Pravna snaga- radi se o svojstvu službene isprave koja mu je saopštena važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga je izdao i utvrđenim postupkom za registraciju. Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo netačno izvršenje može dovesti do toga da dokumentneće imati pravno dejstvo (npr. bez potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili bilješku o umjetniku, to će samo dovesti do određenih poteškoća. in rad sa dokumentom, ali to neće uticati na njegovu pravnu vrijednost.
potrebni detalji,obezbeđivanje pravne snage dokumenata, su:
naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta; naziv vrste dokumenta; datum dokumenta; matični broj; pečat odobrenja dokumenta; tekst; potpis; pečat.
Potpisje obavezan element svakog dokumenta. Zvanično potpisivanje u dokumentu, preuzima odgovornost: za autentičnost dokumenta; za sve moguće posljedice izvršenje (implementacija) dokumenta.
Pravo na potpisivanje pruža se određenim pojedincima i može biti popravljeno: u statutu preduzeća; u propisu o preduzeću (o strukturnoj jedinici); u uputstvu za kancelarijski rad; u opisu posla zaposlenog; u raspodjeli dužnosti.
Dokumente organizacije potpisuje direktor ili njegovi zamjenici. Dokumente strukturnih podjela potpisuju njihovi rukovodioci.
Po brojnim pitanjima, drugi zaposlenici, na primjer, vodeći stručnjaci preduzeća, mogu imati pravo potpisa. Potpis se stavlja na prvu kopiju dokumenta, ako je potrebno - na druge kopije, na primjer, prilikom sklapanja ugovora.
Datum dokumenta- jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.
Pečat- pravno značajnih rekvizita I koristi se za ovjeru potpisa službenog lica na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima. Pečat svedoči: o autentičnosti dokumenta;
o pripadnosti dokumenta organizaciji naznačenoj na pečatu. Pečat je stavljen na dokumentima čije je objavljivanje podrazumijeva:
sve pravne posledice, na primer, osnivanje, reorganizacija preduzeća;
materijalne posljedice, kao što je transfer materijalna sredstva, potvrda o pravu organizacije ili pojedinca na nešto.
Pečat odobrenja- neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od momenta odobrenja od strane starešine ili višeg organa.
Pečat odobrenja je rekvizit službenog dokumenta koji njegovom sadržaju daje normativni ili pravni karakter. Obavezno odobrenje podliježe: povelje, propisi o preduzećima (ograncima); rasporedi osoblja; akti inspekcije, akti prijema i prenosa; opisi poslova; procjene, poslovni planovi, izvještaji I itd.
Matični brojje dodatna garancija autentičnosti dokumenta. Označava da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i da je zvaničan dokument preduzeća.
Da daju pravno dejstvo elektronski dokument korišteno elektronski digitalni potpis.
Elektronski dokument se priznaje kao pravno značajan samo ako pozitivan rezultat autentifikaciju elektronskog digitalnog potpisa.
Elektronski digitalni potpis(EDS) - atribut elektronskog dokumenta dizajniranog da zaštiti ovaj elektronski dokument od krivotvorenja, dobijenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i koji omogućava identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao kao i da se utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu.
EDS u elektronskom dokumentuekvivalentansvojeručni potpis u papirnom dokumentu pod sljedećim uslovima:
sertifikat ključa potpisa izdat od strane sertifikacionog tela je važeći u trenutku potpisivanja elektronskog dokumenta; potvrđuje se autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu;
Elektronski digitalni potpis se koristi u skladu sa njegovim informacijama navedenim u certifikatu ključa potpisa. Zahvaljujući ovoj tehnologijišto rezultira elektronskim dokumentom: pravno obavezujući; potvrđivanje autorstva dokumenta; potvrđujući odsustvo izobličenja informacija u dokumentu.
Da bi kopija imao papirni dokument pravnu snagu originala, ona mora biti siguran prema utvrđenom redu.
U tu svrhu se postavljaju rekviziti"oznaka ovjerene kopije",koji je sadrži: potvrdni natpis "Tačno"; položaj osobe koja je ovjerila kopiju; njegov potpis; datum certifikacije;
štampanje (za najvažnije ili eksterne dokumente). Ovjeru vrši samo preduzeće ili, po potrebi, notar.
U skladu sa podzakonskim aktima ili po dogovoru stranaka, papirna isprava sa pečatom, kada se pretvori u elektronski dokument, može biti ovjerena elektronskim digitalnim potpisom službenog lica. Preduzećima je dozvoljeno da certificiraju:
kopije dokumenata koje građani dostavljaju prilikom konkurisanja za posao, studij;
kopije dokumenata za rješavanje socijalnih problema zaposlenih. U preduzeću se ovjeravaju kopije: šef organizacije; službenik (šef kadrovske službe).
Pravna snaga je svojstvo službene isprave koja mu je saopštena važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga je izdao i utvrđenim postupkom za registraciju. Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo pogrešno izvršenje može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili bilješku o umjetniku, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu s dokumentom, ali neće utjecati na njegov pravni značaj.
Obavezni rekviziti koji osiguravaju pravnu snagu dokumenata su:
naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta;
naziv vrste dokumenta; datum dokumenta;
matični broj;
pečat odobrenja dokumenta;
tekst; potpis;
Potpis je obavezan rekvizit svakog dokumenta. Službeno lice, potpisujući dokument, preuzima odgovornost: za autentičnost dokumenta; za sve moguće posledice izvršenja (donošenja) dokumenta. Pravo potpisivanja se daje određenim licima i može se fiksirati: u statutu preduzeća; u propisu o preduzeću (o strukturnoj jedinici); u uputstvu za kancelarijski rad; u opisu posla zaposlenog; u raspodjeli dužnosti. Dokumente organizacije potpisuje direktor ili njegovi zamjenici. Dokumente strukturnih podjela potpisuju njihovi rukovodioci. Po brojnim pitanjima, drugi zaposlenici, na primjer, vodeći stručnjaci preduzeća, mogu imati pravo potpisa. Potpis se stavlja na prvu kopiju dokumenta, ako je potrebno, na druge kopije, na primjer, prilikom sklapanja ugovora.
Datum dokumenta je jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.
Pečat je pravno značajan rekvizit i koristi se za ovjeru potpisa službenog lica na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima.
Pečat svedoči: o autentičnosti dokumenta, o pripadnosti dokumenta organizaciji naznačenoj na pečatu. Pečat se stavlja na dokumente čije objavljivanje podrazumijeva:
- - sve pravne posljedice, na primjer, stvaranje, reorganizacija preduzeća;
- - materijalne posledice, na primer, prenos materijalnih vrednosti, overa prava organizacije ili pojedinca na nešto.
Pečat odobrenja – neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri rukovodilac ili viši organ. Pečat odobrenja je rekvizit službenog dokumenta koji njegovom sadržaju daje normativni ili pravni karakter. Obavezno odobrenje podliježu: statutima, propisima o preduzećima (filijalama); rasporedi osoblja; akti inspekcije, akti prijema i prenosa; opisi poslova; procjene, poslovni planovi, izvještaji itd. P.
Registarski broj je dodatna garancija autentičnosti dokumenta. Označava da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i da je zvaničan dokument preduzeća. Elektronski digitalni potpis koristi se za pravno dejstvo elektronskom dokumentu. Elektronski dokument se priznaje kao pravno značajan samo ako je rezultat provjere autentičnosti elektronskog digitalnog potpisa pozitivan.
Elektronski digitalni potpis (EDS) je atribut elektronskog dokumenta dizajniran za zaštitu ovog elektronskog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i koji omogućava identifikaciju vlasnika potpisa sertifikat ključa, kao i da se utvrdi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu. EDS u elektronskom dokumentu je ekvivalentan svojeručnom potpisu u papirnom dokumentu, pod sljedećim uslovima:
- - sertifikat ključa potpisa izdat od centra za sertifikaciju važi u trenutku potpisivanja elektronskog dokumenta; potvrđuje se autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektronskom dokumentu;
- - elektronski digitalni potpis se koristi u skladu sa njegovim informacijama navedenim u certifikatu ključa potpisa. Zahvaljujući ovoj tehnologiji dobija se elektronski dokument: koji ima pravnu snagu; potvrđivanje autorstva dokumenta; potvrđujući odsustvo izobličenja informacija u dokumentu. Da bi kopija papirnog dokumenta imala pravnu snagu originala, mora biti ovjerena na propisan način. U tu svrhu stavlja se rekvizit "oznaka o ovjeri kopije" koja sadrži: ovjerovni natpis "Ispravno"; položaj osobe koja je ovjerila kopiju; njegov potpis; datum certifikacije;
- - štampanje (za najvažnije ili eksterne dokumente). Ovjeru vrši samo preduzeće ili, po potrebi, notar.
U skladu sa podzakonskim aktima ili po dogovoru stranaka, papirna isprava sa pečatom, kada se pretvori u elektronski dokument, može biti ovjerena elektronskim digitalnim potpisom službenog lica. Preduzećima je dozvoljeno da certificiraju:
- - kopije dokumenata koje građani dostavljaju prilikom konkurisanja za posao, studij;
- - kopije dokumenata za rješavanje socijalnih problema zaposlenih. U preduzeću kopije ovjeravaju: rukovodilac organizacije; službenik (šef kadrovske službe).
U organizacijama, kao dio proizvodnog procesa, zaposleni vode međusobnu internu korespondenciju. Pišu izjave, obavještavaju jedni druge obavještenjima o napretku obavljenog posla ili o tome kako to treba uraditi. Često su takvi dokumenti od velike važnosti i stoga moraju imati pravnu snagu.
Da bi dokument dobio pravnu snagu, moraju se poštovati sljedeća pravila:
poslodavac, prilikom kreiranja internog dopisnog dokumenta, mora se pridržavati važećih zakonskih normi;
zaposleni može izdati dokument samo u okviru svoje nadležnosti;
Poslodavac je dužan da se pridržava pravila za pripremu i izvođenje dokumentacije, kao i upoznavanje zaposlenih sa istim (ako je potrebno).
Rekviziti koji dokumentu daju pravnu snagu
Obavezni sastav detalja koji kreiranim dokumentima daje pravnu snagu:
1. Autor dokumenta (naziv organizacije, institucije, preduzeća, sa naznakom pripadnosti odjelu ili pravnog oblika). Alternativa bi bila štampanje dokumenta na memorandumu. Neki dokumenti dodatno ukazuju na grad u kojem je ovaj dokument objavljen.
2. Naslov dokumenta (naredba, uredba itd.).
3. Datum izrade dokumenta, njegovo odobrenje, stupanje na snagu.
4. Registracijski indeks (broj) ovog dokumenta u skladu sa sistemom registracije koji je usvojila kompanija.
6. Potpis rukovodioca organizacije ili odgovornog lica koje on ovlasti. Potpis glave može se staviti u nekoliko oblika, a posebno:
6.1. Direktan potpis (kao kod naredbi u objedinjenim oblicima - navođenje pozicije, dekodiranje potpisa i samog potpisa).
6.2. Direktan pečat odobrenja potpisan od strane rukovodioca (ili ovlašćenog službenika) ove organizacije. Pečat odobrenja stavlja se na gornje zaglavlje dokumenta sa desne strane.
6.3. Indirektni pečat odobrenja, posredovan, na primjer, putem odobrenja po nalogu. Takav pečat se u pravilu stavlja i na gornji naslov dokumenta na desnoj strani (kao u objedinjenom obrascu T-3 - Kadrovi).
6.4. U obliku odluke menadžera, na primjer, o izjavi zaposlenog. Rezolucija mora da sadrži četiri komponente: primaoca rešenja, samu administrativnu radnju ili uputstvo, potpis rukovodioca i datum donošenja rešenja. Rezolucija se, po pravilu, stavlja rukom na bilo koji slobodan prostor dokumenta, ali najčešće u njegovom gornjem delu.
7. Odobrenje vize za one vrste dokumenata koji bez takvih viza neće imati punu pravnu snagu. Na primjer, odobrenje vize sa primarnim sindikalnim tijelom, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela, dogovor sa advokatom, sa šefom računovodstva itd. Dokumenti koji zahtijevaju odobrenje određeni su zahtjevima važećeg zakonodavstva, jedinstvenih obrazaca i internih lokalnih propisa same organizacije, posebno uputstava za kancelarijski rad ili pravilnika za odjele i sl. (ako ih ima). Viza za odobrenje može biti u sljedećim oblicima:
7.1. Naznaka dokumenta kojim se potvrđuje odobrenje (jedinstveni obrazac T-7). Pečat o odobrenju stavlja se po pravilu u donjem dijelu dizajna s lijeve strane.
7.2. Navođenje teksta kojim se potvrđuje sporazum, položaj osobe ili osoba sa kojima je sporazum sklopljen, potpis/potpisi, njihovi transkripti i datumi sporazuma. Viza za odobrenje se, po pravilu, stavlja na dno formalizacionog dela dokumenta ili na bilo koji slobodan prostor.
8. Vize za upoznavanje moraju biti pod svim kadrovskim nalozima i drugim dokumentima, koji se u suštini moraju dostaviti određenom krugu zaposlenih. Ovaj rekvizit uključuje i rukom ispisan datum upoznavanja zaposlenih ispod potpisanog dokumenta. Viza za upoznavanje se stavlja na dno dokumenta u sredini ili na lijevoj strani.
Jedinstveni obrasci koje je razvio Državni komitet za statistiku izgrađeni su uzimajući u obzir davanje pravne snage dokumentima i sadrže sve navedene detalje (iako postoje izuzeci, na primjer, lična karta zaposlenika - jedinstveni obrazac T-2 ne sadrži registarski broj , budući da se ovi dokumenti ne pohranjuju hronološki, već po abecednom redu).
Primjer svih navedenih podataka na jedinstvenom obrascu dat je u nastavku koristeći jedinstveni obrazac T-6 kao primjer - nalog za godišnji odmor.
Davanje pravne snage dokumentima interne korespondencije
Interna korespondencija u organizaciji rješava sljedeće zadatke:
1. Izražava i dokumentuje u pisanoj formi mišljenje, zahtev, predlog jedne od strana, poslodavca ili zaposlenog, ili je po prirodi obaveštavanja druge strane.
2. To je sastavna karika u postupku raskida ugovora o radu, premještaju radnika, prijavi odsustva i drugim kadrovskim postupcima.
3. Služi kao neophodan dokumentarni dokaz prilikom razmatranja radnog spora.
Da bi interna korespondencija obavljala sve gore navedene poslove, moraju biti ispunjeni sljedeći uslovi:
1. Dokument mora biti ispravno sastavljen, sa svim potrebnim detaljima za njega.
2. Dokument mora imati registarski broj prema registru ulazne i izlazne dokumentacije.
3. Na ovaj dokument mora službeno odgovoriti strana koja prima. Na primjer, u obliku rezolucije.
4. Dokument se mora čuvati uzimajući u obzir utvrđene arhivske zahtjeve.
Uposlenik najčešće vodi internu korespondenciju uz pomoć izjava, službenih i dopisnica, a poslodavac - u obliku obavijesti. Dokumenti interne korespondencije sastavljaju se ne samo ako je potrebno razmjenjivati službene poruke između zaposlenih, već i između šefova odjela i zaposlenika, načelnika jednog odjela i drugih itd.
Trenutno se većina ove korespondencije odvija u u elektronskom formatu, putem poruka e-mailom . Sa ovakvim porukama je izuzetno teško dokazati da je ovaj elektronski dokument kreirao upravo ovaj zaposlenik (čak i prilikom postavljanja lozinki moraćete dokazati da niko osim ovog zaposlenog nije znao lozinku za pristup određenoj e-pošti). Stoga, u slučaju sukoba ili mogućeg sukoba, preporučljivo je sastaviti dokumente u papirnoj formi, ovjerene svojim potpisom, i registrovati se preko službenika u firmi odgovornom za registraciju dokumenta.
Takvoj prepisci je moguće dati pravnu snagu ako zaposleni odštampa elektronske poruke, a službeno ih registruje. Osim toga, internim dokumentima kompanije (internim lokalnim propisima) potrebno je fiksirati upravo takav način razmjene informacija, kao i učestalost provjeravanja poruka, kao radni mehanizam komunikacije.
Razmotrite opšta načela davanja pravne snage dokumentima interne korespondencije - izjavama i obavještenjima. Ovi dokumenti su često glavni dokazi u radnim sporovima, pa je kompetentan rad sa njima izuzetno važan za zaštitu interesa poslodavca.
Osobine registracije i davanja pravne snage izjavama
U interesu poslodavca je da se lični iskazi zaposlenih popunjavaju ručno. Organizacije obično koriste šablonske obrasce u kojima najmanje potpis zaposlenika i datum kada je prijava potpisana moraju biti popunjeni rukom. Često se takvo izvršenje izjava u sudskom sukobu tumači kao činjenica pritiska na zaposlenog.
U principu, aplikacija se može kreirati i automatski, ali se, ipak, nakon toga ispisuje i potpisuje osoba koja sastavlja ovu prijavu.
Poželjno je da se u prijavi, uzimajući u obzir gore navedeni postupak za davanje pravne snage dokumentima, navedu sljedeći podaci:
1. Naziv dokumenta je "Prijava".
2. Adresar - kome se šalje prijava, sa naznakom pozicije u određenoj organizaciji, punim imenom i prezimenom. službeni.
3. Kompajler - od koga se šalje, sa naznakom pozicije i punog imena. radnik.
4. Tekst izjave.
5. Potpis autora prijave.
6. Datum podnošenja zahtjeva.
7. Potpisi odobrenja (najčešće kod rukovodioca strukturne jedinice - po potrebi). Ovaj rekvizit nije obavezan. Stoga je njegovo prisustvo određeno principima rada sa takvim dokumentima u određenoj organizaciji.
8. Registracijski broj prijave. Dokumentu se dodeljuje broj prema dnevniku ulazne dokumentacije (ili drugom časopisu, u zavisnosti od konstrukcije sistema registracije u određenoj organizaciji), sa naznakom broja, datuma prijema dokumenta i potpisom odgovornog lica. (na primjer, sekretar). Osoba odgovorna za prijem ovih dokumenata upisuje broj.
9. Rješenje lica kome je zahtjev upućen ili koji je ovlašten za rješavanje konkretnog pitanja. Rješenje mora sadržavati svojeručni potpis, datum i administrativnu odluku o izdavanju prijave s naznakom konkretnog službenika (njegovo prezime ili jednostavno odjel) kome se ova naredba šalje i (ako je potrebno) datum do kojeg je nalog navedeno u odluci moraju biti ispunjeni.
10. Nakon što se na osnovu ove prijave sprovedu kadrovski postupci, na njoj se mogu staviti oznake o izvršenju naredbe rukovodioca (vidi primjer 8). Oni se u pravilu postavljaju na dnu dizajnerskog dijela dokumenta s lijeve strane ili na bilo kojem slobodnom prostoru.
11. Može biti označen broj predmeta na koji se ova prijava šalje.
Evo primjera aplikacije sa svim potrebnim detaljima.
Karakteristike registracije i davanje pravne snage obavještenjima
Poslodavac piše obavijesti kako bi o nečemu obavijestio zaposlenog. Na primjer, da ga upozori na predloženo smanjenje osoblja (član 180. Zakona o radu Ruske Federacije), na predstojeći redovni godišnji odmor, prema rasporedu godišnjih odmora kompanije (član 123. Zakona o radu Ruske Federacije) , o predstojećoj promjeni uslova ugovora o radu (član 74. Zakona o radu Ruske Federacije), o činjenici da se ugovor o radu na određeno vrijeme sa zaposlenikom smanjuje (član 79. Zakona o radu Ruske Federacije). Ruska Federacija) itd.
Formalne obavijesti o poštivanju procedure predviđene radnim zakonodavstvom moraju se sastavljati samo u papirnoj formi, jer će ovi dokumenti biti potvrda o poštovanju utvrđene procedure, a zaposleni potvrđuje prijem ove obavijesti, po pravilu, na dan samog dokumenta.
U nastavku su izvodi iz Zakona o radu, koji potvrđuju zahtjev za pisani oblik obavještenja u nekim slučajevima usklađenosti sa zahtjevima radnog zakonodavstva.
Fragment dokumenta
|
Zakon o radu Ruske Federacije Član 74 (...) Poslodavac je dužan obavijestiti zaposlenog o predstojećim promjenama uslova ugovora o radu koje su strane utvrdile, kao io razlozima zbog kojih su takve promjene bile neophodne. pisanje najkasnije u roku od dva mjeseca, osim ako ovim zakonikom nije drugačije određeno. Ukoliko zaposleni ne pristane na rad u novim uslovima, poslodavac je dužan pisanje da mu ponudi drugo radno mjesto dostupno poslodavcu (i slobodno radno mjesto ili radno mjesto koje odgovara kvalifikacijama zaposlenog, i upražnjeno niže radno mjesto ili slabije plaćeno), koje zaposleni može obavljati s obzirom na svoje zdravstveno stanje. Član 79. Otkaz ugovora o radu na određeno vrijeme Ugovor o radu na određeno vrijeme prestaje istekom roka važenja. O otkazu ugovora o radu zbog njegovog isteka zaposleni mora biti pismeno obavešten najmanje tri kalendarska dana pre otkaza, osim u slučajevima kada je ugovor o radu na određeno vreme zaključen za vreme obavljanja dužnosti odsutnom radniku ističe rok. Član 123 Redoslijed odobravanja plaćenog godišnjeg odmora utvrđuje se godišnje u skladu sa rasporedom godišnjih odmora (...). Zaposleni mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora. pod farbanjem najkasnije dvije sedmice prije njegovog početka. Član 180 (...) Zaposleni se upozoravaju od strane poslodavca lično i pod farbanjem najmanje dva mjeseca prije raskida. |
Obavijest ima sve iste detalje koji bi trebali biti na bilo kojem kadrovskom dokumentu.
Sistem registracije dokumenata za internu korespondenciju
Poslodavcu će biti lakše da se brani u slučaju radnog sukoba (uključujući i sudski) ako organizacija ima kompetentno izgrađen sistem registracije dokumenata. Sistem registracije u kompaniji je neophodan za:
evidentiranje dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja;
davanje pravnog dejstva dokumentima kompanije;
optimalna organizacija internog toka dokumenata u preduzeću;
zaštita interesa poslodavca u slučaju sudskog sukoba. U ovom slučaju, sistem registracije časopisa će potvrditi činjenicu da je dokument kreiran na određeni datum.
Broj dnevnika (knjigovodstvenih knjiga) koji se mora voditi direktno zavisi od karakteristika delatnosti organizacije. Kako bi knjigovodstveni časopisi (knjige) obavljali ne samo funkciju evidentiranja isprava, već i služili kao dokaz u slučaju sukoba da je dokument stvarno nastao u određenom vremenskom periodu i da se kasnije ne može upisati, preporučuje se pridržavanje sljedećih pravila za registraciju ovih časopisa.
Časopisi moraju:
imaju tvrdu koricu (da se pridržava roka trajanja);
imaju povez ljepila (da dokaže nemogućnost ili poteškoću uklanjanja lista ili dodavanja lista na postojeći časopis);
imaju numerisane stranice od početka do kraja;
biti zašiven;
biti ovjeren pečatom pravnog lica i potpisom rukovodioca organizacije (osim prve dvije knjige knjigovodstva radnih knjižica koje moraju biti ovjerene voštanim pečatom ili pečatom (čl. 41. Uredbe od Vlada Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 "O radnim knjižicama").
Interni pogled na časopise u koje je moguće registrovati dokumente interne korespondencije razvijaju same organizacije, budući da ne postoje jedinstveni oblici časopisa. Ispod je primjer njihovog oblika.
Kopije i duplikati
Često se dokumenti interne korespondencije prenose službenim licima u obliku kopija ili duplikata, posebno ako se originalni dokument pošalje višem službeniku ili unese u spis predmeta, ali se na dokumentu moraju preduzeti neke dalje radnje.
Kopiraj Dokument može biti faksimil ili besplatan. Fax copy u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske karakteristike - detalje sadržane u originalu (uključujući potpis i pečat) ili dio njih, karakteristike njihove lokacije. besplatni primjerak kreiran na pisaćim mašinama, sadrži sve detalje dokumenta, ali ne ponavlja nužno njegov oblik.
Zaposleni odgovoran za dokumentaciju ovjerava kopije. Ovjera kopija se vrši stavljanjem riječi "Istina" ili "Kopija je ispravna" i navođenjem potpisa, njegovog prepisa i datuma odgovornog lica. U pravilu, ovjera se stavlja na dno službenog dijela dokumenta na bilo kojem slobodnom mjestu.
Ako se dokument dostavlja drugim organizacijama, na kopijama dokumenata (izvoda iz njih) obavezno pečati .
Duplikat - duplikat službenog dokumenta koji ima pravnu snagu originala.
* * *
Dakle, dokumenti interne korespondencije ne mogu se potcijeniti - često priznanje zakonitosti postupka zavisi od njihovog pravilnog izvršenja i obrade. Ali upravo s tim dokumentima poslodavci najčešće ne znaju kako postupati. Takvi papiri se ne registruju, ne uzimaju u obzir, ne dogovaraju, što negativno utiče ne samo na pravnu snagu dokumenta, već i na procedure upravljanja koje se sprovode u kompaniji. Često zbog toga poslodavac ne može dokazati krivicu određenog zaposlenog i ne može primijeniti zakonske metode za primjenu disciplinske sankcije ili otkaz ugovora o radu sa zaposlenom. Mnoge kompanije već na svojim greškama počinju graditi sistem za rad sa dokumentima, ali je ipak bolje spriječiti negativne posljedice nego se baviti njihovim rezultatima.
1 Rukom pisani datum
2 Lični datum
jedan ?. Koncept "pravne snage dokumenta", njegova konsolidacija u državnom standardu.
GOST 51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Uslovi i definicije". Pravna snaga isprave je svojstvo službene isprave, saopćeno joj važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ju je izdao i utvrđenim postupkom za registraciju.
2?. Podaci o formi dokumenta. Sadržaj dokumenta, njegova obavezujuća priroda. Sastav potvrde dokumenata: odobrenje, potpis, pečat.
Da bi dokument bio validan, mora biti:
Pravilno uokvireno;
Nemojte biti u suprotnosti sa sadržajem važećeg zakonodavstva;
Biti objavljen od strane organizacije koja to ima pravo.
Nedostatak potrebnih detalja ili njihovo pogrešno izvršenje može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili bilješku o umjetniku, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu s dokumentom, ali neće utjecati na njegov pravni značaj.
Pravnu snagu dokumenta obezbeđuje skup detalja utvrđenih za svaku vrstu dokumenta – obavezni elementi ozvaničenja službenog dokumenta. Glavni dokument koji utvrđuje sastav detalja i uslove za njihovo izvršenje je GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju". Obavezni rekviziti koji osiguravaju pravnu snagu dokumenata su:
Naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta;
Naziv vrste dokumenta;
Datum dokumenta;
Matični broj;
Pečat za odobrenje dokumenta;
Potpis;
Također prema nekim izvorima: viza odobrenja, oznaka na ovjeri kopije, referentni podaci o organizaciji.
Potpis je obavezan rekvizit svakog dokumenta; službeno lice potpisujući dokument preuzima odgovornost za autentičnost dokumenta i za sve moguće posljedice izvršenja dokumenta.
Datum dokumenta- jedan od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu čini ga nevažećim.
Pečat- pravno značajan rekvizit, koji se koristi za ovjeru potpisa službenog lica na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima.
Pečat odobrenja- neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri starješina ili viši organ.
Matični broj je dodatna garancija autentičnosti dokumenta. Označava da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i da je zvaničan dokument preduzeća.
Zakonodavni i regulatorni okvir za vođenje kadrovskih evidencija
Struktura zakonodavnog i regulatornog okvira za vođenje kadrovskih evidencija:
1. Zakoni Ruska Federacija.
2. Uredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije; Metodološki dokumenti organizacija, lokalnih vlasti izvršna vlast o upravljanju osobljem.
3. Normativni akti Državnog standarda Ruske Federacije, ministarstva, odjeli, savezni organi izvršne vlasti.
Radno i penzijsko zakonodavstvo o obavezi dokumentovanja rada sa osobljem.
· Zakon o radu Ruske Federacije. Ovo je osnovni zakon koji treba da vodi rad kadrovskog stručnjaka u svakoj organizaciji. Norme Zakona o radu uređuju postupak zapošljavanja i otpuštanja zaposlenih, organizaciju njihovog radnog vremena i vremena odmora, uslove plaćanja. plate pružanje zaposlenima raznih beneficija i naknada.
· Kvalifikacioni imenik pozicija menadžera, specijalista i drugih zaposlenih (Odobreno Uredbom Ministarstva rada Rusije od 21.08.1998. br. 37 (sa izmjenama i dopunama od 20.4.2001.): jedna od dužnosti šefa kadrovske službe je da osigura pripremu dokumenata o penzijskom osiguranju, kao i njihovo podnošenje organu socijalno osiguranje. Pravila za podnošenje zahtjeva za penziju, dodjelu penzije i ponovni izračun iznosa penzije, prelazak s jedne penzije na drugu u skladu sa Federalnim zakonima "O radnim penzijama u Ruskoj Federaciji" (od 17. decembra 2001. br. 173-FZ ) i Zakon o državnim penzijama u Ruskoj Federaciji( od 15. decembra 2001. br. 166-FZ) (odobreno Uredbom Ministarstva rada Rusije i Penzionog fonda Ruske Federacije od 27. februara 2002. br. 17 / 19pb; registrovano u Ministarstvu pravde Rusije 31. maja 2002. godine (registarski broj 3491); objavljeno u " Ruske novine"za 05.06.2002.
Prezentaciju kadrovske dokumentacije prilikom provođenja nadzorno-kontrolnih poslova od strane organa Federalne inspekcije rada, drugih saveznih i javnih organa nadzora i kontrole; organi gonjenja.
・Prema propisima Zakon o radu Ruske Federacije, državna inspekcija rada je ovlaštena da nadzire i kontroliše poštovanje zakona o radu od strane poslodavaca. Državni inspektori rada imaju široka prava u vršenju nadzora i kontrole, imaju pravo da slobodno posećuju organizacije svih organizaciono-pravnih oblika i oblika svojine, kao i poslodavce - pojedinci, zahtijevati od poslodavaca i njihovih predstavnika dokumenta, objašnjenja, informacije potrebne za obavljanje nadzornih i kontrolnih funkcija.
· Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacione tehnologije i zaštitu informacija. Na osnovu ovog zakona izgrađen je sav rad kadrovske službe sa ličnim podacima zaposlenih. Na primjer, rješava se pitanje kako će se obraditi i gdje će se čuvati podaci dobijeni od zaposlenika kada stupi na posao.
· Zakon Ruske Federacije od 29. jula 2004. br. 98-FZ "O poslovnim tajnama". Utvrđuje se spisak podataka koji mogu činiti poslovnu tajnu organizacije, spisak zaposlenih koji imaju pristup, postupak za upoznavanje sa tajnim podacima i odgovornost za širenje povjerljivih informacija.
· Zakon Ruske Federacije od 17. jula 1999. br. 181-FZ "O osnovama zaštite rada u Ruskoj Federaciji". Odredbe ovog dokumenta omogućavaju vam da kompetentno izgradite sistem zaštite rada u organizaciji. Ukoliko se utvrdi kršenje pravila zaštite i sigurnosti na radu, inspektor rada privodi krive službene osobe administrativnoj odgovornosti.
· Zakon Ruske Federacije od 8. avgusta 2001. br. 134-FZ "O zaštiti prava pravnih lica i pojedinačnih preduzetnika u državnoj kontroli (nadzoru)". Zakon daje predstavu o pravima i obavezama poslodavca prilikom obavljanja raznih inspekcija u organizaciji. Na primjer, zakon se odnosi na dokumente koje poslodavac ima pravo zahtijevati od inspektora kada se pojavi u organizaciji, pravo predstavnika kompanije da lično prisustvuje inspekciji, kako organizacija može uložiti žalbu na nezadovoljavajuće rezultate inspekcija.
