Документацията е начин за регистриране на имущество, задължения и стопански операции със счетоводни документи. Никоя сделка не може да бъде отразена в счетоводството, без да бъде потвърдена от съответните документи. Правилното и навременно регистриране на всички бизнес транзакции с документи е началният етап на счетоводството. Документацията е поток от информация за финансови и стопанска дейносторганизация и затова се използва широко в управлението на организацията за предварителен, текущ и последващ контрол.
Обичайно е да се групира цялото разнообразие от документи, изготвени от организацията, тоест да се съставят консолидирани счетоводни документи, които се класифицират според хомогенни характеристики: цел, ред на изготвяне, съдържание на бизнес транзакции, метод на записване на транзакции, място на подготовка и ред на изпълнение.
Документи, които съдържат заповед или инструкция за извършване на стопанска операция, се считат за административни документи. Те позволяват извършването на операцията, но не удостоверяват нейното завършване. Например поръчки, пълномощни, фактури, работни поръчки, чек за получаване на пари от разплащателна или валутна сметка, платежно нареждане към банка за превод на пари към доставчик и др. Административните документи се подписват от служители на организацията, които имат право да дават указания за извършване на тези, отразени в документите по сделката.
Изпълнителните (оневиняващи) документи само потвърждават факта на сделката, служат като оправдание за счетоводните записи и показват получаването, издаването и изразходването на материални и парични ресурси. Например актове за приемане и предаване на дълготрайни активи, разписки, фактури, потвърждаващи производствените разходи, отчети на финансово отговорни лица, фактури за продадени продукти, касови бележки и разходи и др. Счетоводните документи се съставят от счетоводни служители в случаите, когато има няма други документи за отразяване на стопанска операция или за изготвяне на административни и разходооправдателни документи за отразяване в счетоводството. Например отчети за разпределение на общи производствени и общи бизнес разходи, отчети за начисляване и разпределение на амортизационните такси, натрупващи отчети, изчисления на действителните производствени разходи, изчисления на отклонения от стандартните разходи, различни видовеудостоверения и калкулации, изготвени от счетоводния отдел и др.
Комбинираните документи изпълняват едновременно функциите на административни, бонови и счетоводни документи. Например разходен касов ордер в първата част съдържа нареждане за издаване на пари, а във втората издаването на пари е формализирано, потвърдено от подписите на получателя и касиера; фактура за почивка материални активисъдържа заповед за освобождаване на материали от склада в цеха, както и регистрация на фактическата емисия и др.
Според реда на съставяне на документите биват първични и обобщени документи.
Първичните документи се съставят за всяка отделна сделка в момента на нейното приключване. Например входящ касов ордер, изходящ касов ордер, изисквания за освобождаване на материали, фактури, искания за плащане, актове за приемане и предаване на дълготрайни активи, актове за отписване на дълготрайни активи и др.
Консолидираните документи се съставят въз основа на предварително съставени първични документи. Използването им улеснява контрола на хомогенните операции. Те могат да бъдат изпълнителски, счетоводни или комбинирани. Например авансови отчети, касови отчети, банкови извлечения, групови и натрупващи отчети. По-специално, авансовият отчет, като комбиниран, изпълнява функциите на подкрепящ и счетоводен документ. Това дава пълни характеристикиразплащания с отговорното лице: остатъкът или преразходът на предишния аванс, размерът на този аванс, изразходваната сума, салдото и датата на въвеждането му в касата или преразходът и датата на възстановяването му от предприятието. Освен това авансовият отчет предвижда приписване на производствените разходи към сметките след проверка и одобрение на отчета. На обратната страна на отчета има списък на отделните разходи и подкрепящите ги документи.
Материалните документи отразяват наличността и движението на средствата и предметите на труда. Те включват дълготрайни активи, нематериални активи и други дългосрочни инвестиции, материални запаси и разходи. Например актове за приемане и предаване и отписване на дълготрайни активи, документи за осчетоводяване и отписване на материални активи, списък на таблици, сертификати, изчисления и извлечения, необходими за попълване на счетоводни регистри за сметки за производствени разходи, фактури , фактури и др.
Касовите записи показват паричния поток; с тяхна помощ се отчитат парични и банкови транзакции. Паричните документи включват чекове, банкови извлечения, касови бележки и дебитни нареждания, разписки за получаване на пари, пощенски и менителнични марки, заеми, облигации, спестовни сертификати и др.
Документите за сетълмент отразяват сетълментите на предприятието с правни и лица: платежни нареждания, чекове за сетълмент, искания за плащане, извлечения от заплати, отчети за разходи и др.
Въз основа на метода на записване на транзакциите документите се разделят на еднократни и кумулативни.
Еднократните документи се използват еднократно за отразяване на една сделка или няколко едновременно извършени операции. След регистрацията еднократният документ отива в счетоводния отдел и служи като основа за отразяване в счетоводството. Например касови бележки за приходи и разходи, фактури, фишове за заплати и др.
Кумулативните документи се съставят за определен период (седмица, десетилетие, месец), за да отразяват хомогенни повтарящи се транзакции, които се записват в тях, когато се появят. В края на периода се изчисляват сумите за показателите, използвани за сметките. Кумулативните документи се различават от обобщените документи по това, че обобщеният документ се съставя постепенно чрез натрупване на транзакции. Документите за натрупване включват лимитирани карти, двуседмични или месечни поръчки и др.
В зависимост от мястото, където се съставят, документите биват вътрешни и външни.
В организацията се съставят вътрешни документи, отразяващи текущата дейност. Например приходни и разходни касови ордери, фактури, актове, заповеди, фишове за заплати и др.
Външните документи се попълват извън границите на тази организация и се получават във формализиран вид. Например фактури, банкови извлечения, товарителници и др.
Според реда на попълване документите могат да бъдат класифицирани на съставени ръчно и с помощта на компютърни технологии. Ръчните документи се попълват на ръка или на пишеща машина. Документите, попълнени с компютърна технология, автоматично записват информация за производствените операции в момента на тяхното завършване.
В хода на своята дейност фирмите извършват много различни дейности. операции. За да ги коригирате, е необходимо да се генерира документация с различен състав и форма. От тази статия можете да научите подробно за класификацията на счетоводните документи.
Документите в счетоводството се систематизират по редица критерии като:
- Предназначение;
- Брой записи в счетоводството;
- Процедура за записване на транзакции;
- Място на образуване;
- Ниво на покритие на транзакция.
Систематизация по предназначение
Според предназначението си, бух. документацията се разделя на:
- оправдателна присъда;
- административна;
- Формиране на счетоводство;
- Композитен.
Документи с административен характер са документи, които съдържат нареждане за извършване на конкретни операции. Те дават разрешение за извършване на операция, но не представляват потвърждение за нейното завършване.
Оправдателните документи в счетоводството са потвърждение на операцията. Освен това те служат като основа за записване на транзакции в съответните сметки.
Целта на счетоводната документация е да подготви счетоводни записи за обработка за последващо използване в счетоводния процес въз основа на документи от двата предходни вида.
Съставната документация съчетава характеристиките на всички предишни видове счетоводни документи. Използването на такива документи в счетоводството е много удобно, тъй като прави обработката на информацията по-лесна и визуална, а също така намалява разходите за производство на голям брой формуляри.
Систематизиране по обем на записаните сделки
Въз основа на обема на записаните транзакции документацията се разделя на обобщена и първична.
Първичните документи се използват за отразяване на собствеността на домакинството. операции. Такива документи служат като потвърждение на транзакциите.
Обобщената документация се използва за записване на операции, които вече са отразени в първичните документи. Те се попълват въз основа на първични документи, генерирани по-рано, като се използва методът на обобщаване на информацията. Благодарение на такива документи можете леко да намалите броя на записите в книгите. сметки.
Класификация според степента на покритие на операциите
Според степента на покритие на операциите има следните видове счетоводни документи:
- Един път;
- Кумулативен.
Документация с еднократен характер се генерира за една или повече операции, които се вписват в документа едновременно. Такива документи служат като основа за въвеждане на сметки. записи.
Кумулативната документация се формира постепенно, за определен период от време (седмица, тримесечие). Такива документи са предназначени да записват хомогенни операции, които се повтарят систематично. Окончателното генериране на такава документация става в края на установения период от време.
Класификация по брой записи
Според броя на записите документацията се разделя на едноредова и многоредова.
Предназначението на едноредовите документи е да записват операции за счетоводно отчитане на един вид обект, а многоредовите - да записват няколко вида обекти.
Класификация по място на образуване
На мястото на образуване има външна и вътрешна документация.
Оформянето на вътрешна документация се извършва в тази фирма, а външна документация се извършва в други фирми. След формирането външните документи се прехвърлят към тази организация.
Бизнес транзакциите, извършвани в хода на дейността на организациите, са разнообразни по съдържание. Това определя разликата във формите и съдържанието на документите, използвани за документиране на стопанските операции. Разликите в документите се дължат и на методите на тяхното изпълнение и последваща обработка в счетоводния процес.
Правилното съставяне и използване на документите в счетоводството се улеснява от тяхната класификация.
Под класификация на документитеразбират групирането им според определени характеристики (Таблица 5.2).
Таблица 5.2 - Схема за класификация на счетоводните документи
|
класификации |
документ |
Характеристика | |
|
По предназначение |
Административни |
Пълномощно за получаване на материални ценности, чек за получаване на пари от разплащателна сметка |
|
|
Оневинителен |
Съставя се в момента на извършване на стопанска операция, отразяваща нейното изпълнение от лицето, предоставило такъв документ |
Товарителница, приходен касов ордер, авансов отчет |
|
|
Комбиниран |
Те съчетават разрешителен и оневиняващ характер. Използването им ви позволява да намалите броя на документите, да опростите и ускорите процеса на обработка на счетоводната информация |
Разходен касов ордер, лимитна карта, изчисляване на заплати по време на ваканция |
|
|
Местен съставяне |
Домашни |
Съставен и използван за формализиране на бизнес транзакции, извършвани в рамките на организацията |
Касови ордери, фишове за заплати, стокови отчети |
|
Получени от други организации или изпратени от тази организация на други организации |
Фактура на доставчик, платежно нареждане |
||
|
Според степента на обобщеност на информацията |
Първичен |
Съставя се по време на бизнес транзакция или непосредствено след нейното приключване |
Касови ордери, платежни искания, платежни нареждания |
|
Съставен, за да обобщи информация за бизнес транзакции, документирани преди това в първични документи |
Касов отчет, авансов отчет, стоково-паричен отчет |
||
Край на таблица 5.2
|
класификации |
документ |
Характеристика | |
|
По метод на покритие операции |
Необходими за отразяване на една или повече хомогенни бизнес операции, извършени едновременно |
Товарителница, приходен касов ордер |
|
|
Кумулативен |
Служат за регистриране и натрупване на данни за хомогенни търговски операции, извършени по различно време през определен период |
Отчет за движението на стоките през склада, оградно платно, лимитна оградна карта |
Счетоводните документи се класифицират по следните критерии:
1) по предназначение;
2) място на съставяне;
3) степента на обобщаване на информацията;
4) методът на покриване на операциите.
По предназначениедокументите се делят на разпоредителни, изпълнителни (оправдателни), комбинирани, счетоводни документи и нормативни документи.
Към административни документиТе включват писмени заповеди на упълномощени лица за извършване на определени бизнес операции: заповеди, инструкции, бележки за наемане и освобождаване от работа, на почивка и др. Основната им цел е да предават инструкции от служителите на управлението на преките изпълнители. Тези документи все още не съдържат потвърждение на фактите на транзакциите, поради което самите те не могат да служат като основа за отразяване на транзакциите в счетоводството.
Изпълнителни (оправдателни) документиудостоверяват факта на сделките, потвърждават тяхното завършване и се съставят в момента на сделката. Те включват различни изявления относно заплати, актове, фактури, разписки за получени материали, фактури, заявки за плащане на продадени продукти и др.
Най-често се използва в практиката комбинирани документи,които съчетават характеристиките на административни и оневинителни. Те съдържат инструкции за извършване на стопански операции и удостоверяват факта на тяхното извършване. Такива документи включват входящи и изходящи касови ордери, изисквания и фактури за освобождаване на материали, съобщения за внасяне на парични средства по разплащателната сметка, работни поръчки и др.
Така например, заявка за освобождаване на материали съдържа не само количеството заявен материал и подписите на лицата в редовете „Искано“ и „Разрешено“, но и действителното количество издаден материал и подписите на лицата на редовете „Издадено” и „Получено”. Подобен комбиниран документ е работната заповед за работа на парче, в която се посочва не само възложената работа и нейния обем, но и реалното изпълнение на задачата със съответните подписи и показатели.
Документите принадлежат към отделна група счетоводство или счетоводна регистрация (комбинирана).
Счетоводни документи са тези документи, които се създават от счетоводния отдел за изготвяне на счетоводни записи. Те се съставят в счетоводството въз основа на предварително изпълнени документи и са предназначени да отразяват счетоводните записи в счетоводните регистри с цел ускоряване на счетоводния процес. Тези документи не съдържат заповед за извършване на бизнес сделка и няма потвърждение за факта на нейното изпълнение. Например изчисляване на размера на иска, изчисляване на амортизация на дълготрайни активи и нематериални активи, изчисляване на стокови загуби и др.
Счетоводните документи включват и счетоводни удостоверения. Те се съставят в случаите, когато е необходимо прехвърляне на сума от една сметка в друга, закриване на сметка, коригиране на допуснати грешки в счетоводните регистри и др. Необходимостта от това възниква доста често и затова сертификатите от този вид са много разпространени в счетоводната практика.
По място на компилациядокументите се делят на вътрешни и външни.
Вътрешни документисе съставят в предприятието (организацията, институцията), където е извършена (завършена) стопанската операция (приходен касов ордер). Тези документи не излизат извън организацията.
Външни документиидват от други организации (отвън) и те формализират транзакциите, извършени между предприятията. Например заявка за плащане за превод на пари за продадени продукти, фактури, фактури на контрагенти. В резултат на бизнес транзакции някои вътрешни документи стават външни, например касови чекове, платежни нареждания. При попълване на вътрешни документи е достатъчно да посочите само необходимите реквизити, а при изготвяне на външни документи е необходимо да добавите допълнителни реквизити на документа, за да завършите описанието на стопанската операция.
Според степента на обобщеност на информациятаИма първични и обобщени документи.
Изходни документиотразяват факта на отделните стопански операции и се съставят към момента на тяхното приключване. Те са първото официално доказателство, че тези операции наистина са извършени. Пример за първичен документ е разписка за получаване. Съставя се при пристигане на материали в склада и показва, че складодържателят е изпълнил дадената му поръчка за получаването им.
КонсолидиранТова са документи, съставени въз основа на първични документи. Те отразяват операции, които преди това са били документирани в съответните първични документи. Обобщените документи включват авансов отчет, който се попълва въз основа на първични документи, в които се посочват всички разходи, направени от отговорното лице, ведомости за заплати или ведомости за освобождаване Завършени продукти, различни вътрешни отчети (например отчет за движението на материални активи в склад) и др. Всички тези документи задължително съдържат допълнителни данни в допълнение към тези, съдържащи се в първичните документи, които са послужили като основа за тяхното изготвяне.
Консолидираните документи служат, първо, за комбиниране на данни от първични документи и получаване на обобщени показатели и, второ, за групиране на данни от първични документи с цел получаване на допълнителна информация за счетоводните операции и отразяване на тези операции в нов контекст. Следователно обобщените документи се използват като средство за обработка на първоначалните първични данни за транзакция.
По начин на покритие на операциитедокументите са разделени на еднократни и кумулативни.
До еднократноТе включват документи, които по правило отразяват една стопанска операция. Отличителна черта на тези документи е, че веднага след изготвянето им те се предават в счетоводния отдел и могат да служат като основа за счетоводни записи. Примери за такива документи са рекламации, касови ордери, касови бележки, фактури и др.
Кумулативни или повторно използвани първични документи се използват за отразяване на повтарящи се хомогенни операции, които се различават само по дата и количествени показатели. Тези променливи данни за транзакциите се записват в документа при извършването им и се потвърждават с подписите на участниците или по друг установен начин. Окончателното изпълнение на документа и предаването му в счетоводния отдел се извършват в определеното време, но по правило не по-късно от края на месеца.
Такива документи са лимитни карти или списъци за освобождаване на материали, маршрутни карти за обработка на партида от части и изчисляване на заплатите върху нея, производствени счетоводни листове и др. Кумулативните документи спестяват време и хартия за обработка на транзакции, но ограничават времето при обработката им в края на месеците, а също така затрудняват групирането (разделянето) на информация.
В допълнение към споменатите съществуват редица класификационни критерии за групиране на документи.
По вид материален носител информациядокументите се делят на традиционни (хартиени) и машинни (технически). Машинните носители, наред с огромните предимства при обработката и записването на данни, имат и редица недостатъци, например за тяхното визуално разглеждане и декодиране са необходими специални устройства за показване, автоматични печатащи устройства, сензори и др. Няма надеждност начини за потвърждаване на данни като отпечатване и подписи на лица, методи за защита под формата на формуляри, направени на специална хартия, сигурно съхранение и т.н. Въпреки това, благодарение на тези медии и модерни оборудване за броенеВ счетоводството и други области на човешката дейност в момента се извършва една наистина революционна революция, а в счетоводството настъпва „ерата на безхартиеното счетоводство“.
По степен на използване Техниците правят разлика между документи, попълнени ръчно, машинно попълнени и автоматично получени.
Документацията е основата на счетоводството, следователно навременността и точността на записване на бизнес транзакциите, последващото приемане на управленски решения и в крайна сметка резултатите от дейността на организацията зависят от това как е организирано първичното счетоводство и качеството на счетоводните документи.
Начините за подобряване на първичното счетоводство и счетоводните документи са:
1) унификация на документи и техните материални носители, т.е. създаване на единна структура от документи и формуляри на техните носители за различни сектори на националната икономика (например касови ордери, банкови документи и др.);
2) стандартизация на документите, т.е. създаване на идентични стандартни размери на материални носители за документи от един и същи тип;
3) автоматично получаване на първични данни;
4) широко използване вместо хартиени технически носители, терминали, видеозаписи;
5) намаляване на броя на документите, които не предоставят полезни данни за управлението;
6) освобождаване на документи от производствени показатели;
7) изтегляне на постоянни данни и използване на база данни (DB) и разпределена база данни (RDB);
8) въвеждане на показатели, необходими за контрол и анализ.
Операциите, извършвани от стопански субекти, имат различни цели и семантично съдържание. Това е отразено в книжата, които посредничат при определени сделки. Класификацията на счетоводните документи помага да се разделят на групи с хомогенни характеристики. Това опростява взаимодействието на отговорните лица с информацията: проверка, първична обработка, създаване на записи в счетоводната програма и организиране на съхранение.
Класификацията е групирането на получената от фирмата документация по определени критерии. Последните включват:
- предназначение на документите;
- място на образуване на хартия;
- степента на обобщеност на съдържащата се информация;
- характеристики на покритието на стопанските операции и др.
В зависимост от това към коя група принадлежи хартията се променят изискванията за нейните задължителни реквизити, структура и правна регистрация.
Въз основа на мястото на образуване се разграничават следните самостоятелни видове счетоводни документи:
1. Вътрешен
Това са документи, публикувани от предприятието и използвани за негови вътрешни нужди. Те включват авансови отчети, въз основа на които счетоводният отдел изчислява и изплаща командировъчни на служителите, пътни листове, използвани за определяне на транспортните разходи, изчисляване на заплатите на шофьорите, лични карти на служителите, където се въвежда информация за персонала и др.
Вътрешните бизнес документи рационализират взаимодействието между отделите на компанията и служат като основа за извършване на операции в счетоводните програми. Те се съхраняват съгласно установените правила и се предоставят на контролните структури ( данъчен офис, инспекция по труда) при поискване.
2. Външен
Това е документация, получена от компанията от трети страни или създадена от отговорни служители за предоставяне на контрагенти. Такива бизнес документи отразяват информация за взаимодействието на компанията с външния свят. Те включват получени фактури от доставчици и изпълнители, фактури, платежни нареждания, извлечения от сметки от кредитни институции и др.
По правило външните документи се изготвят по стандартизирани формуляри и съдържат списък със задължителни данни, посочени в законодателството.
Класификация на документите в счетоводството по предназначение
В зависимост от целта на генериране на счетоводни документи, те се разделят на три вида:
1. Административни
Това са документи, съдържащи описание на целите, функциите, правата и отговорностите на обикновените специалисти и мениджъри, свързани с текущи дейностикомпании. Те формулират задача, но не са потвърждение за нейното изпълнение и следователно не се признават като основа за формиране на счетоводни записи. Но такива документи са основата за издаване на пари и други ценности.
Категорията административна документация включва заповеди за работа, чек за теглене на пари в брой от банка, подписан от управителя, платежно нареждане, изпратено през системата Клиент-Банка, пълномощно за получаване на стоки и др.
2. Оневиняващ (изпълнителен)
Придружаващите документи в счетоводството потвърждават, че определена счетоводна операция е извършена от определено длъжностно лице. Това са бизнес документи, въз основа на които се правят записи в счетоводната програма на предприятието. Това са банкови извлечения, удостоверения за извършена работа, фактури.
За финансово отговорни лица изпълнителната документация е потвърждение за законността на получаването на материални активи и извършените плащания (касови бележки, авансови отчети).
3. Комбиниран
Те съчетават характеристиките на оправдателни и административни документи. Те са заповед за извършване на стопански операции и доказателство, че последните са реално извършени. Такива документи ви позволяват да оптимизирате бизнес процесите на компаниите и да опростите счетоводната обработка. Те включват входящи и изходящи касови ордери и фишове за заплати на служителите.
Видове документация в зависимост от реда на отразяване на информацията
В зависимост от това колко данни са отразени в конкретни документи, те могат да бъдат два вида
- "основен"
Това са документи от първо ниво в счетоводството. Това са книжа, които отразяват фактите от стопанския живот в момента на тяхното непосредствено възникване. Например, издаването на средства от касата се опосредства от изпълнение на дебитно нареждане, изпращането на средства към контрагента от разплащателна сметка - чрез платежно нареждане и банково извлечение, изпращането на стоки - чрез фактура, получаването на свършената работа - с акт и др.
„Първичен“ се съставя в строго унифицирана форма и служи като основа за отразяване на операциите в счетоводната програма. Счетоводителят го следи за наличие необходими подробности, съответствие със законовите разпоредби, осъществимостта на направените разходи и след това извършва допълнителна обработка. Такива документи трябва да се съхраняват в архивите на компанията в продължение на пет години и да се предоставят на данъчните власти по време на ревизии.
- Обобщени документи
Това са бизнес документи от второ ниво, които обобщават данни от няколко първични документа, съдържащи допълнителна информация, необходима за ефективно управлениепредприятие. Те се формират след приключване на бизнес операции. Пример: касиерски отчет, съдържащ информация за всички парични разплащания и касови бележки за деня, стоков отчет, комбиниращ данни от няколко фактури.
Класификация по обхват на стопанските операции
В зависимост от покритието документацията се разделя на:
1. Еднократно
Това са приключващи счетоводни документи, които съдържат информация за една или повече транзакции, транзакции, извършени наведнъж. Това е чек, касов ордер, бележка за доставка и др.
2. Кумулативен
Документи от този тип се генерират през предварително определен интервал от време (например месец, тримесечие, година). Те включват информация за много подобни бизнес транзакции и могат значително да намалят броя на бизнес книжата в обращението на компанията.
Ярък пример за натрупваща се документация е лимитна и приемна карта, която позволява да се контролира освобождаването на материали от складовете в производствения цех и да се определят необходимите ограничения.
Ако намерите грешка, моля, маркирайте част от текста и щракнете Ctrl+Enter.
За отразяване на различни аспекти на икономическата дейност в предприятието се използва голямо разнообразие от форми и видове документи. Тяхната класификация помага за правилното съставяне на документи и използването им в счетоводството.
Таблица 2 – Класификация на документите
| Знак за класификация | Класификационна група |
| 1. По предназначение | 1.1 Административнидокументите съдържат нареждане за извършване на определена бизнес сделка (пълномощно за получаване на материални активи, чек за получаване на пари в брой по разплащателна сметка и др.). Те не съдържат информация, потвърждаваща факта на бизнес транзакция. 1.2 Оправдателна или изпълнителнадокументите се съставят в момента на попълване на бизнес информацията и представляват първия етап от тяхното счетоводно регистриране (товарителница; приходен касов ордер и др.). 1.3 Счетоводни документисе съставят от счетоводител, за да се опрости и технически подготви за по-нататъшно записване на транзакции, записани в административни или изходни документи. Те нямат самостоятелно значение, т.е. без административни и разходооправдателни документи не могат да послужат като основа за извършване на сделка или потвърждаване на нейното изпълнение (кумулативна декларация за групиране на еднородни стопански операции). |
| Продължение на таблица 2. | |
| 1.4 Комбинирани документисъдържат характеристики и изпълняват функциите на два или три вида документи. Използването им може значително да намали броя на записите, да улесни и ускори процеса на счетоводна обработка (авансов отчет, ведомост за заплати) | |
| 2. На мястото на съставяне | 2.1 Външни документиидват в предприятието от други, свързани с него юридически лица(заявка за плащане от доставчика). 2.2 Вътрешни документисе съставят от служители на самото предприятие въз основа на извършени от него стопански операции (изискване за плащане към купувача). |
| 3. По ред на съставяне | 3.1 Изходни документи– отразяват извършената бизнес операция (приходни или разходни нареждания, искания за плащане и др.). 3.2 Обобщени документисе съставят на базата на няколко предварително изготвени първични документа с цел групирането и обобщаването им (отчет на касиер-оператор, банково извлечение от разплащателна сметка и др.). |
| 4. По начин на използване и обхват на стопански операции | 4.1Еднократни документислужат за регистриране на една или повече транзакции, записани в документ едновременно (приходни и разходни касови ордери; фактури и др.). 4.2 Кумулативни документисе използват за регистриране на хомогенни транзакции, които се повтарят периодично през определен период. Използването им значително намалява броя на издадените документи и опростява техниката на обработката им (лимитирана карта) |
| 5. По броя на отразените обекти | 5.1 Еднопозиционен (или едноредов)документи отразяват стопанска операция, която засяга един вид материални активи, записът в тях се извършва на един ред. 5.2 Многоредови (или многоредови) документиотразяване на бизнес операция, която засяга няколко вида материални активи, се правят в няколко реда. |
| 6. Според степента на използване на компютърната техника | 6.1 Документи, написани на ръка. 6.2 Документи, изготвени с помощта на компютър. |
| 7. По вид носител за съхранение | 7.1 Хартиени документи – документи, написани на хартия. 7.2 Безхартиени документи, съществуващи под формата на електронни таблици, съхранявани в компютърната памет, на магнитни дискове, ленти и др. |
6.3: Основни изисквания към документите.
Изискванията за съдържанието и оформянето на документите се регулират от Закона за счетоводството и отчетността на Република Беларус. Всеки счетоводен документ трябва да бъде съставен така, че да съдържа цялата информация, необходима за цялостна картина на извършената сделка, както и да има доказателствена стойност. Тази информация е съставните елементи на документа и се нарича негова подробности. Подробностите, необходими за всеки тип документ, включват:
Името на документа и неговия номер;
Дата и място на съставяне;
Измерватели на транзакции в физическо и парично изражение;
Длъжности, фамилия, собствено име, бащино име, подписи на лицата, отговорни за сделката и правилността на нейното изпълнение.
В някои документи се посочват и адресите на страните, участващи в сделката, а подписите на лицата са заверени с печата на предприятието. В зависимост от спецификата на търговската сделка може да има и други подробности.
Регламентиран е редът за попълване на първични документи и сроковете за предаването им в счетоводния отдел длъжностни характеристикифинансово отговорни лица.
Постъпилите в счетоводството документи се проверяват по форма и съдържание. По време на формална проверка счетоводителят обръща внимание на наличието в документа на всички необходими подробности, на автентичността на подписите на лицата, участващи в изготвянето на документа, на аритметична проверка на точността на изчисленията, направени в документа, до липсата на изтривания, петна или неуточнени корекции.
Съществената проверка включва установяване на законосъобразността и икономическата осъществимост на завършена бизнес сделка.
Лицата, подписали документа, носят отговорност за верността на информацията, съдържаща се в документа, както и за правилността на неговото изготвяне. Документи, съставени в нарушение на установените изисквания, нямат правна сила и следователно не могат да служат като основа за вписване в счетоводството. Поради това те или се връщат на финансово отговорните лица за по-нататъшна регистрация, или се оставят в счетоводството и незабавно се докладват на ръководителя на предприятието, за да се изправят извършителите пред съда.
