع دیگر که طبق قوانین رسمی دقیق انجام می شود.

نظریه پردازش اطلاعات- شاخه ای از دانش علمی که به مطالعه نحوه مدیریت اطلاعات، انتخاب و جذب آن توسط افراد و سپس استفاده از آن در فرآیند تصمیم گیری و مدیریت رفتار خود می پردازد.

نظریه های پردازش اطلاعات در مطالعه ادراک، حافظه، توجه، گفتار، تفکر و حل مسئله در روانشناسی تجربی استفاده می شود. به نوبه خود، منطق ریاضی، فناوری ارتباطات، نظریه اطلاعات و نظریه سیستم های رایانه ای سهم زیادی در توسعه نظریه های ذکر شده داشتند. چرا می گوییم "نظریه ها" - به صورت جمع؟ نکته این است که در واقعیت باید در مورد یک خانواده کامل از برنامه های نظری و تحقیقاتی کاملاً متفاوت صحبت کنیم. به طور طبیعی، مانند هر جامعه علمی، هیچ اثری از توافق بین محققان وجود ندارد - نظرات دانشمندان تنها در مورد برخی از مقدمات اولیه، نظریه و روش تحقیق توافق دارند. در چارچوب خانواده مذکور، می‌توان رویکردهای شناخته‌شده‌ای را در دایره‌های باریکی مانند زبان‌شناسی تحول‌گرا (http://ru.wikipedia.org/wiki/Generative_linguistics)، روان‌شناسی پیاژه (http://www.gumer.info/) تشخیص داد. bibliotek_Buks/Psihol/ Jaroschev/11.php) و رفتارگرایی رادیکال. رفتارگرایی، به ویژه، رفتار حیوانات را مورد مطالعه قرار داد و به طور فعال اصول خود را به تمام زمینه های روانشناسی گسترش داد. با این حال، برخی از مشکلات در تلاش برای گسترش نظریه و روش های رفتارگرایی به فرآیندهای نمادین انسان، به ویژه به توانایی های زبانی به وجود آمده است. وقتی سرخوردگی دانشمندان از روش‌های مرسوم گسترده شد، محققان روان‌شناسی به نظریه‌های دیگری روی آوردند و در نتیجه رفتارگرایی تقریباً فراموش شد. با این حال، دانشمندانی که نظریه‌های پردازش اطلاعات را توسعه می‌دهند، با پیشینیان رفتاری خود اعتقادی به تجربه‌گرایی، عملیات‌گرایی و موارد مشابه دارند. بله، روانشناسان از تعمیم نتایج به دست آمده در نتیجه آزمایش با حیوانات، و توضیح رفتار قابل مشاهده افراد توسط علل بیرونی، به ویژه تأثیرات، به مردم خودداری کرده اند. محیط زیست. در همان زمان، روش کلی و روش های آماری برای پردازش نتایج آزمایش ها یکسان باقی ماند - مردم به سادگی حیوانات را به عنوان افراد آزمایش جایگزین کردند. برادری علمی یک بار دیگر وجود توانایی های ذاتی را تشخیص داد و فعالانه شروع به بحث در مورد آنها کرد فرآیندهای داخلی، به عنوان طرح ها، استراتژی ها، تصاویر، تصمیم گیری ها و انجمن ها.

قرن بیستم با توسعه سریع فناوری های ارتباطی - تلفن، رادیو و تلویزیون مشخص شد. قیاسی که روانشناسان بین پردازش اطلاعات توسط مغز انسان و عملکرد کانال اطلاعاتی که در تئوری ارتباطات توضیح داده شده است، بسیار گویای آن بود. تحقیقات کلود شانون (نام آشنا، اینطور نیست؟) نقش عمده ای در ایجاد نظریه ریاضی اطلاعات و انتقال مفاهیم نظریه ارتباطات به کار مغز انسان ایفا کرد. نظریه ای که او ایجاد کرد، انتقال پیام ها با هر ماهیت از هر منبعی به هر گیرنده ای، از جمله انتقال سیگنال ها در مغز انسان را توصیف می کند.

اما بیایید نام نامفهوم دیگری را که در ابتدای این بخش ذکر کردیم - زبان شناسی تحول آفرین - به یاد بیاوریم. زمانی نوام چامسکی (http://ru.wikipedia.org/wiki/Chomsky,_Noam) استدلال می‌کرد که زبان انسان را نمی‌توان از دیدگاه رفتارگرایی به صورت علمی توضیح داد. او اصرار داشت که این رویکرد ماهیت زبان را کاملاً نادرست معرفی می کند و ساختار، قواعد و دستور زبان آن را نادیده می گیرد. در عوض، او در مورد "قوانینی در سر یک شخص" صحبت کرد که امکان تبدیل (تبدیل) اطلاعات منتقل شده - تجزیه آن را به واحدهای معنایی (کلمات) و اتصال این واحدها با یکدیگر فراهم می کند. با دور شدن از رفتارگرایی، پارادایم جدید برای پردازش اطلاعات در جستجوی ایده ها به طور فزاینده ای به سمت زبان شناسی متمایل شد. بنابراین محققان مدرن در تلاش برای کشف فرآیندهای روانی یا عملیات ذهنی هستند که زمینه ساز فعالیت زبانی است.

انواع فعالیت های شناختی مانند ادراک، حافظه، تفکر و درک به طور فعال مورد مطالعه قرار می گیرند. و مفهوم تداعی دوباره کنار گذاشته نشد. در مورد نظریه سیستم های کامپیوتری، این نام همچنین مجموعه ای از رشته های کاملاً ناهمگون را در خود پنهان می کند. این شامل تئوری الگوریتم‌ها، روش‌های عددی، نظریه ماشین‌های حالت محدود، زبان‌های برنامه‌نویسی، تئوری هوش مصنوعی و موارد دیگر می‌شود... و این تنها ویژگی نیست که نظریه سیستم‌های کامپیوتری را شبیه به روانشناسی می‌کند. پردازش اطلاعات - هر دو جهت از منطق ریاضی رشد کردند، هر دو درگیر مطالعه رفتار هوشمندانه طبیعت بودند، و ظهور رایانه ها و توسعه اصولی که بر اساس آنها ساخته شده بودند منجر به ظهور قیاس دیگری از ذهن و انسان شد.. مدل‌های ماشینی به مطالعه تفکر و به‌ویژه فرآیند حل مسئله کمک کرده‌اند. بر اساس این قیاس، روانشناسان سعی می کنند توضیح دهند که مغز چگونه اطلاعات را دریافت می کند، آن را دوباره رمزگذاری می کند و در حافظه ذخیره می کند و چگونه از آن برای تصمیم گیری و کنترل رفتار استفاده می کند. البته تطابق کاملی بین کار مغز و کامپیوتر وجود ندارد و نمی تواند باشد، اما هنوز دانشمندان موفق به ایجاد یک مفهوم منسجم شدند که می تواند توضیح دهد که چگونه سیستم هوشمند- چه یک شخص یا یک نوع وسیله - دانش جدیدی ایجاد می کند. حدس بزنید چه مفهومی در اینجا مهمترین نقش را ایفا می کند؟ بله، البته، حق با شماست - این یک مفهوم است انجمن ها!

سیستم سازی و ساختاردهی اطلاعات

بنابراین، ما پردازش اطلاعات را مرتب کرده‌ایم، اجازه دهید اکنون به سیستم‌سازی برویم. البته فراموش نمی‌کنیم که سیستم‌سازی اطلاعات جزء لاینفک الگوریتم پردازش اطلاعات، مرحله خاصی از آن است، اما باز هم لازم است این مرحله جداگانه ذکر شود. مثل همیشه، بیایید ابتدا به تعریف نگاه کنیم:

سیستماتیک کردن- توزیع عناصر اطلاعات بر اساس نشانه های رابطه، شباهت، یعنی طبقه بندی و نمونه سازی آنها.

مغز انسان (در زمینه فرآیندهای ادراک، حفظ، تبدیل اطلاعات و غیره) دقیقاً با سیستماتیک شده استاطلاعات به عنوان مثال، فرآیند به خاطر سپردن بسیار مؤثرتر است اگر شخصی بتواند اطلاعاتی را که دریافت می کند ساختار منطقی داشته باشد، همانطور که مردم می گویند آنها را به بخش هایی مرتب کند. در فرآیندهای ارتباطی (یادتان هست در مورد زبان و زبان شناسی صحبت کردیم؟)، ارائه سیستماتیک اطلاعات منتقل شده نیز نقش مهمی ایفا می کند. سیستم سازیو ساختار دهیاطلاعات مهم‌ترین مکانیسم‌های روان‌شناختی هستند که به دلیل آن مغز انسانمی تواند به طور موثر جریان های بزرگ اطلاعات را پردازش کند.

میل به پوشش کل نگر از موضوع مطالعه، برای نظام مند کردن دانش، مشخصه هر فرآیند شناختی است. بسیاری از محققان خاطرنشان کرده‌اند که فرآیند کار مغز بر روی یک مسئله از آگاهی از ویژگی‌ها، ویژگی‌ها و عملکردهای موضوع مطالعه تا جستجوی عناصر ساختاری، ارتباطات و روابط بین آنها گم شده است. و اگر مسلط باشید رویکرد سیستماتیکو توانایی خود را در سیستم‌بندی و ساختاردهی اطلاعات توسعه دهید، می‌توانید به مغز خود کمک کنید در فرآیند یادگیری و هنگام حل مشکلات حرفه‌ای کارآمدتر کار کند.

ساختارهای داده متفاوتی وجود دارد - خطی (فهرست)، جدولی، سلسله مراتبی (درخت). درختان (نمودار) مفاهیم، ​​که بر اساس ارتباطات انجمنی ساخته شده اند، طبیعی ترین راه برای مغز ما برای نمایش (ساختار) داده ها هستند (البته، به طور دقیق، روابط انجمنی و طبقه بندی نباید اشتباه گرفته شوند). بیایید تفکر بصری را به یاد بیاوریم؟ به هر حال، از آنجایی که ما در مورد درختان صحبت می کنیم، وقت آن است که به آرامی به موضوع تجسم اطلاعات بپردازیم. اما ابتدا توجه می کنیم که یک جهت کلی از دانش علمی وجود دارد که روش ها و تکنیک های ساختاردهی اطلاعات را مطالعه می کند که به نام معماری اطلاعات. کلاسیک ها این را می گویند

معماری اطلاعات- چگونه علم با اصول سیستم‌بندی اطلاعات و هدایت آن‌ها به منظور کمک به مردم برای یافتن و پردازش موفقیت‌آمیز داده‌های مورد نیازشان سر و کار دارد.

تجسم اطلاعات

طبق سنت ثابت شده، اجازه دهید با تعریف شروع کنیم.

تجسم اطلاعات- ارائه اطلاعات به صورت نمودار، نمودار، بلوک دیاگرام، جداول، نقشه و غیره.

چرا اطلاعات را تجسم کنیم؟ "سوال احمقانه!" - خواننده فریاد خواهد زد. البته، متن با عکس بهتر از متن "خاکستری" درک می شود و تصاویر با متن حتی بهتر درک می شوند. بی جهت نیست که همه ما کمیک ها را خیلی دوست داریم - از این گذشته، آنها به ما اجازه می دهند به معنای واقعی کلمه اطلاعات را در پرواز درک کنیم، ظاهراً بدون کوچکترین تلاش ذهنی! و به یاد داشته باشید که چقدر مطالب آن سخنرانی ها را که با اسلایدهایی همراه بود در طول تحصیل به خاطر داشتید!

اولین چیزی که با شنیدن کلمه "تجسم" به ذهن ما می رسد نمودارها و نمودارها هستند (این قدرت تداعی است!). از سوی دیگر، تنها داده های عددی را می توان به این روش تجسم کرد. برای متن، می توانیم یک طرح بسازیم، افکار اصلی (پایان نامه) را برجسته کنیم - خلاصه ای کوتاه بسازیم. ما کمی بعد در مورد مضرات و مضرات یادداشت برداری صحبت خواهیم کرد، اما اکنون اجازه دهید بگوییم که اگر یک طرح کلی و یک طرح کلی را با هم ترکیب کنیم - پایان نامه ها را روی شاخه های درخت "آویزان" کنید، ساختار آن با ساختار مطابقت دارد. (طرح) متن - سپس یک عالی دریافت خواهیم کرد بلوک دیاگراممتنی که خیلی بهتر از هر چکیده ای به خاطر سپرده می شود. در این مورد، شاخه‌ها نقش آن «آهنگ‌ها» را بازی می‌کنند - مسیرهایی که مفاهیم و تزهایی را که قبلاً در مورد آنها صحبت کردیم به هم متصل می‌کنند.

به یاد دارید که چگونه نمودارهای UML را بر اساس توضیحات سیستم نرم افزاری طراحی شده دریافت شده از کاربران آینده آن ایجاد کردیم؟ تصاویر به دست آمده توسط مشتریان و توسعه دهندگان بسیار ساده تر و سریعتر از توضیحات متنی درک شدند. به همین ترتیب، شما می توانید کاملاً هر متنی را "تصویر کنید"، نه تنها شرایط مرجعبرای توسعه سیستم رویکردی که در بالا توضیح دادیم به شما امکان می دهد کاملاً هر متنی را به صورت بصری ارائه دهید - خواه یک افسانه، یک تکلیف فنی، یک سخنرانی، یک رمان علمی تخیلی یا نتایج یک جلسه - در قالب یک متن راحت و آسان. درخت را بخوانید

شما می توانید آن را به هر شکلی که دوست دارید بسازید، به شرطی که یک نمودار بصری و قابل درک داشته باشید که نشان دادن آن با نقاشی های مناسب خوب است.

چنین طرح هایی همچنین برای استفاده در ارتباطات هنگام بحث در مورد هر گونه سوال و مشکل راحت هستند. همانطور که تمرین نشان می دهد، عدم وجود استانداردهای نمادگذاری واضح مطلقاً هیچ مشکل ارتباطی برای شرکت کنندگان در بحث ایجاد نمی کند. برعکس، استفاده از اشکال غیرکلامی ارائه اطلاعات به شما امکان می دهد توجه را دقیقاً بر روی نکات کلیدی مشکل متمرکز کنید. بنابراین، تجسم یکی از نویدبخش ترین زمینه ها برای افزایش کارایی تجزیه و تحلیل، ارائه، درک و درک اطلاعات است. وای، بالاخره با توضیحات خسته کننده تمام شدیم.نظریه های علمی ، روش ها و تکنیک های مورد استفاده برای پردازش، سازماندهی و تجسم اطلاعات! قسمت قبلی فصل نویسنده و خوانندگان را به شدت خسته کرد، و با این وجود، لازم بود: در نتیجه، دیدیم که ویژگی های مغز ما در حال حاضر به طور فعال توسط دانشمندان مورد استفاده قرار می گیرد.مناطق مختلف

علم، بسیاری از چیزهایی که برای ما آشنا به نظر می رسد - رایانه های شخصی، رابط های کاربری، پایگاه های دانش و غیره. - در ابتدا با در نظر گرفتن ماهیت انجمنی تفکر انسان و تمایل آن به نمایش سلسله مراتبی و تجسم اطلاعات ساخته شدند. اما اوج و بیان گرافیکی طبیعی فرآیندهای فکری یک فرد، نقشه برداری ذهنی است که در نهایت به بحث درباره آن می رویم. و در عین حال سعی خواهیم کرد درک خود را از اصول تفکر بصری گسترش دهیم.شامل پردازش اطلاعات به منظور رساندن آن به شکل معین و تفسیر اطلاعات است که به فرد اجازه می دهد به روشی خاص نسبت به اطلاعات دریافتی واکنش نشان دهد. پردازش اطلاعات آن ها را به ترتیب خاصی مرتب می کند، فرم های تکمیل شده خاصی به آن می دهد که اطلاعات را با معنی و اهمیت خاصی پر می کند. پردازش اطلاعات تصاویری را ایجاد می کند، اشکالی که فرد می تواند آنها را تشخیص دهد و به روشی خاص درک می شوند. در این حالت، فرآیند کاهش مجموعه ای از سیگنال های اطلاعاتی به تصاویر و دسته بندی های سنتز شده ساده شده رخ می دهد.

سه برجسته هستند قوانین کلیپردازش اطلاعات برای کاهش آن به تصاویر:

1) ایجاد رابطه بین شکل و پس زمینه.

2) تکمیل تصاویر.

3) ایجاد تشابه و تقریب.

هنگام ایجاد رابطه بین شکل و پس زمینه در "تصویر" کلی اطلاعات، آنچه که یک "شکل" است برجسته می شود، یعنی معنای تصویر، تصویر آن. بر این اساس، آنچه فیگور نیست به پس‌زمینه تبدیل می‌شود. اغلب این رقم به وضوح مشخص می شود. با این حال، موقعیت هایی وجود دارد که پس زمینه را می توان به عنوان یک شکل درک کرد و شکل را می توان به عنوان پس زمینه مشاهده کرد. در این حالت، اطلاعات پردازش شده می تواند به تصویری کاملاً متفاوت تبدیل شود و معنای کاملاً متفاوتی به خود بگیرد.

تکمیل تصاویر به شما امکان می دهد یک تصویر کامل از قسمت های جداگانه ایجاد کنید، حتی اگر اطلاعات کافی برای انجام این کار وجود نداشته باشد. غالباً این فرآیند پردازش اطلاعات می تواند منجر به ایجاد تصاویر نادرست و تفسیر نادرست از رفتار دیگران شود و همچنین منجر به تفسیر نادرست فرد از تأثیراتی شود که از محیط سازمانی به او وارد می شود.

ایجاد شباهت و تقریب منجر به این واقعیت می شود که اولاً با عناصر فردی و ویژگی های مشخصه می توان از کل مقدار اطلاعات متمایز کرد. تصاویر فردیو فرم هایی که ویژگی های تعمیم دهنده خاصی دارند. ثانیاً، این اصل پردازش اطلاعات در این واقعیت آشکار می شود که تصاویر مختلف و بر این اساس، پدیده ها با صاف کردن یا نادیده گرفتن ویژگی های فردی هر پدیده به گروه های تعمیم یافته خاصی گروه بندی می شوند.

سیستم سازی اطلاعات توسط یک فرد به دو صورت انجام می شود. روش اول پردازش منطقی اطلاعات است. این روش با سیستماتیک و سازگار مشخص می شود عملیات منطقیتبدیل اطلاعات این روش به اصطلاح علمی پردازش اطلاعات است. اما یک فرد نه تنها اطلاعات را به طور منطقی پردازش می کند، بلکه آن را به حالتی می رساند که به او اجازه می دهد اقداماتی را در پاسخ به تأثیرات دریافتی از محیط انجام دهد. فرد همچنین اطلاعات را با استفاده از احساسات، ترجیحات، عواطف و باورها پردازش می کند. در این مورد، اطلاعات بر اساس اصول "من دوست دارم - دوست ندارم"، "دوست دارم - دوست ندارم"، "خوب - بد"، "بهتر - بدتر"، "قابل قبول - غیر قابل قبول" پردازش می شود. و غیره

ادراک فرآیندی بسیار پیچیده، چند وجهی و سریع است. این تصور اشتباه است که مراحل انتخاب، پردازش و ارزیابی کاملاً مشخص شده و به شکل مشخص و بر اساس یک الگوی بدون ابهام از یکدیگر پیروی می کنند. در واقعیت، اینها فرآیندهای تقریباً همزمان و اغلب به سرعت در حال آشکار شدن هستند که با هم درک فرد از محیط را تشکیل می دهند. در عین حال، اگرچه انتخاب و نظام‌بندی اطلاعات به طور کلی مطابق با اصول خاصی انجام می‌شود، اما هر فرد در طی این فرآیندها فردیت دارد که همیشه ادراک را فردی و ذهنی می‌کند. بنابراین، برای تعامل موثر با یک فرد و مدیریت او، حداقل باید بدانید نمای کلیاو دارای چه ویژگی های ادراک واقعیت است.

نشر اطلاعات(AI) حاوی اطلاعات سیستماتیک در مورد اسناد (منتشر شده، منتشر نشده، منتشر نشده) یا نتیجه تجزیه و تحلیل و ترکیب اطلاعات ارائه شده در منابع اولیه است. صادر شده توسط یک سازمان درگیر در فعالیت های علمی و اطلاعاتی، از جمله. بدن NTI کوشنارنکو N.V. مشخصات انواع و اقسام اسناد // کار اداری. - 2002 - شماره 3.

هوش مصنوعی نوعی سند ثانویه منتشر شده است که حاصل پردازش تحلیلی و سیستماتیک یک یا چند سند اولیه است. هوش مصنوعی در ساختار متن اصلی که متشکل از اطلاعات مربوط به اسناد است، با انواع دیگر انتشارات متفاوت است. از اطلاعات مستند ثانویه ارائه شده در یک رکورد کتابشناختی، حاشیه نویسی، چکیده، مرور و غیره.

هوش مصنوعی در تمام زمینه های فعالیت استفاده می شود: علمی، عملی، آموزشی، آموزشی، مدیریتی.

مهمترین وظیفه هوش مصنوعی کمک به غلبه بر تضادها در ارتباطات اسنادی - بین رشد آرایه ها و جریان اسناد منتشر شده، منتشر نشده و منتشر نشده و امکان توسعه آنها توسط جامعه است. هوش مصنوعی یکی از ابزارهای اصلی سازماندهی اطلاعات در مورد جریان ها و آرایه های اسناد است. آنها با صدور سریع، افزایش محتوای اطلاعاتی هر هوش مصنوعی و در نظر گرفتن درخواست های خاص مصرف کننده، از کامل بودن و قابلیت اطمینان انعکاس اسناد اولیه اطمینان حاصل می کنند. هوش مصنوعی منابع اطلاعات عملیاتی هستند که برای انتقال اطلاعات مربوط به مرتبط ترین موضوعات به مصرف کنندگان در کوتاه ترین زمان ممکن طراحی شده اند.

مشکل طبقه بندی هوش مصنوعی به طور کامل حل نشده است. بر اساس ماهیت اطلاعات درج شده به سه زیر گروه کتابشناختی، چکیده و مروری تقسیم می شوند. آنها ممکن است غیر عود کننده، دوره ای یا مداوم باشند.

نسخه کتابشناختی

نسخه کتابشناختی(BI) - یک نشریه اطلاعاتی حاوی مجموعه ای مرتب از رکوردهای کتابشناختی. BI معمولاً یک کتابچه راهنمای کتابشناختی نامیده می شود.

وظیفه BI - وجود اطلاعات مستند را علامت می دهد، به سند اولیه اشاره می کند که از آنجا می توان اطلاعات لازم را به دست آورد.

در BI، متن اصلی از یک یا چند مرتبه تشکیل شده است سوابق کتابشناختی- مجموعه معینی از اطلاعات در مورد اسناد اولیه، با توجه به برخی ویژگی ها ترکیب شده است. یک رکورد کتابشناختی از عناصر خاصی تشکیل شده است: شرح کتابشناختی، حاشیه نویسی یا چکیده، عنوان موضوع، فهرست طبقه بندی. یک عنصر اجباری یک رکورد کتابشناختی یک توصیف کتابشناختی است - مجموعه ای از اطلاعات کتابشناختی در مورد یک سند، که طبق قوانین تعیین شده ارائه شده و برای شناسایی آن در نظر گرفته شده است. اطلاعات کتابشناختی است اطلاعات خاصدر مورد سند (نویسنده، عنوان، محل و سال انتشار، تعداد صفحات و غیره)، کمک به تشخیص سند از طریق توضیحات آن.

روش‌های گروه‌بندی رکوردهای کتاب‌شناختی در BI می‌تواند رسمی (الفبایی، زمانی، توپوگرافی و غیره) یا محتوایی (سیستماتیک، موضوعی، موضوعی، ترکیبی)، بسته به هدف راهنما باشد.

BI شکلی مستند از وجود اطلاعات (یا پیام) کتابشناختی است که به ثبت و ذخیره آن در زمان و انتقال آن در فضا در قالب یک سند کمک می کند.

در حال حاضر، بیش از صد نوع بیوشیمیایی وجود دارد که با توجه به ویژگی‌های مختلف شناسایی شده‌اند. طبقه بندی گونه های BI نهایی نشده است، اما رویکردهای کلی برای ایجاد آن مشخص شده است.

کلی ترین تقسیم بندی طبقه بندی BI به شرح زیر است: هدف BI، موضوع کتابشناسی، روش کتابشناسی، زمان انتشار اسناد منعکس شده در BI، مالکیت اسناد منعکس شده، شکل سازماندهی اطلاعات کتابشناختی در کتابچه راهنمای کاربر و غیره. .

BI با توجه به هدف آنها به چهار نوع دولتی، علمی- کمکی، مشاوره ای و حرفه ای-تولیدی تقسیم می شود.

ایالت BI در مورد اسناد منتشر شده در کشور بر اساس ثبت دولتی آنها اطلاع می دهد. هدف مورد نظر از این نوع، ثبت کامل اسناد منتشر شده در قلمرو روسیه است. هدف خواننده از BI برای کارگران در تجارت کتاب، کتابخانه‌ها و مراکز اطلاعاتی است.

کمکی علمی BI برای کمک به فعالیت های تحقیقاتی در نظر گرفته شده است. هدف خواننده: دانشمندان، متخصصان در زمینه های مختلف دانش و تولید. با یک دستگاه مرجع دقیق مشخص می شود. نمایه های کمکی در انواع مختلف (نام، موضوع، جغرافیا و غیره) ارائه می کنند جستجوی سریعاطلاعات لازم، زیرا آنها اطلاعات مربوط به اسناد را در جنبه متفاوتی نسبت به متن اصلی راهنما با اشاره به سوابق کتابشناختی مربوطه منعکس می کنند. گاهی اوقات این BI ها با حاشیه نویسی یا چکیده ارائه می شوند.

توصیه BI برای کمک به ژنرال و آموزش حرفه ای، خودآموزی و ارتقاء دانش. این کتاب برای اهداف و پیشینه های خواندن گروه های مختلف خوانندگان تنظیم شده است و شامل اسنادی است که ارزش انتشار گسترده را دارند.

تولید حرفه ای BI برای کمک به فعالیت های تولید حرفه ای عملی در نظر گرفته شده است. هدف خواننده: متخصصان سطوح مختلف آموزش در تمام زمینه های فعالیت عملی. سه نوع آخر BI توسط کتابخانه های بزرگ و نهادهای NTI گردآوری و منتشر می شوند.

بسته به موضوعات کتابشناسی، BI به مطالعات جهانی، متنوع، بخشی، موضوعی، شخصی، کتابشناختی، تاریخ محلی و منطقه ای تقسیم می شود.

BI، بازتاب اسناد در تمام شاخه های دانش، نامیده می شود جهانی; در چندین زمینه دانش یا فعالیت عملی -- متنوع شده است; از جمله اسناد مربوط به شاخه خاصی از دانش و/یا فعالیت عملی -- صنعت; انعکاس اسناد در مورد یک موضوع -- موضوعینسخه.

شخصی BI یک راهنمای کتابشناختی است که آثار یک نویسنده و/یا ادبیات مربوط به یک شخص را منعکس می کند. BI یک کتابچه راهنمای منعکس کننده آثار یک شخص خاص (یا گروهی از افراد)، و همچنین ادبیات و اطلاعات کتابشناختی در مورد آنها است.

تاریخ محلی BI اسناد مربوط به محتوا را به یک منطقه خاص در کشور منعکس می کند. مطالعات کشوری BI به یک کشور یا چند کشور اختصاص داده شده است. BI از این نوع ممکن است، محدود به یک جنبه صنعتی خاص.

نمایه های کمک کتابشناختی از ارزش اطلاعاتی مهمی برخوردارند. بیشتر آنها مختص صنعت هستند.

بر اساس روش کتابشناسیمتمایز کردن انتخابی(نشریات منعکس کننده اسناد انتخاب شده در محدوده های مشخص بر اساس هر مبنایی) و ثبت نام(نشریاتی که اسناد را تا حد امکان به طور کامل در محدوده های مشخص منعکس می کنند)؛ سیگنالینگ(کمک های کتابشناختی کنونی که به سرعت منتشر شده است که در آن همه یا بیشتر مدخل ها محدود به توضیحات کتابشناختی هستند). حاشیه نویسی شده استو چکیده(زمانی که تمام یا بخشی از سوابق کتابشناختی شامل حاشیه نویسی یا چکیده باشد) و غیره.

بر اساس زمان انتشار اسناد منعکس شده، کمک های کتابشناختی فعلی، گذشته نگر و آینده نگر متمایز می شوند.

فعلیدر نسخه های خود، BI به طور منظم اسنادی را که در طول هفته، ماه و سال ظاهر می شوند، منعکس می کند. گذشته نگر BI مجموعه ای از اسناد صادر شده را برای یک دوره معین در گذشته (معمولا بیش از یک سال) منعکس می کند. امیدوار کننده BI نامیده می شوند که منعکس کننده اسناد برنامه ریزی شده برای انتشار هستند. اینها عمدتاً شامل طرح های انتشارات است.

بر اساس مالکیت اسناد منعکس شده، انتشار، کتابفروشی و BI کتابخانه متمایز می شود.

انتشار BI منعکس کننده محصولات چاپی است که توسط یک یا چند مؤسسه انتشاراتی منتشر شده یا برای انتشار برنامه ریزی شده است (نشر کاتالوگ، طرح های انتشار). کتاب فروشی BI منعکس کننده مجموعه ای از یک یا چند سازمان کتابفروش به منظور ترویج فروش محصولات چاپی است. کتابخانه BI ترکیب مجموعه اسناد (یا بخشی از آن) یک یا چند کتابخانه (خبرنامه چاپی یا فهرست خریدهای جدید، فهرست چاپی، اغلب ادغام شده) را منعکس می کند.

بر اساس شکل سازماندهی اطلاعات کتابشناختی، BI زیر متمایز می شود: نمایه کتابشناختی، فهرست کتابشناختی و بررسی کتابشناختی.

نمایه کتابشناختی-- بهره مند شوند ساختار پیچیدهکه مستلزم وجود نمایه های کمکی، پیشگفتار، فهرست مطالب، فهرست اختصارات و غیره است.

کتابشناسی- یک کتابچه راهنمای با ساختار ساده.

بررسی کتابشناختی- کتابچه راهنما که بیانگر یک روایت منسجم در مورد اسناد است.

سایر ویژگی های طبقه بندی BI نیز امکان پذیر است: بر اساس انواع اسناد موجود در دفترچه راهنما، محل انتشار، زبان، روش مستندسازی و غیره. همان BI می تواند به طور همزمان به چندین نوع اشاره کند که با توجه به ویژگی های مختلف شناسایی شده اند (به عنوان مثال، یک نمایه مشروح صنعت علمی و کمکی).

BI به نوع چاپی راهنمای کتابشناختی اشاره دارد. می تواند به صورت غیر ادواری (کتاب، بروشور، پوستر، جزوه)، نشریه سریالی، دوره ای یا ادامه دار (بولتن، مجموعه دوره ای، مجله)، به صورت نشریه جداگانه و به عنوان بخشی مستقل از یک سند منتشر شود.

جزئیات BI شامل تمام عناصر لازم برای شناسایی و جستجوی یک نشریه غیر ادواری یا سریالی خاص است.

بیشتر BI در جلدها یا در حجم های بزرگ - صحافی صادر می شود. تصاویر معمولاً وجود ندارند. فونت و طراحی تایپوگرافی متن ساختار آن را برجسته می کند و یافتن اطلاعات را آسان می کند. ساختار، انتشار و طراحی چاپ BI بر اساس استانداردهای مربوطه تعیین می شود.

چاپ شده BI یک کتابچه راهنمای منتشر شده در چاپ است. اکثریت قریب به اتفاق کمک های کتابشناختی به این نوع اسناد مربوط می شود. با این حال، آنها به صورت دست نویس و قابل خواندن توسط ماشین نیز وجود دارند. از جمله: میکروفرم های کمک کتابشناختی (میکروفیلم، میکروفیش، میکروکارت)، سمعی، محسوس (ضبط، ضبط نوار)، وسایل سمعی و بصری (ضبط فیلم، فیلم) و همچنین ابزارهای کتابشناختی قابل خواندن با ماشین که روی کامپیوتر تهیه و ضبط شده اند. یک دیسک، فلاپی دیسک یا نوار مغناطیسی. آنها را می توان به صورت قابل خواندن توسط ماشین منتشر کرد، و همچنین به عنوان یک نسخه متنی کپی کرد.

انواع اصلی BI در پیوست ارائه شده است.

آوردن اسناد به ترتیب متوالی، سیستمی سازی نامیده می شود. برای اطمینان از مدیریت کیفیت شرکت، اطلاعات موجود در آرشیو باید به سرعت پیدا و پردازش شوند. آرشیوها در قالب یک پایگاه داده الکترونیکی یا فیزیکی ایجاد می شوند و همچنین خودکار هستند. اجازه دهید قوانین و الزامات اساسی را شرح دهیم.

توزیع اسناد در سراسر سیستم مستلزم موارد زیر است:

• تعیین روش سیستم سازی؛
• تجزیه و تحلیل اسناد از شناسایی تا بایگانی.
• طبقه بندی نامگذاری موارد؛
• شرح کتابشناختی

سیستم سازی صحیح داده های اسنادی به شما امکان می دهد نه تنها در کار اداری بلکه از نظر صرفه جویی در منابع سازمان و ساعات کاری کارکنان به شاخص های کیفیت دست یابید. همچنین بهینه سازی پرسنل در شرکت مهم است که می توانید در مورد آن بخوانید.

روش های سیستم سازی

فرآیندهای تجاری مدرن بدون تجهیزات اطلاعاتی غیرممکن است - کارهای اداری و جریان اسناد. بنابراین، ایجاد و طبقه بندی پایگاه داده های موجود و همچنین اطلاعات جدید ورودی و رعایت الزامات سیستم سازی اسناد ضروری است.

طبقه بندی اطلاعات شامل:

• نامگذاری؛
• نمایه سازی
• تکنیک های جستجو و انباشت
• روش های دسترسی؛
• مرتب سازی درخواست ها؛
• راه های ارائه

داده ها به دو روش اصلی توزیع می شوند:

1. اسناد متنی رایگان
2. اطلاعات ساختاریافته

ساختارسازی توالی توزیع داده ها است. فرمت استاندارد استفاده می شود، یعنی یک فرم خالی پر می شود. اطلاعات در یک ویرایشگر متن یا به کاغذ یا به رایانه شخصی منتقل می شود.

بخش هایی که حاوی اطلاعات در استاندارد هستند فیلد و فرمت های تکمیل شده رکورد نامیده می شوند. رکوردهای جمع آوری شده پایگاه داده هستند. همه رکوردها به گونه ای توزیع می شوند که اطلاعات خاصی را بتوان به راحتی در آنها یافت.

یکی از ویژگی های خوب پایگاه های داده ارائه اطلاعات ثبت شده قبلی است که حاوی داده ها و محتوای خروجی است (از حداقل کاراکترها تا اطلاعات دقیق).

طبقه بندی بایگانی همچنین می تواند به گروه هایی به شکل زیر توزیع شود:

• موضوعات. توزیع موضوعی با توجه به موضوع بسته های اسنادی انجام می شود.
• موضوع. توزیع موضوع در مقالات یک موضوع خاص انجام می شود.
• نویسندگی. توزیع بر اساس نویسنده به معنای مرتب سازی بر اساس نام یک نویسنده است، گروه خلاق(انتشارات، پایان نامه ها، ارتباطات، پایان نامه ها، گزارش ها).
• فرقه. توزیع همتراز برای اسناد اداری و سازمانی از یک نوع انجام می شود: پروتکل ها، موافقت نامه ها، دستورات، حساب ها، اعمال.
• کرونولوژی ها. تعریف زمانی بر اساس زمان ایجاد اسناد و دوره های نگهداری آنها (به عنوان مثال ترازنامه سالانه) انجام می شود.

برای سازماندهی واضح سیستم سازی، لازم است اسناد را از قبل آماده کرده و طبق معیارهای خاصی جمع آوری کنید. به دنبال آن توزیع مجدد در گروه های فوق انجام خواهد شد.

سیستماتیک کردن اسناد در کارهای اداری نه تنها دسترسی سریع و دقیق به داده ها را فراهم می کند، بلکه از نشت غیرمجاز اطلاعات نیز جلوگیری می کند. هدف از سیستم سازی نیز ردیابی مسیر یک سند از تاریخ تعیین آن برای تولید تا دریافت آن در بایگانی و در صورت انقضای ارتباط آن تا نابودی است.

بدون سیستم سازی و یک فرآیند سازماندهی شده مناسب برای دسترسی به اسناد، گردش کار هر سازمانی مشکل خواهد بود. این نه تنها در مورد ساختارهای تجاری، بلکه در مورد ساختارهای دولتی نیز صدق می کند: به این ترتیب اسنادی که دارای ارزش علمی، تاریخی، اجتماعی، اقتصادی و سیاسی برای دولت هستند، به درستی حفظ می شوند.

طبقه بندی بر اساس نامگذاری

اطلاعات را می توان با توجه به نامگذاری با توجه به ویژگی ها و روابط عمومی توزیع کرد، یعنی می توان نوع بندی را انجام داد. نمونه ای از ساده ترین طبقه بندی نامگذاری، گروه بندی بر اساس مجموعه ای از اقلام در "مورد" است. با این حال، سیستم‌بندی بایگانی فرآیندی پر زحمت است، اما در آینده چنین سازمان‌هایی کار را به طور قابل توجهی ساده‌تر می‌کند و کار اداری را به یک رویه ابتدایی تبدیل می‌کند.

یک اصطلاح فهرست نویسی پذیرفته شده بر اساس گروه بندی داده ها وجود دارد:

• سوال-موضوع.

  این توزیع اطلاعات بر اساس نوع است. به عنوان مثال: فایل ها یا پوشه های پروژه تاسیسات صنعتی.

• خبرنگاران.

  هنگام تنظیم مکاتبات با هر شخص حقیقی/حقوقی (مثلاً با یک کارآفرین منفرد یا یک کاداستر منطقه ای املاک و مستغلات) مشخصه گزارشگر غالب است.

• جغرافیایی.

  اسناد و مدارک خبرنگاران در یک منطقه خاص بر اساس ویژگی های جغرافیایی گروه بندی می شود (به عنوان مثال، این می تواند مکاتبات بین شرکت های تولیدی در منطقه کراسنودار باشد).

• کارشناس.

  با توجه به معیار کارشناسی، دوره های بایگانی اسناد در نظر گرفته می شود (نگهداری موقت - تا 10 سال؛ ذخیره سازی طولانی مدت - بیش از 10 سال).

طبقه بندی اسناد را می توان بر اساس چندین معیار به طور همزمان در ترکیب های مختلف انجام داد، تنها با الزام اجباری طبقه بندی متخصص. به عنوان مثال، عنوان پرونده را در نظر می گیریم: "بسته اسناد مربوط به کار تعمیر و بازسازی در شرکت در سال 2015"، ترکیبی از ویژگی های خبرنگار، متخصص و نویسنده.

در عمل، نام پرونده ها توسط یک لیست سیستمی از اسناد در سازمان، که به روش مقرر ایجاد شده است، توزیع می شود که نشان دهنده زمان بایگانی آنها است. ثبت و بایگانی عوامل اساسی در حفظ نظم در هنگام جمع آوری اوراق در فرآیند فعالیت فشرده هستند.

مهم! تثبیت شاخص‌ها در نام‌گذاری پرونده‌ها در مجموعه‌ای از اسناد، و همچنین برای جستجوی اطلاعات و بررسی، عنصر مهمی است. دارایی های مادیو همچنین برای اطمینان از ایمنی آنها.

در حالت ایده آل، موارد زیر در سیستم نامگذاری بسته بندی می شوند: ثبت نام و آرایه های مرجع ساختار شرکت، همه مقامات، کابینت پرونده، صرف نظر از میزان محرمانه بودن، نوع رسانه، روش ثبت داده ها. بنابراین، نامگذاری موارد:

• مقالات اجرا شده را در یک فایل طبقه بندی و گروه بندی می کند.
• سیستماتیک می کند، موارد و زمان بایگانی را فهرست می کند.
• به عنوان عنصر اصلی حسابداری عمل می کند.
• به عنوان تنها عنصر حسابداری برای امور جاری که چندین سال در اسناد ثبت می شود عمل می کند.

این نام همچنین می تواند اسناد بخش های موقت سازمان ها را گروه بندی کند که در صورت لزوم برای تأیید اختیارات واحد قانونی شرکت یا انحلال آن استفاده می شود. و همچنین در رسیدگی جانشینان حقوقی از بین سایر شرکتها برای ادامه فعالیت.

نظام‌بندی بر اساس نام‌گذاری اطلاعات در یک مورد، حداکثر مجموعه‌ای از اسناد هر نوع فعالیت را پوشش می‌دهد، در نتیجه امکان واقعی استفاده راحت از هر سند را در هر زمان ایجاد می‌کند.

در تئوری کار اداری سه مورد وجود دارد انواع مختلفنامگذاری ها:

• معمولی؛
• خاص
• تقریبی

شرکت ها آنها را با اسنادی از بخش های ساختاری خود تکمیل می کنند.

نامگذاری های استاندارد و تقریبی با هدف یکسان سازی پایگاه های داده ایجاد می شوند. این یک نمایه سازی یکپارچه به عنوان یک سند هنجاری برای کارهای اداری در سیستم ایجاد می کند.

برای سال بعد در سه ماهه پایانی سال جاری فهرستی از پرونده ها تنظیم می شود و پس از تایید رئیس به قانون هنجاری تبدیل می شود.

تمام نامگذاری های ذکر شده در سیستم سازی شرکت ها توسط خدمات ویژه یا بایگانی های دپارتمان توسعه می یابد. توصیه می‌شود همه سازمان‌ها نام‌گذاری موارد خاص خود را داشته باشند که بر اساس موارد نمونه یا استاندارد تهیه شده است. طبیعتاً تمامی سرفصل‌های آنها باید متناسب با نوع فعالیت سازمان، مختصر، دقیق و هدفمند باشد (عنوان برای مرجع و جستجوی اطلاعات استفاده می‌شود). عنوان باید از نظر ساختاری جنبه های زیر سند را منعکس کند:

• نوع خاص (گزارش ها، سفارشات)؛
• نوع (مکاتبات، مجموعه ها، پرونده)؛
• مجری، خبرنگار، موضوع؛
• تاریخ انتخاب

توصیه: با توجه به روش آموزشی، توصیه می شود ابتدا اطلاعات سازمانی و اداری را از مراجع بالاتر سفارش دهید. بعد - اوراق سازمانی (دستورالعمل ها، مقررات، منشورها). پس از آنها - امور سازمانی و اداری خود شرکت (احکام هیئت مدیره، دستورالعمل ها، دستورات). در نهایت، داده هایی وجود دارد که حاوی اطلاعاتی درباره گزارش ها و مکاتبات برنامه ریزی شده است.

اسامی اسنادی بخش‌های ساختاری آن که توسط آرشیو سازمان ویرایش و تایید شده است، توسط یک کمیسیون کارشناسی تست شده و در نهایت توسط این سازمان به عنوان متولی پایگاه داده تایید می‌شود.

سرویس DOU (پشتیبانی مدیریت اسنادی) بر اساس نام‌گذاری‌های استاندارد، یک نام‌گذاری تلفیقی را تشکیل می‌دهد. در سرفصل های آن اسامی واحدهای ساختاری به ترتیب اهمیت فعالیت های سازمانی و عملکردی سازمان و آن آمده است. میز پرسنل. در همان زمان ، بخش اول خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و در پایان - ساختارهای عمومی را در خود جای داده است.

نمایه سازی کسب و کار

سیستم سازی اسناد در بایگانی به منظور تعیین هر مورد تشکیل شده به صورت مشروط در نظر گرفته شده است. به اسناد همگن همان شاخص های دیجیتال اختصاص داده می شود. مواردی که از سالی به سال دیگر منتقل می شوند با یک شاخص یکسان وارد نامگذاری می شوند.

این فهرست همیشه از ترکیبی از حروف عربی تشکیل شده است. به عنوان مثال، اگر "12-65" باشد، عدد 12 نشان می دهد که مورد متعلق به واحد ساختاری شماره 12 است و جایگاه شصت و پنجم را در نامگذاری اشغال می کند.

با توجه به قوانین انجام تجارت در بایگانی دولتی، نامگذاری ها مطابق ستون های زیر یکسان می شوند:

• شاخص موردی
• سرفصل های فرعی
• تعداد جلد.
• ماندگاری.
• توجه (تخریب، انتقال به بایگانی).

اگر سازمانی (به دلیل تابعیت و غیره) اسنادی را برای ذخیره سازی ارائه ندهد، نامگذاری آن توسط یک سازمان منطقه ای یا بخشی بالاتر با کمیسیون کارشناسی موافقت می شود.

تبصره: نامگذاری ایجاد شده از روز اول ماه اول سال بعد اعتبار دارد. صرف نظر از تغییرات در اهداف یا وظایف شرکت، نامگذاری بدون تغییر باقی می ماند، با این حال، هر پنج سال یک بار ویرایش، ارائه و توافق می شود. هر ساله در نامگذاری تعداد و دسته اسناد تکمیلی رکوردی ثبت می شود.

نظام مندسازی اسناد امروزه جزء لاینفک مدیریت کسب و کار موفق در هر سازمانی است.

خلاصه سایر ارائه ها

"پردازش داده های برنامه" - برنامه و داده ها باید در RAM بارگذاری شوند. CPU. فرمان (دستورالعمل). حافظه بلند مدت. این پردازنده بر روی یک مدار مجتمع بزرگ (LSI) پیاده سازی شده است. دنباله ای از دستورات که یک کامپیوتر اجرا می کند. برنامه ها دستگاه های ورودی نرم افزار پردازش داده ها در کامپیوتر. کد کامپیوتری باینری ستون فقرات تبادل اطلاعات بر روی برد سیستم پیاده سازی می شود. داده ها

"سیستم سازی اطلاعات" - سیستم سازی اطلاعات. جمع آوری و ذخیره سازی. مراحل کار با اطلاعات معرفی مفاهیم کلی. سیستم سازی، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات. پردازش اطلاعات پایگاه های داده ذخیره سازی. جستجو برای اطلاعات سیستم های اطلاعاتی

"تبدیل اطلاعات" - یک یادداشت را ویرایش کنید. انجام یک مصاحبه کوتاه. دگرگونی اطلاعات اطلاعات. بیایید رودیارد کیپلینگ را به یاد بیاوریم. نمونه ای از متن سیگنال آموزش اصول روزنامه نگاری. اطلاعات سیگنال مصاحبه یادداشت برای کادت. انواع اطلاعات. حقوق خردسالان اخبار داغ. توجه داشته باشید. ساخت و ساز. قانون هرم معکوس

"نرم افزار پردازش داده" - دستگاه های ورودی و خروجی. ارائه اطلاعات. RAM. بزرگراه. اطلاعات. سوالات امنیتی. حافظه بلند مدت. برنامه ها CPU. پردازش داده های نرم افزاری در رایانه شخصی نمودار عملکرد یک کامپیوتر نمودار عملکردی

"اطلاعات و اقدامات با آن" - پردازش. ذخیره سازی اطلاعات یک جدول زمانی تنظیم کنید. رمزگذاری اطلاعات ارائه اطلاعات. اطلاعات مربوط به 5 توپ را رمزگذاری کنید. مجموعه اطلاعات. اقدامات با اطلاعات جمع آوری اطلاعات پردازش اطلاعات نمایش تصویری یک گل رز. چراغ سبز راهنما دسته بندی سوالات رمزگشایی اطلاعات پردازش داده های عددی را انجام دهید. ذخیره سازی. نام اقدام. کامپیوتر.

""پردازش اطلاعات" درجه 5" - به تصاویر با دقت نگاه کنید. پردازش اطلاعات پردازش. اشیاء فهرست شده در زیر را سازماندهی کنید. مرتب سازی اطلاعات تغییر شکل ارائه اطلاعات مشکل را حل کنید و نمودار پردازش اطلاعات را پر کنید. جستجو برای اطلاعات سیستم سازی اطلاعات اغلب، پردازش اطلاعات شامل تغییر شکل ارائه آن است. دو نوع پردازش اطلاعات کار را کامل کنید.