جزئیات طبقه بندی و ویژگی های طراحی پروتکل ها. پروتکل ها و قوانین تهیه آنها

در تعدادی از اسناد مدیریتی، جایگاه ویژه ای به پروتکل ها تعلق دارد. آنها بخشی از یک سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری هستند.

پروتکل - سندی است که روند بحث در مورد مسائل و تصمیم گیری در جلسات، جلسات، جلسات، کنفرانس ها را تعیین می کند.

باید در نظر داشت که در فعالیت های سازمان ها و شرکت ها، اسناد اغلب با نام "پروتکل" تنظیم می شود، اما آنها در تعریف فوق قرار نمی گیرند. بنابراین در زمینه روابط قراردادی، پروتکل‌های قصد، پروتکل‌های اختلافات، پروتکل‌های مصوبات تنظیم می‌شود. قانون از جمله اسناد اصلی مجمع عمومی صاحبان سهام، صورتجلسه کمیسیون شمارش و غیره را نام می برد. مشابه انواع پروتکل هااز نظر هدف شبیه به اعمال هستند: آنها حقایق یا رویدادها را ثبت و تأیید می کنند. بنابراین مشمول قوانین مذکور در این ماده نمی باشند.

پروتکل ها تنظیم می شوددر هر سازمانی که هیئت ها، کمیسیون ها و غیره موقت یا دائمی وجود دارد. شکل فعالیت آنها بحث در مورد برخی مسائل در جلسات یا جلسات و تصمیم گیری مشترک اغلب با رأی گیری است.

با ظهور شرکت های سهامی در کشور ما توجه به این نوع اسناد بیشتر شده است. نهادهای عالی حاکمیتی یک شرکت سهامی، کالجی هستند و پروتکل هایی که در آن فعالیت های آنها منعکس می شود، به یکی از مهم ترین اسناد مدیریت تبدیل می شود. صحبت از صورتجلسات مجامع عمومی سهامداران، جلسات هیئت مدیره و هیئت مدیره است. تصادفی نیست که قانون فدرال "در مورد شرکت های سهامی" و سایر قوانین حقوقی توجه ویژه ای به ترکیب اطلاعات در این اسناد، یعنی محتوای آنها دارد. برخی از الزامات نظارتی را می توان به آنچه ما کاغذبازی می نامیم نسبت داد. در رسمی کردن پروتکل هانهادهای حاکم بر شرکت های سهامی باید هم الزامات استاندارد برای این نوع اسناد (فرم استاندارد پروتکل) و هم مواردی را که در هنجارهای خاص قوانین حقوقی ذکر شده است در نظر بگیرند و مستندات فعالیت های نهادهای حاکم را تنظیم کنند. شرکت های سهامی.

الزامات معمول برای تهیه پروتکل

در یک فرم کلی، روش تهیه یک پروتکل به شرح زیر است.

هنگام آماده شدن برای یک جلسه یا جلسه:

موضوعاتی که در دستور کار قرار دارند، فرموله می شوند، یعنی موضوعاتی که باید در مورد آنها تصمیم گیری شود.

ترکیب سخنرانان اصلی تعیین می شود.

مواد مناسب انتخاب می شوند، به عنوان مثال، پیش نویس اسنادی که نیاز به بحث و تایید دارند، متن گزارش ها و غیره.

دبیر در طول جلسه گزارشی از پیشرفت بحث و بررسی موارد دستور کار و تصمیمات اتخاذ شده در مورد آنها را حفظ می کند. مهم‌ترین جلسات را می‌توان تنگ‌نگار کرد، گزارش‌ها و سخنرانی‌ها را می‌توان روی دیکتافون ضبط کرد. همه این مواد مبنایی برای آماده سازی بعدی پروتکل هستند.

سربرگ پروتکل

این پروتکل بر روی سربرگ عمومی سازمان یا روی یک صفحه کاغذ خالی با جزئیاتی که با فرم کلی مطابقت دارد تنظیم می شود. آنها عبارتند از:

نام شرکت سازمان؛

نام نوع سند؛

• محل تنظیم سند

هنگام ثبت تمام مشخصات، از جمله جزئیات فرم، قوانین خاصی باید در نظر گرفته شود. فقط این می تواند سند را با قدرت قانونی ارائه دهد.

نام برند- این نام کامل سازمان به زبان روسی است که در اسناد تشکیل دهنده ذکر شده است.

قانون فدرال "در مورد شرکت های سهامی" تعیین می کند که یک شرکت باید دارای نام کامل و ممکن است دارای یک نام شرکتی مختصر باشد، از جمله، از جمله، نشانی از نوع شرکت (باز یا بسته). بنابراین، اگر شرکتی به همراه نام کامل و مختصر آن ثبت نام کرده باشد، حق دارد آن را روی سربرگ های خود قرار دهد (به مثال 1 مراجعه کنید).

نام نوع سند(پروتوکول) با حروف بزرگ تحت نام سازمان چاپ می شود و با فاصله یک سطر از آن جدا می شود.

هنگام درج تاریخ در صورتجلسه، باید در نظر داشت که تاریخ جلسه و تاریخ نهایی شدن و امضای سند تقریباً همیشه متفاوت است.

توسط الزامات کلیصورتجلسه باید حداکثر تا 5 روز پس از تاریخ تشکیل جلسه تنظیم شود. اما قانون "در مورد شرکت های سهامی" اصطلاحات دیگری را معرفی کرد: برای صورتجلسه هیئت مدیرهحداکثر دوره آماده سازی 3 روز است و برای صورتجلسه مجمع عمومی صاحبان سهام- 15 روز پس از پایان جلسه.

شما باید این را در همه موارد بدانید پروتکل اضافه شده استتاریخ جلسه، امضا نکردن

اگر جلسه بیش از یک روز طول بکشد، صورتجلسه باید تاریخ شروع و پایان آن را ذکر کند: "10-12.01.2007" یا به طور کامل: "10.01.2007 - 12.01.2007".

این شاخص در یک خط با تاریخ قرار می گیرد و شماره ترتیبی جلسه را در سال تقویمی نشان می دهد: "شماره 02" یا "شماره 12".

اعداد ترتیبی به طور جداگانه برای هر کدام اختصاص داده می شود گروهی از پروتکل هاکه در سازمان تدوین می شوند: به صورت جداگانه شماره گذاری می شوند صورتجلسه مجامع عمومی صاحبان سهام; صورتجلسات هیئت مدیره; صورتجلسات هیئت مدیرهو غیره.

یکی دیگر از نیازهای فرم عمومی (و لازمه فرم استاندارد پروتکل) است «محل تنظیم سند». توجه به این نکته ضروری است که در این مورد این شرط به معنای محل تشکیلات نیست، بلکه به معنای مکانی است که در واقع جلسه در آنجا تشکیل شده است. نام شهرک مربوطه با در نظر گرفتن تقسیم اداری-سرزمینی اتخاذ شده مشخص شده است. علاوه بر این، باید فقط شامل اختصارات پذیرفته شده عمومی باشد، به عنوان مثال:

مکان همه جزئیات در نظر گرفته شده بستگی به فرم پروتکل مورد استفاده در این سازمان دارد: با یک موقعیت طولی (به مثال 4) یا زاویه ای (به مثال 5 مراجعه کنید) جزئیات. انتخاب روش برای مکان جزئیات با سازمان است و تأثیری بر قوت قانونی سند تنظیم شده در فرم ندارد.

مثال 4

فن آوری های ساخت و ساز پروتکل 10.01.2007 № 01

شرکت سهامی بسته فن آوری های ساخت و ساز پروتکل 10.01.2007 № 01 مسکو

سربرگ پروتکل - این مهمترین ویژگی جستجو است، برای کمک به شما برای یافتن سریع و با کمترین هزینه سند مورد نظر طراحی شده است. استاندارد دولتی (GOST R 6.30-2003) مفهوم "سرفصل متن" را به عنوان "خلاصه ای از سند" تفسیر می کند. در این صورت سرفصل به این سوال پاسخ می دهد که سند چه می گوید؟

با این حال، برای بسیاری از انواع اسناد، تعریف خلاصه آنها غیرممکن است، زیرا آنها معمولاً چندین موضوع مختلف را منعکس می کنند. پروتکل نیز به این دسته از اسناد تعلق دارد. بنابراین، عنوان متن هر پروتکل به سؤال "چه؟" پاسخ می دهد، حاوی نشانه ای از نوع فعالیت گروهی (جلسات، جلسات و غیره) و نام هیئت دانشگاهی در حالت جنسی است. این هدر به همراه تاریخ و کدپستی به شما این امکان را می دهد که به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید.

متن

مهمترین چیز در هر سند محتوای آن (متن) است.

متن پروتکلبه وضوح ساختار یافته است. این بدان معناست که صرف نظر از موضوعاتی که در دستور جلسه یا جلسه درج شده است، روند بحث آنها، تصمیمات اتخاذ شده، متن سند شامل قسمت های خاصی خواهد بود که به ترتیب ترتیب داده شده اند.

متن پروتکلبه دو بخش تقسیم می شود:

قسمت مقدماتی که نام و حروف اول رئیس و منشی جلسه را مشخص می کند. اطلاعات در مورد افراد حاضر در جلسه و دستور کار (این داده ها قبل از قسمت اصلی متن قرار می گیرند، به عنوان مثال، "ورود" به آن).

بخش اصلی که منعکس کننده سیر بحث در مورد موضوعات در دستور کار و رفع تصمیمات اتخاذ شده است.

بنابراین، بخش مقدماتی پروتکلبا مشخص کردن اینکه چه کسی رئیس و منشی یک جلسه یا جلسه معین است شروع می شود. کلمات "رئیس" و "منشی" از حاشیه سمت چپ، دو فاصله از عنوان تا متن چاپ می شود. بعد از خط تیره، حروف اول و نام خانوادگی آنها را مشخص کنید:

اطلاعات بیشتر در مورد مقدار و شخصی وجود دارد ترکیب ازدر جلسه اعضای دائمی هیات علمی. نام خانوادگی و حروف اول آنها به ترتیب حروف الفبا بعد از کلمه "حضور" قرار می گیرد. این اطلاعات نیز از مرز حاشیه سمت چپ قرار دارد.

با این حال، به این ترتیب ترکیب افراد حاضر در صورتی که تعداد آنها از 15 نفر تجاوز نکند، تنظیم می شود. هنگام تنظیم صورتجلسه با بیش از 15 شرکت کننده، ترکیب کمی آنها را مشخص کنید و یادداشت کنید که لیست (برگ ثبت نام) به صورتجلسه پیوست شده است. نمونه ای از چنین کتیبه ای در مثال 9 آورده شده است. و در مثال 10، یک برگه ثبت نام (ممکن است "برگ امضا" نامیده شود، و غیره) از شرکت کنندگان در جلسه (یا جلسه)، که شامل موارد شخصی نیز می شود. امضای افراد حاضر نشان داده می شود. در این صورت تعداد شرکت کنندگان واقعی در کارنامه نهایی درج می شود.

برای تصمیم گیری در یک جلسه، حد نصاب لازم است، یعنی حداقل مورد نیاز شرکت کنندگان، که تصمیمات اتخاذ شده را با صلاحیت قانونی می گیرد. بنابراین غالباً در صورتجلسه یادداشتی مبنی بر وجود حد نصاب قید می‌شود که ترکیب کمی هیئت علمی و تعداد واقعی حاضران در جلسه را نشان می‌دهد، مثلاً:

علاوه بر اعضای دائمی هیأت علمی که موظف به حضور در جلسه یا جلسه هستند، می‌توان از مقاماتی که ماهیت فعالیت خود با موضوعات مورد بحث مرتبط است دعوت به عمل آورد. اطلاعات مربوط به دعوت شدگان به جلسه باید در صورتجلسه قید شود:

لازم به ذکر است که هنگام پر کردن بلوک اطلاعاتی در نظر گرفته شده، سمت رئیس، دبیر جلسه و اعضای دائمی هیئت علمی حاضر در آن مشخص نشده است. در مورد دعوت شدگان، دستورالعمل اجرای GOST R 6.30-2003، منتشر شده توسط نویسنده استاندارد، موسسه تحقیقاتی تمام روسیه مدیریت سوابق و امور بایگانی، توصیه می کند نام آنها را به ترتیب حروف الفبا نیز بدون تعیین موقعیت ها فهرست کنید. با این حال، به طور سنتی در عمل مدیریت، هنگام تنظیم صورتجلسه، معمولاً موقعیت دعوت شدگان مشخص می شود. این تصادفی نیست، زیرا ذکر تنها نام شرکت کنندگان، کامل بودن اطلاعات شرکت کنندگان را آشکار نمی کند. با این حال، اغلب مهم است که نشان دهیم کدام مقامات می توانند یا باید در حل مسائل خاص مشارکت داشته باشند.

بخش مقدماتی پروتکلبا فهرستی از موضوعاتی که در این جلسه مورد بحث قرار گرفت به پایان می رسد. با کلمات "دستور کار:" شروع می شود و در دو یا سه فاصله زیر لیست شرکت کنندگان از مرز حاشیه سمت چپ قرار دارد.

هر سوال در دستور کار با حرف اضافه "O" ("درباره") شروع می شود و به سوال "درباره چه؟" پاسخ می دهد. سوالات با اعداد عربی شماره گذاری می شوند و برای هر سوال نشانی از گویندگان دارند:

بخش اصلی پروتکل تقسیم به بخش،که باید دقیقاً با موارد دستور کار مطابقت داشته باشد و به همین ترتیب شماره گذاری شود. به نوبه خود، متن هر بخش بر اساس طرح زیر مرتب می شود: شنیده شده - صحبت شده - تصمیم گرفته شده یا تصمیم گرفته شده است.

قبل از کلمه "گوش شد" شماره بخش مربوطه (مورد دستور کار) درج می شود. بقیه قسمت ها (SPEAKED، DECIDED یا DECIDED) شماره گذاری نشده اند.

در قسمت "LISTENED" نام خانوادگی و حروف اول سخنران اصلی را مطابق با دستور کار مشخص کنید، سپس از طریق خط تیره - محتوای گزارش او:

در صورتی که گزارش حجم زیادی داشته باشد و حاوی حجم قابل توجهی از اطلاعات مهم باشد، بهتر است متن آن از قبل تهیه و در اختیار دبیر جلسه قرار گیرد. در این صورت متن گزارش ضمیمه صورتجلسه می باشد که لینک این پیوست را ارائه می دهد. برای مثال:

در قسمت SPEAKERS نام و حروف اول همه سخنرانان در این مورد و خلاصه ای از صحبت های آنها مشخص شده است. در مورد مسائل کلیدی، مهم است که در صورتجلسه همه نظرات، کل جریان بحث منعکس شود. بنابراین اگر از سخنرانان و سخنرانان در مناظره سوالاتی پرسیده شد، پس از هر ارائه به همراه پاسخ ها به ترتیب دریافت، ضبط می شود.

کلمه "SPEAKED" مانند کلمات "LISTENED" و "DECIDED" ("DECIDED") از مرز حاشیه سمت چپ نوشته می شود. نام سخنرانان و محتوای سخنرانی ها با خط جدیدی در پاراگراف مشخص شده است.

قالب بندی سوالات به وضوح مشخص نشده است. در عمل، می توانید چندین گزینه را پیدا کنید:

ابتدا کلمه "سوال:" (یا "سوالات:") نوشته می شود، سپس نام خانوادگی شخصی که سوال را پرسیده است در یک خط جدید نشان داده می شود، پس از خط تیره خود سوال فرموله می شود و در خط بعدی - پاسخ به آن
(به مثال در مثال 16 مراجعه کنید).

بعد از کلمه "سوال:" فقط خود سوال بدون ذکر نام شخصی که آن را پرسیده است نوشته می شود (نمونه در مثال 17 را ببینید).

کلمه "سوال:" نوشته نشده است. خود سوال از خط قرمز و پاسخ آن در زیر نوشته شده است. در این صورت نام خانوادگی شخصی که سوال پرسیده نیز مجاز است ذکر نشود، اما بهتر است آن را یادداشت کنید. این سؤال را از متن سخنرانی جدا می کند (به مثال در مثال 18 مراجعه کنید).

با این حال، ممکن است هیچ سخنرانی دیگری به جز ارائه اصلی وجود نداشته باشد. در این حالت، قسمت "گزارش شده" از متن آزاد می شود و بخش فقط از دو بخش "شنیده شده" و "تصمیم گرفته شده" ("تصمیم گرفته شده") تشکیل می شود.

هر بخش با تصمیم گیری در مورد موضوع به پایان می رسد. بعد از کلمه RESOLVED: یا نوشته می شود « تصمیم گرفت:". هر دو کلمه عناصر اولیه هستند بند عملیاتیو از اهمیت یکسانی برخوردارند.

تصمیمات ثبت شده باید مختصر، دقیق و در معرض ابهام نباشد. اگر در یک موضوع تصمیمات متعددی وجود داشته باشد، به صورت چند نکته تنظیم می شود که هر کدام با اعداد عربی شماره گذاری می شوند:

توجه به این نکته حائز اهمیت است که تصمیمات ماهیت اداری دارند. بنابراین، آنها باید با استفاده از یک مدل معمولی برای اسناد اداری فرموله شوند. این مدل شامل نشانی از اقدامات بعدی، پاسخ به سؤال "چه باید کرد؟"، مجری (مسئول اجرا) و مهلت است.

با این حال، همیشه اجزای فهرست شده را نمی توان یا نباید در پروتکل استفاده کرد. بنابراین، پیامی که در یک جلسه داده می شود، می تواند به سادگی توسط افراد حاضر در نظر گرفته شود، یا می توان برای تایید یک سند تصمیم گرفت. در این موارد، عبارت تصمیم از مدل "کارها" پیروی می کند (به کادر 20 مراجعه کنید).

اگر تصمیم حاوی نشانه‌ای از اقدامات بعدی باشد، مجری یا مسئول اجرا و مهلت اجرا باید مشخص شود (به مثال 21 مراجعه کنید).

یکی دیگر از ویژگی های مهم تصمیم گیری در جلسات یا جلسات است که باید در تنظیم صورتجلسات به آن توجه کرد: برخی از تصمیمات با رأی گیری گرفته می شود. بنابراین، به عنوان مثال، رای دادن به تصمیمات اتخاذ شده در جلسات هیئت مدیره الزامی است، همچنین رای دادن در هنگام تعیین نامزد برای یک سمت انتخابی الزامی است. در این موارد، نتایج رای گیری باید در صورتجلسه پس از تصمیم مربوطه قید شود (به مثال 22 مراجعه کنید). اگر همه حاضران به تصمیم اتخاذ شده رأی مثبت دادند، نتایج رأی گیری می تواند متفاوت باشد - به مثال 23 مراجعه کنید.

قسمت تزئینی

صورتجلسه پس از ویرایش نهایی متن آن امضا و کلیه بخشهای مربوط به دستور جلسه بررسی و تنظیم گردید. این سند به امضای رئیس و دبیر جلسه می رسد. زیرنویس ها از حاشیه حاشیه سمت چپ قرار می گیرند و با فاصله دو تا سه خط از متن جدا می شوند.

پروتکل تنها در صورت وجود این دو امضا قدرت قانونی پیدا می کند. این یک روش عمومی شناخته شده است که در تعدادی از قوانین و مقررات ذکر شده است. به ویژه، طبق مقررات قانون فدرال "در مورد شرکت های سهامی"، صورتجلسه مجمع عمومی صاحبان سهام در 2 نسخه تنظیم می شود و هر دو باید به امضای رئیس و دبیر مجمع برسد.

در عین حال، همان قانون قانون متفاوتی را ایجاد می کند مراحل امضای پروتکلجلسات هیئت مدیره شرکت سهامی: صورتجلسه فقط به امضای رئیس مجمع می رسد و مسئولیت صحت سند به عهده اوست. به نظر می رسد چنین هنجاری بحث برانگیز است ، زیرا یادداشت هایی که منعکس کننده روند جلسه است توسط منشی نگهداری می شود ، این او است که باید آنها را با صلاحیت ویرایش کند و پیش نویس پروتکل را تهیه کند. که از آن نتیجه می شود که نه تنها رئیس، بلکه منشی نیز مسئول تنظیم صورتجلسه است. این باید با امضای او در زیر سند ثابت شود.

پروتکل یک سند اداری داخلی است، بنابراین معمولاً نیازی به تأیید آن توسط مهر نیست.

برخی از انواع پروتکل ها منوط به تایید رئیس سازمان است (مثلا صورتجلسه شورای فنی، کمیسیون کارشناسی و...). تأییدیه با یک مهر در گوشه سمت راست بالا تنظیم می شود: پس از کلمه "تأیید شده"، عنوان موقعیت (بدون ذکر نام شرکت، زیرا در عنوان سند وجود دارد)، یک امضای شخصی. الصاق شده است، رمزگشایی آن و تاریخ تایید.

و اکنون نمونه پروتکلی را که مطابق با قوانین در نظر گرفته شده است، به شما توجه می کنیم:

ادامه مقاله را در شماره بعدی مجله بخوانید. ما در مورد جزئیات تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی سهامداران و ترکیب اطلاعاتی که باید در این سند منعکس شود به شما خواهیم گفت. هنگام ارائه مطالب، الزامات اسناد اساسی مانند قانون فدرال "در مورد شرکت های سهامی"، مصوبه کمیسیون فدرال بازار اوراق بهادار مورخ 31 مه 2002 شماره 17 / ps و غیره در نظر گرفته می شود. خواهید دید که پروتکل استاندارد چه تفاوتی با پروتکل مجمع عمومی صاحبان سهام دارد!

V نویسنده اسرار خود را به اشتراک می گذارد. او یک روش گام به گام برای تهیه یک جلسه موثر ارائه می دهد (شما خواهید آموخت که چگونه دستور کار شکل می گیرد، چگونه تعامل با شرکت کنندگان و دعوت کنندگان جلسه را سازماندهی کنید، چگونه مطالب اطلاعاتی و یک اتاق جلسه را آماده کنید). یک برنامه زمانبندی بحث بهینه پیشنهاد شده است که بر اساس توصیه های روانشناسان است. موضوعات پیشرفت صورتجلسه، زمان ثبت صورتجلسه، ضوابط تنظیم رونوشت و گزیده آن جهت اطلاع مجریان از تصمیمات اتخاذ شده در جلسه مورد بررسی قرار گرفت.

1 مقاله E.G. یوسیپووا "جنبه سازمانی برگزاری جلسات در شرکت" در صفحه 52 از مجله شماره 1` 2007

2 نام اختصاری رایج واحدهای اداری-سرزمینی و فهرست موضوعات فدراسیون روسیه در صفحات 91-93 مجله منتشر شده است.
№ 1` 2007

پروتکل

در سطح قانونگذاری، در ماده 28.2 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه، 30 دسامبر 2001، شماره 195-FZ، ذکر شده است که ماهیت اصلی و قوانین یکسان برای تنظیم سند مشخص شده را نشان می دهد. تخلفات اداری نیازمند شفاف سازی و درج اطلاعات زیر است.

• روز، ماه، سال و محل تدوین.
• عنوان شغلی، نام خانوادگی، حروف اول کارمند مجاز تنظیم کننده سند.
• اطلاعات مربوط به شخص یا سازمانی که قانون را نقض می کند (نام خانوادگی، حروف اول، اطلاعات گذرنامه، آدرس محل سکونت و ثبت نام شخص، آدرس قانونی، اطلاعات مربوط به مدیر در ارتباط با سازمان).
• اطلاعات مربوط به قربانیان و شاهدان پرونده، در صورت وجود (نام خانوادگی، حروف اول، اطلاعات پاسپورت، آدرس محل سکونت).
• داده های مربوط به جرم ارتکابی (تاریخ، محل ارتکاب، ماهیت آنچه اتفاق افتاده است).
• پیوند به ماده قانونی که نقض شد.
• توضیحات شخص یا نماینده سازمان در مورد.
• سایر اطلاعات طراحی شده برای کمک به بررسی جامع پرونده.

نوشتن یک پروتکل در مورد تخلفات اداری شامل ارائه توضیحات به یک فرد یا نماینده یک سازمان در مورد حقوق و تعهدات متخلف است که توسط قانون اداری تعیین شده است. در مورد توضیحات دریافت شده در سند در حال آماده سازی، ورودی صورت می گیرد.

افرادی که پروتکل در رابطه با آنها تنظیم شده است (یک شهروند یا نماینده مجاز سازمان) باید با آن آشنا باشند. در صورت تمایل، این افراد می توانند سابقه ای از عدم موافقت خود با پروتکل یا توضیحاتی در مورد اصل متن را که ضمیمه پروتکل است، به یادگار بگذارند. سند مشخص شده با الصاق امضا توسط کارمند مجاز که پروتکل را تنظیم کرده است و توسط متخلف (شهروند یا کارمند مورد اعتماد سازمان) که پروتکل در مورد او تنظیم شده است تأیید می شود. اگر متخلفان از امضای پروتکل امتناع کنند، این امر به طور جداگانه در سند ثبت می شود.

نسخه دوم پروتکل در مورد تخلف اداری برای شخصی که پروتکل در مورد او تنظیم شده است صادر می شود. متهم برای یک کپی امضا می کند. همچنین در صورت وجود یک نسخه توسط قربانی در پرونده دریافت می شود. اگر شخصی که پروتکل در رابطه با او تنظیم شده است در این رویداد حضور نداشته باشد، یک نسخه از پروتکل از طریق پست برای او ارسال می شود. قانون برای این کار 3 روز فرصت داده است.

مهلت تنظیم پروتکل تخلف اداری

اصطلاح تنظیم پروتکل تخلف اداری را می توان با توجه به شرایط به 3 گروه تقسیم کرد.

• بلافاصله. مستقیما؛
• ظرف 2 روز؛
• پس از تحقیقات اداری

بلافاصله، یعنی در زمان تشخیص تخلف از قانون، پروتکل زمانی نوشته می شود که تمام اطلاعات لازم برای پر کردن فرم پروتکل و روشن شدن شرایط حادثه مشخص شود. در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر، قانون امکان تنظیم پروتکل را ظرف 2 روز از تاریخ تخلف فراهم می کند. در صورتی که به دلیل تخلف ارتکابی از قانون، انجام تحقیقات ضروری باشد، پس از بررسی، پروتکل تنظیم می شود.

آیا حقوق خود را نمی دانید؟

تحقیقات اداری زمانی انجام می شود که اطلاعات را فقط از طریق بررسی های کارشناسی یا سایر اقدامات رویه ای که زمان زیادی طول می کشد به دست آورد. در بیشتر موارد، تحقیقات اداری نباید بیش از 1 ماه طول بکشد. با این حال، در برخی شرایط، که امکان آن در بند 5 هنر پیش بینی شده است. 28.7 قانون اداری فدراسیون روسیه، این مدت مجاز به تمدید است. در صورتی که تخلف انجام شده مستلزم رسیدگی اداری طولانی تری باشد، مدت مجاز برای تنظیم پروتکل تخلف اداری ممکن است تا 6 ماه افزایش یابد.

نمونه ای از تهیه پروتکل در مورد تخلف اداری

هیچ شکل واحدی از پروتکل تخلفات اداری مصوب قانون وجود ندارد. هر سازمان دولتی شکل پروتکل مورد استفاده در کار خود را توسط اسناد داخلی خود تأیید می کند. اما از نظر محتوا و ظاهر این اشکال تفاوت چندانی با هم ندارند.

در بالای صفحه در مرکز صفحه نام سند - "پروتکل در مورد تخلف اداری" و علامت "خیر" وجود دارد. در زیر سمت چپ، باید تاریخ، ماه، سال پر کردن پروتکل را بنویسید، و در سمت راست - محل تنظیم، یعنی نام محله ای که در آن نقض قانون تشخیص داده شده است و پروتکل تنظیم شد.

در مرحله بعد، اطلاعات مربوط به کارمندی که پروتکل را تنظیم می کند (موقعیت، نام خانوادگی و حروف اول)، و همچنین اطلاعات مربوط به شخص درگیر ثبت می شود. علاوه بر این، اگر اطلاعات مربوط به یک شهروند ثبت شود، نه تنها نام خانوادگی، حروف اول و اطلاعات گذرنامه، بلکه آدرس را نیز نشان می دهد - هم ثبت نام و هم محل اقامت واقعی، شماره تلفن، داده های مربوط به کار. در رابطه با سازمان، نام، آدرس های قانونی و پستی، شماره ثبت اصلی ایالت (OGRN) و همچنین موقعیت، نام خانوادگی، حروف اول، جزئیات سند در مورد انتصاب نماینده شخص حقوقی ذکر شده است. به عنوان یک قاعده، این نقش توسط کارگردان ایفا می شود و سند دستور انتصاب است.

محل اصلی پروتکل در مورد یک تخلف اداری برای شرح رویداد تخلف محفوظ است. در زیر ستون های خالی وجود دارد که به شما امکان می دهد اطلاعات مربوط به شاهدان و قربانیان را ثبت کنید. پروتکل با امضای متخلف و امضا با رمزگشایی کارمند صادر کننده پروتکل پایان می یابد. شخصی که پروتکل در رابطه با او تنظیم شده است نیز با امضای خود تأیید می کند که حقوق و تعهدات او اعلام شده است ، با پروتکل آشنا شده و یک نسخه از سند را دریافت کرده است. اطلاعات مربوط به دریافت یک کپی از پروتکل نه تنها با امضا، بلکه با الصاق تاریخ تحویل نیز تأیید می شود.

اشتباهات در پروتکل در مورد تخلف اداری

اشتباهات صورت گرفته در پروتکل در مورد تخلف اداری در هنگام ثبت نام، با توجه به اهمیت آنها، می تواند به قابل توجه و ناچیز تقسیم شود. مطابق با قطعنامه پلنوم دادگاه عالی فدراسیون روسیه در 24 مارس 2005 شماره 5 "در مورد برخی از مسائل ناشی از دادگاه ها هنگام اعمال قانون فدراسیون روسیه در مورد تخلفات اداری"، نقص قابل توجهی در سند فقدان اطلاعات ذکر شده در هنر است. 28.2 ساعت 2 قانون اداری (بند 4 مصوبه). به این معنی که در پروتکل تخلف اداری، تمام ستون ها باید پر شود و تمام اطلاعات ذکر شده در بالا باید ثبت شود.

اگر پروتکل در حضور متخلف تنظیم شده باشد، پس از ثبت نام، باید امضاهایی تأیید کننده صدای حقوق و تعهدات، آشنایی با پروتکل وجود داشته باشد. اگر سند بدون مجرم تنظیم شده باشد و اطلاعات کافی در مورد اطلاع او از تاریخ و محل ثبت پروتکل وجود نداشته باشد، این امر نقض قابل توجهی از حقوق رویه ای خواهد بود و ممکن است منجر به لغو پروتکل و ختم رسیدگی. به طور کلی، هر گونه اشتباه در پروتکل، که به نظر پلنوم دادگاه عالی فدراسیون روسیه، قابل توجه است، ممکن است منجر به لغو پروتکل و ختم رسیدگی شود.

مهم! هرگونه اصلاح در پروتکل، به ویژه در اطلاعات ذکر شده در هنر. 28.2 h. 2 قانون اداری، باید با امضای مسئول تنظیم کننده پروتکل و امضای متخلف که تأیید می کند با این اصلاحات آشنا بوده و موافق است، تأیید شود.

جلسه علنی اشتباهات ناچیز در صورتجلسه را در نظر می گیرد تا شامل تمام آن کاستی های اطلاعاتی شود که در روند رسیدگی به پرونده قابل جبران باشد. یک عیب ناچیز، و این به ویژه در تصمیم گیری ذکر شده است، شامل تکمیل پروتکل در غیاب متخلف نیز می شود، در صورتی که به طور مقتضی از تاریخ و مکان تنظیم پروتکل مطلع شده باشد، اما در محل تعیین شده حاضر نشده باشد. بدون دلیل یا بدون دلیل موجه در زمان مشخص شده قرار دهید. قابل توجه نیستند و عواقب اشتباهات املایی در متن پروتکل را متحمل نمی شوند، مگر اینکه این اشتباهات در نام خانوادگی باشد.

اعمال مجازات بدون تنظیم پروتکل تخلف اداری

در برخی شرایط، اجرای یک پروتکل در مورد تخلف اداری ممکن است اتفاق نیفتد. اگر تخلفی ثبت شود که خطر عمومی زیادی ندارد و برای آن مجازاتی در قالب اخطار یا جریمه در نظر گرفته شده است، نیازی به پروتکل نیست.

مطابق با هنر. 28.6 قانون اداری، در صورت اعمال جریمه یا اخطار بلافاصله در محل، تنظیم پروتکل لازم نیست. این وضعیت مستلزم صدور تصمیم در مورد تخلف اداری است که در صورت امتناع از دریافت شخصاً ، یک نسخه از آن توسط متخلف - شخصاً یا از طریق پست دریافت می شود.

اما اگر متخلف با تصمیم اتخاذ شده موافق نباشد (با خود ارتکاب تخلف از قانون یا مجازات اعمال شده در مورد آن)، با این وجود، پروتکل مربوط به تخلف اداری تنظیم و ضمیمه تصمیم می شود.

اشخاص حقوقی در طول فعالیت خود غالباً در مورد موضوعاتی که در مجمع عمومی مطرح می شود تصمیم می گیرند که در آن موسسان، سهامداران، روسای بخش ها و همچنین نمایندگان احزاب شرکای تجاری می توانند شرکت کنند. در چنین شرایطی، وظایفی که در جلسه حل می شود با استفاده از فرمی مانند صورتجلسه مجمع عمومی تنظیم می شود. این یک سند نسبتاً خاص است که به طور خلاصه پیشرفت کل رویداد را نشان می دهد و همچنین می تواند حاوی خلاصه ای از اطلاعات ارائه شده باشد.

مواردی که به استناد صورتجلسه مجمع عمومی قابل حل است

صورتجلسه مجمع عمومی برای حل مشکلات مختلف که جزء لاینفک فعالیت یک سازمان یا بنگاه است ضروری است. با کمک این سند می توان تغییرات در ترکیب موسسان یا سهامداران، صدور سهام، سازماندهی مجدد یا انحلال یک شرکت را رسمی کرد.

در مواردی که تصمیم جمعی لازم است باید از صورتجلسه مجمع عمومی استفاده شود. الگوی تلفیقی برای همه چنین رویدادهایی در محدوده یک سازمان یکسان است. بنابراین، این سند به عنوان بازتابی از فعالیت های اقتصادی بنگاه اقتصادی دارای ارزش حقوقی مهمی است.

صورتجلسه مجمع عمومی، نمونه ای از تهیه آن و هنجارهای قابل اعمال در محتوای آن توسط قوانین مختلف قانونی فدراسیون روسیه تنظیم شده است. بنابراین، لازم است که الزامات تعیین شده برای ثبت آن را کاملاً رعایت کنید، زیرا در حین بازرسی، مقامات کنترل کننده حق دارند تصمیمات یک شخص حقوقی را بر اساس تخلفات موجود و عدم رعایت الزامات اساسی برای بی اعتبار کنند. پروتکل

الزامات قانونی برای ثبت نام

صورتجلسه مجمع عمومی اعضای شرکت کننده در فعالیت های اقتصادی سازمان باید حداکثر ظرف 15 روز از تاریخ تشکیل آن تنظیم شود. سند در دو نسخه تنظیم شده است و باید مجموعه خاصی از داده ها را شامل شود:

• تاریخ و مکان جلسه.
• تعداد آرای شرکت کنندگان.
• تعداد کل آرا شامل شرکت کنندگان غایب.
• نام و نام خانوادگی رئیس جلسه.
• ترکیب هیئت رئیسه.
• دستور جلسه.

به عنوان یک قاعده، صورتجلسه در قالب چکیده، موضوعات اصلی ارائه شده برای بحث و رأی گیری و نتایج تأیید شده را نشان می دهد.

هدف از تنظیم پروتکل

صورتجلسه مجمع عمومی سندی است که مسیر اتخاذ تصمیماتی را که جهت فعالیت شخص حقوقی را به طور جمعی تعیین می کند، تعیین می کند. تمام اشکال و انواع پروتکل ها با هدف مستندسازی تصمیمات هیئت های دانشگاهی است. همچنین، پروتکل در طول جلسات کاری، جلسات کمیسیون ها، مذاکرات، جلسات مشورتی تنظیم می شود. هدف پروتکل مستندسازی تصمیمات و توافقات جمعی است.

هر کسب و کار یا سازمانی باید از روش های تصمیم گیری گروهی استفاده کند و بتواند صورتجلسات خود را با شایستگی تنظیم کند. اهمیت ثبت تصمیمات جمعی کمک خوبی برای انجام صحیح فعالیت های آن توسط یک شخص حقوقی است.

اگر در شرکت بنیانگذار یا مدیر به تنهایی در مورد انجام فعالیت های اقتصادی تصمیم گیری کند، یک جلسه مشورتی لزوماً برای اتخاذ تصمیمات مهم در مورد فعالیت های شرکت تشکیل می شود. بدين ترتيب رسيدگي به اينگونه تصميمات و موارد پيش آمده در صورتجلسه مجمع عمومي قيد مي شود.

رویه مهم

فرآیند تهیه پروتکل شامل چندین مرحله است:

• تعیین و تهیه دستور کار.
• تهیه و تنظیم مستندات لازم.
• اطلاع رسانی به کلیه شرکت کنندگان در مورد محل مجمع عمومی.
• توزیع داده های اطلاعاتی لازم برای شرکت کنندگان در آماده سازی دستور جلسه، با برجسته کردن مسائل فردی آن.

قبل از شروع فرآیند مذاکره، لازم است اطلاعات ثبت نام شرکت کنندگان در جلسه در صورتجلسه وارد شود. برای این منظور، فهرستی از همه شرکت کنندگان تهیه می شود که تعداد آنها باید با تعداد آرای لازم برای تصمیم گیری قانونی مطابقت داشته باشد.

برای ثبت اطلاعات بیشتر در مورد تصمیمات اتخاذ شده و روند مجمع عمومی، از ابزارهای فنی مدرن ضبط صدا یا فیلم استفاده می شود که برای تنگ نگاری و پردازش کلیه سخنرانی ها و تصمیمات اتخاذ شده استفاده می شود. همچنین همزمان با ضبط، تنظیم صورتجلسه به صورت کتبی در طول جلسه ضروری است. فهرست اسنادی که در ارائه سوالات برای رای گیری یا بحث شرکت داشته اند باید مشخص شود. اینها گزارش ها، پروژه ها، منابع مورد استفاده در مجمع عمومی هستند.

قوانین ثبت نام

صورتجلسه مجمع عمومی مالکان یا شرکت کنندگان باید به درستی تنظیم شود و کاملاً مطابق با الزامات نظارتی قانون فدراسیون روسیه باشد.

از نظر محتوایی، سند می تواند به تفصیل یا خلاصه ای از جلسه برگزار شده باشد. تمام سخنرانی هایی که در جلسه عمومی هیئت مشورتی صورت گرفت به صورت کامل نمایش داده می شود. در یک فرم مختصر، تنها اطلاعات سخنرانان، موضوع سخنرانی ارائه شده، درج شده است. فرم کوتاه طرح پروتکل نامیده می شود. نحوه تنظیم صورتجلسه توسط رئیس جلسه و یا طی تصمیم هیئت علمی تعیین می شود. نمونه صورتجلسه مجمع عمومی شرکت کنندگان در زیر ارائه می شود.

این سند با رعایت تمام قوانین و الزامات کار اداری برای معرفی جزئیات مطابق با GOST تهیه شده است.

محتویات پروتکل داده های سازمان

صورتجلسه مجمع عمومی که نمونه ای از آن در حال توسعه است، الزاماً باید حاوی اطلاعات نام کامل سازمان و همچنین اختصارات پذیرفته شده در مورد شکل سازمانی و قانونی (LLC، JSC و غیره) باشد. در این مورد، نام باید مطابق با نامی باشد که در اساسنامه شرکت ذکر شده و در ثبت نام یکپارچه ایالت ثبت شده است، و همچنین دارای رمزگشایی کامل بدون استفاده از اختصارات باشد.

اگر این صورتجلسه مجمع عمومی یک LLC باشد، نمونه بر اساس همان قوانین و مقرراتی که برای سازمانهایی با شکل سازمانی و قانونی مالکیت متفاوت تهیه می شود. این مکان یک شخص حقوقی را تعیین می کند که در قالب یک رکورد از آدرس قانونی سازمان منعکس شده است و باید مطابق با آنچه در اسناد تشکیل دهنده وارد شده و همچنین ثبت نام در ثبت نام یکپارچه ایالت باشد.

داده های جلسه

در بخش بعدی، پس از تعیین اطلاعات قانونی منعکس کننده نام واقعی محل شرکت، لازم است اطلاعات مربوط به زمان و شکل جلسه ذکر شود. ابتدا نوع مجمع عمومی مشخص شده است که می تواند سالانه، فوق العاده، برنامه ریزی شده و ... باشد. صورتجلسه مجمع عمومی شرکت کنندگان LLC، طبق قانون فعلی، حداقل یک بار در سال تعیین می شود.

فرم های جلسه

شکل جلسه را می توان به صورت زیر تعریف کرد:

• حضور شخصی نمایندگان مجاز یا شرکت کنندگان - سهامداران.
• فرم مکاتبه با جمع آوری اسنادی که زودتر برای نظرخواهی در مورد مسائل رای گیری ارسال شده است.

تاریخ و مکان جلسه هیئت مشورتی نیز ذکر شده است، آدرس واقعی شرکت کنندگان در آن جمع آوری شده است.

بخش اصلی پروتکل

موضوع و موضوعاتی که جلسه در مورد آن برگزار شد ذکر شده است. در مورد جلسات سالانه، قانون تعدادی از مسائل را تعریف می کند که باید در نظر گرفته شود. در ادامه جلسه، شرکت کنندگان در انتخاب موضوعات مورد نیاز برای حل آزادند.

زمان شروع و پایان ثبت نام اشخاصی که حق حضور و شرکت در بحث را دارند باید قید شود. در این صورت، برگزارکننده یا منشی، با شناسایی افراد حاضر و وارد کردن این اطلاعات در بخش «حضور» پروتکل، مراحل ثبت نام را برای همه ورودی‌ها انجام می‌دهد. نام کامل باید ذکر شود. شرکت کننده و همچنین موقعیت و تعداد آرای متعلق به وی. در مورد شرکت های سهامی نیز می توان اطلاعات مربوط به شناسنامه یا وکالتنامه های صادره را وارد کرد.

همچنین این قسمت زمان افتتاح و اختتامیه جلسه هیات علمی، نتایج رای گیری که در زمان شمارش آرا ثبت می شود را نشان می دهد.

هنگام بررسی هر یک از موارد در دستور کار، موارد زیر باید ذکر شود:

• تعداد آرای مجاز برای شرکت در جلسه.
• تعداد آرایی که شرکت کردند.
• تعداد آرای داده شده برای گزینه های مختلف رأی گیری.
• تدوین تصمیمات اتخاذ شده

پس از آن، بخشی می آید که در آن تمام مفاد اصلی سخنرانی های شنیده شده و همچنین اسامی افرادی که در مورد هر موضوع صحبت کرده اند ضبط می شود. اطلاعات در قالب چکیده هایی ارائه می شود که خلاصه ای از سخنرانی ها را تشکیل می دهد.

قسمت پایانی

صورتجلسه مجمع عمومی مؤسسین، سهامداران یا سایر شرکت کنندگان پس از تنظیم، با امضای رئیس و دبیر مجمع ممهور می شود. تاریخ تهیه آن نیز قرار داده شده است که ممکن است با تاریخ جلسه مطابقت نداشته باشد.

صورتجلسات و جلسات ویژه

یکی دیگر از نمونه های جالب این گونه اسناد، صورتجلسه مجمع عمومی صاحبان یک خانه یا مشارکت باغبانی است. اینگونه جلسات و ضبط آنها از این جهت متمایز می شود که شرکت کنندگان از حقوق مساوی برخوردار هستند و در صورت عدم حضور تعداد زیادی از افراد، همچنان می توان بر اساس نظر کسانی که وارد شدند و در حل و فصل مسائل مطرح شده شرکت کردند تصمیم گرفت. بحث. بر اساس چنین پروتکلی، بقیه اعضای سهامداری مسکن یا مشارکت باغبانی موظف به رعایت تصمیمات اتخاذ شده هستند، صرف نظر از اینکه در این جلسه شرکت کرده اند یا خیر.

هنگامی که چنین سندی تنظیم می شود، معمولاً ترکیب کمیته بازشماری را نشان می دهد. رئیس و منشی جلسه می توانند افراد مجاز و یا کسانی باشند که با رأی گیری از بین شرکت کنندگان حاضر انتخاب می شوند. روش مدیریت ساختمان های آپارتمانی یا مشارکت باغبانی توسط مجمع عمومی صاحبان اماکن مسکونی یا قطعات زمین انتخاب می شود. تصمیمات اتخاذ شده در مورد موضوعات ذکر شده برای همه مالکان الزام آور است.

تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی مستلزم توجه ویژه و وجود مهارت های خاصی در کار مستندسازی است. بی توجهی به قوانین وضع شده برای اجرای این سند نباید مجاز باشد، زیرا تنها بازتاب مستند قانونی بودن تصمیمات جلسه شورایی است که هدف مهمی دارد و همچنین دارای قوت قانونی فراوانی است و در طول مدت ارائه می شود. ممیزی به مقامات نظارتی

صورتجلسه - سندی که روند جلسه و روش تصمیم گیری توسط هیئت همگانی را مشخص می کند.

موارد زیر مشمول ثبت اجباری هستند:

▫️جلسات هیات مدیره و هیئت های مدیریتی دائمی، ارگان های دولتی شهرداری، هیئت های مدیریت بنگاه ها و سازمان ها (جلسات عمومی موسسان، سهامداران، جلسات هیات مدیره، هیات مدیره کمیته ها، کمیسیون ها، ادارات و غیره) و

کنفرانس ها، جلسات، جلسات یک بار یا دوره ای برگزار می شود.

انعکاس در هدف ایجاد یک سند از اصل مدیریت همگانی، تصمیم گیری گروهی این امکان را فراهم می کند که از پروتکل به عنوان شکل مستقلی از سند صحبت شود.

پروتکل سندی است که عمدتاً به سیستم اسناد سازمانی و اداری مربوط می شود. پروتکل ها اسناد اداری اداری (مراجعه به زیر سیستم اسناد اداری) هستند که وظایف مدیریتی و قانونی را انجام می دهند و کارکرد حقوقی پروتکل در اولویت قرار دارد و به چشم می خورد.

اما سندی با نام نوع "پروتوکول" در فرآیند مستندسازی و بسیاری از فعالیت های دیگر استفاده می شود.

در عمل تجاری، صورتجلسات جلسات تجاری، پروتکل‌های قصد، پروتکل‌هایی برای انتقال اطلاعات محرمانه، پروتکل‌های اختلاف نظر و موارد دیگر تنظیم می‌شود که در آن نه تصمیمات مدیریتی، بلکه توافقات و دستیابی طرفین (یعنی گروهی، جمعی) ثبت می‌شود. و نه «کمیسیون» که گاهی اشتباه می گویند) توافق در حل مسائل مورد علاقه طرفین.

برای برخی از وظایف مدیریت پرسنل، صورتجلسات جلسات کمیسیون های صدور گواهینامه و صلاحیت تنظیم می شود که در زیر سیستم ویژه اسناد پرسنلی گنجانده شده است.

طبقه بندی پروتکل ها

انواع و اقسام صورتجلسات، صرف نظر از تعلق به یک سیستم یا یک زیر سیستم اسناد و مدارک، به دو دلیل طبقه بندی می شوند - روش مستندسازی و درجه کامل بودن ضبط جلسات جلسه، که به طور همزمان عمل می کنند. بنابراین، با توجه به درجه کامل بودن رکورد، پروتکل ها به کوتاه و کامل تقسیم می شوند.

پروتکل‌های کامل می‌توانند به صورت متنی دقیق (روش متنی مستندسازی)، کلمه به کلمه (روش متنی با استفاده از قراردادهای خاص که باید در هنگام ثبت پروتکل رمزگشایی شوند)، فونوگرافیک (ضبط صدا)، پروتکل‌های ویدیویی (از ضبط صدای ویدیویی استفاده می‌شود، به خصوص در هنگام انجام ویدئو کنفرانس). آنها حاوی گزارشی از کل جلسه، از جمله اظهارات، سؤالات، تذکرات، سخنرانی ها و ارجاعات در طول جلسه، سر و صدا، تشویق و غیره هستند. بسته به روش مستندسازی

در صورتجلسه کوتاه فقط اسامی رئیس، منشی، ترکیب حاضران، فهرست موضوعات در نظر گرفته شده و تصمیمات اتخاذ شده به طور مداوم ثبت می شود. نوعی پروتکل کوتاه، پروتکلی است که به صورت اختصاری تهیه شده است، که ارائه مختصری از موضوعات در نظر گرفته شده با توجه به طرح "سوال - تصمیم" را ارائه می دهد.

صورتجلسات در طول جلسه توسط شخص منتخب یا منصوب خاص یا دبیر هیأت کالج دائمی توسط دفتر تنظیم می شود و صورتجلسات عملیاتی که به ریاست رهبران تشکیل می شود توسط دبیران یا معاونین تهیه و تنظیم می شود. رهبران.

صورتجلسه ای که مستقیماً در جلسه تنظیم می شود پیش نویس است. باید مشخص شود، با رونوشت یا گرامافون بررسی شود (اگر متنی در جلسه نگه داشته شده یا روی دیکتافون ضبط شده باشد)، حداکثر 3 یا 5 روز از تاریخ جلسه ویرایش و اجرا شود. این شرایط یا سایر استانداردها برای شرایط تهیه پروتکل برای امضا - "در روز جلسه" ، "نه دیرتر از روز کاری بعد" و غیره. - معمولاً توسط مقررات مربوط به هیأت‌های کالج مربوطه و شرح وظایف/آیین‌نامه‌های شغلی دبیر یک هیئت دانشگاهی خاص تنظیم می‌شوند.

فرم پروتکل

پروتکل اصلی ترین سند اداری مدیریت دانشگاهی است و تقریباً همیشه به عنوان یک سند چند صفحه ای تنظیم می شود. بنابراین هنگام تنظیم اولین برگه پروتکل، باید از فرم کلی سازمان یا بنگاه استفاده شود و در صورت عدم وجود فرم کلی، پروتکل بر روی برگه های کاغذ A4 با محل جزئیات تنظیم می شود. با توجه به نمونه فرم کلی.

در صورت عدم استفاده از فرم ثبت اولین برگ پروتکل، جزئیات معمولاً به صورت طولی (در امتداد حاشیه بالای برگه) وسط ترسیم می شوند.

فرم استاندارد پروتکل شامل جزئیات اجباری زیر است:

• - نام کامل سازمان یا شرکت؛
• - نام نوع سند (پروتوکول)؛
• - تاریخ؛
• - فهرست (در پروتکل هایی که به اسناد اداری اشاره می کنند).
• - محل تألیف؛
• - عنوان؛
• - متن؛
• - امضاها

جزئیات اضافی پروتکل عبارتند از:

• - نام واحد ساختاری؛
• - مهر تایید؛
• - علامت گذاری در حضور برنامه ها؛
• - محل (محل، دفتر) و زمان جلسه.
• - نام خانوادگی و حروف اول شخص رئیس جلسه، جلسه؛
• - تاریخ امضای پروتکل؛
• - روش رای گیری (رای گیری علنی، مخفی، غیرحضوری).

ویژگی های ثبت جزئیات اجباری پروتکل، و همچنین وجود، تعداد و قوانین ثبت جزئیات اضافی، ویژگی های فرم با الزامات قانون فعلی، آداب و رسوم تجاری یا وضعیت مدیریت خاص تعیین می شود. . اما تمام ویژگی های طراحی بر اساس یک الگوریتم کلی است که در طول تاریخ در فرآیند تهیه و اجرای پروتکل به عنوان یکی از انواع اصلی اسناد اداری توسعه یافته است.

سربرگ پروتکل

برای اطمینان از نیروی قانونی پروتکل، لازم است نام کامل سازمان یا شرکت را به درستی تنظیم کنید، که به عنوان نام یک شخص حقوقی ثبت شده در ثبت نام واحد دولتی اشخاص حقوقی مطابق با اسناد تشکیل دهنده آن شناخته می شود. و اساسنامه (یعنی با ذکر اجباری شکل سازمانی و قانونی) :

نام واحد ساختاری (جزئیات اضافی پروتکل) معمولاً در موارد زیر روی سند درج می شود:

• 1. پروتکل همه انواع فعالیت های دانشگاهی را در یک بخش جداگانه از شرکت ثبت می کند (LLC "شرکت" عنصر پنجم "شعبه شمال غربی"
• 2. جلساتی (عمدتاً ماهیت عملیاتی) تنظیم می شود که در یکی از بخش های ساختاری داخلی شرکت (JSC "Remmekhanizatsiya" بخش حسابداری و گزارش مالیاتی) برگزار می شود.

اسامی واحدهای ساختاری در پروتکل باید دقیقاً مطابق با اسامی مندرج در چارت سازمانی، جدول کارکنان یا سایر اسناد داخلی سازمان باشد.

نام نوع سند (PROTOCOL) همیشه با حروف بزرگ تنظیم می شود و یک یا دو سطر زیر نام شرکت یا واحد ساختاری (با ترتیب طولی جزئیات - به صورت متمرکز) قرار دارد.

تاریخ صورتجلسه تاریخ تشکیل جلسه است نه اجرای نهایی و امضای سند. در صورتی که جلسه هیات علمی چند روز به طول انجامید، تاریخ شروع و پایان آن در صورتجلسه قید می شود. روش های قالب بندی تاریخ می تواند متفاوت باشد.

تاریخ یک خط زیر نام نوع سند یا بالای یک خط مرزی خاص در فرم عمومی قرار دارد.

نمایه (تعداد) پروتکل در همان خط تاریخ جلسه بالای خط مرزی به صورت کلی یا در کل مساحت اختصاص داده شده برای تاریخ و شاخص در عنوان سند تنظیم می شود. نمایه پروتکل، شماره ترتیبی جلسه در یک سال تقویمی یا در دوره مسئولیت یک هیئت همگانی است. لازم به ذکر است که در طراحی نمایه ها از 1 تا 9 باید حداقل از دو کاراکتر استفاده شود. به عنوان مثال، ساده ترین شاخص ها به درستی تعیین شده اند: "شماره 01"، "شماره 07"، و غیره.

لازم "محل گردآوری یا انتشار" در یک خط جداگانه زیر تاریخ و نمایه ترسیم می شود (در صورت ترتیب طولی الزامات - در مرکز خط بعدی).

این شرط حاوی نام نقطه جغرافیایی است که در واقع جلسه هیئت دانشگاهی در آن برگزار شده است. اختصارات استفاده شده در تعیین نام های جغرافیایی باید با قوانین ارائه خدمات پستی مطابقت داشته باشد.

به عنوان عنوان پروتکل، فرمول مختصری از نوع جلسه (نوع فعالیت گروهی) در مورد جنسی تنظیم شده است که مطابق با نام نوع سند (پروتکل - چیست؟)، نام هیئت دانشگاهی و با حرف بزرگ شروع می شود.

ترتیب زاویه ای جزئیات بخش رسمی پروتکل

ترتیب طولی جزئیات بخش رسمی پروتکل

سرفصل صورتجلسات به عنوان یک نوع جلسه یک یا دو سطر زیر «محل تنظیم یا نشر» لازم است که لزوماً از مرز حاشیه سمت چپ یا در قسمتی که به صورت کلی با گوشه های محدود کننده در بالا مشخص شده است، تنظیم می شود. گوشه سمت چپ ورق کاغذ این چیدمان هم برای چیدمان طولی و هم برای چیدمان زاویه ای ملزومات الزامی است (به مثال های 12 و 13 مراجعه کنید).

متن پروتکل پیچیده ترین شرط است و از دو بخش - مقدماتی و اصلی تشکیل شده است. قسمت مقدماتی متن کاملاً رسمی است. حاوی اطلاعاتی در مورد ترکیب افراد حاضر در جلسه و دستور کار (فهرستی از موضوعات مطرح شده برای بحث) است که عناصر کاملاً مستقل متن هستند و طبق قوانین استاندارد تنظیم شده اند.

ترکیب حاضران در دو سطر زیر نوع جلسه از مرز حاشیه سمت چپ ترسیم شده و با اشاره رئیس و منشی جلسه آغاز می شود. نام خانوادگي رئيس و منشي پس از يك خط خط و حروف اول پس از نام خانوادگي تهيه مي شود.

نام و نام خانوادگی و حروف اول اعضای دائمی هیأت های دانشگاهی حاضر در جلسه (منتخب یا عضو هیئت علمی) به ترتیب حروف الفبا بدون نام سمت بعد از کلمه «حضور:» درج شده است که در دو سطر زیر تنظیم شده است. ، لزوما از مرز حاشیه سمت چپ، و با یک کولون به پایان می رسد. نام خانوادگی افراد حاضر در طول تمام عرض خط با فاصله یک خط ترسیم می شود.

اگر اعضای هیئت دانشگاهی شامل بیش از 15 نفر باشند، ترکیب افراد حاضر به صورت کمی مشخص می شود و لیست نام خانوادگی به پروتکل پیوست می شود که در مورد آن یادداشت می شود. (حضور: 20 نفر (لیست پیوست).

اسامی و حروف اول مسئولین دعوت شده که از اعضای هیات علمی نبوده ولی در جلسه حضور داشتند، پس از عبارت “دعوت شده:” درج شده است. از مرز حاشیه سمت چپ با دو خط زیر کلمه "Present:" ترسیم می شود و با دو نقطه پایان می یابد. مرسوم است که سمت این افراد مشخص شود. (دعوت شده: مدیر مشتری Ageeva N.O.، رئیس بخش خدمات مشتریان Kotova L.P.)

فهرست موضوعاتی که برای بحث و تصمیم گیری در هیئت دانشگاهی مطرح می شود پس از عبارت «دستور کار:» که از حاشیه سمت چپ دو سطر زیر فهرست حاضران قرار گرفته و با علامت دو نقطه ختم می شود، تنظیم می شود. .

هر سوال در دستور کار با حرف اضافه "O" فرموله می شود، به سوال "درباره چه؟" پاسخ می دهد. و حاوی نشانی از موقعیت، نام خانوادگی و حروف اول گوینده است. علاوه بر این، کلمه "گوینده" در پروتکل استفاده نشده است، فرمول گفتاری صحیح این است: "گزارش - (چه کسی؟) موقعیت، نام خانوادگی، حروف اول."

سوالات با اعداد عربی شماره گذاری شده و بر اساس درجه اهمیت (یا مطابق با زمان تخمینی بحث) در دستور کار قرار می گیرند و با خط قرمز ترسیم می شوند.

دستور جلسه:

در مورد تصویب خط مشی حسابداری سال 1390

گزارش معاون حسابدار A.I. Krasnov

در مورد تهیه یک درخواست وام به شعبه مسکو بانک شمال غربی (OJSC).

گزارش رئیس بخش حقوقی اسمولین A.G.

موارد دستور کار باید به طور واضح و مشخص فرموله شود، زیرا آنها سرفصل های واقعی متن بعدی پروتکل هستند که در ترتیب بررسی موضوعات در جلسه، مورد به ماده تعیین می شود.

عبارت "متفرقه" در دستور کار صورتجلسه رسمی نامناسب تلقی می شود، زیرا سند پس از جلسه تنظیم می شود، زمانی که از قبل می توان تمام موارد در نظر گرفته شده را با دقت تنظیم کرد.

منشی جلسه قسمت اصلی متن صورتجلسه را تشکیل می دهد ، یعنی کل جریان جلسه و تصمیمات اتخاذ شده ، تقریباً مانند یک مترجم همزمان کار می کند ، فقط سخنرانی از شکل شفاهی "ترجمه" می شود ( اغلب خود به خود، احساسی و نه همیشه آماده) به شکل نوشتاری، یعنی ... سفارش داده شده، ساخته شده بر اساس مدل های گفتاری، عمدتا با ترتیب کلمات مستقیم و استفاده از واژگان خاص و اصطلاحات سبک تجاری.

بخش اصلی متن پروتکل مطابق با موارد دستور کار در بخش ها ساختار یافته است. هر بخش، که منعکس کننده روند جلسه است، از سه بخش تشکیل شده است: شنیده شد - صحبت شد - تصمیم گرفت (تصمیم گرفته شد).

اگر متن گزارش اصلی از قبل تهیه شده بود و پس از بررسی موضوع به دبیرخانه / دبیر جلسه منتقل شد، در هنگام ارائه متن، راحت است از تکنیک دیگری استفاده کنید: به طور خلاصه موضوع گزارش را در فرمول بندی کنید. مطابق دستور جلسه و بعد از نقطه علامت گذاری کنید: «متن گزارش پیوست است».

کلمه "SPEAKED" باید از مرز حاشیه سمت چپ با حروف بزرگ تنظیم شود و با دو نقطه ختم شود. نام خانوادگی و حروف اول هر یک از گویندگان از خط قرمز کشیده شده و در حالت اسمی (SPEAKED - who?) مشخص شده است. پس از یک خط تیره در قالب گفتار غیرمستقیم، محتوای کوتاه یا مفصل سخنرانی ضبط می شود.

کلیه سوالات سخنران و سخنرانان و همچنین پاسخ به آنها به ترتیب دریافت آنها ثبت می شود و همچنین از خط قرمز ترسیم می شود. نام خانوادگی شخصی که سوال را پرسیده است ممکن است نشان داده نشود.

تصمیماتی که به طور جمعی در مورد هر یک از موضوعات مورد بحث گرفته می شود بعد از کلمه "تصمیم گرفته" یا "تصمیم گرفته شده" نوشته می شود. این کلمات اصطلاحات سبک تجاری هستند که تصمیم گیری را بر اساس اصل دانشگاهی منعکس می کنند (به معنی ضمیر "ما" است). در عمل تجاری، هر اصطلاح حوزه استفاده خاص خود را در هنگام تهیه پروتکل ها دارد. بنابراین، در صورتجلسات مجامع عمومی سهامداران، مؤسسان، جلسات هیئت مدیره، جلسات گروه های کارگری، مجامع کارکنان (در چارچوب خودگردانی ایجاد شده و مجاز توسط آئین نامه رفتار شرکتی)، گروه های ابتکاری درج می شود. استفاده از اصطلاح "تصمیم گرفته شده" (فعالیت های نهادهای بالاتر دانشگاهی رسمی شده است، "قدرت") صحیح تلقی می شود. در صورتجلسات کمیته ها، هیأت ها، کارگروه ها، جلسات عملیاتی و سایر دستگاه های اجرایی دانشگاهی («مدیریت عملیاتی» تنظیم می شود) عبارت «تصمیم شده» صحیح تلقی می شود.

این کلمه از حاشیه حاشیه سمت چپ با حروف بزرگ شکل می گیرد و با دو نقطه پایان می یابد. اقدامات اداری به طور مختصر و دقیق از خط قرمز نقطه به نقطه تدوین می شود که باید متناسب با تعداد موضوع در دستور کار شماره گذاری شود. شماره تصمیم اتخاذ شده از دو قسمت تشکیل شده است که با یک نقطه از هم جدا شده اند که شماره اول مربوط به تعداد موضوع در دستور کار است و شماره دوم مربوط به تعداد تصمیم گیری در مورد موضوع است (هر چه باشد اغلب این اتفاق می افتد. که تصمیمات و دستورالعمل های متعددی در مورد یک موضوع در دستور کار قرار می گیرد). به مثال 22 مراجعه کنید.

بخش رسمی پروتکل

امضای رئیس و منشی جلسه در صورتجلسه تنظیم و تأیید شده تنظیم می شود. سه تا چهار خط زیر متن از حاشیه حاشیه سمت چپ قرار دارند و با یک خط از هم جدا می شوند. در رمزگشایی امضاها، حروف اول قبل از نام خانوادگی قرار می گیرد. امضای شخصی رئیس و منشی در اصل صورتجلسه تنظیم می شود.

از آنجایی که پروتکل یک سند اداری داخلی شرکت است، معمولاً تأیید آن توسط مهر و موم لازم نیست.

رونوشت (فتوکپی) صورتجلسه اجرا شده و امضا شده یا گزیده صورتجلسه که در ارسال سند برای اجرا ضروری است حق دارد با امضای خود دبیر (دبیر جلسه یا دبیر هیأت علمی) را تصدیق کند. توسط موقعیت)، به درستی پر کردن نماد در گواهی کپی. اگر یک کپی یا عصاره ای از پروتکل در داخل سازمان استفاده شود، مهر روی آن (و همچنین روی خود پروتکل) گذاشته نمی شود. اگر عصاره یا یک کپی از پروتکل برای استفاده در خارج از دیوارهای سازمان بومی در نظر گرفته شده است، باید بر روی آن مهر شود.

تبصره در مورد تصدیق یک نسخه از پروتکل

برخی از انواع پروتکل ها منوط به تایید مدیر عامل یک شرکت یا سازمان است. به عنوان مثال صورتجلسات کمیسیون کارشناسی سازمان، کمیسیون کارشناسی تعیین تکلیف/حذف مهر محدودیت دسترسی به اطلاعات و اسناد سازمان، صورتجلسات گروه های پروژه/دفاتر پروژه در مدیریت پروژه و ... مورد تایید قرار می گیرد. .

تاییدیه با مهری که در گوشه سمت راست بالای سند قرار دارد تنظیم می شود و شامل کلمه "تأیید شده" است، نام اختصاری سمت مدیر (از آنجایی که نام کامل سازمان یا شرکت در آن ذکر شده است. عنوان بخشی از سند یا به صورت کلی)، امضای شخصی، رونوشت آن و تاریخ تأیید.

معرفی.

مستندسازی فعالیت‌های مدیریت، کلیه فرآیندهای مربوط به ضبط (تثبیت) در رسانه‌های مختلف و ثبت بر اساس قوانین تعیین شده اطلاعات لازم برای اجرای اقدامات مدیریتی را پوشش می‌دهد. مستندات به زبان طبیعی (دست نویس، اسناد تایپی، از جمله تلگرام، پیام های تلفنی، تایپ اسکریپت) و همچنین به زبان های مصنوعی با استفاده از رسانه های جدید (کارت های پانچ، نوار پانچ، نوارهای مغناطیسی، کارت ها، دیسک های فلاپی و غیره) انجام می شود. )"

ترکیب اسناد مدیریت با توجه به صلاحیت و وظایف سازمان، روش حل و فصل مسائل، حجم و ماهیت روابط با سایر سازمان ها تعیین می شود و در کارنامه ثابت می شود. یکنواختی قوانین برای مستندسازی اقدامات مدیریت در تمام سطوح مدیریت با استفاده از سیستم دولتی برای مدیریت اسناد (GSDOU) و سیستم های اسناد یکپارچه (SDS) تضمین می شود.

سیستم های اسناد یکپارچه مجموعه ای از اسناد مرتبط با یکدیگر هستند که بر اساس قوانین و الزامات یکسان ایجاد می شوند و حاوی اطلاعات لازم برای مدیریت در یک زمینه خاص فعالیت هستند. DRC برای استفاده هم با کمک فناوری رایانه و هم با روش های سنتی پردازش اطلاعات در نظر گرفته شده است.

اسناد مدیریت از نظر نام، فرم و ترکیب جزئیات باید با USD، الزامات مؤسسه آموزشی دولتی، مقررات (منشور) سازمان و سایر اسناد نظارتی حاوی قوانین مستندسازی مطابقت داشته باشد.

هدف از این کار کنترلی ارائه مفهوم یک پروتکل، انعکاس قوانین مربوط به طراحی آن، و همچنین نشان دادن چه اشکالی از پروتکل ها است.

1. مفهوم پروتکل و هدف آن.

در تعدادی از اسناد مدیریتی، جایگاه ویژه ای به پروتکل ها تعلق دارد. آنها بخشی از یک سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری هستند.

صورتجلسات - سندی است که روند بحث در مورد مسائل و تصمیم گیری در جلسات، جلسات، جلسات، کنفرانس ها را تعیین می کند.

باید در نظر داشت که در فعالیت های سازمان ها و شرکت ها، اسناد اغلب با نام "پروتکل" تنظیم می شود، اما آنها در تعریف فوق قرار نمی گیرند. بنابراین در زمینه روابط قراردادی، پروتکل‌های قصد، پروتکل‌های اختلافات، پروتکل‌های مصوبات تنظیم می‌شود. قانون از جمله اسناد اصلی مجمع عمومی صاحبان سهام، صورتجلسه کمیسیون شمارش و غیره را نام می برد. این نوع پروتکل ها از نظر هدف شبیه به اعمال هستند: آنها حقایق یا رویدادها را ثبت و تأیید می کنند.

صورتجلسه در هر سازمانی که هیئت ها، کمیسیون ها و غیره موقت یا دائمی وجود دارد تنظیم می شود. شکل فعالیت آنها بحث در مورد مسائل جاری در جلسات یا جلسات و تصمیم گیری مشترک اغلب با رأی گیری است.

با ظهور شرکت های سهامی در کشور ما توجه به این نوع اسناد بیشتر شده است. نهادهای عالی حاکمیتی یک شرکت سهامی، کالجی هستند و پروتکل هایی که در آن فعالیت های آنها منعکس می شود، به یکی از مهم ترین اسناد مدیریت تبدیل می شود. صحبت از صورتجلسات مجامع عمومی سهامداران، جلسات هیئت مدیره و هیئت مدیره است. تصادفی نیست که قانون فدرال "در مورد شرکت های سهامی" و سایر قوانین حقوقی توجه ویژه ای به محتوای این اسناد دارند.

2. قوانین ثبت پروتکل ها

صورتجلسات - سندی است که حاوی گزارشی ثابت از روند بحث در مورد مسائل و تصمیم گیری در جلسات، جلسات، کنفرانس ها و جلسات هیئت های دانشگاهی است.

این پروتکل منعکس کننده فعالیت تصمیم گیری مشترک توسط یک هیئت دانشگاهی یا گروهی از کارکنان است. از صورتجلسات ایجاد شده در فعالیت های مدیریتی سازمان ها، باید بین صورتجلسه بازپرسی، برخی ارگان های اداری و سازمان های نظم عمومی (مثلاً پروتکل بازرس بهداشتی، پروتکل حادثه رانندگی و غیره) تمایز قائل شد. ) و همچنین پروتکل های قراردادی (پروتکل های اختلافات، پروتکل های توافق اختلافات، پروتکل های توافق قیمت و غیره).

جلسات هیئت های کالجی دائمی و موقت (کالج های دستگاه های اجرایی فدرال، جلسات گروه های کارگری، جلسات سهامداران، جلسات هیئت مدیره و غیره) منوط به ضبط اجباری است. صورتجلسه بر اساس ضبط جریان جلسات، رونوشت ها، صداهای ضبط شده و مواد تهیه شده برای جلسه (متن گزارش ها، سخنرانی ها، مراجع، پیش نویس تصمیمات، دستور جلسه، لیست مدعوین و غیره) تنظیم می شود.

کلیه نظرات در مورد موضوعات مورد بررسی و کلیه تصمیمات اتخاذ شده در صورتجلسه منعکس می شود. منشی یا شخص منصوب دیگر باید صورتجلسه را نگه دارد. مسئول صحت مطالب مندرج در صورتجلسه به عهده رئیس و دبیری است که جلسات را هدایت می کند. جزئیات اجباری پروتکل عبارتند از:

· نام شرکت؛

· نام نوع سند;

· تاریخ و شماره ثبت نام؛

· محل گردآوری یا انتشار؛

· سرفصل به متن.

· امضاها.

3-انواع پروتکل ها

دو نوع پروتکل وجود دارد: کامل و کوتاه.

پر شدهپروتکلشامل سوابقی از تمام اظهارات بیان شده در جلسات.

پروتکل مختصر - فقط نام سخنرانان و یادداشتی کوتاه در مورد موضوع سخنرانی.

تصميم گيري در مورد نگهداري صورتجلسه با رئيس هيات علمي يا رئيس سازمان است.

عنوان صورتجلسه نام هیأت یا جلسه هیئت علمی است ( صورتجلسه جلسه کمیسیون صدور گواهینامه ...؛ صورتجلسه ...).

متن پروتکل کامل از دو بخش مقدماتی و اصلی تشکیل شده است.

قسمت مقدماتی به همین ترتیب به صورت کامل و کوتاه پروتکل ترسیم شده است. این شامل نام رئیس و منشی، اسامی یا تعداد کل شرکت کنندگان در جلسه و افراد دعوت شده است (در صورت تعداد شرکت کنندگان، علامتی در کنار ذکر تعداد آنها گذاشته می شود - "فهرست شرکت کنندگان پیوست")، دستور کار.

نام خانوادگي حاضران در صورتي كه تعداد آنها بيش از 15 نفر نباشد - به ترتيب حروف الفبا با ذكر محل كار و سمت در صورتجلسه قيد مي شود. در صورت حضور افراد بیشتر، لیست جداگانه ای تهیه می شود. در صورتجلسات جلسات و کمیسیون های دائمی سمت حاضرین قید نشده است. شمارش افراد حاضر در تمام عرض خط با فاصله یک خط ترسیم می شود.

در این صورت عبارت های «رئیس»، «دبیر»، «حضور» (بدون گیومه) در سمت چپ فیلد با دو فاصله از سرفصل و از یکدیگر چاپ می شود.

بخش مقدماتی با یک دستور کار به پایان می رسد. موارد در دستور کار بر اساس پیچیدگی، اهمیت و زمان تخمینی برای بحث رتبه بندی می شوند. سؤالات در حالت اسمی، با اعداد عربی شماره گذاری می شوند و با حروف اضافه "O"، "About" شروع می شوند. طرح سوال یا گروه سوال با کلمه متفرقه توصیه نمی شود. همراه با سوال، نام گوینده با اشاره به موقعیت وی مشخص شده است.

کلمات "برنامه" در مرکز، دو تا سه فاصله از لیست شرکت کنندگان است.

بخش اصلی متن صورتجلسه هر یک از موارد دستور کار بر اساس طرح زیر تنظیم شده است: شنیده شد ... صحبت کرد ... تصمیم گرفت (تصمیم گرفت) ...

در قسمت "LISTENED" در دقایق کوتاه، نام خانوادگی گوینده (گوینده) و موضوع سخنرانی وی مشخص شده است. فرم کامل صورتجلسه حاوی نام خانوادگی و حروف اول سخنران، محتوای گزارش وی (پیام، اطلاعات، گزارش) است. در صورتی که متن گزارش توسط سخنران به صورت کتبی ارائه شده باشد، مجاز است پس از ذکر موضوع سخنرانی، یادداشت شود: «متن گزارش پیوست است». در بخش "سخنران" در صورتجلسه کوتاه فقط اسامی افرادی که در بحث صحبت کردند درج شده است، در صورتجلسه کامل صحبت های آنها شامل سوالات سخنران نیز ثبت می شود. در صورت لزوم، پس از نام خانوادگی گوینده، موقعیت وی درج می شود. در بخش "تصمیم شده (تصمیم گرفته شده)" تصمیم ثبت می شود که به طور خلاصه، دقیق و مختصر به منظور جلوگیری از تفسیر مبهم تنظیم شده است. همراه با این تصمیم، تعداد آرای « موافق»، «مخالف»، «ممتنع» و همچنین فهرست افرادی که در رای گیری شرکت نکرده اند ذکر شده است. راه حل می تواند شامل یک یا چند نقطه باشد، آنها بر اساس اهمیت رتبه بندی می شوند، هر یک از آنها شماره گذاری شده است.

قبل از کلمه "LISTENED" یک عدد مطابق با دستور جلسه ذکر شده است. کلمات "LISTENED"، "SPEAKED"، "RESOLVED (DECIDED)" از حاشیه سمت چپ با حروف بزرگ چاپ شده و با دونقطه ختم می شود. متن بخش‌های «گوش داده شده»، «صحبت کرده‌ام»، «تصمیم گرفته‌ام (تصمیم گرفته‌شده)» با فاصله 1.5 خط از خط قرمز چاپ می‌شود. هر نام خانوادگی و حروف اول گویندگان در یک خط جدید در حالت اسمی چاپ می شود، ضبط سخنرانی با خط فاصله از نام خانوادگی جدا می شود.

شرکت کننده در جلسه یا جلسه می تواند نظر خاصی را در مورد تصمیم ارائه کند که در برگه ای جداگانه تنظیم و ضمیمه صورتجلسه می شود. حضور نظر مخالف پس از ثبت تصمیم در صورتجلسه قید می شود.

متن پروتکل خلاصه نیز از دو قسمت تشکیل شده است. در قسمت مقدماتی، حروف اول و نام خانوادگی رئیس (رئیس) و همچنین سمت، حروف اول، نام خانوادگی افراد حاضر در جلسه ذکر می شود.

کلمه "حضور" از حاشیه حاشیه سمت چپ، زیر خط کشیده شده، در انتهای کلمه، یک دونقطه چاپ می شود. در زیر اسامی سمت ها، حروف اول و نام خانوادگی حاضران آمده است. عناوین شغلی را می توان به صورت کلی مشخص کرد. عناوین شغلی چند خطی افراد حاضر با فاصله 1 خط نشان داده شده است. لیست با یک خط ثابت از قسمت اصلی پروتکل جدا شده است.

بخش اصلی پروتکل شامل موضوعات مورد بررسی و تصمیمات اتخاذ شده در مورد آنها می باشد. نام سوال با اعداد رومی شماره گذاری شده و با حرف اضافه "O" ("درباره") شروع می شود، در مرکز با فونت 15 چاپ شده و با یک خط زیر خط آخر خط کشیده شده است. اسامی مسئولانی که در بحث این موضوع صحبت کردند در زیر خط مشخص شده است. نام خانوادگی با فاصله 1 سطر چاپ می شود. سپس تصمیم اتخاذ شده در مورد موضوع مشخص می شود.