Изпращане на писмо из града. Как да изпратите препоръчано писмо правилно

Помните ли как в добрата стара песен пеят „Чакай писмото в плика - не го късай...“? Мнозина веднага ще кажат в отговор: „И кога беше това? Сега е имейл!“ Разбира се, че е. Всъщност е невъзможно да се „разкъса“ или да се извършат други физически действия върху виртуално съобщение. Но това са само нюанси. Електронната поща, подобно на по-големия си брат, пощата, редовно доставя „новини“ на получатели по целия свят - забавни, тъжни, замислени, интересни и, разбира се, романтични.

Все пак е грехота да не се използва такава технология, трябва да се съгласите! Само, разбира се, ако няма маниакална мания да пишете писма до адресата изключително с химикал и със сигурност с малък почерк. Въпреки че в наши дни има само няколко от тях.

Така че, скъпи читателю, тази статия ще ви помогне да изпратите имейл с помощта на популярните услуги в Интернет - Gmail, Yandex и Mail.ru. От нея също ще научите как можете да изпратите анонимно писмо и да изпратите документ директно в текста на Word редактор .

Как да изпратите писмо правилно?

За да изпратите имейл, независимо от услугата, която изберете, трябва да извършите почти същия набор от действия. Да, и не забравяйте! Трябва да имате регистриран акаунт в уебсайта на пощата. Ако няма такъв, вижте нашия уебсайт за ръководства за създаване на имейл. Тази процедура е лесна и проста.

Gmail

Изпращане

1. На страницата на профила, в горния ляв ъгъл, щракнете върху червения бутон „Писане“.

2. На първия ред на формуляра въведете адреса на пощенската кутия на получателя. Можете също да изберете потребител от адресната книга (списък със запаметени адреси), като щракнете върху думата „До“.

3. Във втория ред подпишете писмото: посочете вашето име или инициали, така че получателят веднага да разбере от кого идва онлайн съобщението.

Ако искате да прикачите към текста изявление или друг документ, съхраняван в Google.Drive, щракнете върху иконата му в долния панел, отидете до хранилището и изберете желания файл. Но ако например трябва да изтеглите сканиран текст в PDF формат от вашия компютър, щракнете върху „кламер“.

Можете също така да редактирате текста на съобщението, да му придадете красив вид (Важен момент! Особено ако изпращате търговска оферта с линк или архив!). За да изпълните тази процедура, натиснете бутона "A" (първият в панела, вляво). И след това в допълнителния блок изберете необходимата функция - „удебелен, курсив“, „настройки на шрифта“, „създаване на списък“ и др.

да напиша отговор

Когато е получено писмо, архив, заявление или друг документ и спешно трябва да изпратите отговор на адресата, щракнете веднъж с левия бутон под текста на съобщението в полето „Щракнете тук...“ и попълнете извадете формата, както е описано по-горе.

Можете също така да изпращате електронни „новини“ до Gmail с помощта на Checker Plus за Gmail, добавка, предназначена за наблюдение на входяща кореспонденция. Това се прави по следния начин:

1. Щракнете върху иконата за проверка във вашия браузър.

2. В панела, който се отваря, щракнете върху бутона „молив“.

3. Попълнете полетата на изпратената форма, която се отваря.

Яндекс

Изпращане

1. Във вашия профил в Yandex.Mail, в реда с бутони над списъка със съобщения, щракнете върху „Писане“.

2. В полето „До“ въведете имейла на получателя, в полето „Тема“ можете да създадете заглавие на писмото.

3. Въведете текста и, ако е необходимо, го редактирайте чрез функционалния панел над полето (шрифт, цвят, подравняване, емотикони).

съвет!

Ако сте направили грешка при въвеждане, щракнете върху бутона със стрелка наляво, за да отмените операцията.

4. За да изпратите архив, видео или аудио файл, съхранен на вашия компютър с писмо, щракнете върху бутона „Прикачи“ и качете необходимото съдържание. За да изтеглите данни от хранилището на Yandex.Disk, щракнете върху иконата „Летяща чиния“ до същия бутон.

да напиша отговор

5. Когато всичко е готово, щракнете върху „Изпращане“ (можете да щракнете върху някой от бутоните в горната и долната част на формата).

Щракнете върху полето под полученото съобщение и веднага на дисплея ще се отвори формуляр с посочения получател (автор на писмото).

Разширението на браузъра Yandex за четене на писма има точно същия бутон „Писане“, както в профила на сайта. Кликнете върху него и въведете всички необходими данни: адрес на получател, съобщение и, ако е необходимо, качване на файлове. И ако имате въпрос „Защо съобщението не се изпраща?“, проверете формуляра, за да се уверите, че е попълнен правилно, може би сте въвели имейла си неправилно, а също така погледнете настройките на вашата интернет връзка.

Изпращане

Mail.ru

1. Отидете в секцията „Поща“.

2. Кликнете върху „Напишете писмо“ (бутона, разположен над секциите за кореспонденция).

4. Отпечатайте писмото и го редактирайте с помощта на функционалния панел, разположен над полето.

За да изпратите файл (например сканиран отчет), щракнете върху опцията „Прикачване“, за да изтеглите данни от компютър или върху иконата „Облак“, за да предоставите връзка към документи, намиращи се в отдалеченото хранилище на Mail.ru.

5. Щракнете върху „Изпращане“.

да напиша отговор

За да изпратите своевременно отговор на получено съобщение, щракнете върху бутона „Отговор“ над неговия текст. След това попълнете формуляра в реда, описан по-горе.

Щракнете върху иконата на добавката Mail.ru. В списъка щракнете върху писмото, на което искате да отговорите. В раздела, който се отваря, използвайте опцията „Изпращане“.

Как да изпратите текстов документ в Word?

Тази операция може да се извърши само ако на вашия компютър е инсталиран имейл клиент (например Thunderbird, eM Client, Windows Live Mail и др.).

Метод номер 1: бързо изпращане

  1. Щракнете с десния бутон върху документа на Word.
  2. В контекстното меню изберете: Изпращане → Адресат.
  3. В клиента посочете получателя и активирайте изпращането на текстов файл.

Метод номер 2: избор на формат

1. Отворете подготвения документ в Word.

3. Изберете формат:

  • “Изпрати като прикачени файлове” - пълно копие на документа като прикачен файл;
  • “...като PDF” - текстовият документ се изпраща в PDF формат;
  • “...като XPS” - прикачен файл в XPS формат със запазени настройки за форматиране.

Как да изпратите анонимно съобщение до адресат?

Ако искате да скриете имейла си, използвайте специална онлайн услуга. В интернет можете да намерите огромен брой сайтове, предоставящи тази услуга, но ние ще разгледаме най-популярните в тази статия.

(send-email.org)
Всяко съобщение се изпраща от различен имейл (автоматично генерира адреси). Но все пак предоставя на потребителя възможност да посочи своите „координати“.

(http://www.theanonymousemail.com)
За да направите анонимен бюлетин в тази услуга, трябва да се регистрирате и да посочите истинския си имейл (няма да се показва в съобщението).

(https://www.guerrillamail.com/)
Сайтът предоставя на потребителя временна електронна поща за период от 1 час. Можете да изпращате и четете съобщения в него. Можете да изтриете пощенската си кутия по всяко време.

Приятен и безопасен престой онлайн! Относно, .

Russian Post е голяма, сложна и не много приятелска структура. Обичайно е да я оплюете в социалните мрежи, а търсенето на писмо или пакет често се превръща в малък мисия. Те казват за това: "Животът не ме подготви за това."

Искате ли да изпратите книга като подарък на приятел? Идвате в отдела и уморена жена пита: „Как да изпратим, с препоръчан колет с обявена стойност или първа класа?“ И разбирате, че това ще бъде по-сложно от силно натоварени системи, големи данни и невронни мрежи.

Препоръчани писма и колети

Изпращат се от отдела. Донесете пакета, изберете опции, дайте пакета на оператора и получете разписка. Най-лесният начин да изчислите цената на пратката е на уебсайта на руските пощи.
  1. За да спестите време, попълнете придружаващите документи предварително - има ги на уебсайта на Russian Post.
  2. Ако внезапно операторът открие недостатък във вашите отпечатани документи, тогава вземете със себе си запас от техните формуляри за в бъдеще. Можете също така да се обадите на горещата линия и да се карате; Пощата специално следи за такива случаи.
  3. Ако не сте сигурни от кои опции се нуждаете, моля, изберете Регистрирана доставка. Обявената стойност е една рубла. Всичко.
  4. За опаковане пощите разполагат с чували и кашони. По-трудно е с кутиите - нещата обикновено висят в тях (за да ги предпазя от висене, купувам най-евтините дървени стърготини за хамстери в магазина за домашни любимци и запълвам празнините с тях). Теоретично можете да дойдете със собствен контейнер, но хората често реагират нервно на това. Ако изпращате често, тогава купете контейнер за вкъщи, в резерв.
  5. Подпишете опаковките с химикал; гел химикалът ще се размаже.
Ако изпращате документи от национално значение, кажете следното: „Искам да изпратя писмо със списък с прикачени файлове и известие за доставка“, тогава служителят ще направи всичко сам. Също така е важно да не се запечатва пликът с такава приставка, защото операторът трябва да го провери по описа.

Колети

Колетът е страхотен пощенски пряк път, нещо средно между писмо и колет, но само за печатни материали. Книги, вестници, списания и пакети документи се изпращат в колети.

Колетът струва по-малко и не изисква попълване на формуляри. Просто сложете книгата в чантата, напишете адреса и я предайте на оператора. Основното е, че тежи по-малко от два килограма (в противен случай това е просто колет).

Теоретично можете да изпратите малък артикул като тениска в колети - операторите всъщност не следят какво има вътре.

Заминавания 1-ва класа

Това са всички препоръчани писма, колети и колети с реактивен прикачен файл. Те струват повече, но пристигат двойно по-бързо.

За пратки от 1-ва класа също не е нужно да попълвате отвратителни формуляри. Достатъчно е да напишете адреса на плика или пакета.

EMS

Това е добавка към пощенската служба по начин на куриерска доставка. Всъщност няма какво да се пише за това: дълго, скъпо и ужасно обслужване. Ако наистина трябва да изпратите нещо по куриер, изберете частна куриерска услуга.

Всякакви правила и съвети:

  1. Инсталирайте приложението Russian Post - може би това е най-доброто нещо, което тази организация има. Удобно е да проследявате пратките и лесно да намирате най-близкия клон.
  2. Използвайте новия уебсайт на Mail. Казвам го не защото съм участвал в разработването му. Сайтът се оказа наистина удобен: с калкулатор за доставка и генератор на формуляри.
  3. Не изпращайте пари или бижута. В най-добрия случай те ще бъдат идентифицирани и върнати на вас; в най-лошия - ще бъдат конфискувани.
  4. Също така не можете да изпращате типичния набор от забранени предмети: оръжия, експлозиви, разяждащи и токсични материали. Нещо странно: не можете да изпратите части от сайга, но можете да изпратите живи пчели.
  5. Пощенските служби са отворени в събота и са по-малко пренаселени в събота. Обикновено вече няма опашки веднага след обяд, от 15:00 часа.
  6. За получаване на препоръчани пратки е необходим паспорт. Ако ви мързи да го носите, има два начина. Първо си направете нотариално заверено копие. Вторият метод е на ръба на социалното инженерство - уверете се, че в пощата ви запомнят като "Познавам този хубав човек, не е нужно да му искате паспорт." За да направите това, достатъчно е да напишете благодарност няколко пъти в книгата за оплаквания и предложения.
  7. Ако видите човек пред вас в редица с купчина пликове, можете да си тръгнете незабавно, това е представител на организацията, изпращащ уведомителни писма. По принцип е удобно да умножите броя на хората пред вас по седем; ще получите доста точно време за изчакване в минути.
  1. Купувайте пликове, марки и изпращайте документи сами, без поща.
  2. Изпращайте книги и списания с колет.
  3. Изпращайте колети 1-ва класа, ако искате бързо и нямате нищо против да платите допълнително няколко стотин.
  4. Използвайте новия уебсайт и мобилно приложение на Mail.
Е, ако трябва да коригирате милион грешки в адресите, ние можем да се справим бързо и без опашки.

Тагове: Добавете тагове

Инструкции

За да изпратите по пощата, трябва да знаете точния адрес на получателя. Точността на посочения адрес определя дали писмото ще пристигне и колко бързо. Колкото по-точен е адресът (правопис, придружаваща информация), толкова по-бързо писмото ще стигне до адресата. Също така крайната дестинация зависи от вида на плика, количеството и цената на пратката.

Ако гарантирането на доставката на вашето писмо е много важно за вас, трябва да изберете да го изпратите с препоръчана или препоръчана поща. В този случай процедурата за регистрация и изпращане на писмо ще отнеме повече време, ще трябва да платите малко повече, отколкото за обикновено писмо, но вероятността за такова изпращане е минимална.

Видео по темата

Забележка

В обикновени писма не могат да се изпращат пари, пластмасови карти и ценни документи.

Полезен съвет

Ако писмото включва изпращане на документи, тогава пратката трябва да бъде изпратена като ценна или препоръчана пратка.

източници:

  • марки за писма в русия

- най-традиционният и познат вид пратка, която може да се извърши по пощата. Има няколко вида писма: прости, с обявена стойност и препоръчани. Не можете да изпращате нищо в писмо, освен хартиени документи и съобщения.

Ще имаш нужда

  • плик, марки

Инструкции

В пощата трябва да закупите плик, да попълните адреса и да изберете вида на пратката. Обикновените писма са най-лесни за доставка - те се пускат в пощенската кутия на получателя. Ако писмото е взето от хулигани, никой не носи отговорност за това и никога няма да можете да проверите дали това наистина се е случило или писмото е изгубено. Препоръчаното писмо се различава по това, че ще бъде дадено на адресата само след представяне на лична карта. Писмос декларирана стойност ще бъдат платени, ако бъдат загубени по време на изпращане. Има и препоръчани пратки - такива, за които се съставя опис, като преди запечатването на плика пощенският служител проверява верността на посочената в описа информация.

В зависимост от размера на писмото ще трябва да изберете плик. Предлагат се в няколко размера. Най-популярните са 110x220 mm и 114x162 mm, най-големите допустими по поща Русияпликовете са с размер 229х324 мм. Стандартните пликове обикновено идват с марки, така че не е необходимо да ги купувате допълнително. Трябва да се помни, че марката плаща за писмо с тегло 20 g. Така че, ако писмото ви е по-тежко, зависи от вас да доплатите. Ето защо е по-добре незабавно да претеглите плика, ако се съмнявате. Ако не предоставите обратен адрес, получателят ще трябва да заплати допълнително за допълнителни печати.

Попълвайте адреса много внимателно, защото повечето проблеми и забавяния са свързани именно с това, че подателят или не пише индекса, или го пише неправилно, а понякога дори греши адреса или той е нечетлив.

За да изпратите просто писмо, поставете го във всяка пощенска кутия. За да сте сигурни, че писмото ще достигне безопасно до пощенската служба, поставете го в пощенска кутия. Препоръчани писма и писма с обявена стойност могат да се изпращат само по пощата. Всички писма от града се изпращат до главната поща, така че за да ускорите доставката с 1-2 дни, можете веднага да вземете писмото там.

Забележка

Забранено е изпращането на пари, ценни документи и пластмасови карти с писма. Препоръчително е да изпращате документи като препоръчани писма.

Полезен съвет

Въпреки факта, че вероятността писмото да бъде загубено по време на препращане е изключително малка, изпращайте важни писма като препоръчани писма - в крайна сметка обикновените писма най-често изчезват от пощенските кутии. Те са малко по-скъпи, но ще бъдете сигурни в доставката. Освен това всяко такова писмо получава свой номер, по който можете да проследите маршрута му.

източници:

  • Вътрешна писмена кореспонденция

Въпреки факта, че съвременните хора общуват предимно чрез имейл, социални мрежи, sms, в крайна сметка обикновените хартиени писма не са загубили своята актуалност. И така, как да изпратите съобщение в плик до столицата на нашата родина?

Инструкции

Писмо V Москваизпратени по същия начин, както във всеки друг регион на Русия. За столицата няма специални правила. Писмото трябва да тежи не повече от 20 грама. За всеки следващи 20 години трябва да плащате допълнително. Ако не сте сигурни, претеглете плика, преди да го поставите в синята кутия. Ако е необходимо, добавете още печати. В противен случай писмото ще ви бъде върнато след няколко дни и пак ще трябва да доплатите.

Адресът трябва да бъде попълнен коректно и точно. Като за начало, индексът. Наличието му върху пощенската пратка значително ускорява доставката на писмото до адресата. Ако изобщо не знаете, не го измисляйте сами. Освен това всяка пощенска служба има съответна такава със списък на всички пощенски кодове във всеки град. В интернет също има такава информация. Най-добре е да попълните индекса по образеца, даден на плика - все пак сортирането не е ръчно. Адрес, започващ с името на улицата. Ако посочите нещо неправилно в него, буквата може да бъде . Освен това много често писмата дори не са в рамките на пощенската служба, а вече са във вашата къща, вход.
Но ако сте написали всичко правилно, но сте забравили да посочите номера на къщата, тогава писмото ще ви бъде върнато.

Буквите варират в зависимост от степента на важност и стойност на артикула. Обикновената кореспонденция е обикновени писма. По-добре е да използвате препоръчани за изпращане на документи и формуляри, освен това този вид пратка ще пристигне по-бързо и с по-голяма гаранция. Ако се изпращат ценни документи, то самото писмо може да бъде издадено като ценно с обявена стойност. Но парите и пластмасовите карти не могат да се изпращат с писмо. Освен това, ако се загуби някъде, въпреки че вероятността за това е малка, не носи отговорност.

Видео по темата

Полезен съвет

За да сте сигурни, че вашето писмо пристига по-бързо, поставете го в кутии близо до пощенските станции. А още по-добре в Главна поща.

С появата на интернет хартиените писма практически загубиха своята актуалност. Понякога обаче трябва да използвате Russian Post, за да изпратите официална или просто важна кореспонденция.

Индекси, така че ако индексът е написан неправилно, буквата може да отиде в напълно произволна посока.

Внимателно проверете номера на къщата и сградата или структурата, разберете дали тези данни са записани. В някои случаи, поради неправилен формат на запис, писмото може да се загуби или просто да отнеме много време.

Броят на марките, видът на плика и цената на изпращане зависят от крайната дестинация и вида на кореспонденцията.

Видове пощенски пратки

Простите писма включват пощенски пратки, които се приемат без разписки или разписки. Те включват поздравителни картички, известия и лична кореспонденция. Писмото трябва да тежи не повече от двадесет грама, ако е по-тежко, за всеки двадесет грама наднормено тегло ще трябва да плащате допълнително (допълнителни марки). Обикновените писма се изпращат в стандартни пликове, чиято дебелина не надвишава пет милиметра. Според правилата обикновеното писмо не може да съдържа пластмасови карти, пари или ценни документи.

В пощата или в интернет можете да разберете колко ще струва доставката на писмо до желаното място и да закупите необходимия брой марки. Обикновените писма могат да се поставят в обикновени пощенски кутии на улицата, без да се стига до пощата, разбира се, ако имате необходимия брой марки.

Разнообразие от разписки, формуляри, документи, отчети и други документи, които изискват гарантирана доставка, трябва да бъдат изпратени с препоръчана поща. Такава кореспонденция се регистрира в пощенската служба, след което на подателя се дава разписка. Писмо с разписка за адресата. Теглото на писмото не може да надвишава сто грама. Ако е по-тежък, ще бъде класифициран като колет.

Ако имате нужда писмото да пристигне възможно най-бързо, изпратете го с , тъй като от районните служби, след сортиране, всички писма така или иначе се изпращат там, което отнема известно време.

Тази статия съдържа информация как да изпратите писмо с обикновена поща (Руска поща), като същевременно гарантирате и ускорите доставката на писмена поща, доколкото е възможно. В допълнение, статията съдържа пощенска информация и подробности, свързани с град Тула.

Как да гарантираме доставката

Когато изпращате стандартно писмо в обикновен плик (поставяйки го в синята кутия на Руската поща), трябва да запомните, че ако писмото бъде изгубено, пощенската служба няма да носи отговорност за това. Струва си да се каже, че вероятността писмото да бъде изгубено по време на процеса на сортиране в пощенските станции и центровете за сортиране и по време на транспортирането е почти нулева.

Но ако адресът или индексът на адресата е попълнен неправилно, вероятността писмото да бъде изгубено е значително по-голяма. Тъй като писмата често се губят извън зоната на отговорност на пощенския отдел (например в пощенска кутия на входа на получателя), пощенската служба не приема рекламации. За да се гарантира доставката на кореспонденция, има препоръчани пратки: препоръчани и ценни писма. Цената на доставката им е по-висока, но на всеки артикул се присвоява уникален номер, който е посочен в разписката, издадена на подателя, чрез който можете да проследите преминаването на писмото по маршрута на доставка. Това, виждате, е много удобно и, най-важното, надеждно.

Какъв вид пратка да изберете

Обикновените писма са пощенски пратки, които се приемат без издаване на разписка на подателите и се доставят на получателите без разписка. Такива артикули включват частна кореспонденция, поздравителни картички, различни видове известия и др. Стандартното писмо не трябва да тежи повече от 20 g (толкова тежат 6 фото карти 10x15). Ако писмото се окаже по-тежко, то ще бъде върнато на подателя, който ще трябва да плати за всеки 20 грама наднормено тегло. Ако адресът за връщане не е посочен, писмото се изпраща на адресата във всеки случай, но той ще го получи само ако доплати за наднормено тегло. За обикновени писма са предвидени стандартни пликове: 114 x 162 mm и 110 x 220 mm. Дебелината на плика е не повече от 5 мм. Според правилата пликът не трябва да съдържа пари, пластмасови карти или ценни документи. Има възможност за изпращане на няколко снимки.

Формуляри, документи, разписки, отчети, които изискват гарантирана доставка, се изпращат с препоръчана поща. Ценни документи (дипломи, сертификати, дневници, ценни книжа и др.) се изпращат с ценни писма (писма с обявена стойност). Препоръчаната писмена кореспонденция се приема от подателя с издаване на разписка и се предава на адресата с разписка.

Препоръчани писма (препоръчани или с обявена стойност) се изпращат в пликове с максимални размери от 110х220 мм или 114х162 мм (стандартни пликове) до 229 х 324 мм (големи пликове за формат А4). Максималното тегло на такава писмена кореспонденция не трябва да надвишава 100 g, ако теглото е превишено, пощенската пратка се класифицира като колет (съответно с препоръчана или обявена стойност).

Препоръчана поща може да бъде изпратена с обратна разписка (обикновена или препоръчана) и с описание на съдържанието. Препоръчаната кореспонденция се представя на пощенския оператор преди изпращане. операторът претегля плика (пратката) и издава чек с проследяващия номер на артикула. В някои случаи се предоставят редица допълнителни услуги, като попълване на адрес и съставяне на опис на запора.

Как да ускорим доставката

Процесите на подготовка и записване на документи традиционно се обръщат много внимание, но тяхната доставка до адресата, по-специално чрез пощенски услуги, практически не се разглежда. Междувременно тук има много трудности. Колкото повече писма изпраща една компания, толкова по-належащ е въпросът как да рационализирате процедурата по изпращане и да я направите възможно най-ефективна при минимални разходи.

В тази статия ще разгледаме видовете поща, процедурата за записване и търсене в тях, както и начините за автоматизиране на процеса на изпращане на кореспонденция по пощата.

Кой трябва да обработва пощата?

Ако обемът на кореспонденцията в една организация е достатъчно голям, процесът на изпращане на поща трябва да бъде централизиран. Обикновено тези задължения се възлагат на секретар или куриер. Тяхната задача е да организират този процес по такъв начин, че да отделят възможно най-малко време за него.

Всъщност този подход за изпращане на писма, когато самите изпълнители отиват в пощата, е нерационален и е подходящ само за онези организации, където обемът на пощата се брои в единици. Недостатъците на този подход са очевидни:

  • трудно е да се проследи дали изпълнителят действително е отишъл до пощата;
  • колкото по-често изпълнителят пише писма, толкова по-често той е принуден да посещава пощата, прекарвайки работното си време и следователно парите на работодателя на пътя;
  • при голям обем работа изпълнителите са принудени да ходят до пощата след работно време, което съответно се увеличава.

Работим с руските пощи

Повечето организации днес работят с Russian Post, главно защото предлага най-изгодните тарифи за доставка, доставя пратки навсякъде в страната и може да документира получаването на кореспонденция от адресата, което е много важно в случай на съдебен спор.

За сравнение: недържавните експресни пощенски услуги работят само с онези населени места, където имат клонове; понякога те могат да ви уведомят за доставка само с SMS и услугите им са по-скъпи.

Работата на руските пощи е строго регламентирана. Желателно е служителят, отговорен за изпращането на кореспонденция, да се запознае със следните нормативни документи:

  • Федерален закон от 17 юли 1999 г. № 176-FZ „За пощенските услуги“ (с измененията на 6 декември 2011 г.);
  • Правила за предоставяне на пощенски услуги, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 15 април 2005 г. № 221;
  • Процедурата за получаване и доставка на вътрешна препоръчана поща, одобрена със заповед на Федералното държавно унитарно предприятие „Руски пощи“ от 17 май 2012 г. № 114-р;
  • Процедурата за получаване, доставка и предаване на вътрешни колети, одобрена със заповед на Федералното държавно унитарно предприятие "Руска поща" от 24 януари 2007 г. № 28-р;
  • Указания за приемане на международна поща (с измененията на 17.10.2013 г. към момента на писане на тази статия).

Ако обемът на писмата не ви позволява да ги предадете на общо основание, стоящи на опашка, е възможно да сключите договор с пощата договор за корпоративно обслужване. В този случай в определени дни служител на пощата ще дойде в организацията и ще вземе писмата, подготвени от секретаря или куриера. При следващото ви посещение пощенският служител ще донесе попълнените документи за изпращане. Подробна информация за тази услуга е достъпна на уебсайта на пощата www.russianpost.ru, а също така е лесно достъпен от операторите на гореща линия.

Какви видове писма има?

Всички пощенски пратки са разделени на две категории: регистриранИ нерегистриран. Разликата между тях е фундаментална: по искане на подателя пощенската служба е длъжна да намери препоръчаната пратка или да предостави информация за нейното местоположение. Следите на нерегистриран артикул се губят в момента, в който подателят го постави в пощенската кутия. На свой ред препоръчано в пощата писмо ще бъде предадено на адресата срещу подпис, непрепоръчано писмо ще бъде пуснато в кутия или просто предадено на секретаря и никой няма да докаже, че писмото е получено.

Ето защо е по-добре да изпращате документи с нерегистрирано или просто писмо, чиято загуба няма да доведе до правни или финансови последици, например поздравителни картички за празниците. И всичко, което поне теоретично може да стане предмет на спор, силно се препоръчва да се регистрира по пощата.

Основният вид регистрирана кореспонденция е препоръчани писмаИ колети. За разлика от обикновените писма, получателят ще бъде уведомен за получаването на препоръчан със специална разписка и ще получи плик от ръцете на пощенски служител, както вече беше споменато, срещу подпис.

Можете да допълните препоръчана пратка опис на запора. Това е документ, описващ количествените и разходните характеристики на пощенска пратка. Единият екземпляр от описа се поставя в плик върху прикачения файл за изпращане, другият се издава на подателя заедно с разписката. След като получи писмо с опис, адресатът няма да може да твърди, че не са му изпратени документи.

Забележка!

Не е необходимо пликът да се запечатва с опис на съдържанието преди изпращане: пощенският оператор е длъжен да се увери, че всички документи, посочени в описа, действително се намират в плика.

И накрая, трябва да се обърне специално внимание прости известияза получаване на препоръчани писма. Бележката представлява картичка, която се залепва върху плика. При получаване на писмото адресатът подписва картата, след което тя се изпраща на подателя. Върнатото уведомление е документ, който официално потвърждава получаването на писмото. Срокът за съхранение на уведомленията е 5 години.

След като уведомлението бъде върнато, информацията за неговата наличност може да бъде записана в дневника за пощенска регистрация (вижте по-долу). Малко вероятно е да копирате стриктно от картата кой е получил писмото и на коя дата. Ако изпълнителят се нуждае от тази информация, той винаги може да се свърже със секретаря. Най-често е достатъчна информация, че писмото е получено. Сканирането на известия има смисъл само ако компанията е внедрила система за електронно управление на документи (EDMS). EDMS има способността да „свърже“ файла с уведомленията с информация за изходящия документ. Това е много удобно: изпълнителят може по всяко време да провери дали писмото е доставено на адресата.

Подредете го по рафтовете

Изпълнителите, които носят писма за изпращане на секретаря, освен че посочват пълния адрес с пощенски код, трябва да направят бележка върху писмото за вида на пратката. Като опция в офиса можете да поставите тави с надписи: „Прости писма“, „Препоръчани писма“, „Препоръчани писма с уведомление“, „Препоръчани писма с уведомление и опис“ и др. Тогава изпълнителите ще могат да оставят писма за изпращане по всяко време, без да разсейват офис служителите.

Нашият съвет

В правилата за изпращане на кореспонденция се препоръчва да се посочи, че неправилно форматирана кореспонденция, както и писма без адрес или пощенски код, ще бъдат върнати на изпълнителя, въпреки тяхната спешност.

Подготовка на поща за изпращане

Ако има възможност за автоматизиране на всеки процес, не го пренебрегвайте. Така че, ако секретарят все още пише пощенски пликове на ръка, той трябва да обърне внимание на набора от функции на текстовия редактор на Microsoft Word за етикетиране на пликове, придаване на корпоративен стил, както и отпечатване на пликове за пощенски списък. С други думи, вместо да надписвате всеки плик на ръка, можете да посочите веднъж в програмата:

  • обратен адрес на изпращача;
  • корпоративен стил на плика.

След като списъкът с адреси на получатели (списък за разпространение) е въведен в програмата, остава само да поставите купчина пликове в принтера и да зададете командата „Печат“. Описаните функции могат да бъдат намерени в раздела Поща (Създаване ® Пликове,Стикери).

Между другото

В допълнение към адреса можете също да отпечатате индекса на получателя върху плика и да го форматирате според правилата за писане на индекси. За да направите това, трябва да инсталирате специален шрифт на вашия компютър. Лесно се намира в интернет - просто въведете заявката „Шрифт за индекс“ в търсачката. Файлът с шрифтове има разширение .ttf. След като го изтеглите, трябва да отидете в папката "Моят компютър", след което в папката "Контролен панел" намерете папката "Шрифтове" и поставете файла с шрифта в нея.

На фиг. 1 можете да видите как изглежда готов за печат плик, създаден в MS Word.

Ориз. 1

Когато наборът от писма за изпращане е готов, трябва да попълните първите две колониФормуляр 103 „Списък за изпращане на пощенски колети“. Това изискване за поща важи за всички организации, ако изпращат 5 или повече писма. Диспечерът трябва да изброи всички изпратени регистрирани имейли. Останалите колони се попълват от пощенския оператор. Списъкът се отпечатва в два екземпляра, подписва се от лицето, отговорно за експедицията, след което подписът му се заверява с печат. Едно копие от попълнения регистър ще остане в пощата, второто ще бъде върнато на организацията. Той ще съдържа идентификационния код на пратката за проследяване.

Този формуляр е достъпен на уебсайта на Russian Post. Единственият недостатък: файлът може да бъде изтеглен само във формат .jpg, т.е. под формата на картина, така че формулярът ще трябва да бъде възпроизведен ръчно и запазен като шаблон.

Проследяване на имейл

Препоръчаните пощенски пратки могат да бъдат проследени на уебсайта на Russian Post. Вляво на главната страница има връзка „Проследяване на пощенски пратки“ (фиг. 2). Преминаваме през него, като кликваме върху „Подробности“ и се озоваваме на желаната страница.

Ориз. 2

Сега трябва да въведете уникален код (идентификатор на пощата), който се задава на всяка пратка от оператора. Можете да намерите този код или в разписката, или в списъка на формуляр 103 (колона 3). Кодът се състои от 14 цифри. Въведете го в полето „Mail ID“, след това въведете петцифрения код за сигурност в полето по-долу и щракнете върху „Намери“ (фиг. 3).

Ще се отвори таблица, която ви позволява да проследите пътя на нашето писмо (Пример 1).

Пример 1

Информация за движението на писмото

Операция

дата

Местоположение на операцията

Атрибутна хирургия

Тегло, кг)

Съобщение стойност (търкайте)

Наслагване плащане (търкайте)

Адресирано до

Индекс

Име на OPS

Индекс

Адрес

Мерна единица

Лечение

Напуснал центъра за сортиране

Лечение

Дойде до мястото на доставка

Презентация

Доставка до адресата

Между другото

Въпросът за правната сила на информацията за движението на писмо е доста спорен. Изглежда, че е изчерпателно за организация, която следи своите писма, но може да не бъде прието като доказателство в съда.
Кореспонденцията с Russian Post ще има гарантирана юридическа сила. Трябва да изпратите официално писмо с искане до пощенската служба, като прикачите копие от разписката или формуляр 103. В отговор ще получите писмо на бланката на Russian Post с необходимата информация, която няма да повдигне никакви въпроси като доказателство в съдебна зала.

Отчитане на изпратените писма

Всяко излизане на документи от организацията трябва да се записва, независимо от вида на документите и какъв е пътя на излизането им. Писмата не правят изключение. Препоръчваме служителят, който отговаря за изпращането на поща, да записва всяко писмо в специален дневник (Пример 2). Тъй като задължението за водене на такъв дневник не е заложено в нормативни документи и е само въпрос на удобство и контрол, всяка компания може да разработи формата на дневника самостоятелно.

Нашият съвет

За да не въвеждате един и същ текст в дневника всеки път, можете да използвате съкращения, например: "Пощенска станция" - ДР , Бърза поща - ЕП , просто писмо - П , персонализиран - З , уведомление - U , складова наличност - ОТНОСНО и т.н.
Можете също да съкратите имената на отделите.

Пример 2

Дневник за пощенски пратки

Пощенски услуги

Вид писмо

Дестинация

Индекс

Адрес

Опис на съдържанието

Изпълнител

дата на заминаване

Номер за проследяване

уведомление

Забележка

Иванов К.И.

ул. Пушкина, 56, ап. 43, Москва

Покана за изложбата

Чаена плантация, LLC

ул. Кораблестроителей, 454, офис. 34, Волгоград

Реф. № 3324-3 от 14.06.2014г

Производствен отдел

Зеркало, ООД

ул. 7-ма Садовая, 33, Толиати, Самарска област.

Реф. No3354-2 от 15.06.2014г

Технически отдел

Промрегионгаз, OJSC

ул. Школная, 3, оф. 353-Б, Иркутск

Реф. № 3465-6 от 17.06.2014г

Правно обслужване

Връщане - получателят не се е явил за писмото

Попълване на колоните в таблицата

  1. Сериен номер.Колоната е важна за генериране на отчет за работата на офиса: веднага можете да видите колко писма са изпратени по пощенските канали.
  2. Пощенски услуги.Уместно, ако организацията използва услугите не само на руските пощи, но и на експресната поща.
  3. Вид писмо.Графата е полезна в спорни случаи или когато е необходимо да се докаже, че адресатът е получил писмото.
  4. Дестинация.В колоната се посочват фамилията и инициалите на лицето или името на организацията получател. За по-лесно филтриране препоръчваме да попълните колоната, започвайки с фамилията или името на организацията, напр. Иванов К.А. или Чаена къща плантация, LLC.
  5. Индекс.Поставен в отделна колона, за да се улесни копирането и поставянето му на правилното място при създаване на плик (вижте по-рано). Ако секретарят предпочита да пише пликове на ръка, можете да напишете индекса заедно с адреса.
  6. Адрес.Посочен е пощенският адрес на получателя.
  7. Описание на съдържанието.Тази колона съдържа информация, която е особено необходима в случаите, когато има активна кореспонденция с контрагента. Позволява ви да не се обърквате в пратките и да знаете точно кой документ е изпратен в даден ден. Няма нужда да попълвате колоната твърде подробно - достатъчни са само регистрационните данни на документа, например Реф. № 4543 от 23.05.2014г.
  8. Изпълнител.Посочва се името на отдела, чийто служител е донесъл писмото за изпращане, или фамилното име на този служител. Препоръчваме да посочите отдела, т.к. това е по-постоянна единица в организацията от служителя.
  9. Дата на заминаване.Посочва се денят, в който писмото е предадено на пощенския оператор или пуснато в пощенската кутия.
  10. Номер за проследяване.Колона за посочване на кода, чрез който можете да проследите съдбата на писмото на уебсайта на Russian Post.
  11. Уведомление.Клетка за посочване, че известието за получаване на писмото е върнато.
  12. Забележка.Традиционна колона за посочване на допълнителна информация (например за връщане на писмо, както в пример 2).

Търсене по списание

Тъй като в дневника не се изискват саморъчни подписи, той се поддържа електронно (например в MS Excel). Целта на създаването на това списание е да можете бързо да намерите всяко писмо, изпратено от компанията. За да направите това ви трябва:

  • фиксирайте горния ред с името на колоната, така че винаги да можете да я виждате;
  • оборудвайте го с филтър.

Всичко това значително ще ускори търсенето на букви в таблицата.

За да сте сигурни, че горният ред на таблицата винаги се вижда при превъртане през дневника, трябва да отидете в раздела Преглед. Тук в лентата с инструменти прозорецизберете отбор За коригиране на зони, а в падащото меню - Замразете горния ред(фиг. 4). Сега, дори ако има много позиции в регистъра, имената на колоните ще бъдат фиксирани в горната част на таблицата.

Ориз. 4

Остава само да активирате опцията за филтриране на съдържанието на колоните. За да направите това, в лентата с инструменти Редактиранещракнете върху иконата Сортиране и филтриране, след това в изскачащия прозорец - Филтър(фиг. 5).

Ориз. 5

В долния десен ъгъл на името на колоната ще се появи бутон със стрелка - това е филтърът. Като щракнете върху стрелката на конкретна колона, можете да сортирате всяка от нейните стойности. Например, трябва да видим всички писма, изпратени до OJSC Promregiongaz. Кликнете върху стрелката - и ще видим целия списък с получатели, включени в регистъра. Премахваме отметката от стойността „Избор на всички“ и я поставяме в квадратчето срещу Promregiongaz OJSC. Щракнете върху бутона Добреи виждаме всички писма, изпратени до тази организация (фиг. 6).

Ориз. 6

Ако писмото е изпратено до някого само веднъж, ще бъде по-лесно да натиснете клавишната комбинация Ctrl + Еза да се покаже редът за търсене, въведете информация в него (фамилия, титла, град и т.н.) и натиснете Намери следващото(фиг. 7). Програмата ще намери и маркира желаната клетка.

Ориз. 7

Регламент за изпращане на документи по пощата

Правилата за изпращане на документи по пощата могат да бъдат както част от инструкциите за работа в офиса, така и самостоятелен документ. По свое усмотрение организацията може да ги допълни с процедурата за изпращане на документи с експресна поща. Ето фрагмент от инструкциите за документация, който очертава процедурата за изпращане на писма по пощата (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент от инструкции за офис работа

„Правила за изпращане на документи с експресна поща“

7. ИЗПРАЩАНЕ НА ИЗХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ ПО ПОЩЕНСКАТА УСЛУГА

7.1. Изпращането на документи по пощата (включително експресна) се извършва от Службата.

7.2. Писма за изпращане се приемат всеки ден, с изключение на почивните дни и празниците, от 9:00 до 13:00 и от 14:00 до 18:00 часа (в съкратени дни и предпразнични дни - до 17:00 часа).

7.3. Преди да изпрати документи, изпълнителят е длъжен да провери наличието на всички страници на документа и правилността на тяхното местоположение, дизайн и адресиране, наличието на подписи, визи, заявления, регистрационни данни, препратка към номера и датата на искането. (ако е даден отговор на искането). Адресът за изпращане, включително пощенският код, се прилага към документа и се прави бележка за вида на пощенската пратка: обикновено писмо, препоръчано писмо, препоръчано писмо с просто уведомление, препоръчано писмо с описание на прикачения файл, експресна поща и т.н. Ако посочената информация липсва, кореспонденцията се връща на изпълнителя. Неправилно оформена кореспонденция и кореспонденция с неофициален характер не се приемат за изпращане и се връщат на изпълнителя.

7.4. Документите се изпращат по пощата два пъти седмично: понеделник и четвъртък от 15:00 часа. Изпълнителят може да изпрати спешна кореспонденция независимо. Кореспонденцията, получена в офиса след 15:00 часа в понеделник и четвъртък, се изпраща на следващия ден от изпращането.

7.5. Документите се изпращат с експресна поща в деня на получаване на артикула от Службата или на следващия работен ден, ако артикулът е получен след 15:00 часа (след 14:00 часа в съкратени работни дни).

7.6. При получаване на документи за изпращане специалистът на Службата проверява наличието на подписи, референтни номера, както и прикачени файлове, посочени в основния или придружаващия документ.

7.7. Кореспонденцията, приета за изпращане, се въвежда в дневника на пощенските експедиции (Приложение 5) и след това се конвертира.

7.8. Преобразуваната кореспонденция е включена в Списъка за изпращане на колетни пратки (Приложение 6). Списъкът се отпечатва в два екземпляра и се подписва от служителя на Службата, отговорен за изпращането на кореспонденцията. Подписът се заверява с печат “За документи”. Графите се попълват от пощенския оператор. Едно копие от списъка се връща в Службата и се поставя във файла.

7.9. След получаване на известие за доставка на кореспонденция, служител на службата отбелязва в колона 11 на дневника за пощенска регистрация и записва известието във файла.

Разгледахме основните компоненти на процеса на изпращане на документи по пощата. Надяваме се, че тази информация ще ви помогне да организирате работата си по-оптимално.

Подобни статии