Документация -- способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами -- начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.
Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.
Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.
Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.
Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
В ходе своей деятельности фирмы совершают множество различных хоз. операций. Для их фиксации требуется формирование различной по составу и форме документации. Из данной статьи вы сможете подробно узнать о классификации бухгалтерских документов.
Документы в бухучете систематизируются по ряду таких критериев, как:
- Предназначение;
- Число записей в учете;
- Процедура фиксации операций;
- Место формирования;
- Уровень охвата операций.
Систематизация по предназначению
По своему предназначению бух. документация подразделяется на:
- Оправдательную;
- Распорядительную;
- Бухгалтерского формирования;
- Составную.
Документы распорядительно характера – это документы, в которых содержится приказ на исполнение конкретных операций. Они дают разрешение на осуществление операции, но не являются подтверждением ее выполнения.
Оправдательные документы в бухгалтерском учете являются подтверждением выполнения операции. Кроме того, они служат основанием для фиксации операций на соответствующих счетах.
Предназначением документации бухгалтерского формирования является подготовка учетных записей для обработки с целью последующего применения в процессе учета на основании документов двух предыдущих типов.
Документация составного характера совмещает в себе черты всех предыдущих видов бухгалтерских документов. Применение таких документов в учете является очень удобным, поскольку это делает обработку сведений проще и нагляднее, а также уменьшает затраты на производство большого числа бланков.
Систематизация по объему отражения операций
По объему отражаемых операций документация подразделяется на сводную и первичную.
Документы первичного характера используются для фиксации хоз. операций. Такие документы служат подтверждением о совершении операций.
Сводная документация применяется для фиксации операций, которые уже отражены в документах первичного характера. Их заполнение осуществляется на основании первичных документов, сформированных ранее, методом обобщения информации. Благодаря таким документам можно несколько сократить число записей на бух. счетах.
Классификация по степени охвата операций
По уровню охвата операций существуют такие виды бухгалтерских документов:
- Единовременные;
- Накопительные.
Документацию единовременного характера формируют на одну или более операций, которые вписываются в документ в одно и то же время. Такие документы служат основанием для внесения бух. записей.
Накопительная документация формируется постепенно, на протяжении некоторого периода времени (недели, квартала). Такие документы предусмотрены для фиксации однородных операций, которые систематически повторяются. Окончательное формирование такой документации происходит по окончанию установленного периода времени.
Классификация по числу записей
По числу записей документация делится на однострочную и многострочную.
Предназначением однострочных документов является фиксация операций по учету одного вида объекта, а многострочных – нескольких видов объектов.
Классификация по месту формирования
По месту формирования существуют внешняя и внутренняя документация.
Формирование внутренней документации осуществляется в данной компании, а внешней – в других компаниях. После формирования внешние документы передаются в данную организацию.
Совершающиеся в процессе деятельности организаций хозяйственные операции разнообразны по своему содержанию. Этим обуславливается различие форм и содержания документов, которыми оформляются хозяйственные операции. Различия в документах вызываются также способами их оформления и последующей обработки в учетном процессе.
Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.
Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам (таблица 5.2).
Таблица 5.2 - Схема классификации бухгалтерских документов
|
классификации |
документа |
Характеристика | |
|
По назначению |
Распорядительные |
Доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение денег с расчетного счета |
|
|
Оправдательные |
Составляются в момент совершения хозяйственной операции, отражая ее исполнение лицом, предоставившим такой документ |
Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер, авансовый отчет |
|
|
Комбинированные |
Сочетают разрешительный и оправдательный характер. Их использование позволяет сократить количество документов, упростить и ускорить процесс бухгалтерской обработки информации |
Расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, расчет заработной платы за время отпуска |
|
|
По месту составления |
Внутренние |
Составляются и используются для оформления хозяйственных операций, совершаемых внутри организации |
Кассовые ордера, платежные ведомости товарные отчеты |
|
Поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации |
Счет-фактура поставщика, платежное поручение |
||
|
По степени обобщения информации |
Первичные |
Составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания |
Кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения |
|
Составляются для обобщения информации о хозяйственных операциях, оформленных ранее первичными документами |
Кассовый отчет, авансовый отчет товарно-денеж-ный отчет |
||
Окончание таблицы 5.2
|
классификации |
документа |
Характеристика | |
|
По способу охвата операций |
Необходимы для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно |
Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер |
|
|
Накопительные |
Служат для регистрации и накапливания данных по однородным хозяйственным операциям, совершаемым в разное время в течение определенного периода |
Отчет о движении товаров по складу, заборный лист, лимитно-заборная карта |
Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:
1) по назначению;
2) месту составления;
3) степени обобщения информации;
4) способу охвата операций.
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные, документы бухгалтерского оформления и нормативные.
К распорядительным документам относятся письменные распоряжения уполномоченных лиц на выполнение определенных хозяйственных операций: приказы, распоряжения, записки о приеме и увольнении с работы, об отпуске и др. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе не могут служить основанием для отражения операций в учете.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение и составляются в момент совершения операции. К ним относятся различные ведомости по заработной плате, акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счета, платежные требования на отпущенную продукцию и др.
Чаще всего на практике применяются комбинированные документы, которые объединяют признаки распорядительных и оправдательных. Они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования и накладные на отпуск материалов, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет, наряды и др.
Так, например, требование на отпуск материалов содержит не только количество затребованного материала и подписи лиц по строке "Затребовал" и "Разрешил", но и фактическое количество отпущенного материала и подписи лиц по строкам "Отпустил" и "Получил". Аналогичным комбинированным документом является и наряд на сдельные работы, где указывается не только заданная работа и ее объем, но также и фактическое исполнение задания с соответствующими подписями и показателями.
К отдельной группе относятся документы бухгалтерского или учетного оформления (комбинированные).
Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Они составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных документов и предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.
К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются на том предприятии (организации, учреждении), где произошла (совершилась) хозяйственная операция (приходный кассовый ордер). Эти документы не выходят за пределы организации.
Внешние документы поступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, платежное требование о перечислении денег за отпущенную продукцию, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.
По степени обобщения информации бываютпервичные и сводные документы.
Первичные документы отражают факт совершения отдельных хозяйственных операций и составляются в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа служит приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.
Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относят авансовый отчет, который заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом, расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.
Сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных первичных данных об операциях.
По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.
К разовым относятся документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примером таких документов служат требования, кассовые ордера, денежные чеки, накладные и др.
Накопительные или многоразовые первичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями. Эти переменные данные по операциям записываются в документ по мере их осуществления и подтверждаются подписями участников или другим установленным способом. Окончательное оформление документа и передача его в бухгалтерию осуществляются в установленное время, но, как правило, не позже конца месяца.
Такими документами являются лимитно-заборные карты или ведомости на отпуск материалов, маршрутные карты по обработке партии деталей и начислению по ней заработной платы, ведомости учета выработки и др. Накопительные документы экономят время и бумагу на оформление операций, но ограничивают время при обработке их в конце месяца, а также затрудняют группировку (расчленение) информации.
Кроме названных, существует еще целый ряд классификационных признаков для группировки документов.
По виду материальных носителей информации документы делят на традиционные (бумажные) и машинные (технические). Машинные носители информации, наряду с огромными достоинствами в обработке и записи данных, имеют и ряд недостатков, например, для их визуального просмотра и расшифровки необходимы специальные устройства-дисплеи, автоматические печатные устройства, датчики и др. Нет надежных способов подтверждения данных типа печати и подписей лиц, способов защиты в виде бланков, выполненных на специальной бумаге, надежного хранения и т. п. Тем не менее, благодаря этим носителям и современной счетной технике в бухгалтерском учете и других сферах деятельности человека в настоящее время происходит поистине революционный переворот, а в бухгалтерском учете наступает "эра безбумажной бухгалтерии".
По степени использования техники различают документы, заполненные вручную, машинным способом и полученные автоматически.
Документация является основой учета, поэтому от того, как организован первичный учет и каково качество бухгалтерских документов, зависят своевременность и точность отражения хозяйственных операций, последующее принятие управленческих решений и в конечном счете результаты деятельности организации.
Путями совершенствования первичного учета и бухгалтерских документов являются:
1) унификация документов и их материальных носителей, т.е. создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей национальной экономики (например, кассовые ордера, банковские документы и др.);
2) стандартизация документов, т.е. создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов;
3) автоматический съем первичных данных;
4) широкое применение вместо бумажных технических носителей, терминалов, видеозаписей;
5) сокращение количества документов, не несущих полезных данных для управления;
6) освобождение документов от производственных показателей;
7) изъятие постоянных реквизитов и использование базы данных (БД) и распределенной базы данных (РБД);
8) введение показателей, необходимых для контроля, анализа.
Операции, совершаемые хозяйствующими субъектами, имеют разные цели и смысловое содержание. Это находит отражение в бумагах, опосредующих те или иные сделки. Классификация бухгалтерских документов помогает разделить их на группы, имеющие однородные признаки. Это упрощает взаимодействие ответственных лиц с информацией: проверку, первичную обработку, создание проводок в учетной программе и организацию хранения.
Классификацией называется группировка документации, поступающей в компанию, по определенным признакам. К числу последних относится:
- назначение документов;
- место формирования бумаги;
- степень обобщения содержащихся сведений;
- особенности охвата бизнес-операций и т.д.
В зависимости от того, к какой группе относится бумага, меняются требования к ее обязательным реквизитам, структуре, юридическому оформлению.
По месту формирования выделяются следующие самостоятельные виды бухгалтерских документов:
1. Внутренние
Это документы, издаваемые на предприятии и используемые для его внутренних нужд. К их числу относятся авансовые отчеты, на основании которых бухгалтерия начисляет и выплачивает работникам командировочные, путевые листы, используемые для определения транспортных издержек, расчета зарплаты водителей, личные карточки сотрудников, куда вносятся сведения о персонале и т.д.
Внутренние деловые бумаги упорядочивают взаимодействия между подразделениями фирмы, служат основанием для проведения операций в учетных программах. Они хранятся по установленным правилам и предоставляются контролирующим структурам (налоговой инспекции, инспекции по труду) по требованию.
2. Внешние
Это документация, поступающая в компанию от третьих лиц или создаваемая ответственными сотрудниками для предоставления контрагентам. Такие деловые бумаги отражают информацию о взаимодействии фирмы с внешним миром. К их числу относятся счета, полученные от поставщиков и подрядчиков, счета-фактуры, платежные поручения, выписки по счету из кредитных организаций и т.д.
Как правило, внешние бумаги составляются по унифицированным формам и содержат перечень обязательных реквизитов, обозначенных в законодательстве.
Классификация документов в бухгалтерском учете по назначению
В зависимости от целей формирования бухгалтерских документов они разделяются на три разновидности:
1. Распорядительные
Это бумаги, содержащие описание целей, функций, прав и обязанностей рядовых специалистов и руководителей, связанных с текущей деятельностью компании. Они формулируют задачу, но не являются подтверждением ее исполнения, поэтому не признаются основанием для формирования бухгалтерских проводок. Зато такие бумаги являются основанием для выдачи денег и иных ценностей.
К категории распорядительной документации относятся приказы о приеме на работу, чек на снятие наличности в банке, подписанный руководителем, платежка, направленная по системе Клиент-Банк, доверенность на получение товара и т.д.
2. Оправдательные (исполнительные)
Оправдательные документы в бухгалтерском учете подтверждают, что была совершена определенная бухгалтерская операция конкретным должностным лицом. Это деловые бумаги, на основании которых делаются проводки в учетной программе предприятия. Это банковские выписки, акты выполненных работ, товарные накладные.
Для материально ответственных лиц исполнительная документация является подтверждением правомерности получения материальных ценностей, произведенных расчетов (кассовые чеки, авансовые отчеты).
3. Комбинированные
Совмещают характеристики оправдательных и распорядительных документов. Они являются поручением на осуществление хозяйственных операций и доказательством, что последние действительно были совершены. Такие бумаги позволяют оптимизировать бизнес-процессы компаний, упростить ход бухгалтерской обработки. К их числу относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетные листки сотрудников.
Типы документации в зависимости от порядка отражения информации
В зависимости от того, какой объем данных отражен в конкретных бумагах, они могут быть двух типов
- «Первичка»
Это документы первого уровня в бухгалтерском учете. Это бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их непосредственного совершения. Например, выдача денежных средств из кассы опосредуется оформлением расходного ордера, отправка средств контрагенту с расчетного счета – платежным поручением и банковской выпиской, отгрузка товаров – накладной, прем выполненных работ – актом и т.д.
«Первичка» оформляется по строго унифицированной форме и служит основанием для отражения операций в учетной программе. Бухгалтер осуществляет ее контроль на наличие необходимых реквизитов, соответствие законодательным нормам, целесообразность осуществленных расходов, а затем проводит дальнейшую обработку. Такие бумаги обязательно хранятся в архиве компании пять лет и предоставляются налоговикам при проверках.
- Сводные документы
Это деловые бумаги второго уровня, обобщающие данные нескольких первичных документов, содержащие дополнительные сведения, необходимые для эффективного управления предприятием. Они формируются после совершения хозяйственных операций. Пример: отчет кассира, содержащий информацию по всем РКО и ПКО за день, товарный отчет, совмещающий данные из нескольких накладных.
Классификация по охвату хозяйственных операций
В зависимости от охвата документация разделяется на:
1. Разовую
Это закрывающие бухгалтерские документы, в которых содержится информация об одной или нескольких операциях, сделках, совершенных единовременно. Это чек, кассовый ордер, товарная накладная и т.д.
2. Накопительную
Документы такого типа формируются в течение заранее определенного временного интервала (например, месяца, квартала, года). Они включают сведения о многих однородных хозяйственных операциях и позволяют значительно уменьшить количество деловых бумаг в обороте фирмы.
Яркий пример накопительной документации – лимитно-заборная карта, дающая возможность контролировать отпуск материалов со складов в производственный цех, устанавливать необходимые ограничения.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использованию в учете помогает их классификация.
Таблица 2 – Классификация документов
| Признак классификации | Классификационная группа |
| 1. По назначению | 1.1 Распорядительные документы содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение наличных денег на расчетном счете и т. д.). В них нет информации подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. 1.2 Оправдательные или исполнительные документы составляются в момент свершения хозяйственной информации и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно – транспортная накладная; приходный кассовый ордер и т. д.). 1.3 Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для упрощения и технической подготовки к дальнейшему отражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных и оправдательных документов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением её совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций). |
| Продолжение таблицы 2. | |
| 1.4 Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость) | |
| 2. По месту составления | 2.1 Внешние документы поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (платежное требование поставщика). 2.2 Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование к покупателю). |
| 3. По порядку составления | 3.1 Первичные документы – отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные или расходные ордера, платежные требования и т.д.). 3.2 Сводные документы составляются на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира – операциониста, выписка банка с расчетного счета и т. д.). |
| 4. По способу использования и по охвату хозяйственных операций | 4.1 Разовые документы применяются для регистрации одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно (приходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.). 4.2 Накопительные документы применяются для регистрации однородных операций, периодически повторяющихся в течение определенного периода. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает технику их обработки (лимитно-заборная карта) |
| 5. По количеству отражаемых объектов | 5.1 Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой. 5.2 Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками. |
| 6. По степени использования вычислительной техники | 6.1 Документы, выписываемые от руки. 6.2 Документы, оформленные с помощью ЭВМ. |
| 7. По виду носителей информации | 7.1 Бумажные документы – документы выписываемые на бумаге. 7.2 Безбумажные документы, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т. д. |
6.3: Основные требования, предъявляемые к документам .
Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов регламентируется Законом о бухгалтерском учете и отчетности РБ. Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведенья, необходимые для исчерпывающего представления о свершившейся операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведенья являются составными элементами документа и называются его реквизитами. К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов, относятся:
Название документа и его номер;
Дата и место составления;
Измерители операции в натуральном и денежном выражении;
Должности, фамилия, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления.
В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.
Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально ответственных лиц.
Поступающие в бухгалтерию документы проверяются по форме и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер обращает внимание на наличие в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении документа, арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не оговоренных исправлений.
Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.
За достоверность содержащейся в документе информации, а также за правильность его составления несут ответственность лица, подписавшие документ. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридическую силу и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным лицам для дооформления, либо оставляют в бухгалтерии и немедленно сообщают руководителю предприятия для привлечения виновных лиц к ответственности.
