Νομική δύναμη- Πρόκειται για ιδιοκτησία επίσημου εγγράφου, που του κοινοποιήθηκε από την ισχύουσα νομοθεσία, την αρμοδιότητα του φορέα που το εξέδωσε και την καθιερωμένη διαδικασία εγγραφής. Η απουσία των απαραίτητων λεπτομερειών ή ο λανθασμένος σχεδιασμός τους μπορεί να οδηγήσει στο γεγονός ότι το έγγραφοδεν θα είναι νομικά δεσμευτικό(για παράδειγμα, καμία υπογραφή ή ημερομηνία). Εάν δεν έχει τίτλο στο κείμενο ή σημάδι για τον καλλιτέχνη, τότε αυτό θα οδηγήσει μόνο σε ορισμένες δυσκολίες. vσυνεργαστεί με το έγγραφο, αλλά δεν θα επηρεάσει τη νομική του αξία.
Υποχρεωτικές προϋποθέσεις,διασφάλιση της νομικής ισχύος των εγγράφων,είναι:
το όνομα του οργανισμού (επίσημος) - ο συντάκτης του εγγράφου. όνομα του τύπου του εγγράφου · ημερομηνία του εγγράφου · αριθμός Μητρώου; σφραγίδα έγκρισης του εγγράφου · κείμενο; υπογραφή; σφραγίδα.
Υπογραφήείναι υποχρεωτικό χαρακτηριστικό οποιουδήποτε εγγράφου.Επίσημη υπογραφή στο έγγραφο αναλαμβάνειμια ευθύνη: για την αυθεντικότητα του εγγράφου · για όλα πιθανές συνέπειεςεκτέλεση (έναρξη ισχύος) του εγγράφου.
Υπογραφή δεξιά παρέχονται σε ορισμένα άτομα και μπορεί να είναισταθερός: στο καταστατικό της επιχείρησης · στον κανονισμό για την επιχείρηση (για τη διαρθρωτική μονάδα) · στις οδηγίες για εργασίες γραφείου. στην περιγραφή της εργασίας του υπαλλήλου · στη διάταξη για την κατανομή των καθηκόντων.
Τα έγγραφα της οργάνωσης υπογράφονται από τον διευθυντή ή τους αναπληρωτές του. Τα έγγραφα των διαρθρωτικών τμημάτων υπογράφονται από τους επικεφαλής τους.
Σε διάφορα θέματα, άλλοι υπάλληλοι, για παράδειγμα, κορυφαίοι ειδικοί της επιχείρησης, μπορεί να έχουν το δικαίωμα να υπογράψουν. Η υπογραφή τοποθετείται στο πρώτο αντίγραφο του εγγράφου, εάν είναι απαραίτητο - σε άλλα αντίγραφα, για παράδειγμα, κατά τη σύναψη συμφωνίας.
Ημερομηνία εγγράφου- μία από τις σημαντικότερες λεπτομέρειες του εγγράφου. Η απουσία ημερομηνίας στο έγγραφο το καθιστά άκυρο.
Σφραγίδα- νομικά σημαντική περιουσία καιχρησιμοποιείται για την πιστοποίηση της υπογραφής υπαλλήλου στα πιο σημαντικά (ή οικονομικά) έγγραφα.Η σφραγίδα μαρτυρά: σχετικά με την αυθεντικότητα του εγγράφου ·
σχετικά με την υπαγωγή του εγγράφου στον οργανισμό που αναγράφεται στη σφραγίδα.Η σφραγίδα τοποθετείται στα δημοσιευμένα έγγραφασυνεπάγεται:
τυχόν νομικές συνέπειες, για παράδειγμα, δημιουργία, αναδιοργάνωση μιας επιχείρησης ·
υλικές συνέπειες, όπως η μεταβίβαση υλικές αξίες, πιστοποίηση του δικαιώματος ενός οργανισμού ή ενός ατόμου σε κάτι.
Έγκριση γύπας- ορισμένα έγγραφα αποκτούν νομική ισχύ μόνο από τη στιγμή που εγκρίνονται από τον επικεφαλής ή την ανώτερη αρχή.
Η σφραγίδα έγκρισης είναι ένα απόσπασμα ενός επίσημου εγγράφου που δίνει κανονιστικό ή νομικό χαρακτήρα στο περιεχόμενό του.Τα παρακάτω υπόκεινται σε υποχρεωτική έγκριση: χάρτες, κανονισμοί για επιχειρήσεις (υποκαταστήματα) · τραπέζια προσωπικού? πράξεις επιθεωρήσεων, πράξεις αποδοχής και μεταφοράς · περιγραφές εργασίας; εκτιμήσεις, επιχειρηματικά σχέδια, εκθέσεις καικαι τα λοιπά.
Αριθμός Μητρώουαποτελεί πρόσθετη εγγύηση για την αυθεντικότητα του εγγράφου. Υποδεικνύει ότι το έγγραφο έχει περάσει όλα τα στάδια επεξεργασίας, είναι καταχωρημένο και επομένως είναι επίσημο έγγραφο της επιχείρησης.
Να δώσει νομική ισχύ ηλεκτρονικό έγγραφοχρησιμοποιηθηκε αποηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή.
Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο αναγνωρίζεται ως νομικά σημαντικό μόνο εάν θετικό αποτέλεσμαεπαλήθευση της γνησιότητας της ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής.
Ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή(EDS) - ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που απαιτείται για την προστασία αυτού του ηλεκτρονικού εγγράφου από την παραχάραξη, που λαμβάνεται ως αποτέλεσμα κρυπτογραφικού μετασχηματισμού πληροφοριών χρησιμοποιώντας το ιδιωτικό κλειδί μιας ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής και επιτρέπει την αναγνώριση του κατόχου του πιστοποιητικού κλειδιού υπογραφής. για να διαπιστωθεί η απουσία στρέβλωσης των πληροφοριών στο ηλεκτρονικό έγγραφο.
EDS σε ηλεκτρονικό έγγραφοείναι ισοδύναμοχειρόγραφη υπογραφή σε έντυπο έγγραφουπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
το πιστοποιητικό κλειδιού υπογραφής που εκδίδεται από το κέντρο πιστοποίησης ισχύει κατά τη στιγμή της υπογραφής του ηλεκτρονικού εγγράφου · έχει επιβεβαιωθεί η γνησιότητα της ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής στο ηλεκτρονικό έγγραφο ·
χρησιμοποιείται μια ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή σύμφωνα με τις πληροφορίες που καθορίζονται στο πιστοποιητικό κλειδιού υπογραφής. Χάρη σε αυτήν την τεχνολογίαλαμβάνεται ένα ηλεκτρονικό έγγραφο: νομικώς δευσμευτικό; επιβεβαίωση της συγγραφής του εγγράφου · επιβεβαιώνοντας την απουσία παραμόρφωσης των πληροφοριών στο έγγραφο.
Προς το αντίγραφοχαρτί έγγραφο είχε τη νομική ισχύ του πρωτοτύπου,αυτήνπρέπει να είναι σίγουροι σύμφωνα με την καθορισμένη σειρά.
Για το σκοπό αυτό, τοποθετούνται στηρίγματα"αντίγραφο σήματος πιστοποίησης",που τοπεριέχει: επιγραφή πιστοποίησης "True". τη θέση του προσώπου που επικύρωσε το αντίγραφο · την υπογραφή του? ημερομηνία πιστοποίησης ·
εκτύπωση (για τα πιο σημαντικά ή εξωτερικά έγγραφα). Η πιστοποίηση πραγματοποιείται από την ίδια την εταιρεία ή, εάν είναι απαραίτητο, από συμβολαιογράφο.
Σύμφωνα με κανονιστικές νομικές πράξεις ή με συμφωνία των μερών, ένα έγγραφο με σφραγίδα, όταν μετατρέπεται σε ηλεκτρονικό έγγραφο, μπορεί να πιστοποιηθεί με την ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή υπαλλήλου.Επιτρέπεται στις επιχειρήσεις να πιστοποιούν:
αντίγραφα εγγράφων που υποβάλλονται από πολίτες κατά την υποβολή αίτησης για εργασία, σπουδές ·
αντίγραφα εγγράφων για την επίλυση κοινωνικών προβλημάτων των εργαζομένων.Τα αντίγραφα πιστοποιούνται στην επιχείρηση: ο επικεφαλής της οργάνωσης · υπάλληλος (επικεφαλής του τμήματος προσωπικού).
Η νομική ισχύς είναι ιδιοκτησία επίσημου εγγράφου, που του κοινοποιείται από την ισχύουσα νομοθεσία, την αρμοδιότητα του φορέα που το εξέδωσε και την καθιερωμένη διαδικασία εγγραφής. Η απουσία των απαραίτητων λεπτομερειών ή ο λανθασμένος σχεδιασμός τους μπορεί να οδηγήσει στο γεγονός ότι το έγγραφο δεν θα έχει νομική ισχύ (για παράδειγμα, δεν υπάρχει υπογραφή ή ημερομηνία). Εάν δεν περιέχει τίτλο στο κείμενο ή σημείωση για τον καλλιτέχνη, τότε αυτό θα οδηγήσει μόνο σε ορισμένες δυσκολίες στην εργασία με το έγγραφο, αλλά δεν θα επηρεάσει τη νομική του σημασία.
Οι υποχρεωτικές προϋποθέσεις που διασφαλίζουν τη νομική ισχύ των εγγράφων είναι:
το όνομα του οργανισμού (επίσημος) - ο συντάκτης του εγγράφου.
όνομα του τύπου του εγγράφου · ημερομηνία του εγγράφου ·
αριθμός Μητρώου;
σφραγίδα έγκρισης του εγγράφου ·
κείμενο; υπογραφή;
Η υπογραφή είναι υποχρεωτικό χαρακτηριστικό οποιουδήποτε εγγράφου. Ένας υπάλληλος, τοποθετώντας την υπογραφή του σε ένα έγγραφο, αναλαμβάνει την ευθύνη για: την αυθεντικότητα του εγγράφου. για όλες τις πιθανές συνέπειες της εκτέλεσης (έναρξη ισχύος) του εγγράφου. Το δικαίωμα υπογραφής παραχωρείται σε ορισμένα άτομα και μπορεί να κατοχυρωθεί: στο καταστατικό της επιχείρησης. στον κανονισμό για την επιχείρηση (για τη διαρθρωτική μονάδα) · στις οδηγίες για εργασίες γραφείου. στην περιγραφή της εργασίας του υπαλλήλου · στη διάταξη για την κατανομή των καθηκόντων. Τα έγγραφα της οργάνωσης υπογράφονται από τον διευθυντή ή τους αναπληρωτές του. Τα έγγραφα των διαρθρωτικών τμημάτων υπογράφονται από τους επικεφαλής τους. Σε διάφορα θέματα, άλλοι υπάλληλοι, για παράδειγμα, κορυφαίοι ειδικοί της επιχείρησης, μπορεί να έχουν το δικαίωμα να υπογράψουν. Η υπογραφή τοποθετείται στο πρώτο αντίγραφο του εγγράφου, εάν είναι απαραίτητο - σε άλλα αντίγραφα, για παράδειγμα, κατά τη σύναψη συμφωνίας.
Η ημερομηνία του εγγράφου είναι μία από τις σημαντικότερες λεπτομέρειες του εγγράφου. Η απουσία ημερομηνίας στο έγγραφο το καθιστά άκυρο.
Η σφραγίδα είναι νομικά σημαντικό ακίνητο και χρησιμοποιείται για την πιστοποίηση της υπογραφής υπαλλήλου στα πιο σημαντικά (ή οικονομικά) έγγραφα.
Η σφραγίδα υποδεικνύει: την αυθεντικότητα του εγγράφου σχετικά με την υπαγωγή του εγγράφου στον οργανισμό που αναφέρεται στη σφραγίδα. Η σφραγίδα τοποθετείται σε έγγραφα, η δημοσίευση των οποίων συνεπάγεται:
- - τυχόν νομικές συνέπειες, για παράδειγμα, δημιουργία, αναδιοργάνωση μιας επιχείρησης ·
- - υλικές συνέπειες, για παράδειγμα, η μεταφορά υλικών αξιών, η πιστοποίηση του δικαιώματος ενός οργανισμού ή ενός ατόμου σε κάτι.
Σφραγίδα πιστοποίησης - ορισμένα έγγραφα αποκτούν νομική ισχύ μόνο από τη στιγμή που εγκρίνονται από τον επικεφαλής ή την ανώτερη αρχή. Η σφραγίδα έγκρισης είναι ένα υλικό ενός επίσημου εγγράφου που δίνει κανονιστικό ή νομικό χαρακτήρα στο περιεχόμενό του. Τα ακόλουθα υπόκεινται σε υποχρεωτική έγκριση: χάρτες, κανονισμοί για επιχειρήσεις (υποκαταστήματα). τραπέζια προσωπικού? πράξεις επιθεωρήσεων, πράξεις αποδοχής και μεταφοράς · περιγραφές εργασίας; εκτιμήσεις, επιχειρηματικά σχέδια, αναφορές κ.λπ. NS
Ο αριθμός εγγραφής αποτελεί πρόσθετη εγγύηση για την αυθεντικότητα του εγγράφου. Υποδεικνύει ότι το έγγραφο έχει περάσει όλα τα στάδια επεξεργασίας, είναι καταχωρημένο και επομένως είναι επίσημο έγγραφο της επιχείρησης. Για να δώσει νομική ισχύ σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο, χρησιμοποιείται μια ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο αναγνωρίζεται ως νομικά σημαντικό μόνο με θετικό αποτέλεσμα της επαλήθευσης της γνησιότητας της ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής.
Η ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή (EDS) είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που απαιτείται για την προστασία αυτού του ηλεκτρονικού εγγράφου από την παραχάραξη, που λαμβάνεται ως αποτέλεσμα κρυπτογραφικού μετασχηματισμού πληροφοριών χρησιμοποιώντας το ιδιωτικό κλειδί μιας ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής και επιτρέπει την αναγνώριση του κατόχου του πιστοποιητικού κλειδιού υπογραφής , καθώς και να διαπιστωθεί η απουσία στρέβλωσης των πληροφοριών στο ηλεκτρονικό έγγραφο. Το EDS σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο ισοδυναμεί με μια χειρόγραφη υπογραφή σε ένα έντυπο έγγραφο, υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
- - το πιστοποιητικό κλειδιού υπογραφής που εκδίδεται από το κέντρο πιστοποίησης ισχύει κατά την υπογραφή του ηλεκτρονικού εγγράφου · έχει επιβεβαιωθεί η γνησιότητα της ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής στο ηλεκτρονικό έγγραφο ·
- - χρησιμοποιείται μια ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή σύμφωνα με τις πληροφορίες που καθορίζονται στο πιστοποιητικό κλειδιού υπογραφής. Χάρη σε αυτήν την τεχνολογία, λαμβάνεται ένα ηλεκτρονικό έγγραφο: έχει νομική ισχύ. επιβεβαίωση της συγγραφής του εγγράφου · επιβεβαιώνοντας την απουσία παραμόρφωσης των πληροφοριών στο έγγραφο. Προκειμένου ένα αντίγραφο ενός έντυπου εγγράφου να έχει τη νομική ισχύ του πρωτοτύπου, πρέπει να πιστοποιηθεί σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία. Για το σκοπό αυτό, τίθεται το απαιτούμενο "σήμα πιστοποίησης αντιγράφου", το οποίο περιέχει: μια επιγραφή πιστοποίησης "True". τη θέση του προσώπου που επικύρωσε το αντίγραφο · την υπογραφή του? ημερομηνία πιστοποίησης ·
- - εκτύπωση (για τα πιο σημαντικά ή εξωτερικά έγγραφα). Η πιστοποίηση πραγματοποιείται από την ίδια την εταιρεία ή, εάν είναι απαραίτητο, από συμβολαιογράφο.
Σύμφωνα με κανονιστικές νομικές πράξεις ή με συμφωνία των μερών, ένα έγγραφο με σφραγίδα, όταν μετατρέπεται σε ηλεκτρονικό έγγραφο, μπορεί να πιστοποιηθεί με την ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή υπαλλήλου. Επιτρέπεται στις επιχειρήσεις να πιστοποιούν:
- - αντίγραφα εγγράφων που υποβάλλονται από πολίτες κατά την υποβολή αίτησης για εργασία, σπουδές ·
- - αντίγραφα εγγράφων για την επίλυση κοινωνικών προβλημάτων των εργαζομένων. Στην επιχείρηση, τα αντίγραφα πιστοποιούνται από: τον επικεφαλής του οργανισμού. υπάλληλος (επικεφαλής του τμήματος προσωπικού).
Σε οργανισμούς, ως μέρος της παραγωγικής διαδικασίας, οι εργαζόμενοι διεξάγουν εσωτερική αλληλογραφία μεταξύ τους. Γράφουν δηλώσεις, ενημερώνουν ο ένας τον άλλον με ειδοποιήσεις σχετικά με την πρόοδο της εργασίας που έχει γίνει ή πώς να το κάνουν. Συχνά τέτοια έγγραφα έχουν μεγάλη σημασία και ως εκ τούτου πρέπει να είναι νομικά δεσμευτικά.
Για να δοθεί νομική ισχύ σε ένα έγγραφο, πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθοι κανόνες:
ο εργοδότης, δημιουργώντας ένα έγγραφο εσωτερικής αλληλογραφίας, πρέπει να τηρεί τα ισχύοντα νομοθετικά πρότυπα ·
ένας υπάλληλος μπορεί να δημοσιεύσει ένα έγγραφο μόνο εντός των ορίων της αρμοδιότητάς του ·
ο εργοδότης υποχρεούται να συμμορφώνεται με τους κανόνες σύνταξης και επεξεργασίας εγγράφων, καθώς και την εξοικείωση των εργαζομένων με αυτό (εάν είναι απαραίτητο).
Λεπτομέρειες που δίνουν νομική ισχύ στο έγγραφο
Η υποχρεωτική σύνθεση των απαιτήσεων, η οποία δίνει στα δημιουργηθέντα έγγραφα νομική ισχύ:
1. Ο συντάκτης του εγγράφου (το όνομα του οργανισμού, του ιδρύματος, της επιχείρησης με ένδειξη υπαγωγής στο τμήμα ή οργανωτικής και νομικής μορφής). Μια εναλλακτική λύση θα ήταν η εκτύπωση του εγγράφου σε επιστολόχαρτο. Ορισμένα έγγραφα αναφέρουν επιπλέον την πόλη στην οποία δημοσιεύτηκε αυτό το έγγραφο.
2. Το όνομα του εγγράφου (παραγγελία, κανονισμός κ.λπ.).
3. Ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου, έγκρισή του, έναρξη ισχύος.
4. Δείκτης καταχώρισης (αριθμός) αυτού του εγγράφου σύμφωνα με το σύστημα εγγραφής που υιοθετήθηκε στην εταιρεία.
6. Υπογραφή του επικεφαλής του οργανισμού ή εξουσιοδοτημένου υπεύθυνου. Η υπογραφή του κεφαλιού μπορεί να τοποθετηθεί σε διάφορες μορφές, συγκεκριμένα:
6.1. Άμεση υπογραφή (όπως υπό διαταγές σε ενιαίες μορφές - που υποδεικνύουν τη θέση, την αποκρυπτογράφηση της υπογραφής και την ίδια την υπογραφή).
6.2. Άμεση σφραγίδα έγκρισης υπογεγραμμένη από τον επικεφαλής (ή εξουσιοδοτημένο υπάλληλο) του οργανισμού. Η σφραγίδα έγκρισης τοποθετείται στο επάνω μέρος του εγγράφου στη δεξιά πλευρά.
6.3. Έμμεση σφραγίδα έγκρισης, μεσολάβηση, για παράδειγμα, μέσω έγκρισης με παραγγελία. Μια τέτοια σφραγίδα τοποθετείται, κατά κανόνα, και στο επάνω μέρος του εγγράφου στη δεξιά πλευρά (όπως στην ενοποιημένη φόρμα T -3 - Πίνακας προσωπικού).
6.4 Με τη μορφή απόφασης διευθυντή, για παράδειγμα, σε δήλωση υπαλλήλου. Το ψήφισμα πρέπει απαραίτητα να περιέχει τέσσερα συστατικά: τον παραλήπτη του ψηφίσματος, την ίδια τη διοικητική ενέργεια ή οδηγία, την υπογραφή του επικεφαλής και την ημερομηνία του ψηφίσματος. Η ανάλυση συνήθως τοποθετείται με το χέρι σε οποιονδήποτε ελεύθερο χώρο του εγγράφου, αλλά συνήθως στην κορυφή του.
7. Θεωρήσεις έγκρισης για εκείνα τα είδη εγγράφων που δεν θα έχουν πλήρη νομική ισχύ χωρίς τέτοιες θεωρήσεις. Για παράδειγμα, έγκριση θεώρησης με τον κύριο συνδικαλιστικό φορέα, εξέταση της γνώμης του αντιπροσωπευτικού οργάνου, έγκριση δικηγόρου, με επικεφαλής λογιστή κ.λπ. Τα έγγραφα που απαιτούν έγκριση καθορίζονται από τις απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας, ενιαία έντυπα και εσωτερικούς τοπικούς κανονισμούς του ίδιου του οργανισμού, ιδίως οδηγίες για εργασίες γραφείου ή κανονισμούς για τμήματα κ.λπ. (εάν υπάρχουν). Η θεώρηση έγκρισης μπορεί να έχει τις ακόλουθες μορφές:
7.1. Ένδειξη του εγγράφου που επιβεβαιώνει την έγκριση (ενοποιημένο έντυπο Τ-7). Ο λαιμός έγκρισης συνήθως τοποθετείται στο κάτω μέρος διαμόρφωσης στην αριστερή πλευρά.
7.2. Αναφορά της διατύπωσης που επιβεβαιώνει την έγκριση, τη θέση του προσώπου ή των προσώπων με τα οποία έγινε η έγκριση, την υπογραφή / υπογραφές, την αποκωδικοποίησή τους και την ημερομηνία έγκρισης. Η θεώρηση έγκρισης τοποθετείται, κατά κανόνα, στο κάτω μέρος του εγγράφου ή σε οποιονδήποτε ελεύθερο χώρο.
8. Οι θεωρήσεις γνωριμίας πρέπει να παρέχονται υπό όλες τις εντολές προσωπικού και άλλα έγγραφα, τα οποία, στην ουσία τους, πρέπει να κοινοποιούνται σε έναν συγκεκριμένο κύκλο εργαζομένων. Αυτή η απαίτηση περιλαμβάνει επίσης τη χειρόγραφη ημερομηνία εξοικείωσης των εργαζομένων στο υπογεγραμμένο έγγραφο. Μια βίζα γνωριμίας τοποθετείται στο κάτω μέρος του εγγράφου στο κέντρο ή στην αριστερή πλευρά.
Τα ενοποιημένα έντυπα που αναπτύχθηκαν από την Goskomstat κατασκευάζονται λαμβάνοντας υπόψη τη νομική ισχύ στα έγγραφα και περιέχουν όλα τα καθορισμένα στοιχεία (αν και υπάρχουν εξαιρέσεις, για παράδειγμα, η προσωπική κάρτα του εργαζομένου - το ενοποιημένο έντυπο T -2 δεν περιέχει εγγραφή αριθμός, αφού αυτά τα έγγραφα δεν αποθηκεύονται σε χρονολογία, αλλά αλφαβητικά).
Ένα παράδειγμα όλων των καθορισμένων λεπτομερειών σε ένα ενοποιημένο έντυπο δίνεται παρακάτω χρησιμοποιώντας το παράδειγμα ενός ενοποιημένου εντύπου T -6 - παραγγελία διακοπών.
Νομιμοποίηση εγγράφων εσωτερικής αλληλογραφίας
Η εσωτερική αλληλογραφία στον οργανισμό επιλύει τις ακόλουθες εργασίες:
1. Εκφράζει και τεκμηριώνει γραπτώς τη γνώμη, το αίτημα, την πρόταση ενός εκ των μερών, του εργοδότη ή του εργαζομένου ή έχει τον χαρακτήρα ενημέρωσης του άλλου μέρους.
2. Αποτελεί αναπόσπαστο κρίκο στη διαδικασία καταγγελίας σύμβασης εργασίας, μεταφοράς εργαζομένων, έκδοσης άδειας και διαδικασιών άλλου προσωπικού.
3. Χρησιμεύει ως το απαραίτητο αποδεικτικό έγγραφο κατά την εξέταση εργατικής διαφοράς.
Προκειμένου η εσωτερική αλληλογραφία να εκπληρώσει όλες τις παραπάνω εργασίες, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
1. Το έγγραφο πρέπει να συντάσσεται σωστά, με όλες τις απαραίτητες προϋποθέσεις για αυτό.
2. Το έγγραφο πρέπει να έχει αριθμό μητρώου για το περιοδικό εισερχόμενης και εξερχόμενης τεκμηρίωσης.
3. Σε αυτό το έγγραφο πρέπει να δοθεί επίσημη απάντηση από τον παραλήπτη. Για παράδειγμα, με τη μορφή ψηφίσματος.
4. Το έγγραφο πρέπει να φυλάσσεται σύμφωνα με τις καθιερωμένες απαιτήσεις αρχειοθέτησης.
Τις περισσότερες φορές, ο εργαζόμενος διεξάγει εσωτερική αλληλογραφία χρησιμοποιώντας δηλώσεις, υπηρεσίες και υπομνήματα και ο εργοδότης - με τη μορφή ειδοποιήσεων. Τα έγγραφα εσωτερικής αλληλογραφίας συντάσσονται όχι μόνο εάν είναι απαραίτητο να ανταλλάσσονται επίσημα μηνύματα μεταξύ εργαζομένων, αλλά και μεταξύ προϊσταμένων τμημάτων και εργαζομένων, προϊσταμένων ορισμένων τμημάτων και άλλων κ.λπ.
Επί του παρόντος, το μεγαλύτερο μέρος αυτής της αλληλογραφίας λαμβάνει χώρα στο σε ηλεκτρονική μορφή, με μηνύματα μέσω e-mail ... Με τέτοια μηνύματα, είναι εξαιρετικά δύσκολο να αποδειχθεί ότι αυτό το ηλεκτρονικό έγγραφο δημιουργήθηκε από αυτόν τον συγκεκριμένο υπάλληλο (ακόμα και όταν ορίζετε κωδικούς πρόσβασης, θα είναι απαραίτητο να αποδείξετε ότι κανείς εκτός από αυτόν τον συγκεκριμένο υπάλληλο δεν γνώριζε τον κωδικό πρόσβασης σε ένα συγκεκριμένο e-mail) Το Επομένως, σε περίπτωση σύγκρουσης ή πιθανής σύγκρουσης, συνιστάται η κατάρτιση εγγράφων σε έντυπη μορφή, πιστοποίηση με την υπογραφή τους και η εγγραφή μέσω υπαλλήλου στην εταιρεία που είναι υπεύθυνη για την καταχώριση του εγγράφου.
Μια τέτοια αλληλογραφία μπορεί να επιβληθεί νόμιμα εάν ο εργαζόμενος εκτυπώσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο υπάλληλος τα καταχωρήσει. Επιπλέον, τα εσωτερικά έγγραφα της εταιρείας (εσωτερικοί τοπικοί κανονισμοί) πρέπει να καθιερώσουν ως μηχανισμό λειτουργίας επικοινωνίας αυτόν ακριβώς τον τρόπο ανταλλαγής πληροφοριών, καθώς και τη συχνότητα ελέγχου μηνυμάτων.
Ας εξετάσουμε τις γενικές αρχές της νομικής ισχύος σε έγγραφα εσωτερικής αλληλογραφίας - δηλώσεις και κοινοποιήσεις. Αυτά τα έγγραφα είναι συχνά τα κύρια αποδεικτικά στοιχεία στις εργασιακές διαφορές, επομένως, η ικανή συνεργασία μαζί τους είναι εξαιρετικά σημαντική για την προστασία των συμφερόντων του εργοδότη.
Χαρακτηριστικά εγγραφής και νομιμοποίησης αιτήσεων
Είναι προς το συμφέρον του εργοδότη να συμπληρώνονται οι προσωπικές δηλώσεις των εργαζομένων με το χέρι. Συνήθως, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν πρότυπα έντυπα, στα οποία, τουλάχιστον, η υπογραφή του υπαλλήλου και η ημερομηνία υπογραφής της αίτησης πρέπει να συμπληρώνονται με το χέρι. Συχνά, μια τέτοια καταχώριση αιτήσεων ερμηνεύεται σε μια δίκη ως γεγονός πίεσης στον εργαζόμενο.
Κατ 'αρχήν, η εφαρμογή μπορεί να δημιουργηθεί με αυτοματοποιημένο τρόπο, αλλά, παρ' όλα αυτά, μετά από αυτό εκτυπώνεται και υπογράφεται από το άτομο που συντάσσει αυτήν την εφαρμογή.
Είναι επιθυμητό η αίτηση, λαμβάνοντας υπόψη την παραπάνω περιγραφείσα διαδικασία για τη νομική ισχύ στα έγγραφα, να περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες:
1. Το όνομα του εγγράφου είναι "Εφαρμογή".
2. Παραλήπτης - στον οποίο αποστέλλεται η αίτηση, αναφέροντας τη θέση σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό, το πλήρες όνομα. επίσημος.
3. Μεταγλωττιστής - από τον οποίο αποστέλλεται, αναφέροντας τη θέση και το πλήρες όνομα. υπάλληλος.
4. Το κείμενο της δήλωσης.
5. Υπογραφή του αιτούντος.
6. Ημερομηνία σύνταξης της αίτησης.
7. Υπογραφές της συμφωνίας (συχνότερα με τον επικεφαλής της δομικής μονάδας - εάν είναι απαραίτητο). Αυτό το χαρακτηριστικό είναι προαιρετικό. Επομένως, η παρουσία του καθορίζεται από τις αρχές της εργασίας με τέτοια έγγραφα σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό.
8. Αριθμός εγγραφής της αίτησης. Ένας αριθμός αποδίδεται σε ένα έγγραφο σύμφωνα με το ημερολόγιο της εισερχόμενης τεκμηρίωσης (ή άλλο περιοδικό, ανάλογα με την κατασκευή του συστήματος εγγραφής σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό), αναφέροντας τον αριθμό, την ημερομηνία αποδοχής του εγγράφου και την υπογραφή του ατόμου υπεύθυνος (για παράδειγμα, γραμματέας). Ο υπεύθυνος για τη λήψη αυτών των εγγράφων αναγράφει τον αριθμό.
9. olutionήφισμα του προσώπου στο οποίο απευθυνόταν η αίτηση ή το οποίο έχει εξουσιοδοτηθεί να επιλύσει ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Το ψήφισμα πρέπει να περιέχει χειρόγραφη υπογραφή, ημερομηνία και διοικητική απόφαση σχετικά με την αίτηση με ένδειξη συγκεκριμένου υπαλλήλου (το όνομά του ή απλώς ένα τμήμα) στον οποίο αποστέλλεται αυτή η εντολή και (εάν είναι απαραίτητο) την ημερομηνία κατά την οποία η εντολή καθορίζεται στο το ψήφισμα πρέπει να εκπληρωθεί.
10. Αφού πραγματοποιηθούν διαδικασίες προσωπικού βάσει αυτής της δήλωσης, μπορούν να γίνουν σημειώσεις σχετικά με την εκτέλεση της εντολής του διευθυντή (βλ. Παράδειγμα 8). Συνήθως τοποθετούνται στο κάτω μέρος του εγγράφου στα αριστερά ή σε οποιοδήποτε ελεύθερο χώρο.
11. Ενδέχεται να υπάρχουν σημάδια του αριθμού της υπόθεσης στην οποία στάλθηκε η αίτηση.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα εφαρμογής με όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες.
Χαρακτηριστικά του σχεδιασμού και της νομιμοποίησης των κοινοποιήσεων
Ο εργοδότης γράφει ειδοποιήσεις για να ενημερώσει τον εργαζόμενο για κάτι. Για παράδειγμα, για να τον προειδοποιήσει για την προτεινόμενη μείωση προσωπικού (άρθρο 180 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας), για τις προσεχείς επόμενες ετήσιες διακοπές, σύμφωνα με το πρόγραμμα διακοπών της εταιρείας (άρθρο 123 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας) Ομοσπονδία), σχετικά με την επικείμενη αλλαγή στους όρους της σύμβασης εργασίας (άρθρο 74 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας), σχετικά με το γεγονός ότι μειώνεται η σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου με έναν εργαζόμενο (άρθρο 79 του Κώδικα Εργασίας της τη Ρωσική Ομοσπονδία) κλπ.
Οι επίσημες ειδοποιήσεις για τη συμμόρφωση με τη διαδικασία που προβλέπεται από την εργατική νομοθεσία πρέπει να εκδίδονται μόνο σε έντυπη μορφή, καθώς αυτά τα έγγραφα θα επιβεβαιώνουν τη συμμόρφωση με την καθιερωμένη διαδικασία και ο εργαζόμενος επιβεβαιώνει το γεγονός της λήψης αυτής της ειδοποίησης, κατά κανόνα, στο ίδιο το έγγραφο Το
Παρακάτω παρατίθενται αποσπάσματα από τον Κώδικα Εργασίας, που επιβεβαιώνουν την απαίτηση γραπτής μορφής κοινοποίησης σε ορισμένες περιπτώσεις συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της εργατικής νομοθεσίας.
Τεμάχιο του εγγράφου
|
Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας Άρθρο 74. Αλλαγή των όρων της σύμβασης εργασίας που καθορίζονται από τα μέρη για λόγους που σχετίζονται με αλλαγές στις οργανωτικές ή τεχνολογικές συνθήκες εργασίας (...) Ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει τον εργαζόμενο για τις επικείμενες αλλαγές στους όρους της σύμβασης εργασίας που καθορίζονται από τα μέρη, καθώς και τους λόγους που προκάλεσαν την ανάγκη για τέτοιες αλλαγές. Γραφή το αργότερο εντός δύο μηνών, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στον παρόντα Κώδικα. Εάν ο εργαζόμενος δεν συμφωνεί να εργαστεί υπό τις νέες συνθήκες, τότε ο εργοδότης υποχρεούται Γραφή να του προσφέρει μια άλλη θέση στη διάθεση του εργοδότη (τόσο κενή θέση ή εργασία που αντιστοιχεί στα προσόντα του εργαζομένου, όσο και κενή χαμηλότερη θέση ή χαμηλότερη αμοιβή), την οποία μπορεί να εκτελέσει ο εργαζόμενος, λαμβάνοντας υπόψη την κατάσταση της υγείας του. Άρθρο 79. Καταγγελία σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου Μια σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου τερματίζεται με τη λήξη της περιόδου ισχύος της. Ο υπάλληλος πρέπει να ειδοποιηθεί γραπτώς για τη λύση μιας σύμβασης εργασίας λόγω της λήξης της περιόδου ισχύος της τουλάχιστον τρεις ημερολογιακές ημέρες πριν από την απόλυση, εκτός από τις περιπτώσεις που η διάρκεια της σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου συνάπτεται κατά τη στιγμή της εκτέλεσης των καθηκόντων του απόντος υπαλλήλου λήγει. Άρθρο 123. Προτεραιότητα χορήγησης ετήσιων αδειών με αποδοχές Η σειρά παροχής αμειβόμενων διακοπών καθορίζεται ετησίως σύμφωνα με το πρόγραμμα των διακοπών (…). Ο εργαζόμενος πρέπει να ειδοποιηθεί για την ώρα έναρξης των διακοπών. υπό ζωγραφική το αργότερο δύο εβδομάδες πριν από την έναρξή του. Άρθρο 180. Εγγυήσεις και αποζημιώσεις στους εργαζόμενους σε περίπτωση εκκαθάρισης ενός οργανισμού, μείωση του αριθμού ή του προσωπικού των εργαζομένων του οργανισμού (...) Οι εργαζόμενοι προειδοποιούνται προσωπικά από τον εργοδότη για την επικείμενη απόλυση σε σχέση με την εκκαθάριση του οργανισμού, τη μείωση του αριθμού ή του προσωπικού των εργαζομένων του οργανισμού. υπό ζωγραφική τουλάχιστον δύο μήνες πριν από την απόλυση. |
Η ειδοποίηση έχει όλες τις ίδιες λεπτομέρειες που πρέπει να υπάρχουν σε οποιοδήποτε έγγραφο προσωπικού.
Σύστημα καταχώρισης εγγράφων εσωτερικής αλληλογραφίας
Θα είναι ευκολότερο για έναν εργοδότη να υπερασπιστεί τον εαυτό του σε περίπτωση εργασιακής σύγκρουσης (συμπεριλαμβανομένης της δικαστικής), εάν ο οργανισμός διαθέτει ένα καλά δομημένο σύστημα καταχώρισης εγγράφων. Απαιτείται σύστημα εγγραφής εταιρείας για:
λογιστική για τη διαθεσιμότητα εγγράφων και παρακολούθηση της κίνησής τους ·
παροχή νομικής ισχύος στα έγγραφα της εταιρείας ·
βέλτιστη οργάνωση της εσωτερικής ροής εγγράφων στην επιχείρηση ·
προστασία των συμφερόντων του εργοδότη σε περίπτωση δικαστικής σύγκρουσης. Σε αυτήν την περίπτωση, το σύστημα εγγραφής περιοδικού θα επιβεβαιώσει τη δημιουργία ενός εγγράφου σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.
Ο αριθμός των περιοδικών (λογιστικά βιβλία) που πρέπει να τηρούνται εξαρτάται άμεσα από τα χαρακτηριστικά των δραστηριοτήτων του οργανισμού. Προκειμένου τα λογιστικά περιοδικά (βιβλία) να ασκούν όχι μόνο τη λειτουργία καταχώρισης εγγράφων, αλλά και να χρησιμεύουν ως απόδειξη σε περίπτωση σύγκρουσης ότι το έγγραφο δημιουργήθηκε πράγματι σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και δεν θα μπορούσε να εισαχθεί αργότερα, συνιστάται να τηρείτε τους ακόλουθους κανόνες για το σχεδιασμό αυτών των περιοδικών.
Τα αρχεία καταγραφής πρέπει:
έχω σκληρό εξώφυλλο(για συμμόρφωση με τη διάρκεια ζωής)
έχουν μια κόλλα δέσμευσης (για να αποδείξει την αδυναμία ή τη δυσκολία αφαίρεσης ενός φύλλου ή προσθήκης ενός φύλλου σε αυτό υπάρχον περιοδικό);
έχουν αριθμημένες σελίδες από την αρχή έως το τέλος.
να ράβονται?
να πιστοποιηθεί με τη σφραγίδα του νομικού προσώπου και την υπογραφή του επικεφαλής του οργανισμού (με εξαίρεση τα δύο πρώτα βιβλία λογιστικής για βιβλία εργασίας, τα οποία πρέπει να πιστοποιηθούν με σφραγίδα κεριού ή σφραγίδα (ρήτρα 41 του Διατάγματος της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225 "Περί βιβλίων εργασίας").
Η εσωτερική άποψη των περιοδικών στα οποία είναι δυνατή η καταχώριση εγγράφων εσωτερικής αλληλογραφίας αναπτύσσεται από τους ίδιους τους οργανισμούς, καθώς δεν υπάρχουν ενιαίες μορφές περιοδικών. Παρακάτω είναι η κατά προσέγγιση μορφή τους.
Αντίγραφα και διπλότυπα
Συχνά, τα έγγραφα εσωτερικής αλληλογραφίας παραδίδονται στους υπαλλήλους με τη μορφή αντιγράφων ή αντιγράφων, ιδίως εάν το πρωτότυπο του εγγράφου αποσταλεί σε ανώτερο υπάλληλο ή καταχωρηθεί στον φάκελο της υπόθεσης, αλλά είναι απαραίτητο να προβεί σε περαιτέρω ενέργειες σύμφωνα με στο έγγραφο.
αντίγραφο το έγγραφο μπορεί να είναι τηλεομοιοτυπία ή δωρεάν. Αντίγραφο τηλεομοιοτυπίαςαναπαράγει πλήρως το περιεχόμενο του εγγράφου και όλα τα εξωτερικά χαρακτηριστικά του - τις λεπτομέρειες που περιλαμβάνονται στο πρωτότυπο (συμπεριλαμβανομένης της υπογραφής και της σφραγίδας) ή μέρος αυτών, τις ιδιαιτερότητες της θέσης τους. Δωρεάν αντίγραφοδημιουργείται σε γραφομηχανές, περιέχει όλες τις λεπτομέρειες του εγγράφου, αλλά δεν επαναλαμβάνει απαραίτητα το σχήμα του.
Ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τα έγγραφα επικυρώνει τα αντίγραφα. Η πιστοποίηση των αντιγράφων γίνεται με την τοποθέτηση των λέξεων "True" ή "Copy is true" και αναγράφοντας την υπογραφή, την αποκωδικοποίηση και την ημερομηνία του υπεύθυνου. Κατά κανόνα, η εγγραφή πιστοποίησης τοποθετείται στο κάτω μέρος του εγγράφου σε οποιονδήποτε ελεύθερο χώρο.
Εάν το έγγραφο υποβληθεί σε άλλους οργανισμούς, σε αντίγραφα εγγράφων (αποσπάσματα από αυτά) φροντίστε να βάλετε μια σφραγίδα .
Αντίγραφο - αντίγραφο του επίσημου εγγράφου, που έχει τη νομική ισχύ του πρωτοτύπου.
* * *
Επομένως, τα έγγραφα εσωτερικής αλληλογραφίας δεν πρέπει να υποτιμούνται - συχνά η αναγνώριση της νομιμότητας της διαδικασίας που πραγματοποιείται εξαρτάται από τον σωστό σχεδιασμό και επεξεργασία τους. Αλλά με αυτά τα έγγραφα οι εργοδότες τις περισσότερες φορές δεν ξέρουν πώς να χειριστούν. Τέτοια έγγραφα δεν είναι καταχωρημένα, δεν λογιστικοποιούνται, δεν εγκρίνονται, γεγονός που επηρεάζει αρνητικά όχι μόνο τη νομική ισχύ του εγγράφου, αλλά και τις διαδικασίες διαχείρισης που πραγματοποιούνται στην εταιρεία. Συχνά, εξαιτίας αυτού, ο εργοδότης δεν μπορεί να αποδείξει την ενοχή ενός συγκεκριμένου εργαζομένου και δεν μπορεί να εφαρμόσει νόμιμες μεθόδους για την επιβολή πειθαρχικών κυρώσεων ή τη λύση μιας σύμβασης εργασίας με έναν εργαζόμενο. Πολλές εταιρείες αρχίζουν να δημιουργούν ένα σύστημα για την εργασία με έγγραφα ήδη με δικά τους λάθη, αλλά είναι καλύτερο να αποφεύγονται οι αρνητικές συνέπειες παρά να αντιμετωπίζονται τα αποτελέσματά τους.
1 Χειρόγραφη ημερομηνία
2 Χειρόγραφη ημερομηνία
1?. Η έννοια της "νομικής ισχύος ενός εγγράφου", η ενοποίησή του στο κρατικό πρότυπο.
GOST 51141-98 «Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Οροι και ορισμοί"... Η νομική ισχύς ενός εγγράφου είναι ιδιοκτησία επίσημου εγγράφου, που του κοινοποιείται από την ισχύουσα νομοθεσία, την αρμοδιότητα της αρχής έκδοσης και την καθιερωμένη διαδικασία καταχώρισης.
2 ;. Πληροφορίες σχετικά με τη μορφή του εγγράφου. Το περιεχόμενο του εγγράφου, το δεσμευτικό του. Η σύνθεση της πιστοποίησης εγγράφων: έγκριση, υπογραφή, αποτύπωμα σφραγίδας.
Για να είναι ένα έγγραφο νομικά δεσμευτικό, πρέπει:
Σωστά σχεδιασμένο?
Να μην έρχεται σε αντίθεση με το περιεχόμενο της ισχύουσας νομοθεσίας.
Δημοσιεύτηκε από κατάλληλο οργανισμό.
Η απουσία των απαραίτητων λεπτομερειών ή ο λανθασμένος σχεδιασμός τους μπορεί να οδηγήσει στο γεγονός ότι το έγγραφο δεν θα έχει νομική ισχύ (για παράδειγμα, δεν υπάρχει υπογραφή ή ημερομηνία). Εάν δεν περιέχει τίτλο στο κείμενο ή σημείωση για τον καλλιτέχνη, τότε αυτό θα οδηγήσει μόνο σε ορισμένες δυσκολίες στην εργασία με το έγγραφο, αλλά δεν θα επηρεάσει τη νομική του σημασία.
Η νομική ισχύς του εγγράφου διασφαλίζεται από μια σειρά απαιτήσεων που καθορίζονται για κάθε τύπο εγγράφων - υποχρεωτικά στοιχεία για την επισημοποίηση ενός επίσημου εγγράφου. Το κύριο έγγραφο που καθορίζει τη σύνθεση των λεπτομερειών και τις απαιτήσεις για το σχεδιασμό τους είναι GOST R 6.30-2003 "Ενιαία συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για γραφειοκρατία".Οι υποχρεωτικές προϋποθέσεις που διασφαλίζουν τη νομική ισχύ των εγγράφων είναι:
Το όνομα του οργανισμού (επίσημος) - ο συντάκτης του εγγράφου.
Όνομα του τύπου του εγγράφου.
Ημερομηνία του εγγράφου.
Αριθμός Μητρώου;
Σφραγίδα έγκρισης εγγράφου.
Υπογραφή;
Σύμφωνα με ορισμένες πηγές επίσης: θεώρηση έγκρισης, αντίγραφο σήματος πιστοποίησης, δεδομένα αναφοράς για τον οργανισμό.
Υπογραφήείναι υποχρεωτικό χαρακτηριστικό οποιουδήποτε εγγράφου · ένας υπάλληλος, τοποθετώντας μια υπογραφή σε ένα έγγραφο, αναλαμβάνει την ευθύνη για τη γνησιότητα του εγγράφου και για όλες τις πιθανές συνέπειες της εκτέλεσης του εγγράφου.
Ημερομηνία εγγράφου- μία από τις σημαντικότερες λεπτομέρειες του εγγράφου. Η απουσία ημερομηνίας στο έγγραφο το καθιστά άκυρο.
Σφραγίδα- νομικά σημαντική απαίτηση, που χρησιμοποιείται για την πιστοποίηση της υπογραφής υπαλλήλου στα πιο σημαντικά (ή οικονομικά) έγγραφα.
Έγκριση γύπας- ορισμένα έγγραφα αποκτούν νομική ισχύ μόνο από τη στιγμή που εγκρίνονται από τον επικεφαλής ή την ανώτερη αρχή.
Αριθμός Μητρώουαποτελεί πρόσθετη εγγύηση για την αυθεντικότητα του εγγράφου. Υποδεικνύει ότι το έγγραφο έχει περάσει όλα τα στάδια επεξεργασίας, είναι καταχωρημένο και επομένως είναι επίσημο έγγραφο της επιχείρησης.
Νομοθετική και κανονιστική βάση διαχείρισης αρχείων προσωπικού
Η δομή του νομοθετικού και κανονιστικού πλαισίου για τη διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού:
1. Νόμοι Ρωσική Ομοσπονδία.
2. Διατάγματα του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, διατάγματα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Μεθοδολογικά έγγραφα οργανισμών, τοπικών αρχών εκτελεστική εξουσίασχετικά με τη διαχείριση αρχείων προσωπικού.
3. Κανονιστικές πράξεις του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, υπουργεία, τμήματα, ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα.
Εργατική και συνταξιοδοτική νομοθεσία σχετικά με την υποχρεωτική τεκμηρίωση της εργασίας με προσωπικό.
· Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Αυτός είναι ο βασικός νόμος που πρέπει να τηρεί στη δουλειά του ένας ειδικός προσωπικού οποιουδήποτε οργανισμού. Οι κανόνες του Εργατικού Κώδικα ρυθμίζουν τη διαδικασία πρόσληψης και απόλυσης εργαζομένων, την οργάνωση των ωρών εργασίας και του χρόνου ανάπαυσης, τους όρους πληρωμής μισθοί, παρέχοντας στους εργαζόμενους διάφορες παροχές και αποζημιώσεις.
· Εγχειρίδιο προσόντων θέσεων διευθυντών, ειδικών και άλλων εργαζομένων (Εγκρίθηκε με διάταγμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσίας της 21.08.1998 αριθ. 37 (όπως τροποποιήθηκε στις 20.04.2001): ένα από τα καθήκοντα του προϊσταμένου του τμήματος προσωπικού είναι να διασφαλίζει την προετοιμασία εγγράφων για τη συνταξιοδοτική ασφάλιση, καθώς και η υποβολή τους στον φορέα κοινωνικής ασφάλισης. Κανόνες υποβολής αίτησης για σύνταξη, εκχώρηση σύνταξης και επανυπολογισμός του ποσού σύνταξης, μεταφορά από τη μία σύνταξη στην άλλη σύμφωνα με τους Ομοσπονδιακούς Νόμους "Περί Συντάξεων Εργασίας στη Ρωσική Ομοσπονδία" (ημερομηνία 17.12.2001 Αρ. 173-FZ) και τον νόμο "Περί κρατικών συντάξεων στη Ρωσική Ομοσπονδία"(της 15.12.2001 αρ. 166-FZ) (εγκρίθηκε με διάταγμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσίας και του Ταμείου Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 27.02.2002 αρ. 17 / 19pb. καταχωρημένο στο Υπουργείο Δικαιοσύνης της Ρωσίας στις 31.05 .2002 (αρ. Μητρώου 3491) · δημοσιεύτηκε στο " Ρωσική εφημερίδα«Ημερομηνία 05.06.2002).
Υποβολή τεκμηρίωσης προσωπικού κατά την εκτέλεση δραστηριοτήτων εποπτείας και ελέγχου από τα όργανα της Ομοσπονδιακής Επιθεώρησης Εργασίας, άλλα ομοσπονδιακά και δημόσια όργανα εποπτείας και ελέγχου · από τις διωκτικές αρχές.
Σύμφωνα με τις διατάξεις Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η κρατική επιθεώρηση εργασίας εξουσιοδοτείται να εποπτεύει και να παρακολουθεί τη συμμόρφωση των εργοδοτών με την εργατική νομοθεσία. Οι κρατικοί επιθεωρητές εργασίας έχουν ευρεία δικαιώματα κατά την άσκηση εποπτείας και ελέγχου, έχουν το δικαίωμα να επισκέπτονται οργανώσεις όλων των οργανωτικών και νομικών μορφών και μορφών ιδιοκτησίας, καθώς και εργοδότες - ιδιώτες, να ζητούν από τους εργοδότες και τους εκπροσώπους τους έγγραφα, εξηγήσεις, πληροφορίες αναγκαία για την εκτέλεση λειτουργιών εποπτείας και ελέγχου.
· Ομοσπονδιακός νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας, της 27ης Ιουλίου 2006, αριθ. 149-FZ "για τις πληροφορίες, τις τεχνολογίες των πληροφοριών και την προστασία των πληροφοριών". Με βάση αυτόν τον νόμο, όλη η εργασία του τμήματος προσωπικού βασίζεται στα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων. Για παράδειγμα, το ερώτημα πώς θα επεξεργαστούν και θα αποθηκευτούν οι πληροφορίες που λαμβάνονται από τον εργαζόμενο όταν αρχίζει να εργάζεται.
· RF Νόμος της 29ης Ιουλίου 2004 αριθ. 98-FZ "Για τα εμπορικά μυστικά". Καθιερώνει έναν κατάλογο πληροφοριών που μπορεί να συνιστούν εμπορικό απόρρητο ενός οργανισμού, έναν κατάλογο εργαζομένων που έχουν πρόσβαση σε αυτόν, μια διαδικασία εξοικείωσης με τα διαβαθμισμένα δεδομένα, καθώς και ευθύνη για τη διάδοση εμπιστευτικών πληροφοριών.
· Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 17ης Ιουλίου 1999 αριθ. 181-FZ "Για τα βασικά της προστασίας της εργασίας στη Ρωσική Ομοσπονδία". Οι διατάξεις αυτού του εγγράφου καθιστούν δυνατή την ικανή δημιουργία ενός συστήματος προστασίας της εργασίας σε έναν οργανισμό. Εάν διαπιστωθεί παραβίαση των κανόνων προστασίας της εργασίας και προφυλάξεων ασφαλείας, ο επιθεωρητής εργασίας φέρνει τους ένοχους υπαλλήλους σε διοικητική ευθύνη.
· Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 8ης Αυγούστου 2001 αριθ. 134-FZ "Για την προστασία των δικαιωμάτων των νομικών προσώπων και των μεμονωμένων επιχειρηματιών κατά τον κρατικό έλεγχο (εποπτεία)". Ο νόμος δίνει μια ιδέα για τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του εργοδότη κατά τη διενέργεια διαφόρων επιθεωρήσεων στον οργανισμό. Για παράδειγμα, ο νόμος αναφέρεται στα έγγραφα που ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να απαιτήσει από τον επιθεωρητή όταν εμφανίζεται στον οργανισμό, το δικαίωμα του εκπροσώπου της εταιρείας να είναι προσωπικά παρών κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης και πώς ο οργανισμός μπορεί να προσφύγει κατά μη ικανοποιητικών αποτελεσμάτων της επιθεώρησης.
