Аннотация: В этой лекции мы рассмотрим такие вопросы: ассоциации как основа работы человеческого мозга, понятие о теориях обработки, систематизации и визуализации информации, Mind mapping и визуальное мышление.
Как уже говорилось выше, предметом этого курса является mind mapping – эффективная техника повышения персональной продуктивности. Но прежде чем обсуждать области применимости mind map "ов, правила их построения и типичные ошибки их использования, более того, прежде чем пытаться объяснить, что такое mind mapping вообще, нужно поговорить о визуальном (или радиантном) мышлении, воплощением и результатом которого являются mind map "ы.
Ассоциации как основа работы человеческого мозга
Вы когда-нибудь задумывались о том, на каких принципах основана работа тех сверхмощных компьютеров, которые каждый из нас носит внутри своего черепа? Готов держать пари – первая мысль, пришедшая в голову большинству читателей, была о микропроцессорах, лежащих в основе наших ноутбуков и рабочих станций. Однако смутные подозрения о несопоставимости "весовых категорий" кремниевого микрочипа и головного мозга все же не дают нам с уверенностью рассуждать о том, как все просто – двоичная арифметика, "есть импульс – нет импульса" и все такое. Да, как модель работы мозга двоичная машина вполне приемлема, но очень уж грубая это модель (мы же помним, что любая модель отражает только одно, наиболее важное в данном контексте свойство объекта, правда?). Как-то слишком примитивно получается – свести наше мышление к нулям и единичкам. А как же тогда объяснить тот каскад мелких воспоминаний – ощущений, цветов, запахов, идей, проносящихся перед нашим мысленным взором, когда мы о чем-то думаем? Многие из этих образов для большинства посторонних людей никак не связаны с предметом наших размышлений и значат что-то конкретное только для них, поскольку связаны с какими-то личными воспоминаниями и переживаниями. Позвольте себе подумать о чем-то и не придерживайтесь какого-то определенного направления мысли – вы будете удивлены тем, как быстро и далеко вы уйдете от первоначальной темы размышлений: сменяющиеся образы, связанные, как звенья одной цепи, вытаскивая друг друга из закромов памяти, быстро уведут вас от объекта, о котором вы подумали. Конечно, можно попытаться объяснить подобное поведение нашего мозга тем, что он просто отрабатывает гениально сложную разветвленную программу обработки информации с учетом данных, уже хранящихся в памяти, но все далеко не так просто.
Любая информация , поступающая в наш мозг (неважно, что это – прикосновение, вкус, запах, цвет, звук), вытаскивает за собой на свет Божий массу мелких воспоминаний, мыслей и ощущений, подобно тому, как от упавшего в пруд камня расходятся по поверхности воды концентрические круги. А каждое из этих воспоминаний тянет за собой массу других, которые, в свою очередь , вызывают к жизни все новые и новые образы, мысли или идеи. Да, я понимаю, что уже немного утомил читателя своими пространными рассуждениями. А суть их состояла в том, что единички и нолики, возможно хороши для того, чтобы объяснить, как работает наш мозг на "физическом уровне", но если речь идет о принципах его работы , то следует говорить не о битах, а об ассоциациях как минимальных единицах обработки информации человеческим мозгом . Помните понятие лексемы как минимальной единицы языка, имеющей самостоятельный смысл? Так вот, в том языке, на котором "говорит" наш мозг, такими лексемами являются ассоциации. Что же такое ассоциация ?
Ассоциация :
- в физиологии – образование временной связи между индифферентными раздражителями в результате их многократного сочетания по времени;
- в психологии – закономерная связь между отдельными событиями, фактами, предметами или явлениями, отраженными в сознании и закрепленными в памяти.
При наличии ассоциативной связи между психическими явлениями A и B возникновение в сознании человека явления A закономерным образом влечет появление в сознании явления B.
Итак, каждая ассоциация связана с огромным числом новых ассоциаций, которые, в свою очередь , связаны с новыми и новыми понятиями. Таким образом, мышление можно представить в виде сложного ассоциативного алгоритма, своего рода слалома по ветвям дерева ассоциаций, расходящимся от ствола – основной мысли. В свое время профессор Анохин (http://ru.wikipedia.org/wiki/Анохин,_Пётр_Кузьмич) говорил, что возможности мозга по формированию ассоциативных связей намного превосходят его возможности по хранению информации. Что же касается информационной емкости мозга, то она тоже весьма впечатляет – доктор Марк Розенцвейг (http://en.wikipedia.org/wiki/Mark_Rosenzweig) писал, что даже в том случае, если бы человек запоминал 10 единиц информации ( слово , изображение или другое элементарное впечатление) каждую секунду в течение 100 лет, заполнить удалось бы менее одной десятой суммарного объема человеческой памяти. И сколько бы таких единиц информации ни хранилось у нас в голове, количество ассоциаций, связанных с ними, еще на несколько порядков выше! Потенциал человеческого мозга, связанный с созданием ассоциаций, поистине безграничен: все наши идеи, воспоминания и ощущения хранятся у нас в голове в виде своеобразных "треков" – извилистых ветвящихся дорожек, связывающих их с другими нашими мыслями.
Вот пример того, что обычно творится у нас в голове:
Не правда ли, весьма знакомая картина?
Таким образом, в основе работы нашего мозга лежат два важнейших принципа.
- Ассоциативное мышление – связь каждого воспоминания с массой других образов, и именно об этом принципе мы с вами говорили последние десять минут.
- Иерархия понятий – в каждом таком ассоциативном "треке" один из образов является главным (корневым), от которого расходятся ветви-дорожки к другим понятиям, идеям, воспоминаниям. В результате мы получаем некое дерево (или граф) образов, связанных с исходным понятием.
Если же постараться объединить эти два принципа (которые работают в комплексе, дополняя друг друга), то следует сказать о так называемом радиантном , или визуальном , мышлении . О нем мы поговорим в этой же лекции, но чуть позже. А пока постараемся разобраться в том, какие же теории обработки, систематизации и визуализации информации существуют в данный момент, и не имеют ли они каких-то общих черт с описанными нами выше принципами работы человеческого мозга.
Понятие о теориях обработки, систематизации и визуализации информации
Cуществующие теории обработки информации
Начнем с определений.
Обработка информации – любое преобразование информации из одного вида в другой, производимое по строгим формальным правилам.
Теория обработки информации (information-processing theory) – направление научного знания, изучающее то, как люди обращаются с информацией, отбирают и усваивают ее, а затем используют в процессе принятия решений и управления своим поведением.
Теории обработки информации применяются при изучении восприятия, памяти, внимания, речи, мышления и решения задач экспериментальной психологии. В свою очередь, большой вклад в развитие упомянутых теорий внесли математическая логика, техника связи, теория информации и теория вычислительных систем. Почему же мы говорим "теории" – во множественном числе? Дело в том, что на самом деле следует говорить о целом семействе абсолютно разрозненных теоретических и исследовательских программ. Естественно, как и в любом научном сообществе, согласия между исследователями нет и в помине – мнения ученых сходятся лишь в некоторых исходных посылках, теории и методологии исследований. В рамках упомянутого семейства можно выделить такие широко известные в узких кругах подходы, как трансформационная лингвистика (http://ru.wikipedia.org/wiki/Генеративная_лингвистика), психология Пиаже (http://www.gumer.info/bibliotek_Buks/Psihol/Jaroschev/11.php) и радикальный бихевиоризм. Бихевиоризм, в частности, занимался изучением поведения животных и активно распространял свои принципы на все области психологии. Однако возникли некоторые трудности при попытке распространить теорию и методы бихевиоризма на символические процессы человека, в частности, на языковые способности. Когда разочарование ученых в привычных методах стало всеобщим, исследователи-психологи обратились к другим теориям, в результате чего о бихевиоризме почти забыли. Тем не менее, ученые, развивающие теории обработки информации, разделяют со своими предшественниками-бихевиористами веру в эмпиризм, операционализм и т.п. Да, психологи отказались от распространения на людей выводов, полученных вследствие экспериментов с животными, и от объяснения видимого поведения индивидов внешними причинами, в частности, влияниями окружающей среды. В то же время общая методология и статистические методы обработки результатов экспериментов остались прежними – просто животных в качестве испытуемых сменили люди. Ученая братия вновь признала существование врожденных способностей и начала активно обсуждать такие внутренние процессы, как планы, стратегии, образы, решения и ассоциации .
ХХ век ознаменовался бурным развитием технологий связи – телефонии, радио и телевидения. Очень показательной была продемонстрированная психологами аналогия между обработкой информации человеческим мозгом и работой описанного в теории связи информационного канала. Большую роль в создании математической теории информации и переносе понятий теории связи на работу человеческого мозга сыграли исследования Клода Шеннона (знакомое имя, не правда ли?). Созданная им теория описывает передачу сообщений любой природы от любого источника любому получателю, в том числе и передачу сигналов внутри человеческого мозга.
Но вспомним еще об одном непонятном названии, упомянутом нами в начале этого раздела, – трансформационной лингвистике. В свое время Ноам Хомский (http://ru.wikipedia.org/wiki/Хомский,_Ноам) утверждал, что человеческий язык невозможно научно объяснить с позиций бихевиоризма. Он настаивал на том, что этот подход абсолютно неправильно представляет природу языка, игнорируя его структуру, правила и грамматику. Взамен этого он говорил о "правилах в голове" человека, позволяющих преобразовать (трансформировать) передаваемую информацию – разбить ее на смысловые единицы (слова) и связать эти единицы между собой. Отойдя от бихевиоризма, новая парадигма обработки информации в поисках идей все больше склонялась к лингвистике. Вот и современные исследователи стремятся обнаружить психологические процессы или умственные операции, которые лежат в основе языковой активности. Активно изучаются такие виды когнитивной активности, как восприятие, память, мышление и понимание. И понятие ассоциации опять не осталось в стороне.
Что же касается теории вычислительных систем, то за этим названием также скрывается целый выводок абсолютно разношерстных дисциплин. Сюда входят теория алгоритмов, численные методы, теория конечных автоматов, языки программирования, теория искусственного интеллекта и многое другое… И это не единственная черта, которая роднит теорию вычислительных систем с психологией обработки информации, – оба направления выросли из математической логики, оба занимались изучением природы разумного поведения, а появление вычислительных машин и развитие принципов, на которых они строились, привело к возникновению еще одной аналогии человеческих психических и интеллектуальных способностей. Машинные модели помогли в изучении мышления и в особенности – процесса решения задач. Отталкиваясь от этой аналогии, психологи пытаются объяснить, каким образом мозг получает информацию, перекодирует и сохраняет ее в памяти, каким образом он затем использует ее для принятия решений и управления поведением. Конечно, полного соответствия между работой мозга и компьютера нет и быть не может, но все же ученым удалось создать стройную концепцию, способную объяснить, каким образом интеллектуальная система – будь это человек или некое устройство – создает новые знания. Догадайтесь, какое понятие играет тут важнейшую роль? Да, конечно, вы правы – это понятие ассоциации !
Систематизация и структурирование информации
Итак, с обработкой информации мы разобрались, перейдем теперь к систематизации. Конечно, мы не забываем о том, что систематизация информации – это составная часть алгоритма обработки информации, некий его этап, но все равно, об этом этапе нужно сказать отдельно. Как всегда, сначала обратимся к определению:
Систематизировать – распределить элементы информации по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их.
Мозг человека (в контексте процессов восприятия, запоминания, преобразования информации и т.п.) работает именно с систематизированной информацией. Например, процесс запоминания проходит намного эффективнее, если человеку удается рационально структурировать получаемую информацию, разложить по полочкам, как говорят в народе. В коммуникативных процессах (помните, мы говорили о языке и лингвистике?) систематизированное представление передаваемой информации также играет важную роль. Систематизация и структурирование информации – важнейшие психологические механизмы, благодаря которым человеческий мозг может эффективно обрабатывать большие потоки информации.
Стремление к целостному охвату объекта изучения, к систематизации знаний свойственно любому процессу познания. Многие исследователи отмечали, что процесс работы мозга над проблемой идет от осознания свойств, характеристик и функций объекта изучения к поиску недостающих структурных элементов, связей и отношений между ними. А если овладеть системным подходом и развить свое умение систематизировать и структурировать информацию, можно помочь мозгу работать эффективнее в процессе учебы и при решении профессиональных задач.
Структуры данных бывают разные – линейные (список), табличные, иерархические (дерево). Деревья (графы) понятий, построенные на основе ассоциативных связей, – наиболее естественный для нашего мозга способ представления (структурирования) данных (хотя, строго говоря, не следует путать ассоциативные и классификационные отношения). Вспомним о визуальном мышлении? Кстати, раз уж мы заговорили о деревьях, то нам пора плавно перейти к рассмотрению вопроса о визуализации информации. Но прежде отметим, что существует целое направление научного знания, изучающее методы и приемы структурирования информации, которое называется информационной архитектурой . Классики говорят, что
информационная архитектура – как наука занимается принципами систематизации информации и навигации по ней с целью помочь людям более успешно находить и обрабатывать нужные им данные.
Визуализация информации
По сложившейся уже традиции, начнем с определения.
Визуализация информации – представление информации в виде графиков, диаграмм, структурных схем, таблиц, карт и т.д.
Зачем визуализировать информацию? "Глупый вопрос!" – воскликнет читатель. Конечно же, текст с картинками воспринимается лучше, чем "серый" текст, а картинки с текстом воспринимаются еще лучше. Недаром все мы так любим комиксы – ведь они позволяют нам буквально схватывать информацию на лету, казалось бы, не прикладывая ни малейших умственных усилий! А вспомните, насколько хорошо запоминался вам во время учебы материал тех лекций, которые сопровождались слайдами!
Первое, что приходит нам в голову при слове "визуализация", – это графики и диаграммы (вот она, сила ассоциаций!). С другой стороны, визуализировать таким образом можно только числовые данные, никому еще не удавалось построить график на основе связного текста. Для текста мы можем построить план, выделить основные мысли (тезисы) – сделать краткий конспект. О недостатках и вреде конспектирования мы поговорим чуть позже, а сейчас скажем о том, что если объединить план и краткий конспект – "развесить" тезисы по ветвям дерева, структура которого соответствует структуре (плану) текста, – то мы получим отличную структурную схему текста, которая запомнится намного лучше, чем любой конспект. В этом случае ветви будут играть роль тех "треков" – дорожек, связывающих понятия и тезисы, о которых мы говорили ранее.
Помните, как мы строили UML-диаграммы на основе описания проектируемой программной системы, полученного от ее будущих пользователей? Полученные картинки воспринимались и клиентами, и разработчиками намного проще и быстрее, чем текстовое описание. Точно так же можно "изобразить" абсолютно любой текст, не только техническое задание на разработку системы. Подход, описанный нами выше, позволяет визуально представить абсолютно любой текст – будь это сказка, техническое задание, лекция, фантастический роман или результаты совещания – в виде удобного и простого для восприятия дерева. Строить его можно как угодно – лишь бы получилась наглядная и понятная схема, которую хорошо бы еще проиллюстрировать подходящими по смыслу рисунками.
Такие схемы удобно применять и в общении при обсуждении каких-либо вопросов и проблем. Как показывает практика, отсутствие четких стандартов нотации не создает абсолютно никаких коммуникативных сложностей для участников обсуждений. Наоборот, использование невербальных форм представления информации позволяет концентрировать внимание именно на ключевых точках проблемы. Таким образом, визуализация является одним из наиболее перспективных направлений повышения эффективности анализа, представления, восприятия и понимания информации.
Ух, наконец-то мы покончили с нудным описанием научных теорий, методов и приемов, применяющихся для обработки, систематизации и визуализации информации! Предыдущая часть главы сильно утомила и автора, и читателей, и тем не менее, она была необходима: в результате мы увидели, что особенности работы нашего мозга уже активно применяются учеными в самых разных областях науки, многие вещи, которые кажутся нам привычными, – персональные компьютеры, пользовательские интерфейсы, базы знаний и т.д. – изначально строились с учетом ассоциативного характера человеческого мышления и его склонности к иерархическому представлению и визуализации информации. Но вершиной и естественным графическим выражением мыслительных процессов человека является mind mapping, к обсуждению которого мы наконец-то переходим. А заодно попытаемся расширить наше понимание принципов визуального мышления.
Систематизация информации предполагает о б р а б о т к у информации с целью приведения ее к определенному виду и и н т е р п р е т а ц и ю информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категории.
Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:
1) установление соотношения фигуры и фона;
2) завершение образов;
3) установление сходства и приблизительности.
При установлении с о о т н о ш е н и я ф и г у р ы и ф о н а в общей «картине» информации выделяется то, что является «фигурой», т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.
Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.
Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.
Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это л о г и ч е с к а я обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя ч у в с т в а, п р е д п о ч т е н и я, э м о ц и и, у б е ж д е н и я. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю - не люблю», «нравится - не нравится», «хорошо - плохо», «лучше-хуже», «приемлемо - неприемлемо» и т.п.
Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. В действительности это практически одновременно и зачастую молниеносно разворачивающиеся процессы, составляющие вместе восприятие человеком окружения. При этом, хотя и отбор, и систематизация информации в целом осуществляются в соответствии с определенными принципами, для каждого человека характерна индивидуальность в протекании этих процессов, которая всегда делает восприятие индивидуальным и субъективным. Поэтому, чтобы эффективно взаимодействовать с человеком и управлять им, необходимо знать хотя бы в общем виде то, какими характерными чертами восприятия действительности он обладает.
Информационное издание (ИИ) содержит систематизированные сведения о документах (опубликованных, неопубликованных, непубликуемых) либо результат анализа и обобщения сведений, представленных в первоисточниках. Выпускается организацией, осуществляющей научно-информационную деятельность, в т.ч. органами НТИ. Кушнаренко Н.В. Характеристика отдельных видов и типов документов//Делопроизводство. - 2002 - №3.
ИИ -- разновидность опубликованного вторичного документа, являющегося результатом аналитико-систетической переработки одного или нескольких первичных документов. От других видов изданий ИИ отличается структурой основного текста, который состоит из сведений о документах, т.е. из вторично-документной информации, изложенной в библиографической записи, аннотации, реферате, обзоре и т.п.
ИИ используется во всех сферах деятельности: научной, практической, учебной, воспитательной, образовательной, управленческой.
Важнейшей задачей ИИ является содействие преодолению противоречий в документной коммуникации -- между ростом массивов и потоков опубликованных, неопубликованных и непубликуемых документов и возможностью их освоения обществом. ИИ являются одним из основных средств упорядочения сведений о документальных потоках и массивах. Они обеспечивают полноту и достоверность отражения первичных документов путем оперативности выпуска, повышения информативности каждого ИИ, учета конкретных запросов потребителей. ИИ -- источники оперативной информации, призванные доносить до потребителя в максимально короткие сроки информацию по наиболее актуальным темам.
Проблема классификации ИИ окончательно не решена. По характеру включенной информации они подразделяются на три подвида: библиографическое, реферативное и обзорное. Они могут быть непериодическими, периодическими или продолжающимися.
Библиографическое издание
Библиографическое издание (БИ) -- информационное издание, содержащее упорядоченную совокупность библиографических записей. БИ принято называть библиографическим пособием.
Задача БИ -- сигнализировать о наличии документной информации, указывать на первичный документ, откуда могут быть получены необходимые сведения.
В БИ основной текст состоит из одной или множества упорядоченных библиографических записей -- определенного набора сведений о первичных документах, объединенных по какому-либо признаку. Библиографическая запись состоит из определенных элементов: библиографического описания, аннотации или реферата, предметной рубрики, индекса классификации. Обязательным элементом библиографической записи является библиографическое описание -- совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по установленным правилам и предназначенных для его идентификации. Библиографические сведения -- это конкретные сведения о документе (автор, название, место и год издания, количество страниц и т.д.), помогающие распознать документ по его описанию.
Способы группировки библиографических записей в БИ могут быть формальными (алфавитный, хронологический, топографический и др.) или содержательными (систематический, тематический, предметный, смешанный), в зависимости от назначения пособия.
БИ -- это документная форма существования библиографической информации (или сообщения), что помогает фиксировать и хранить ее во времени и передавать в пространстве в виде документа.
В настоящее время насчитывается свыше ста видов БИ, выделенных по различным признакам. Видовая классификация БИ окончательно не сложилась, однако наметились общие подходы к ее созданию.
В качестве наиболее общих делений классификации БИ выступают следующие признаки: назначение БИ, объект библиографирования, метод библиографирования, время издания отраженных в БИ документов, принадлежность отраженных документов, форма организации библиографической информации в пособии и др.
По назначению БИ делят на четыре вида: государственное, научно-вспомогательное, рекомендательное и профессионально-производственное.
Государственное БИ информирует об изданных в стране документах на основании их государственного учета. Целевое назначение данного вида -- полный учет документов, изданных на территории России. Читательское назначение БИ -- для работников книжного дела, библиотек, информационных центров.
Научно-вспомогательное БИ предназначается в помощь научно-исследовательской деятельности. Читательское назначение: ученым, специалистам различных отраслей знания и производства. Оно характеризуется детальным справочным аппаратом. Вспомогательные указатели различного рода (именные, предметные, географические и пр.) обеспечивают быстрый поиск необходимой информации, т. к. отражают сведения о документах в ином аспекте, чем в основном тексте пособия с отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Иногда эти БИ снабжаются аннотациями или рефератами.
Рекомендательное БИ предназначено в помощь общему и профессиональному образованию, самообразованию и пропаганде знаний. Оно создается с учетом целей чтения и уровня подготовки различных групп читателей и включает документы, достойные широкого распространения.
Профессионально-производственное БИ предназначено в помощь практической профессионально-производственной деятельности. Читательское назначение -- специалистам разного уровня подготовки всех сфер практической деятельности. Три последних вида БИ составляют и издают крупные библиотеки и органы НТИ.
В зависимости от объектов библиографирования БИ делят на универсальное, многоотраслевое, отраслевое, тематическое, персональное, библиографическое, краеведческое и страноведческое.
БИ, отражающее документы по всем отраслям знаний, называют универсальным ; по нескольким отраслям знаний или практической деятельности -- многоотраслевым ; включающее документы по определенной отрасли знания и/или практической деятельности -- отраслевым ; отражающее документы по одной теме -- тематическим изданием.
Персональное БИ -- библиографическое пособие, отражающее произведения одного автора и/или литературу об одном лице. БИ -- пособие, отражающее произведения определенного лица (или группы лиц), а также литературу и библиографические сведения о них.
Краеведческое БИ отражает документы, по содержанию связанные с определенной местностью в стране. Страноведческое БИ посвящено какой-либо стране или нескольким странам. Возможны БИ этого вида, ограниченные определенным отраслевым аспектом.
Важное информационное значение имеют указатели библиографических пособий. Большинство из них -- отраслевые.
По методу библиографирования различают выборочные (издания, отражающие документы, отобранные в заданных пределах по какому-либо признаку) и регистрационные (издания, максимально полно отражающие документы в заданных пределах); сигнальные (оперативно выпускаемые текущие библиографические пособия, в которых все или большинство записей ограничены библиографическим описанием); аннотированные и реферативные (когда все или часть библиографических записей включают аннотации или реферат) и др.
По времени выхода в свет отраженных документов различают текущее, ретроспективное и перспективное библиографические пособия.
Текущее БИ в своих выпусках регулярно отражает появляющиеся в течение недели, месяца, года документы. Ретроспективное БИ отражает массив документов, вышедших за определенный период в прошлом (как правило, более одного года). Перспективными называются БИ, отражающие документы, намеченные к выпуску. К ним относятся, в основном, планы издательств.
По признаку принадлежности отраженных документов выделяют издательское, книготорговое и библиотечное БИ.
Издательское БИ отражает печатную продукцию, выпущенную или намеченную к выпуску одним или несколькими издательствами (издательские каталоги, планы выпуска издательств); книготорговое БИ отражает ассортимент одной или нескольких книготорговых организаций с целью содействовать сбыту печатной продукции; библиотечное БИ отражает состав документного фонда (или его часть) одной или нескольких библиотек (печатный бюллетень или список новых поступлений, печатный каталог, часто сводный).
По форме организации библиографической информации выделяют следующие БИ: библиографический указатель, библиографический список и библиографический обзор.
Библиографический указатель -- пособие со сложной структурой, предполагающей наличие вспомогательных указателей, предисловия, оглавления, списка сокращений и т.д.
Библиографический список - пособие с простой структурой.
Библиографический обзор -- пособие, представляющее собой связное повествование о документах.
Возможны и другие признаки классификации БИ: по видам документов, включенных в пособие, месту издания, языку, способу документирования и т.д. Одно и то же БИ может одновременно относится к нескольким видам, выделенным по разным признакам (например, научно-вспомогательный отраслевой аннотированный указатель).
БИ относится к печатному виду библиографического пособия. Оно может быть выпущено в форме непериодического (книга, брошюра, плакат, листовка), серийного, периодического или продолжающегося издания (бюллетень, периодический сборник, журнал), как отдельное издание и как самостоятельная часть документа.
Реквизиты БИ включают все элементы, необходимые для идентификации и поиска конкретного непериодического или сериального издания.
Большинство БИ выпускаются в обложках, при больших объемах -- в переплете. Иллюстрации, как правило, отсутствуют. Шрифтовое и типографское оформление текста выделяет его структуру, облегчает поиск информации. Структура, издательское и полиграфическое оформление БИ определены соответствующими стандартами.
Печатное БИ -- это пособие, изданное полиграфическим способом. Подавляющее большинство библиографических пособий относятся к этому виду документов. Однако они существуют и в рукописном, машиночитаемом виде. Среди них: микроформы библиографических пособий (микрофильм, микрофиша, микрокарта), аудиальные, воспринимаемые на слух пособия (грамзапись, магнитозапись), аудиовизуальные пособия (видеозапись, кинофильм), а также машиночитаемые библиографические пособия, подготовленные на ЭВМ и записанные на диске, дискете или магнитной ленте. Они могут выпускаться в машиночитаемом виде, а также дублироваться как текстовое издание.
Основные виды БИ представлены в приложении.
Приведение документации к последовательному порядку называют систематизацией. Чтобы обеспечить качественное управление компанией, информация в архиве должна быть оперативно найдена и обработана. Архивы создаются в виде электронной или материальной базы данных, а также автоматизируются. Опишем основные правила и требования.
Распределение документов по системе подразумевает следующее:
- определение метода систематизации;
- анализ документации от определения в дело до архивации;
- классификация номенклатуры дел;
- библиографическое описание.
Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала. А также немаловажна оптимизация персонала на предприятии, о которой можно почитать .
Методы систематизации
Современные бизнес-процессы невозможны без информационного оснащения - делопроизводства и документооборота. Поэтому необходимо создать и классифицировать базы уже существующих данных, а также поступающую новую информацию, соблюдать требования к систематизации документов.
В классифицирование информации включено:
- номенклатуру;
- индексирование;
- методики поиска, накопления;
- способы доступа;
- сортировку запросов;
- способы предоставления.
Данные распределяются двумя основными способами:
- В свободном тексте документы.
- Структурированная информация.
Структурирование - это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.
Разделы со сведениями в стандарте называются полями, а заполненные форматы - записями. Собранные записи - это и есть база данных. Все записи распределяются так, чтобы определенную информацию можно было в них несложно найти.
Хорошей особенностью баз данных считается выдача зафиксированных ранее сведений, в которых имеются выходные данные и содержание (от минимума символов до детальной информации).
Архивная классификация может распределяться и по группам в виде:
- Тематики . Тематическое распределение проводится по тематике пакетов документации.
- Предмета . Предметное распределение делают в бумагах какой-нибудь одной определенной темы.
- Авторства . Распределение по авторству подразумевает сортировку по имени одного автора, творческой группы (публикации, тезисы, сообщения, диссертации, доклады).
- Номинала . Распределение по номиналу проводится для распорядительно-организационной документации одного вида: протоколов, соглашений, приказов, счетов, актов.
- Хронологии . Определение хронологическое делают по времени создания документов и срокам их хранения (например, годичные балансовые отчеты).
Чтобы четко организовать систематизацию, необходимо заранее предварительно подготовить документацию и собрать ее по определенным признакам. Далее будет следовать повторное распределение по вышеперечисленным группам.
Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности - до уничтожения.
Без систематизации и правильно организованного процесса доступа к документации рабочий процесс любой организации будет затруднен. Это относится не только к коммерческим, но и к государственным структурам: так должным образом сохраняются документы, имеющие научную, историческую, социальную, экономическую, политическую ценность для державы.
Классификация по номенклатуре
Распределять информацию по номенклатуре можно по общим признакам, родству, то есть проводить типизацию. Примером простейшей номенклатурной классификации является группировка по комплексу предметов в «Дело». Всё же, систематизация архива - трудоемкий процесс, зато в дальнейшем такая организация существенно упростит работу, сделает делопроизводство элементарной процедурой.
Существует принятая терминология каталогизации по признакам группировок данных:
- Вопросно-предметных.
Это распределение сведений по типовому виду. К примеру: файлы или папки по проекту промышленного объекта.
- Корреспондентских.
Признак корреспондентский доминирует при структурировании переписки с любым физическим/юридическим лицом (к примеру, с ИП или областным кадастром недвижимости).
- Географических.
По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).
- Экспертных.
По признаку экспертному учитываются сроки архивации документов (хранение временное - до 10 лет; хранение долговременное - более 10 лет).
Документная классификация может выполняться сразу по нескольким признакам в разных сочетаниях, только с условием в обязательном порядке экспертного. Возьмем, к примеру, рубрику дела: «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах на предприятии в течение 2015 года», объединяющий в своем составе корреспондентский, экспертный, авторский признаки.
На практике номенклатура дел распределяется системным перечнем документов в организации, созданных в установленном порядке с обозначением сроков их архивации. Регистрация и архивирование - основополагающие факторы закрепления порядка при аккумулировании бумаг в процессе интенсивной деятельности.
Важно! Фиксация индексов в номенклатуре дел в комплексе документов - это важный элемент, равно как для поиска информации, так и для экспертизы материальных ценностей, а также чтобы обеспечить их сохранность.
В идеале в номенклатурную систему пакетируются: регистрационно-справочные массивы структур компании, всех должностных лиц, картотеки, вне зависимости от степени конфиденциальности, типа носителя, способа фиксации данных. Таким образом, номенклатура дел:
- классифицирует и группирует исполненные бумаги в дело;
- систематизирует, индексирует дела и время архивирования;
- служит главным элементом учета;
- выступает как единственный элемент учета текущих дел, которые фиксируются документами в течение нескольких лет.
В номенклатуре может группироваться и документация временно действующих подразделений организаций, которые, при необходимости, будут служить для подтверждения полномочий юридической единицы компании или ее ликвидации. А также в производстве дел правопреемников из числа прочих предприятий для продолжения деятельности.
Систематизация по номенклатуре информации в деле максимально охватывает массив документации какого-либо одного вида деятельности, благодаря чему создается реальная возможность комфортного использования любого документа в любой момент.
В делопроизводственной теории различают три разных вида номенклатур:
- типовую;
- конкретную;
- примерную.
Корпорации дополняют их документами собственных структурных подразделений.
Типовые и примерные номенклатуры создаются с целью унификации баз данных, они устанавливают состав типовых дел по категориям подразделений организации. Так образуется единая индексация как нормативный документ делопроизводства в системе.
На будущий год составляют номенклатуру дел в завершающем квартале настоящего года, и после утверждения руководителя она становится нормативным актом.
Все перечисленные номенклатуры в систематизации предприятий разрабатываются спецслужбами или архивами ведомств. Целесообразно, чтобы все организации имели свои номенклатуры дел, составленные на основе примерных или типовых. Естественно, что все их заголовки должны соответствовать роду деятельности организации, быть краткими, точными, адресными (по заголовку осуществляется поиск справочно-информационный). Заголовок должен отражать структурно такие аспекты документа:
- конкретный вид (отчеты, приказы);
- вид (переписки, подборки, досье);
- исполнитель, корреспондент, тематика;
- дата селекции.
Совет: по инструктивной методике рекомендуется сперва размещать сведения организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. Далее - организационные бумаги (инструкции, положения, уставы). После них - организационные и распорядительные дела самой компании (вердикты правления, распоряжения, приказы). В заключение - данные, в которых содержится информация о плановых отчетах и переписка.
Редактированные и утвержденные архивом организации документационные номенклатуры ее структурных подразделений апробируются экспертной комиссией, а в итоге визируются этой организацией как хранителем базы данных.
Служба ДОУ (документального обеспечения управления) на базе типовых номенклатур образует сводную номенклатуру. В ее рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности организационно-функциональной деятельности организации и ее штатного расписания. При этом в первом разделе размещается служба ДОУ, а в завершение - общественные структуры.
Деловая индексация
Систематизация документов в архиве призвана обозначать каждое сформированное дело условно. Однородным документам назначаются одинаковые цифровые индексы. Переходящие из года в год дела вносятся в номенклатуру под идентичным индексом.
Индекс всегда состоит из комбинации арабских символов. Например, если это «12–65», то цифра 12 обозначает принадлежность дела к структурному подразделению №12, и оно занимает шестьдесят пятую позицию в номенклатуре.
По правилам ведения дел государственными архивами, номенклатуры унифицируются по таким графам:
- Индекс дела.
- Заголовки подразделов.
- Количество томов.
- Срок хранения.
- Примечание (уничтожение, передача в архив).
Если организация (по причине своей подчиненности и т. п.) не сдает документацию на хранение, тогда ее номенклатура согласовывается в вышестоящей региональной или ведомственной организации с экспертной комиссией.
На заметку: созданная номенклатура действует с первого числа первого месяца следующего года. Независимо от изменения целей или функций предприятия, номенклатура остается неизменной, однако, редактируется, предоставляется и согласовывается один раз в пять лет. Каждый год в номенклатуру заносится запись о количестве и категориях дополняющих документов.
Систематизация документов сегодня является неотъемлемой частью успешного ведения дел в любой организации.
краткое содержание других презентаций«Программная обработка данных» - Программа и данные должны быть загружены в оперативную память. Процессор. Команда (инструкция). Долговременная память. Процессор реализуется на Большой Интегральной схеме (БИС). Последовательность команд, которую выполняет компьютер. Программы. Устройства ввода. Программная обработка данных на компьютере. Двоичный компьютерный код. Магистраль обмена информации реализована на системной плате. Данные.
«Систематизация информации» - Систематизация информации. Сбор и хранение. Этапы работы с информацией. Введение общих понятий. Систематизация, хранение и поиск информации. Обработка информации. Базы данных. Хранение. Поиск информации. Информационные системы.
«Преобразование информации» - Отредактировать заметку. Проведение короткого интервью. Преобразование информации. Информация. Вспомним Редьярда Киплинга. Пример текста-сигнала. Преподавание основ журналистики. Сигнальная информация. Итервью. Памятка юнкора. Типы информации. Права юнкора. «Горячие» новости. Заметка. Построение. Закон перевернутой пирамиды.
«Программные средства обработки данных» - Устройства ввода и вывода. Представление информации. Оперативная память. Магистраль. Информация. Контрольные вопросы. Долговременная память. Программы. Процессор. Программная обработка данных на ПК. Функциональная схема компьютера. Функциональная схема.
«Информация и действия с ней» - Обработка. Хранение информации. Установите хронологию. Кодирование информации. Представление информации. Закодируйте информацию о 5 шариках. Сбор информации. Действия с информацией. Собрать информацию. Обработка информации. Наглядное представление о розе. Зеленый свет светофора. Категории вопросов. Декодирование информации. Выполни обработку числовых данных. Хранение. Название действия. Компьютер.
««Обработка информации» 5 класс» - Внимательно рассмотрите рисунки. Обработка информации. Обработка. Выполните систематизацию перечисленных ниже объектов. Сортировка информации. Изменение формы представления информации. Решите задачу и заполните схему обработки информации. Поиск информации. Систематизация информации. Часто обработка информации заключается в изменении формы её представления. Два типа обработки информации. Выполните задание.
